TEMA

TEMA 10
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EL ARCHIVO
 10.1 NECESIDAD DE
CONSERVACIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN

La documentación debe guardarse y

conservarse por:

 Interés de la organización
 Exigencia legal
 10.2 CONCEPTO DE
ARCHIVO
ARCHIVO: Conjunto de documentos o
documentación de una empresa

ARCHIVO: Lugar donde se almacenan los

documentos

La finalidad es asegurar y garantizar su custodia y

localizar cualquier documento rápidamente.
 10.3 ARCHIVO DE
DOCUMENTOS: CAPTACIÓN,
ELABORACIÓN DE DATOS Y
CUSTODIA.
Los datos se plasman en documentos que
habrá que conservar.

Estos datos llegan a la empresa y pasan una

fase de elaboración hasta llegar al archivo.
(Fig 10.3) (Ejemplo factura)
 10.4 CLASES DE
ARCHIVO

PÚBLICOS
ARCHIVOS
PRIVADOS (Eª)
 10.5 ORGANIZACIÓN
DEL ARCHIVO
El archivo se puede organizar en base
a:

Grado de utilización
Grado de autonomía
 GRADO DE
UTILIZACIÓN
 ACTIVOS: Documentos de utilización
frecuente.

 SEMI-ACTIVOS: Docs. que reflejan

operaciones recientes pero se consultan de forma
esporádica.

 INACTIVOS: Docs. Que serán consultados en

raras ocasiones
 GRADO DE
AUTONOMIA

CENTRALIZADO: Todo un archivo para

todos los documentos de la empresa.

DESCENTRALIZADO: Por ejemplo, archivo

independiente para cada departamento.
 10.6 SISTEMAS DE
ARCHIVOS
El sistema de archivo busca organizar los
documentos de forma que sea rápida su
localización.

Existen los archivos:

o CONVENCIONALES
o MICROFILME
o INFORMÁTICOS
 CONVENCIONALES

• CARPETAS (Simple, clasificadora, colgantes...)

• CARPETA ARCHIVADOR (Tipo A-Z, con anillas)

• MOBILIARIO (estanterías, estanterías

modulares, armarios con carpetas suspendidas,
armario sobre raíles, de seguridad)
Se utiliza en grandes empresas por la
cantidad de espacio que ocupan los archivos
convencionales.

Es un sistema que consiste en la

microfilmación (grabación) Estas
microfotografías se archivan y se
visualizan con un visor.
 INFORMÁTICOS

Los sistemas que se utilizan hoy en día

para archivar electrónicamente todos
los documentos (pedidos, facturas,
albaranes, estudios, presupuestos,
correspondencia, faxes...) son las bases
de datos y los scanners.
 10.7 FUNCIONAMIENTO
HABITUAL Y NORMAS DDE
UTILITZACIÓN DEL ARCHIVO
A) FUNCIONAMIENTO HABITUAL DEL ARCHIVO

Una vez la documentación haya acabo su recorrido por

la oficina lo guardaremos según su futura movilidad.

Bandeja de oficina  Carpeta simple o colgante  Archivo semi-activo

(cuando deje de ser útil  Archivo definitivo (cuando ya no se vaya a
consultar)

Los pases entre un archivo y otro siguen un criterio

racional pero cada empresa marca sus directrices
según sus necesidades y preferencias.
B) NORMAS PRÁCTIVAS
PARA LA UTILIZACIÓN
No existe una normativa para el archivo. Según
empresa, adopta un sistema en función de sus
necesidades. Es recomendable:

 No retrasar el archivo de documentos

 Detallar o tener concretado el tiempo de permanencia de
cada documento en cada archivo
 Si se extrae un documentos es interesante dejar en su
hueco una referencia de quién se llevó el documento
(departamento y persona)
 10.8 CONTROL DEL
ARCHIVO
El control del archivo va relacionado con el movimiento de
los documentos.

En el archivo activos no deberían permanecer más que el

tiempo imprescindible.
En el semi-activo deberían permanecer un año (según
empresa) y luego pasar al archivo definitivo.

Las cajas de archivo definitivo deben estar correctamente

etiquetadas y/o señalizadas con la documentación que
contienen.
10.9 CONFIDENCIALIDAD DE
LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN
Es conveniente saber que persona o empleado
necesita información y que tipo de información y
quien es el responsable de dar la información.

La Dirección de la empresa será la que decidad

que empleados tienen acceso a que tipo de
documentación, y establecerá los controles o
filtros reglamentarios.
10.10 LOS FICHEROS
Los ficheros son los muebles donde se
guardan las fichas. Estos muebles que
contiene fichas (ya sea de clientes, de
proveedores..) pueden ser simples
(cajones-ficheros) o rotativos (se
desplazan verticalmente.

Actualmente las fichas se suelen llevar

informáticamente.
 10.11 PURGA Y
DESTRUCCIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN

La destrucción o purga de documentos vienen marcadas por

la dirección de la empresa.

Una vez los documentos han de ser destruidos hemos de

utilizar medios que los destruyan (destructora de
documentos).

Hay empresas especializadas que se encargan de la recogida

y la destrucción.
 PREGUNTAS TIPO EXAMEN
 Trabaja en una empresa de mensajería urgente y estas en el departamento de
facturación. Te encargas de puntear que los clientes hayan pagados sus facturas, una
vez la has verificado que está cobrada en que archivo lo pondrías? Pasarías las facturas
a otro archivo más tarde? Cuanto más tarde?

 Trabajas en un taller mecánico pequeño (sois 6 empleados, 4 mecánicos, 1 comercial y 1

administrativa (tú), como organizarías el archivo según el grado de autonomía y
porqué?)

 Según el grado de utilización del archivo cita un par y pon un ejemplo que documento
pondrías en cada uno de estos archivos.

 Cita las tres maneras en las que puede archivar la documentación una empresa, cúal
crees que es el que más se utiliza hoy en día y porqué?

 Tu jefe te ha dado instrucciones de que ha llegado el momento de destruir parte del

archivo definitivo ya que hay documentos que son muy antiguos y ya no se utilizaran ni
serán exigibles por la ley, es la primera vez que se hace destrucción del archivo en té
empresa y no hay instrucciones sobre que hacer... Pero eres tú la responsable, que
harías considerando que es una empresa grande? Y una pequeña.??