Audititoria Operativa

Fundamentos de la Auditoria Operativa
Introduccin

El presente trabajo presentado por el Grupo N 05 esta relacionado a los
Fundamentos de la Auditoria Operativa , para ello empezaremos
definiendo el concepto de Auditoria Operativa , una breve descripcin
del enfoque moderno de la Auditoria Operativa, propsito general,
terminologa comn, componentes principales, Objetivos de la Auditora
Operativa , evaluacin, comparacin con la Auditoria Financiera y los
Principios de administracin.

Tambin hablaremos del Sistema de Auditoria Gubernamental SAGU ,
Los papeles de trabajo, y de la Fase de Planeamiento de la Auditoria
operativa. Con este trabajo se espera contribuir a la ampliacin de
conocimientos del auditor como es el estudio de la empresa, el dominio
de las principales tcnicas acordes con la modernidad y avance
tecnolgico, que en nuestro tiempo representa un importante reto para el
trabajo del auditor.

La Auditoria Operativa
Definicin:
La auditora operativa es un examen objetivo, sistemtico y
profesional de evidencias, realizado, con el fin de proporcionar
una evaluacin independiente sobre el desempeo (rendimiento)
de una entidad, programa, proyecto o actividad, orientada a
mejorar la efectividad, eficiencia , economa en el uso de los
recursos y el control gerencial, para facilitar la toma de decisiones
por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y
mejorar la responsabilidad ante el pblico.

TERMINOLOGA COMN
Auditoria Operacional :(que los programas se cumplan y la labor
se efecte en forma econmica)
Auditoria del desempeo :( actuacin del auditor , performance
auditing)
Auditoria de rendimiento : es un exmen en el que se evala a
la administracin si han descargado sus responsabilidades de
administrar de manera eficiente y efectiva.
Auditoria Operativa : Examina la estructura de la Organizacin, si
sus controles operativos no estn conformes con aquellos
necesarios para el xito de la Empresa.
Auditoria Administrativa : Es el exmen metdico y ordenado de
los objetivos de una empresa de su estructura orgnica y de
la utilizacin y participacin del elemento humano

Componentes principales
Componente Financiero y de cumplimiento: determina si las
operaciones financieras se conducen adecuadamente, si los
informes financieros de la entidad bajo examen se presentan
razonablemente, Si la entidad ha cumplido con la legislacin y
reglamentacin vigente.
Componente de la Economa y Eficiencia: Determina si la entidad
administra o utiliza sus recursos (humanos, materiales, etc. de
manera econmica y eficiente.
Componente de resultados: determina si se estn logrando los
resultados deseados
Mediante la auditora operativa, se tratar de lograr las tres finalidades
bsicas: Las 3 E
- Eficiencia (Mide el rendimiento efectivo sin desperdicio o derroche
innecesario)
- Efectividad (Logro de los objetivos o metas programadas) y
- Economa (Asegurar que la empresa tenga una operacin al costo
mnimo posible).

Brindar a todo tipo de organizacin la informacin necesaria para utilizar
esta poderosa herramienta en forma congruente con sus necesidades y
capacidad instalada, a fin de evaluar su comportamiento y derivar las
medidas requeridas para mejorar su desempeo.

OBJETO:
FF :Estados Financieros y Presupuestarios
OP : Gestin de la Entidad.

OBJETIVO :
FF : Expresa Opinin sobre la razonabilidad EEFF
OP : Mide y evala la eficiencia, economa y eficacia, cumplimiento de metas y
objetivos de la entidad, sugiere soluciones y propone mejoras.

ENFOQUE :
FF : Financiero
OP: Gerencial , operativo de resultados metas y objetivos.

OPORTUNIDAD DE LA AUDITORIA :
FF : Examen posterior
OP : Examen posterior y presente

PROPOSITO GENERAL:
FF : Evaluacin de la razonabilidad de los Estados Financieros.
OP : Evaluacin del desempeo, identificacin de las oportunidades de mejoras y
desarrollo de recomendaciones promoviendo acciones correctivas.

EVALUACION DE LA AUDITORIA OPERATIVA
Se tendr en cuenta:
Evaluacin de la planeacin de la empresa: Permite precisar las
deficiencias administrativas y operativas en la planificacin, no slo en
los niveles altos y medios de una organizacin, sino tambin en los niveles
ms bajos. Incluye la visin general y misin, objetivos o metas, planes,
estrategias, programas, polticas, procedimientos y normas.

Evaluacin de contabilidad y finanzas: Los recursos de capital son
indispensables para que la gerencia pueda cumplir sus metas y objetivos. Por
lo que es necesario evaluar los registros contables, balances financieros
peridicos, declaracin de ingresos, etc.

Evaluacin de la funcin de personal: La dificultad de valorar el
factor humano, hace difcil esta evaluacin. Se evalan para esta
funcin: la visin general del personal, la planificacin de la mano de
obra y las relaciones industriales.

Evaluacin del ambiente de trabajo y del elemento humano: Los
cambios constantes en el ambiente de trabajo afectan el desempeo
de una organizacin, por lo tanto debe evaluarse lo adecuado de la
estructura de trabajo respecto al momento actual.

