Anda di halaman 1dari 25

Disampaikan dalam kuliah Farmasi

Rumah Sakit ,Profesi Apoteker USD



Pengadaan merupakan bagian dari rangkaian proses
managerial pengelolaan perbekalan farmasi di Rumah Sakit.
Dilaksanakan setelah dilakukan perencanaan yang matang.
Pengadaan merupakan proses penyediaan Perbekalan
Farmasi yang dibutuhkan yang didapatkan dari pihak luar
(rekanan /distributor /PBF) dan atau dari pihak dalam
Tujuan pengadaan adalah untuk memperoleh perbekalan
farmasi yang dibutuhkan dalam jumlah , jenis , kualitas dan
waktu yang sesuai dengan perencanaan perbekalan farmasi
dan dengan tata cara / ketentuan yang berlaku ,dapat
dipertanggungjawabkan, scr . efektif(manfaat) dan
efisien(dana dan daya ).




Tujuan pengadaan dalam Instansi pemerintah
efisien,efektif, bersaing (antara penyedia) ,
transparant(bersifat terbuka seluruh penyedia) , adil (tidak
diskriminatif , perlakuan sama) , bertanggungjawab
(mencapai sasaran fisik , keuangan , manfaat , prinsip dan
ketentuan yg berlaku.

Proses pengadaan mencakup pada keputusan-keputusan
dan tindakan dalam menentukan :
1. jumlah obat yang akan diadakan
2. spesifikasi dan kualitas barang yang akan diterima
3. pemilihan metode pengadaan
4. penentuan dan pemilihan rekanan
5. penjelasan pengadaan ( Anweyzing)
6. proses pengadaan
7. proses SPK masa kontrak (lavering )
8. proses pengiriman Berita Acara penerimaan
9. proses penagihan.


PENGELOMPOKAN PENGADAAN:
Pengadaan perbekalan farmasi diadakan dalam
kelompok2 :
Berdasar waktu pengadaan:
Pembelian tahunan , Pembelian semesteran ,
triwulanan , bulanan, harian.
Live saving drug
Berdasar kelompok obat
Bahan baku, Alat Medis habis Pakai/Bahan Medis
Habis Pakai (AMHP/BMHP ) , obat Infus2 dasar ,
obat oral/injeksi , obat HV ,obat mahal , obat
generik/non generik , benang2 operasi , BMHP
radiologi , ortopedi, obat sitostatika.
Berdasar jenis pelayanan
Obat2 Askes , Obat non Askes , obat jamkesmas,
pasien umum, VIP
Berdasar tempat pelayanan:
obat rawat jalan ,obat rawat inap, obat IRD, obat
OK.




SISTEM PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI

Sistem pengadaan perbekalan farmasi dapat dilakukan sesuai
dengan kesepakatan di masing-masing rumah sakit.
Sistem pengadaan di rumah sakit pemerintah harus mengacu
kepada sistem pengadaan barang dan jasa instansi pemerintah
yaitu Keppres no 18 tahun 2000 dan
perubahan2nya/revisi2nya
Jenis Pengadaan PF di Rumah Sakit :
Pembelian dari pihak luar
Produksi
Hibah /sumbangan



