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Sobrevista Compras e Inventarios

Alcance
Gestin de Materiales
Planificacin de las necesidades
Compras e Inventarios
Gestin de Servicios
MM
(Gestin de Materiales)
Estructura Organizacional
Sociedad
Financiera
Centro
Almacn
Organizaci
n de
compras
El Almacn es una unidad organizativa que permite diferenciar los stocks
de material dentro de un centro. La gestin de stocks por cantidades se
realiza en el nivel de almacn del centro. El proceso de inventario
tambin se realiza en este nivel.
La Organizacin de Compras es una unidad organizativa dentro de la logstica que
subdivide la empresa segn las necesidades de compra. Una organizacin de compras
adquiere materiales o servicios, negocia condiciones de compras con los proveedores y
asume la responsabilidad de estas transacciones.
Nivel de la organizacin en la cual se realiza todo el anlisis Financiero de la
compaa
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El centro es una unidad organizativa dentro de la logstica que subdivide
una empresa desde el punto de vista de la produccin, el
aprovisionamiento y la planificacin de necesidades.
Grupo de
compras
Internamente, el grupo de compras es responsable del aprovisionamiento de un material
o una clase de materiales. Externamente, se trata del canal principal para las relaciones
comerciales de una empresa con sus proveedores.
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El mdulo MM, provee toda la columna vertebral de sourcing para
las empresas, desde el proceso de planificacin de necesidades
(integrado a los mdulos PP, PM y PS), pasando por la solicitud, el
proceso licitatorio, la asignacin de un proveedor, la colocacin de
la orden de compra, el monitoreo de la mercanca pendiente de
ingreso, el ingreso a planta y la verificacin de facturas.


El mdulo de Gestin de Materiales, adicionalmente se encarga de
la gestin de los stocks dentro de la compaa (en cantidades y
valor), del proceso de manejo de servicios, la subcontratacin, los
recuentos y ajustes de inventario y el proceso de Evaluacin de
Proveedores.

Alcance del mdulo MM
Alcance del mdulo MM

Procure to pay
Gestin de lotes
Gestin de nmero de serie
Planificacin de necesidades
Oferta de aprovisionamiento
Compra de material de consumo
Aprovisionamiento de inventario, sujeto o no a QM
Importaciones.
Gestin de stocks: rechazo, bloqueo y devaluacin
Contrato de aprovisionamiento
Traslados de mercanca
Devolucin a proveedor
Inventario / Recuento y ajuste de inventario
Subcontratacin
Aprovisionamiento y consumo de stock de artculos en consignacin
Aprovisionamiento interno: traslado de stocks multisociedad

Escenarios MM
La gestin de lotes permite controlar en los diferentes
procesos logsticos, la informacin referente a lotes de
produccin o de compra y as optimizar la utilizacin y
clasificacin de los mismos.

Se pueden realizar seguimientos a travs del proceso, que
permiten una excelente trazabilidad sobre que materiales se
han utilizado a travs de la cadena logstica de la empresa.

La determinacin de lote se soporta para la fecha de
caducidad pero tambin para la estrategia FIFO (first-in/first
out) u otras caractersticas parametrizables.

Gestin de lotes

Mediante nmeros de serie puede hacer un seguimiento de cada
material individual durante el movimiento de mercancas.

Puntos clave:

Integracin de la gestin de nmero de serie en todos los
procesos logsticos
Uso integrado de un perfil de nmero de serie en logstica y
servicios

Gestin de nmeros de serie

Planificacin de Necesidades

Kenworth
Necesidades
Stock
Ventas
MRP
Solicitudes de
Compra
Materia Prima e
Insumos
Pedidos de Compra en Curso
Inventario Real y en Lnea
Stock de Seguridad
Stock en Trnsito
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En esta operacin de compras, un empleado de compras
solicita ofertas de un material especfico por parte de diferentes
proveedores.

La comparacin de precios de ofertas le permite al empleado de
compras seleccionar la mejor fuente de aprovisionamiento
evaluando las ofertas de los proveedores relevantes.

La oferta aceptada se convierte ms adelante en un pedido, y
se enva una carta de rechazo a los proveedores cuyas ofertas
se han rechazado.