Principios de Administracin.

Divisin del trabajo. La especializacin permite que el individuo acumule
experiencia, y mejore continuamente sus habilidades. De tal modo pueda ser
cada vez ms productivo.
Autoridad. El derecho a dictar rdenes, junto con las cuales debe ir equilibrada la
responsabilidad de su funcin.
Disciplina. Los empleados deben obedecer, pero este tema tiene dos caras: los
empleados obedecern slo la gerencia hace su parte proporcionando una
buena direccin.
Unidad de comando. Cada trabajador debe tener solamente un jefe sin otras
lneas de mando en conflicto.
Unidad de direccin. La gente contratada para la misma clase de actividades
debe tener los mismos objetivos en un solo plan. Esto es esencial para asegurar
la unidad y la coordinacin en la empresa. La unidad del comando no existe sin
la unidad de la direccin, pero no fluye necesariamente de ella.
Subordinacin del inters individual (al inters general). La Administracin
debe considerar que las metas de las empresas son siempre supremas.
SIGUE PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION:
Remuneracin. El pago es un motivador importante pero cuando Fayol
analiza un nmero de posibilidades, precisa que no existe un sistema de
remuneracin perfecto.
Centralization (Descentralizacin). ste es un tema de grado
dependiendo de la condicin del negocio y de la calidad del personal.
Cadena escalonada (lnea de autoridad). Una jerarqua es necesaria para
la unidad de la direccin. Pero la comunicacin lateral es tambin
fundamental, mientras que los superiores sepan que est ocurriendo tal
comunicacin. La cadena escalonada se refiere al nmero de niveles en
la jerarqua desde la autoridad de mayor nivel hasta el ms bajo de la
organizacin. No debe ser muy ampia o consistir de demasiados niveles.
Orden. El orden material y el orden social son necesarios. El primero
disminuye la prdida de tiempo y la manipulacin innecasaria de
materiales. El segundo se logra con la organizacin y la seleccin.
Accin. En el funcionamiento de un negocio es necesaria una
combinacin de amabilidad y justicia. Tratar bien a los empleados
es importante lograr equidad.

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Estabilidad de la contratacin del personal. Los empleados trabajan mejor si
tienen la seguridad en su empleo y en el progreso de su carrera. Una
contratacin insegura y un alto ndice de rotacin de personal de forma
contraria a la organizacin.
Iniciativa. Permitir que todo el personal muestre su iniciativa de cierta manera es
una fuente de la fortaleza para la organizacin. Aun cuando puede implicar un
sacrificio de la vanidad personal de parte de muchos gerentes.
Espritu de cuerpo. La Administracin debe fomentar la motivacin moral de
sus empleados. Fuyol llega an ms lejos: El necesario un verdadero talento
para coordinar esfuerzos, provocar el entusiasmo, utilizar las capacidades de
cada persona, y recompensar
Clasificacin de los Indicadores
CLASES DE
INDICES
MIDEN TIPOS DE NDICES MIDEN

CORPORATIVOS

Beneficios globales
Crecimiento
Participacin en el
mercado
Satisfaccin del usuario

Ejecucin presupuestal

Eficiencia

Eficacia

Efectividad

Actividad

Equidad

El comporta-
miento total de
la organizacin
CLASES DE
INDICES
MIDEN TIPOS DE NDICES MIDEN

ESTRATEGICOS
(procesos)

Financiero
Talento humano
Gestin administrativa
Instalaciones y equipos
Informacin
Procesos tcnicos
Servicio al cliente

Eficiencia

Eficacia

Efectividad

Actividad

Equidad

El comporta-
miento de cada
rea funcional de la
organizacin segn
su estructura

OPERATIVOS
(Actividades)

Compras
Prstamos, capacitacin
Descartes, rotaciones
Investigacin,
Presupuestos,
Contabilidad,
Catalogacin, clasificacin

Eficiencia

Eficacia

Efectividad

Actividad

Equidad

Los resultados
operativos de
las diferentes
divisiones
INDICADORES DE GESTIN
Economa
Determina que en igualdad de condiciones de calidad, los
bienes y servicios se obtengan al menor costo. Significa que
el valor contratado sea menor o igual que el valor del
mercado, debern realizarse en un tiempo adecuado, y su
costo deber ser el ms bajo posible.

Eficiencia
Determina que la asignacin de los recursos sea la ms
conveniente para maximizar resultados. Significa que con
unos recursos determinados se obtiene el mximo resultado
posible, o la que con unos recursos mnimos mantiene la
calidad y cantidad adecuada de un determinado servicio.
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Eficacia
Determina que los resultados se logren de manera oportuna y guarden
relacin con los objetivos y metas. El valor pagado debe ser menor o
igual que el valor del beneficio. Se mide por el grado de cumplimiento de
sus metas y objetivos.
Efectividad
La efectividad mide el impacto final de la actuacin sobre el total de la
poblacin afectada.
Equidad
Permite identificar los receptores de la accin econmica, analizar la
distribucin de costos y beneficios entre sectores econmicos y sociales,
y entre entidades territoriales.
Excelencia
Para medir la excelencia es necesario utilizar indicadores de calidad. Es
necesario definir las especificaciones o caractersticas de los bienes o
servicios, a efecto de evaluar si los productos que se generen, cumplen
con las mismas.
Indicadores de Gestin
Se refieren a la satisfaccin de los deseos del cliente. La forma de medir los
indicadores de satisfaccin de los deseos, es por medio de la verificacin de
la calidad de los productos suministrados al cliente. Para ello se debe
conocer cules son los atributos que deben poseer los productos para ser
aceptados por el cliente, como son:

Calidad en las especificaciones, se utiliza el indicador de pertinencia, es
decir si el producto busca el objetivo del cliente.