1. PEMBELIAN DARI PIHAK LUAR:
Pembelian PF (barang dan jasa ) di instansi pemerintah harus
dilakukan secara terbuka untuk umum dengan pengumuman
secara luas dan resmi.
a. Sistem pelelangan ( tender )mrpk serangkaian kegiatan
untuk menyediaan kebutuhan barang/jasa dengan cara
menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia yang
setara dan memenuhi syarat, berdasar metode dan tata cara
tertentu yg telah ditetapkan terpilih penyedia yang terbaik.
b. Pemilihan langsungdilakukan jika cara pelelangan sulit
dicapai atau tidak menjamin pencapaian sasaran dilakukan
dgn cara membandingkan penawaran beberapa penyedia
yang memenuhi syarat, dari harga dan teknis , spesifikasi ,
negosiasi diperoleh harga yang wajar dan secara teknis
dapat dipertanggungjawabkan.
C. Penunjukan langsung menunjuk langsung rekanan untuk
mengirim PF ke Rumah Sakit sesuai daftar rencana
pengadaan.penyedia ditunjuk langsung oleh Kepala kantor atau
Pimpro, satuan kerja yang ditunjuk.
Penunjukan langsung diterapkan untuk:
- pengadaan skala kecil
- pengadaan setelah dilakukan pelelangan ulang ( stlh 2 kali gagal ,
atau hanya ada 1 penyedia yang memenuhi syarat.
- pengadaan bersifat mendesak/ khusus/KLB setelah mendapat
persetujuan Menkes/ kepala satuan kerja.
- Penyedia barang setempat.
D.Swakelola pelaksanaan pengadaan yg direncanakan sendiri,
dikerjakan sendiri , diawasi sendiri, tenaga sendiri alat sendiri atau
upah borongan tenaga.

Penyampaian Dokumen penawaran :
- sistem 1 sampul dok. Admin, teknik dan harga penawaran jadi satu.
- sistem 2 sampul sampul 1:dok.admin dan teknik , sampul 2 :
dok.penawaran harga jadikan 1 sampul
- sistem 2 tahap sampul admin dan teknik disampaikan tersendiri,
sampul dok. Penawaran harga disampaikan dalam waktu terpisah.
E.Pengadaan dengan sistem Just In Time
Adalah pembelian sewaktu-waktu, butuh langsung beli ( tidak ada
perencanaan sebelumnya , jumlah harga yang harus dianggarkan , jumlah
minimum kemasan , rekanan ( adalah distributornya ) . Biasanya
dilaksanakan di RS swasta

2. PENGADAAN PRODUKSI:
Obat2 yang diproduksi sendiri lebih murah , mudah , sulit didapatkan
di pasaran , formula khusus RS , formula khusus untuk penelitian,
pengemasan kembali (repacking), pengoplosan obat2 tertentu ( TPN ,
Obat Sitostatika )
3. PENGADAAN HIBAH :
Sumbangan dari luar ( bencana , obat program )

Pelaksanaan pengadaan dapat menggunakan sistem kontrak:
Lumsumbatas waktu ttt, volume pasti , semua risiko yg
terjadi merupakan tanggungjawab penyedia
Harga satuanbatas waktu ttt , bertahap , harga pasti ,
spesifikasi teknik tertentu , volume perkiraan
Terima jadibatas waktu ttt, jumlah harga pasti, tetap,
sampai seluruh konstruksi dan penunjangnya berfungsi
dengan baik sesuai kriteria kinerja yang telah ditetapkan.
Kontrak jangka panjang pelaksanaan pekerjaan untuk
masa lebih dari 1 tahun anggaran.
.

Kontrak pengadaan bersamapengadaan bbrp
unit kerja/bbrp proyek, untuk pekerjaan ttt,
waktu ttt, sesuai dgn kegiatan bersama dari
masing2 unit kerja, pendanaan bersama yang
dituangkan dlm kesepakatan bersama
Kontrak dengan konsinyasipengadaan dengan
batas waktu ttt , spesifikasi ttt, harga pasti ,
volume sesuai pemakaian , barang disiapkan
/distock sebelum digunakan.

Pengadaan merupakan kegiatan realisasi dari
perencanaan kebutuhan yang sudah matang
Perencanaan kebutuhan yang matang harus
mempertimbangkan sistem pengadaan yang dipilih.
Proses pemilihan sistem pengadaan kebutuhan
sangat tergantung dari Rumah Sakit dan sumber
dana yang ada.
Sistem pengadaan yang dipilih akan berpengaruh
pada ketepatan waktu pengiriman barang
Pengadaan PF yang baik ,mengacu pada
perencanaan kebutuhan yang matang , jumlah,jenis
,speksifikasi ,harga dan kualitas , transparan
terbuka,efektif efisien , adil .
Oleh: Drs.Mujiana , Apt.Sp.FRS.
Disampaikan pada kuliah Farmasi Rumah
Sakit,Profesi Apoteker USD

PENDAHULUAN

Penyimpanan PF merupakan kegiatan pengaturan
sediaan farmasi dan alat kesehatan menurut
persyaratan yang ditetapkan.

