El Proceso Administrativo

Control
El Proceso Administrativo
Planificacin
Metas
Objetivos
Estrategias
Planes
Organizacin
Estructura
Administracin
de recursos humanos
Direccin
Motivacin
Liderazgo
Comunicacin
Comportamiento
Individual de grupo
Control
Normas
Medidas
Comparaciones
Accin
El Proceso Administrativo
El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a
travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un
contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los
objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el control se
entiende no como un proceso netamente tcnico de seguimiento,
sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores
culturales, organizativos, humanos y grupales.
CONTROL
Definicin de control
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado
en el contexto organizacional para evaluar el desempeo
general frente a un plan estratgico.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su
significado depende de la funcin o del rea en que se
aplique; puede ser entendida:

Como la funcin administrativa que hace parte del proceso
administrativo junto con la planeacin, organizacin y
direccin, y lo que la precede.
Como los medios de regulacin utilizados por un individuo o empresa, como
determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa
para acompaar y avalar su desempeo y orientar las decisiones. Tambin
hay casos en que la palabra control sirve para disear un sistema automtico
que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema
total; es el caso del proceso de control de las refineras de petrleo o de
industrias qumicas de procesamiento continuo y automtico: el mecanismo
de control detecta cualquier desvo de los patrones normales, haciendo
posible la debida regulacin.

Don
de
Inicia
mos?
Qu
e
deci
sin
tom
o?
Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a
los participantes dentro de los patrones deseados y evitar
cualquier desvo. Es el caso del control de frecuencia y
expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay
una imagen popular segn la cual la palabra control est
asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en
las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el
sentido de restriccin, coercin, limitacin, direccin,
refuerzo, manipulacin e inhibicin.
Tambin hay otras connotaciones para la palabra
control:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrn;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.
IMPORTANCIA DEL CONTROL
Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque
hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad
Enfrentar el cambio
Producir ciclos ms rpidos
Agregar valor
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo

BASES DEL CONTROL
Podramos decir que el control se basa en la consecucin de las
siguientes actividades:
Planear y organizar.
Hacer.
Evaluar.
Mejorar.
Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los
que facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la
planificacin y organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo.
El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la
consecucin de los objetivos.
El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la
informacin

La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las
desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
PASOS DEL PROCESO DE
CONTROL
El control administrativo: Es un esfuerzo sistemtico para
establecer normas de desempeo con objetivos de planificacin,
para disear sistemas de reinformacin, para comparar los
resultados reales con las normas previamente establecidas, para
determinar si existen desviaciones y para medir su importancia,
as como para tomar aquellas medidas que se necesiten para
garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la
manera ms eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos
de la empresa".

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:
Establecer normas y mtodos para medir el
rendimiento.

Medir los resultados.

Tomar medidas correctivos .

Retroalimentacin
Principios de control
Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle
el grado de control correspondiente. De la misma manera la
autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin
de los objetivos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que
se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas
detalladamente.
De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de
control debe justificar el costo que este represente en tiempo
y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte.
De excepcin: El control debe aplicarse,
preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente que funciones
estratgicas requieren el control.
De la funcin controladora: La funcin controladora
por ningn motivo debe comprender a la funcin
controladora
Segn Terry (1999) Libro Principios de la Administracin
Tipos de Control

RETROALIMENTACIN

CONCURRENTE

PRELIMINAR
Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de
que principien las operaciones e incluye la creacin de
polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar
que las actividades planeadas sern ejecutadas con
propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos
con los objetivos es posible ejercer una influencia
controladora limitando las actividades por adelantado.
Control concurrente, este tipo de control tiene lugar
durante la fase de la accin de ejecutar los planes e incluye
la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades
segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a
garantizar que el plan ser llevado a cabo en el tiempo
especfico y bajo las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es la
supervisin directa.
Control de retroalimentacin, este tipo de control se
enfoca sobre el uso de la informacin de los
resultados anteriores para corregir posibles
desviaciones futuras de estndar aceptable. Control
de retroalimentacin, este tipo de control se enfoca
sobre el uso de la informacin de los resultados
anteriores para corregir posibles desviaciones futuras
de estndar aceptable.
reas del control
Las principales reas de control en la empresa son:
reas de produccin: Si la empresa es industrial, el rea de
produccin es aquella donde se fabrican los productos; si la
empresa fuera prestadora de servicios, el rea de produccin
es aquella donde se prestan los servicios; los principales
controles existentes en el rea de produccin son los
siguientes:
Control de produccin
Control de calidad
Control de costos
Control de los tiempos de produccin
Control de inventarios
Control de operaciones Productivos
Control de mantenimiento y conservacin
Control de desperdicios
rea comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender
o comercializar los productos o servicios producidos.
Control de ventas
Control de propaganda
Control de Costos
rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de los
recursos financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el
flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el rea
financiera se presentan a continuacin:
Control presupuestario
Control de costos
rea de recursos humanos: Es el rea que administra al
personal, los principales controles que se aplican son los que
siguen:
Controles de asistencia y retrasos
Control de vacaciones
Control de salarios
Tcnicas para el control
Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