Oportunidad, se utiliza el indicador de cumplimiento, es decir, si el
producto lleg en el momento que se requera y no cuando no se usa.

Confiabilidad, se utiliza este indicador para confirmar que las
caractersticas ofrecidas si cumplen en el tiempo con el cliente.

Comodidad, se utiliza este indicador en el suministro de productos al
cliente final, para conocer su satisfaccin en cuando a la entrega y
amabilidad de la misma en los productos adquiridos.
INDICADORES DE IMPACTO (BENEFICIO)
Las necesidades del cliente, son las de satisfacer las causas
y efectos de una situacin actual A, para llegar a una
situacin mejorada B. Se utiliza como indicador el impacto,
puesto que es la forma directa en que se puede medir el
efecto de la gestin y el efecto de los productos en el
objetivo. Para ello es necesario el diagnstico inicial y la
situacin final y stos se deben valorar en trminos
econmicos, puesto que los recursos utilizados siempre se
valoran en trminos econmicos.

Son utilizados preferentemente por las entidades sin nimo
de lucro, debido a que dichas entidades no pueden esperar
como resultado de su gestin una alta participacin, sino un
alto impacto en la solucin de las necesidades. El indicador
de impacto est asociado con el beneficio generado a una
poblacin objetivo.
INDICADORES FINANCIEROS
Estos indicadores se refieren bsicamente a la gestin de los
recursos en cada una de sus manifestaciones, pero se
agrupan en un solo recurso que es el monetario o financiero.
Son utilizados para las entidades industriales y comerciales
con el nimo de lucro, y en el caso de las entidades sin animo
de lucro se mide desde el punto de vista de la utilidad social.

Los indicadores muestran el logro del producto en el objetivo:
1. A corto plazo, la liquidez: Activo corriente / Pasivo corriente
2. A mediano plazo, la rentabilidad: Utilidad operacional / Gastos operac.
3. A largo plazo, el endeudamiento.:Pasivo con terceros / Total de activos.

Productividad (costo-beneficio)
El indicador de productividad, nos muestra la relacin del nmero de
productos (beneficios), por cada unidad de recurso. Miden la gestin
relacionada con los logros obtenidos al desplazar una situacin actual
A, hasta una situacin esperada mejor B.
La valoracin en trminos econmicos de los beneficios es una tarea a
veces un poco difcil, pero no imposible. Los intangibles, aunque no se
pueden tocar, si se pueden contar. El indicador de impacto est
asociado con el beneficio generado a una poblacin objetivo.
Indicador de demanda:
Indicador de calidad:
Indicador de impacto:
Indicador de liquidez:
Indicador de rentabilidad:
Indicador de endeudamiento:

El nmero de pedidos
La confiabilidad, la oportunidad o la calidad misma.
Satisfaccin de necesidades
Porcentaje de ventas de contado
Porcentaje de descuentos
Ventas a crdito, o rotacin de cuentas por cobrar.
CONCLUSIONES
La auditoria es una necesidad en la actividad empresarial de
nuestros tiempos por lo que la especialidad en el campo
administrativo se vuelve imperiosa su aplicacin para el logro de
una efectiva administracin de la empresa, ya que constituye una
ventaja competitiva que le permite a la administracin ser eficaz y
lograr niveles de eficiencia, pilares que le permiten a cualquier
empresa competir en el mercado. La auditoria operativa nos lleva a
visualizar de inmediato la posibilidad de ubicar a la empresa en la
ruta correcta de su desarrollo administrativo y operativo para el
logro de los objetivos.

La auditoria operativa es una herramienta preventiva de los efectos
negativos que ocasiona la mala coordinacin, relacin y la
valuacin de cada uno de los elementos que forman la gestin
gerencial de la empresa. Su contribucin permite a la administracin
anticiparse ante las amenazas que se presentan.

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La aplicacin de la auditoria operativa y la actividad de la
auditoria financiera se complementan, formando un binomio del
control, formando as la auditoria integral, cuya aplicacin se ha
constituido en una necesidad de la empresa moderna para poder
hacer frente a los retos del futuro.

Se ha identificado tres tipos indicadores que permiten la
evaluacin de la gestin a diferentes niveles, reas, funciones,
componentes o puntos de observacin en general: EFICIENCIA:
de utilizacin de recursos e insumos; EFICACIA: de obtencin de
resultados en productos o servicios; EFECTIVIDAD: de
generacin de impactos en el entorno.