Banyaknya jenis dan jumlah perbekalan farmasi
yang disimpan ,terutama di Gudang farmasi dapat
menimbulkan kerusakan,kesulitan mencari,
menimbulkan pencemaran petugas ,keamanan
kurang , tidak efisien, kesulitan monitoring stock ,



Maksud dan tujuan
agar perbekalan farmasi selalu dapat
menjamin ketersediaannya dan barang
tetap dalam kondisi aman , stabil, kualitas
terjamin sampai ke tangan pasien dan
sampai tanggal kadaluarsa yang
tercantum dalam sediaan.


Fungsi penyimpanan:
Memelihara mutu barang dan menjaga
kelangsungan persediaan barang
Aman dan terhindar dari bahaya
kebakaran, pencurian serta keamanan
petugas
Memudahkan pencarian barang dan
pengawasan barang kadaluarsa
Pelayanan pengambilan barang cepat
dan tepat

Gudang perbekalan farmasi
Fungsi gudang menjamin ketersediaan barang
dengan cepat tepat aman . Menerima
,menyimpan , memelihara dan mendistribusikan
barang , menyiapkan perencanaan, pencatatan
dan pelaporan persediaan barang.
Dikelola oleh tenaga farmasi yang kompeten
(Apoteker/AA senior)
Lokasi gudang: strategis mudah dijangkau dari
tempat pelayanan pasien ,pengiriman dari
distributor ,aman dari pencurian .
Ruangan gudang penyimpanan:
Perbekalan farmasi mudah dan cepat di
akses
Fasilitas: sumber listrik , air, rak , almari
khusus, almari es ,telepon , penerangan ,
pencahayaan , ventilasi , AC
Lay out gudang: r. administrasi,
r.penyimpanan, r. transit , penerimaan ,
r.pengeluaran.

Pengelompokan barang berdasarkan :
1. Jenis perbekalan farmasi : Obat, AMHP/BMHP
2. Stabilitas PF : Suhu ( kamar , sejuk , 2-8 derajat
C, O derajat C ), Cahaya ( terlindung cahaya ,
almari tertutup), kelembaban tertentu( tempat
kering).
3. Mudah terbakar, mudah menguap (tempat
terpisah )
4. Narkotika psikotropika ( almari khusus , aman
dari jangkauan anak , tidak lalu lalang orang )


5. Obat berbahaya : sitostatika , anestesi, reagent
korosif , B3 deng MSDS (Material Safety Data
Sheet)
6. Bahan baku obat
7. Film radiologi ( di bawah suhu kamar < 25
derajat C)
8. Bentuk sediaan obat ( tablet, syrup , dsb. )
9. FIFO dan FEFO atau kombinasi
10. Menurut farmakoterapi
11. High alert , LASA ( Look a like , sound a like )
12. Alfabetis



Sistem Admimistrasi penyimpanan:
Buku harian penerimaan ,pengeluaran
Kartu Stock , kartu stelling
Surat pengeluaran barang
Bukti pengeluaran barang
Surat pesanan barang
Faktur pengiriman barang,
Daftar Perbekalan farmasi
Pencatatan ED , BA Pemusnahan barang
Laporan Stock Opname
Kendala dalam penyimpanan :
Ketelitan kurang
Penempatan barang tidak sesuai protab
Pencatatan tidak diilaksanakan
Mutasi tidak dicatat
Stock obat dengan pencatatan tidak
sama
Indikator Mutu Penyimpanan:
Prosentase ketidak sesuaian antara pencatatan
dengan fisik barang. Pengamatan pada waktu
tertentu
TOR( Turn Over Ratio )
Prosen stock akhir
Stock Mati
Prosent ED
Prosen stock berlebih
Kesesuaian distribusi FIFO FEFO