La informacin especfica de material, incluida la determinacin
de precio del proveedor y el ciclo de fabricacin, se almacena
en los registros de datos maestros.
Oferta de Aprovisionamiento
En este escenario se tratan las actividades de creacin de pedidos de compras
durante el proceso de aprovisionamiento. Se describen las etapas adicionales del
proceso de liberacin de un pedido, la entrada de mercancas de bienes de
consumo, la autorizacin de hojas de entrada de servicios y la recepcin de
factura por partida individual.

La principal caracterstica de los materiales de consumo (bienes y servicios) es
una descripcin de texto breve. El pedido est sujeto a autorizacin segn unos
parmetros predefinidos antes de ser emitido para un proveedor.

En el sistema no existe inventario para los bienes de consumo. Al contabilizar una
entrada de mercancas, el valor de las mercancas se carga a un centro de coste u
otra clase de coste.

El aprovisionamiento de un servicio de materiales de consumo sigue el mismo
proceso general. La diferencia es que el servicio de materiales de consumo no se
contabiliza por medio de una entrada de mercancas sino con una hoja de entrada
de servicios. La factura sigue las mismas reglas en ambos casos.
Compra de materiales
de consumo y servicios
Compra de materiales
de consumo y servicios
El comprador valida la precisin de la solicitud de pedido y convierte la
solicitud de pedido en un pedido. El pedido est sujeto a autorizacin
segn un importe predefinido antes de ser emitido para un proveedor.

Flujo de procesos

Este escenario consiste en las etapas siguientes:

Visualizacin y asignacin de las solicitudes de pedido
Conversin de solicitudes asignadas a pedidos o creacin manual de
pedido
Modificacin de pedido
Autorizacin de pedido
Impresin de pedido
Recepcin de mercancas del proveedor
Recepcin de factura por partida individual
Aprovisionamiento de
Inventario
Importaciones
Este escenario trata los procesos siguientes:
Devoluciones del cliente
Renovacin desde la produccin
Otros procesos y motivos logsticos
Devaluacin de material a otro nmero de material y renovacin del material
devaluado

Flujo de procesos
Este escenario consiste en las etapas siguientes:
Rechazo de las devoluciones del cliente: salida de mercancas para CO-PA
Rechazo de stock general: salida de mercancas para centro de coste
Bloqueo de material: traslado de libre utilizacin a bloqueado
Desbloqueo de material: traslado de bloqueado a libre utilizacin
Desbloqueo de material: traslado de bloqueado a stock en control de calidad
Devaluacin de material: traslado de material a material
Gestin de stocks: rechazo,
bloqueo y devaluacin
Los pedidos abiertos son acuerdos con el proveedor para suministrar
materiales o servicios segn unas condiciones acordadas y dentro de un
determinado perodo. Los pedidos abiertos se diferencian por lo siguiente:

Pedidos abiertos de cantidad: pedido abierto donde un cliente solicita
una determinada cantidad de un producto durante un perodo
especificado.
Pedidos abiertos de valor: pedido abierto en que se acuerda la compra
de mercancas o servicios por un valor especfico

Puntos clave
Reduccin de los costes de aprovisionamiento
Obtencin de suministros
Transparencia en los acuerdos de proveedor
Contrato de Aprovisionamiento
Contrato de Aprovisionamiento
Contrato de Aprovisionamiento
Logstica de Almacenamiento
Traslados
Entradas
Salidas
Relevante
para
finanzas?
Documento
contable
Inventario actualizado
online
Inventario multi-
centro/Multi-almacen
Finanzas y costos
actualizadas
Reportes de
inventarios
Conteo Inv.
Ajustes
Inv.
Inventario
Documento de inventario
Conteo de inventario
Contabilizacin
Reconteo de inventario
Ajuste de diferencias

FI
Stock
Planificacin MRP
Stock Mx min
Punto de pedido
Pronostico (consumo)
Determinstico (demanda)

FI
Documento
Material
Traslados / entradas / salidas / inventario
El aprovisionamiento interno de materiales entre centros se puede realizar
dentro de una sociedad (interna) o utilizando varias sociedades
(multisociedad). Este proceso se puede tratar con funciones estndar tales
como la planificacin de necesidades, la solicitud de pedido, el pedido de
traslado, la planificacin de transporte y la gestin de entregas internas.