FASES DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL
Las fases de la Auditora Gubernamental son:
Planeamiento.
Ejecucin.
Informe
Seguimiento de Medidas Correctivas


SISTEMA DE AUDITORIA
GUBERNAMENTAL SAGU

CONCEPTO.- Es un sistema desarrollado por la
Contralora General de la Repblica con el objeto de
facilitar el registro e intercambio de informacin
estructurada con las Entidades y Organos de Control
Institucional del Sistema de Control y con las
Sociedades de Auditora Designadas.

El SAGU PERMITE REGISTRAR Y CONTROLAR EL
SIGUIENTE PROCESO:
Formulacin del Plan Anual de auditora.
Evaluacin del Plan Anual de Auditora.
Verificacin y Seguimiento de Medidas correctivas.
Acciones Judiciales.

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La informacin requerida a travs de los formatos tienen la naturaleza de
declaracin jurada, estando sujetos a verificacin selectiva posterior.
Numeracin de los Informes.
Elevacin de los Informes.
Acciones de control no programadas
Men del Sistema SAGU
El sistema esta conformado por el Men Principal y sus Submens a travs de los
cuales se pueden realizar los diferentes procesos tal como se muestra a continuacin:
Sistema: Cambia de ao, cambiar clave.

Entidad: Datos de la Entidad y OAI, Estructura Orgnica.
Plan Anual : Apertura del Plan, Informacin de la Entidad, Informacin del rgano
Auditor.
Ejecucin : Acciones de Control, Acciones complementarias, Activacin de Acciones
Suspendidas.
Seguimiento: Medidas Correctivas, Procesos Judiciales.
Reportes: Formularios, SS.MM.CC. por Unidad Orgnica, Acciones Judiciales.
Utilitarios: Enviar, Reenviar, Recibir, Copia de seguridad, Restaurar copia.

Tree View o Explorador: El explorador del SAGU
es una herramienta que permite navegar a travs de
toda la informacin correspondiente a un ao de
actividades.
Avances de Acciones de control (Formato 3A).
Registro de Informes de control.: A travs de esta
Opcin se podr realizar el registro del informe o
informes de control asociados a la accin , los tipos
de informe que ofrece el sistema son: Informes
Largos, Informe Especial y Dictamen.
Informe de Seguimiento de Medidas correctivas
Seguimiento de Acciones Legales.
Transferencia de informacin.

FASES DE LA AUDITORIA OPERATIVA
La auditora operativa tiene las siguientes fases:
1. Fase de Planeamiento
2.Fase de Ejecucin del Trabajo de Campo.
3. Fase de Elaboracin de Informe.
4. Fase de Seguimiento de Medidas Correctivas.

1. FASE DE PLANEAMIENTO
Los Puntos a tratar en la Fase del Planeamiento son:
Aspectos Generales
Programa de Auditora de gestin.
Conocimiento Inicial de la Entidad, Programa o Actividad.
Analisis Preliminar de la Entidad y Plan de Revisin Estratgica.
Ejecucin del Plan de revisin estratgica.
Elaboracin del Plan de Auditora.

1.1 Aspectos Generales:
El Planeamiento de la Auditora de Gestin se refiere a la determinacin de
objetivos y alcance de la auditora, el tiempo que requiere, los criterios,
metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que se requieran para
garantizar el examen.

1.2 Etapas que Comprende la Fase de Planeamiento
La Revisin General y
Revisin Estratgica.

1.3 Conocimiento Inicial de la Entidad, Programa o Actividad.
Fines, Objetivos y Metas.
Recursos presupuestales autorizados.
Sistemas y controles gerenciales.
Importancia de la Auditora y necesidades de los usuarios del informe.
Seguimiento de medidas correctivas de auditorias anteriores.
Fuentes de informacin para el planeamiento, y,
Informacin proveniente del rgano de auditora interna.


1.4 Anlisis Preliminar de la Entidad y Plan de Revisin Estratgica.

Es base a la informacin recopilada en la etapa de revisin general, el auditor encargado del
examen debe elaborar el anlisis preliminar de la entidad y considerar:
Ambiente de control interno.
Factores externos e internos.
reas generales de revisin.
Fuentes de criterio aplicables.
1. 5 Ejecucin del Plan de Revisin Estratgica.
Entrevista del Equipo de Auditora con los Funcionarios, las actividades a ejecutar deben
comprender los aspectos siguientes:
Aplicacin de pruebas preliminares.
Comprensin del ambiente de control interno.
Identificacin de factores externos e internos.
Definicin de criterios de Auditora.
Descripcin de los sistemas de control gerenciales.
Identificacin de los asuntos mas importantes.
Tareas principales que debe desarrollar el auditor son:
Conformacin y anlisis de informacin obtenida, comprobar la veracidad de la
informacin acumulada.
Proteccin de Activos.
Identificacin de cualquier debilidad significativa en los procedimientos gerenciales.
Revisin de los sistemas e informes sobre medicin de rendimiento, incluyendo los
informes de evaluacin de resultados del programa.
1. 6 Preparacin del de Revisin Estratgica y Plan de Auditora.
El reporte de Revisin EstraReporte tgica constituye uno de los elementos ms importantes del Proceso de Planeamiento de la
Auditora.
El contenido del informe de revisin estratgica como mnimo debe contener:
Informacin Introductoria.
Comprensin de las actividades y operaciones.
Criterios de Auditora Identificados.
Asuntos ms importantes examinados.
Conclusiones
Recomendaciones.