Contabilidad
Auditoria
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos (memorias de expedientes)
Computarizados
Mecanizados
Grficas y diagramas
Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano
derecha etc.
Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.
Mtodos cuantitativos
Redes
Modelos matemticos
Investigacin de operaciones
Estadstica
Clculos probabilsticas
Reportes e informes: Se clasifican en

Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
Reportes de informacin que presentan datos ms extensos a fin de que la gerencia pueda
formular planes.
Para disear un informe se considera:

Concentracin sobre las acepciones
Claridad y concisin
Complementarse con presentaciones grficas, audiovisuales y verbales
Equilibrio entre la uniformada y la variedad
Frecuencia de los reportes
Evaluacin de la informacin
Administracin por objetivos

Principios generales de la administracin por objetivos:
La administracin por objetivos constituye una especial actitud,
criterio o filosofa de la administracin, que consiste en que los
jefes superiores discuten en comn con los jefes que dependen
inmediatamente de ellos, la cuantificacin de los objetivos y
estndares que deben establecerse.
Descripcin general del sistema

El requisito bsico s que exista un pleno apoyo de la direccin o gerencia
general.
Ordinariamente deben operar por aos.
Se requiere como primer paso identificar las metas generales de la
empresa en los trminos ms exactos que sea posible. Es necesario
convertir los objetivos en estndares.
Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes generales, y
sobre todo en la organizacin de la empresa.
Debe pedirse a cada jefe interior, que fije sus propios estndares u
objetivos.
El jefe superior deber ensayar la fijacin de los estndares o metas,
debidamente cuantificados, en cada uno de los campos que lo estn
haciendo tambin sus subordinados.
Debe discutirse en cada uno de stos lo que por ello ha sido sealado.
Cuando ambos jefes, superior o inferior coinciden en los estndares, no
habr problemas.
Las decisiones adoptadas en estas juntas, pueden crear,modificar o
ajustar los objetivos generales, lo que constituye retroalimentacin.
Durante el desarrollo de los programas en el ao, debe revisarse cada
determinado tiempo lo que se ha podido obtener en los estndares
prefijados y lo que se ha logrado.
Con los resultado de la revisin parcial antes mencionada, podr ocurrir
que algunas metas esperadas deban reducirse, o hasta desecharse, o bien,
que se puedan aumentar otras o ampliarlas.
Finalmente la revisin permitir preparar los nuevos estndares para el
siguiente perodo.
Grfica de Gantt: Uno de los elementos ms importantes de controlar es el
desarrollo de la realizacin de actividades tanto al tiempo que cada una de
ellas implica para este efecto las cartas o grficas.

Las tcnicas de trayectoria crtica: Entre los mayores y ms modernos
avances en materia de tcnicas de control planeacin se encuentran, las
llamadas Tcnicas de Trayectoria Crtica. Aunque son mtodos diversos,
tienen elementos comunes que permiten agruparlos bajo una denominacin
comn: Se ha puesto el trmino METRA (Mtodo de Evaluacin y Trayectorias
en Redes de Actividades). Estas tcnicas constituyen un mtodo para
controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relacin de actividades,
entre otros.
Tcnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program
Evaluation and Revi Technique, que traducido al espaol
significa Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programas.
Consiste en un instrumento con bases en una red de
actividades y eventos, y mediante la estimacin de tres
tiempos, se evala la probabilidad de terminar un proyecto
para una fecha determinada.
La tcnica CPM: CPM(Critical Path Method: Mtodo de
la Ruta Crtica) es prcticamente igual al PERT, del cual difiere
porque trabaja solamente con un tiempo probable de
ejecucin, basado en experiencias previamente
registradas,con el fin de fijar el tiempo ms conveniente de
comportamiento en la duracin de un proyecto, para lograr el
mnimo costo posible.
La tcnica RAMPS: Resource Allocation and Multi Project
Schedulling: Programa de Proyectos Mltiples y Asignacin de
Recursos. Tiene por objeto programar la forma en que ciertos
recursos limitados, deben ser distribuidos entre varios
proyectos simultneos, total o parcialmente, para obtener una
mxima eficiencia.
AUDITORIAS: El trmino auditoria va ligado a la deteccin de
fraudes. Las auditorias tienen muchas aplicaciones
importantes, desde validar la honradez y justicia de los
estados financieros, hasta proporcionar una base crtica para
decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditorias: las
externas y las internas.
Auditorias externas: Es un proceso de verificacin que implica la
evaluacin independiente de las cuentas y los estados financieros
de la organizacin. Se revisan los activos y los pasivos, as como
tambin los informes financieros con el objetivo de verificar si
estn completos y exactos. La auditoria es realizada por personal
contable.
Auditorias internas: Son realizadas por miembros d la
organizacin. Su propsito es ofrecer garanta razonable de que
los activos de la organizacin estn debidamente protegidos y de
que los registros financieros son llevados con la precisin y la
confiabilidad suficiente para preparar los estados financieros.

Cacera de brujas: el sistema se encamina a la bsqueda de sntomas
y culpables en vez de causas y posibles soluciones.
Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no
ser demasiado especfico e involucrar al total del Personal el cual al
sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio,
reacciona negativamente.
Obsesin: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas
inspecciones por lo que se vuelve costoso.
Nostalgia: el sistema pone demasiado nfasis en lo que pas, se
vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas
correctivas.
Fallas en el proceso de
control