El traslado sin entrega se puede llevar a cabo de dos modos diferentes:
Traslado en una sola etapa
Un comprador del centro receptor solicita material con un pedido de
traslado.

Punto clave
Supervisin del stock en trnsito
Traslados de mercanca
Traslados de mercanca
En el proceso de devolucin a proveedor, la actividad inicial es solicitar
una autorizacin de devolucin (RMA) del proveedor. El nmero de RMA
se introduce en un campo de texto del pedido de devolucin. A
continuacin, el comprador crea un pedido de devolucin en el sistema.

La confirmacin de pedido de devolucin se enva al proveedor, los
artculos son retirados del stock y enviados al proveedor. Se genera un
abono para evitar la deuda para con el proveedor.

Puntos clave

Las mercancas pueden devolverse indicando un motivo de devolucin
en el documento.
Se proporciona toda la informacin correspondiente a las funciones de
FI subsiguientes, tales como reduccin de factura, rechazo y
cancelacin
Devolucin de Stock
En este escenario se maneja el proceso peridico para efectuar los
ajustes necesarios del stock en almacn, despus de un recuento de
inventario.

El proceso empieza con la generacin de las listas de recuento de
inventario necesarias. En este nivel se pueden bloquear materiales para la
contabilizacin durante el inventario. Una vez impresas las listas de
inventario, se realiza el recuento de inventario real para los materiales
especificados. A continuacin, el resultado del recuento se introduce en el
sistema y se revisa cualquier discrepancia con las cantidades del sistema.
Se puede volver a efectuar el recuento de inventario hasta que se acepten
los recuentos finales y se registren las diferencias de inventario.
Inventario / Recuento y
ajuste de inventario
El proceso de subcontratacin MM conlleva el envo de materias primas
a un proveedor para procesos de manufacturacin especficos, as
como la recepcin del material acabado de valor aadido en el
inventario.

Una solicitud de pedido de subcontratacin se genera mediante el
proceso de planificacin de necesidades (MRP) o lo genera
manualmente un solicitante. Un encargado de compras valida la
precisin de la solicitud de pedido y la convierte en un pedido. El
pedido est sujeto a autorizacin segn unos parmetros predefinidos
antes de ser emitido para un proveedor.

El consumo de los componentes enviados se registra al recibir el
material acabado de valor aadido. El proveedor enva la factura por
los servicios proporcionados que se abona durante el ciclo de pago
normal.
Subcontratacin
Subcontratacin
En la gestin de stocks en consignacin, el proveedor suministra el material y lo
almacena en las instalaciones del cliente. El proveedor sigue siendo el
propietario legal del material hasta que se retira de los almacenes de
consignacin. Es en ese momento cuando el proveedor le reclamar el pago. La
factura vence en intervalos predefinidos, por ejemplo, mensualmente. Asimismo,
los clientes tambin pueden acordar con el proveedor que tomarn posesin del
material de consignacin restante despus de un perodo de tiempo
determinado.

Puntos clave
Contabilizacin automtica de mercancas en el stock de artculos en
consignacin
Menos contabilizaciones manuales de FI necesarias: en la salida de mercancas
del almacn de artculos en consignacin, los datos de factura correspondientes
se transfieren a FI. La facturacin peridica genera y libera las facturas de
acreedor.
Aprovisionamiento y consumo
de stock de artculos en
consignacin
Aprovisionamiento y consumo
de stock de artculos en consignacin
El proceso de traslado comienza con la necesidad de transferir material
de un centro a otro. Ambos centros pertenecen a la misma organizacin
pero a diferentes sociedades.
La diferencia entre traslado multisociedad y traslado dentro de la
sociedad radica en que para los traslados multisociedad de
aprovisionamiento interno es obligatoria la facturacin y la facturacin
interna.

Puntos clave
Soporte a todos los documentos obligatorios para los traslados con
entrega
Soporte a todos los aspectos relativos a los datos maestros obligatorios
tales como gestin de datos y nmeros de serie
Supervisin de "Stock en trnsito"
Introduccin de los costes de entrega en el pedido de traslado
Soporte a facturacin interna y facturacin
Aprovisionamiento interno:
traslado de stocks multisociedad