FASE DE EJECUCION.

Aspectos Generales
Programa de Auditora
Procedimientos y Tcnicas de Auditora.
Evidencia de Auditora y Mtodos de obtencin de Informacin.
Evaluacin de la efectividad de los programas.
Evaluacin de la Eficiencia y Economa de los Programas.
Evaluacin del Control Interno Gerencial
Papeles de Trabajo
Desarrollo de Hallazgos de Auditora
Comunicacin de Hallazgos de Auditora.
Terminacin de la Fase de Ejecucin.

Aspectos Generales sobre la Ejecucin de la Auditora
Sobre la base de la evidencia de la auditora reunida y a travs de
2. FASE DE EJECUCION

Aspectos Generales
Programa de Auditora
Procedimientos y Tcnicas de Auditora.
Evidencia de Auditora y Mtodos de obtencin de Informacin.
Evaluacin de la efectividad de los programas.
Evaluacin de la Eficiencia y Economa de los Programas.
Evaluacin del Control Interno Gerencial
Papeles de Trabajo
Desarrollo de Hallazgos de Auditora
Comunicacin de Hallazgos de Auditora.
Terminacin de la Fase de Ejecucin.

2.1 Aspectos Generales sobre la Ejecucin de la Auditora
Sobre la base de la evidencia de la auditora reunida y a travs de la evaluacin de las
opiniones vertidas por los funcionarios de la entidad, el auditor puede arribar a
conclusiones
concretas sobre las deficiencias identificas durante la fase de ejecucin. Las
observaciones y conclusiones deben estar acompaadas de recomendaciones
para los funcionarios a cargo de la Entidad examinada a fin de corregir las
deficiencias identificadas y evitar en el futuro su repeticin.

2.2 Preparacin del Programa de Auditora
Es un listado de procedimientos a ser realizados, con el objeto de comparar los
sistemas y controles existentes con criterios de auditora y recolectar evidencias
para sustentar las observaciones de auditora. Proporcionan una base para la
asignacin de tiempo y recursos. Su preparacin proporciona lo siguiente:
Un Plan sistemtico para cada fase del trabajo.
Una base apropiada para la asignacin de labores para el supervisor, auditor
encargado, auditores y asistentes.
Medio para comparar el rendimiento del equipo de auditora con relacin a los
planes aprobados y normas complementarias establecidas.
Ayuda para el entrenamiento de personal
Ayuda al supervisor a disminuir el trabajo.

PROG-
/NOMBRE-
HS.
H.H.
AREA DE ABASTECIMIENTO
REF. PH
HECHO
POR
H/S
1. Determinar si los controles
existents para la recepcin de
materiales garantizan su ingreso
intacto al almacen.
YRS 4
2. Determinar si los controles
establecidos para el
almacenamiento de materiales
aseguran su adecuada
conservacin.
EA YRS 4
YRS 4
Criterio de Auditoria
EE YRS 4
YRS 4
Directiva N 002-9X de la Direccin
General de Adm., concordante con
el D.S. N 125-9S-EF que establece
los criterios para la recepcin,
almacenamiento y conservacin de
los materiales.
EA YRS 4
EA YRS 4
.
Objeto de la Auditora
YRS 4
1. Determinar si los controles existents para la recepcin de
materiales garantizan su ingreso intacto al almacen.
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A
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2. Determinar si los controles establecidos para el
almacenamiento de materiales aseguran su adecuada
conservacin.
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YRS 4
Criterio de Auditoria
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YRS 4
Directiva N 002-9X de la Direccin General de Adm.,
concordante con el D.S. N 125-9S-EF que establece los
criterios para la recepcin, almacenamiento y conservacin
de los materiales.
E
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Es un listado de procedimientos a ser realizados, con el
objeto de comparar los sistemas y controles existentes con
criterios de auditora y recolectar evidencias para sustentar
las observaciones de auditora. Proporcionan una base para
la asignacin de tiempo y recursos. Su preparacin
proporciona lo siguiente:
Un Plan sistemtico para cada fase del trabajo.
Una base apropiada para la asignacin de labores para el
supervisor, auditor encargado, auditores y asistentes.
Medio para comparar el rendimiento del equipo de
auditora con relacin a los planes aprobados y normas
complementarias establecidas.
Ayuda para el entrenamiento de personal
Ayuda al supervisor a disminuir el trabajo.

Preparacin del Programa
de Auditora

Evidencia de Auditora y Mtodos de obtencin de Informacin


Se denomina evidencia al conjuntos de hechos comprobados, suficientes,
competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del Auditor.
Es la informacin obtenida durante la labor de auditora a travs de
observacin, inspeccin, entrevistas y examen de los registros. La actividad de
auditora se dedica a la obtencin de la evidencia, dado que esta provee una
base racional para la formulacin de juicios u opiniones. El trmino evidencia
incluye documentos, fotografas, anlisis de hechos efectuados por el auditor.
Las evidencias pueden ser:
Tipo de Evidencia: Evidencia Fsica, Testimonial, documental y analtica.
Atributos de la evidencias: Suficiente, competente y Pertinente (relevante)
Caractersticas de la evidencia documental,
Obtencin de informacin a travs de entrevistas,
Utilizacin de fotografas y otros medios visuales..
Obtencin de Informacin mediante encuestas.

Papeles de Trabajo.

.
Papeles de trabajo son todos los documentos elaborados por el auditor durante el curso
de la auditora y que fundamentan y respaldan su informe.
Los papeles de trabajo son el conjunto de cdulas y documentos en los que el auditor
registra los datos y la informacin obtenida durante el examen, los resultados de las
pruebas realizadas y la descripcin de las mismas.
Propsitos de los Papeles de trabajo.
Respaldar el informe del auditor.
Indicar el grado de confianza del sistema de control interno.
Servir como fuente de informacin.
Mejorar la calidad del examen.
Facilitar la Revisin y supervisin.
Clases de Papeles de Trabajo
Papeles de trabajo generales.
Papeles de trabajo especfico.
Clasificacin y contenido de los Papeles de Trabajo
Archivo Permanente.
Archivo de Planificacin.
Archivo Corriente de Auditora Financiera.
Archivo corriente de Auditora de Gestin.
Archivo de Examen Especial
Archivo de Comunicacin de Hallazgos
Archivo Resumen de Auditora.
Archivo de Correspondencia.
Archivo Opcional.

Terminacin de la Fase de Ejecucin


La Comunicacin de los hallazgos y la evaluacin de
las respuestas de la entidad significan que el
auditor ha concluido la fase de ejecucin y que ha
acumulado en sus papeles de trabajo toda la
evidencia necesaria para sustentar el trabajo y
efectuado y el producto final a elaborar el informe
de auditora.

FASE DEL INFORME


ASPECTOS GENERALES
Concluido el trabajo de campo el auditor gubernamental
tendr como responsabilidad la confeccin del Informe
de Auditoria como un producto final de ste trabajo, en
la cual presenta sus observaciones, conclusiones y
recomendaciones.
En la fase de elaboracin del informe, el equipo de
auditoria comunica a los funcionarios de la entidad
auditada, los resultados obtenidos durante la fase de
ejecucin.

OBJETIVOS DE UN INFORME DE AUDITORIA DE GESTION


Brindar suficiente informacin sobre las deficiencias ms
significativas con evidencias para tener un buen juicio.
Recomendar mejoras en la conduccin de las actividades
y ejecucin de las operaciones.
Los objetivos del informe para cada auditoria deben estar
definidos apropiadamente, tal igual que su estructura.
El Supervisor debe adquirir un rpido entendimiento
sobre el contenido del informe debido, es la persona
indicada que revisar y aprobar el informe de auditora,
una vez que han sido aceptados, ser menos probable
que incurran en problemas de revisin.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA

Segn la NAGU 4.40 Contenido del Informe, define que
la estructura del informe de auditoria de gestin es el
siguiente:
Sntesis Gerencial.- La sntesis del informe tiene por
finalidad resumir la opinin del auditor indicando las
observaciones ms significativas e importantes del
informe.
Se prepara principalmente para informar al lector del
informe, generalmente personas importantes que no
disponen del tiempo suficiente para leer el integro del
informe sobre el contenido fundamental de ste para
motivarlo a tomar las acciones correctivas.

Introduccin.- Consiste en la descripcin en forma narrativa
los aspectos relativos a la Empresa o entidad auditada.
Conclusiones.- Constituyen el resumen de las observaciones
sobre las irregularidades y deficiencias que son el producto
del juicio profesional del auditor.
Las conclusiones sern objetivas, basados en hechos reales y
adecuadamente respaldados en los papeles de trabajo.
Observacin y Recomendaciones
Observacin de Auditoria.- Son las informaciones que el
auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades que el
auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades
encontradas durante el examen.
Recomendaciones.- Son las sugerencias positivas que tienen
por finalidad la solucin de los problemas para coadyuvar a la
eficiencia de la administracin.
Enmendar los errores que se viene cometiendo que no son
observados por los empresarios o funcionarios. Las
recomendaciones son dirigidos al titular de la organizacin
examinada.
CARACTERISTICAS DEL INFORME AUDITORIA DE GESTION

Los informes que emiten la Contralora General de la
Repblica y los rganos de auditora interna del Sistema
Nacional de Control, se caracterizan por su alta calidad.
Las caractersticas del informe de auditoria de gestin
son:
Significacin o Importancia.- Es un trmino relativo a
pesar de haber sido bien preparados.
Utilidad y Oportunidad.- Porque los informes atrasados
pierden valor.
Es til cuando informa lo que expresa.
Exactitud y Beneficios de la Informacin Sustentatoria.-
Debe basarse en evidencias. La exactitud se sustenta en
la necesidad de ser justos e imparciales.

Calidad de Convincente.- Las observaciones deben
presentarse de una manera convincente.
Objetividad y Perspectiva.- Las observaciones del
informe deben ser objetivas y claros.
Concisin.- Que sea breve ya que muchos informes
pueden ser amplios.
Claridad y Simplicidad.- Utilizar palabras simples.
Tono Constructivo.-Consideran las virtudes de la cortesa
y respeto.
Organizacin de los Contenidos del Informe.- Es como
organizar su material para que su informacin sea
presentada en orden lgico y el usuario no pueda
confundirse.

ELABORACION (O REDACCION) Y REVISION DEL INFORME

La responsabilidad de la redaccin del informe de auditoria es
del auditor aunque tambin comparten los miembros del
equipo de auditoria que intervienen en la elaboracin del
borrador del informe hasta llegar a la consideracin de la
autoridad superior Contralora General de la Repblica para
su aprobacin.
En los rganos de Auditoria Interna del Sistema Nacional de
Control, su jefatura es responsable del contenido del informe.
La revisin del informe de auditora de gestin sea efectiva y
de alta calidad, se establece dos niveles de revisin en ste
proceso:
Revisin por el Supervisor Responsable y
Revisin por el Comit de Control de Calidad COCO

REVISION DEL SUPERVISOR RESPONSABLE

Revisar el borrador del informe y preferentemente en
las oficinas de la entidad auditada.
Durante su trabajo el supervisor comenta y discute con el
auditor encargado del examen las situaciones que
emerjan como consecuencia de su revisin la misma que
no se limita a la redaccin del informe sino tambin se
extiende a todos los aspectos relacionados con la
sustentacin documentada de los juicios emitidos por el
auditor.
De la revisin efectuado por el Supervisor es lgico
suponer que se ha satisfecho de que los papeles de
trabajo renan evidencias suficientes, competentes y
pertinentes(Relevantes)en respaldo de las observaciones,
conclusiones y recomendaciones incluida en el informe.

REVISION POR EL COMIT DE CONTROL DE CALIDAD


Est conformado por el conjunto de mtodos y
procedimientos implementado dentro de la Contralora
General de la Repblica y otra entidad auditora para obtener
seguridad razonable que la auditoria llevada a cabo y el
informe correspondiente cumple con las Normas de Auditoria
Gubernamental NAGU y las disposiciones emanadas del
Manual de Auditoria Gubernamental MAGU.

El COCO, est constituido por especialistas del rgano
Superior de Control, cuyos miembros tienen a su cargo la
revisin de calidad interno, siendo responsables de
determinar si:

Durante el Proceso de Ejecucin, se obtuvieron evidencias
suficientes, competentes y pertinentes (relevantes) as como
se encuentran sustentadas documentadamente.
Las observaciones, conclusiones y recomendaciones son
apropiadas y
Los informes son exactos y equilibrados
Los Resultados de control de calidad estarn plasmados en la
referenciacin del borrador del informe con los papeles de
trabajo dando fe de su soporte adecuado. Debe enfatizarse que
la revisin de calidad no cuestiona la naturaleza de las
observaciones, conclusiones y recomendaciones, sino ms
bien cautela su adherencia a las disposiciones contenidas en
las NAGU.

REMISION DEL ENVIO DEL BORRADOR DEL INFORME A LA
ENTIDAD DE AUDITADA


Antes de que el informe se emita definitivamente es preciso
revisarlos adecuadamente para salvaguardar la efectividad de los
resultados que se informan y cautelar el prestigio del auditor. Sobre
el particular se estima que deben contemplarse los aspectos
siguientes:
Que el informe de auditora est de acuerdo con las Normas de
Auditoria aplicables. Las normas o polticas establecidas por la
propia sociedad de auditora u rgano de control. Los principios de
Administracin. Los conocimientos y experiencia del auditor, etc.
Los informes por escrito constituyen la forma establecida por el
Sistema Nacional de Control y su rgano Rector la Contralora
General de la Repblica, para comunicar los resultados de la
auditora practicada a los funcionarios responsables de la entidad
examinada, esto permite:

Poner en conocimiento de los funcionarios gubernamentales
los resultados de cada examen.
Reducir el riesgo que los resultados puedan ser interpretado
errneamente y
Facilitar las acciones de seguimiento orientadas a establecer si
la entidad ha adoptado las acciones correctivas pertinentes.
Conforme a lo prescrito en la NAGU 4.10, los auditores deben
comunicar por escrito los resultados del examen realizado a
los funcionarios responsables de la entidad, una vez
culminada la fase de ejecucin a nivel gerencial de la
Contralora General de la Repblica o el titular del rgano de
Auditora Interna, segn los casos remitirn el borrador del
informe para requerir comentarios o aclaraciones.

EVALUACION DE LOS COMENTARIOS DE LA ENTIDAD AUDITADA
Los comentarios de la entidad representan las opiniones por
escrito efectuadas por los funcionarios o empleados a cargo de
las actividades objeto de la auditoria en torno a los hallazgos
de auditoria comunicados igualmente por escrito por el
auditor encargado el Jefe del Organo de Auditoria interna
segn corresponda.
En el proceso de evaluacin de los comentarios de la entidad
debe considerarse los aspectos siguientes:
La documentacin adicional , no conocida anteriormente por
el auditor
Los juicios de valor aportadas por los funcionarios de la
entidad auditada.

La receptividad concedida a la comunicacin de los hallazgos y
la prontitud en el inicio de acciones correctivas.

Al trmino de cada observacin en el informe el auditor indicar
de modo sucinto los comentarios y aclaraciones que presenten
las personas comprendidas en la misma , as como la opinin
del auditor, despus de evaluar los hechos observados.

Tambin el auditor deber descubrir las medidas correctivas
que la entidad tenga previsto adoptar, las que no podrn
admitirse c9omo justificacin para omitir los hechos
observados en el cuerpo del informe.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME
El contenido del informe de auditoria de gestin est regulado
por la NAGU 4.40. Su estructura es como sigue:

SINTESIS GERENCIAL
I. INTRODUCCION
Informacin relativa al examen :
1. Motivo del examen
2. Objetivo, Alcance y Naturaleza del examen
3. Antecedentes y Base Legal de la entidad
4. Comunicacin de hallazgos de auditora
II. CONCLUSIONES
III. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
ANEXOS
- Relaciones de las personas comprendidas
en las observaciones.
-Situacin financiera, econmica y presupuestal.

TITULO DEL INFORME
Para elaborar los ttulos de los informes debe considerarse los
aspectos siguientes:
Ser breves de manera que su contenido no exceda de tres cuatro
lneas.
Sea especfico e informativo tanto como sea posible un ttulo debe
ser algo ms que la identificacin de la entidad a las actividades
materia de examen.
Utilizar trminos constructivos cuando sea necesario.
No incluir fechas o periodos con excepcin de los informes de
auditora y los estados financieros.
Los informes de auditora de gestin pueden ser identificados con los
ttulos siguientes:
Oportunidades Para Mejorar los procedimientos de adquisiciones en
el Fondo Nacional.

LA SINTESIS GERENCIAL
Tiene como objetivo hacer que el informe sea de mayor utilidad para
los usuarios. Como la mayora de los receptores de los informes slo
leern la sntesis, es importante que sta refleje el contenido del
informe de manera clara y precisa.
La sntesis debe presentar en forma exacta, clara y justa los aspectos
ms importantes del informe, a fin de evitar errores de
interpretacin.
Es recomendable que la extensin de la sntesis no acceda de cuatro
pginas.
Una estructura recomendable debe contener: Ttulo, observaciones y
conclusiones significativas, Recomendaciones ms importantes,
Comentarios de la entidad y Asuntos de importancia pendiente de
solucin.
INTRODUCCION DEL INFORME
El objetivo de la introduccin es proporcionar al usuario del
informe, datos importantes acerca de la entidad, programa o
proyecto y la naturaleza del examen realizado.
En la elaboracin de la introduccin debe considerarse los
Es necesario que sea relativamente corta, evitando incluir
datos innecesarios-
Incluya nicamente informacin de inters general
relacionada con el contenido de los comentarios sobre las
observaciones identificadas.
Cuando sea pertinente y la informacin sea extensa incluya
sta como un anexo.
CONCLUSIONES
Las conclusiones son juicios del auditor de carcter profesional
basados en la observaciones formuladas como resultado del
examen.

Estn referidas a la evaluacin de la gestin en la entidad
examinada, en cuanto al logro de las metas y objetivo,
utilizacin de los recursos pblicos en trminos de eficiencia y
economa y cumplimiento de la normatividad legal.

Cada conclusin debe estar referenciada con la observacin
correspondiente que expondr los detalles del hecho u
operacin examinada.

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
Las observaciones en una auditoria de gestin, estn referidas a
cualquier situacin deficiente e importante identificada en el
examen, que puede motivar oportunidades de mejora.
Para la presentacin de las observaciones debe tenerse en cuenta los
- Sumilla
- Punto bsico de la observacin
- Elementos de la Observacin
- Comentarios de la entidad
- Recomendaciones.
Estas recomendaciones deben ser formuladas en tono constructivo y
fluir de la conclusin , teniendo en consideracin que las medidas
recomendadas sean lo ms especificas posibles de implementar.
ELEVACION Y REVISION DEL INFORME
Concluido el procesamiento del informe ste es elevado al
nivel gerencial y al despacho del Contralor General para su
aprobacin final y remisin a los funcionarios de la
entidad auditada responsables de adoptar las acciones
correctivas.

Al termino de sta seccin se presenta el flujograma de la
fase de elaboracin del informe para una mejor ilustracin
de ste proceso.
SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS
El seguimiento de medidas correctivas es una actividad que
desarrollan los rganos conformantes del Sistema Nacional de
Control, con el objeto de establecer el grado de superacin de las
observaciones efectuadas por los auditores as como evaluar las
acciones adoptadas por la administracin de la entidad para
implementar las recomendaciones incluidas en el informe de
auditora.

El seguimiento de medidas correctivas que realicen los rganos del
Sistema Nacional de Control debe incluir los resultados de la
acciones adoptadas por a entidad que fuera examinada con
anterioridad a efecto de establecer en que medidas fueron
implementadas las recomendaciones y superar las observaciones
consignadas en el informe de auditoria.
F
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