La Administracin de

Materiales en Obra


Temas
del mdulo

Introduccin
Antecedentes, Estado y Alcances
Planteamiento Metodolgico
Aspectos Bsicos de la AdM
Los Procesos en la AdM
Procedimiento de Control de Costos
Variacin entre los Materiales
Conclusiones
Recomendaciones
Introduccin
Administracin
Se entiende por Administracin: la ciencia
social, tcnica y arte que se ocupa de la
planificacin, organizacin, direccin y control
de los recursos (humanos, financieros,
materiales, tecnolgicos, el conocimiento,
etc.) de la organizacin, con el fin de obtener
el mximo beneficio posible.
De lo anterior y teniendo en cuenta que los materiales
constituyen uno de los recursos ms significativos en los
procesos constructivos, nace la necesidad de contar con
una gua que nos permita controlar el flujo correcto de
materiales dentro de la obra desde el proceso de
adquisicin hasta su correcta utilizacin y
aprovechamiento.
1. Antecedentes, Estado del arte y Alcance
Los estudios relacionados con el tema de
administracin de los materiales en la industria de la
construccin son muy limitados, los anlisis existentes
se han enfocado hacia otros sectores econmicos.
Estas falencias en la documentacin y considerando la
importancia que tienen los materiales dentro del proceso,
conllev al desarrollo de ste trabajo bsico, y podemos
describirlo como:

1. La actividad de construir podra resumirse como el
proceso consistente en la utilizacin del trabajo
humano y la maquinaria para la transformacin de los
materiales en obras de ingeniera y de arquitectura.

Antecedentes, Estado del arte y Alcance

2. La ejecucin exitosa de un proyecto de
construccin requiere que todos los recursos
sean administrados de manera efectiva, pero
especialmente los materiales ya que constituyen
la mayor parte, tanto en cantidad como en
costo, de los recursos que se utilizan.
3. La administracin de los materiales
bsicamente se desarrolla alrededor de las
siguientes fases: La planeacin, gestin,
consecucin, recepcin, almacenamiento, uso,
pago y control.
Falencias en la Administracin de Materiales
Dentro de las falencias ms generalizadas
relacionadas con el manejo de los materiales de
construccin que limitan los procesos, causan retrasos y a
su vez generan sobrecostos podemos mencionar:
Procedimiento inadecuado para la compra de
materiales.
Inadecuado sistema de control de costos.
Poco conocimiento del personal sobre la
administracin de los materiales.
Poco control a la hora de entrega de materiales.
Desperdicio de materiales.
Prdidas por robo de materiales.
Mala manipulacin y almacenaje de materiales.
2. Planteamiento Metodolgico
La metodologa usada para la realizacin del presente
trabajo se desarroll en torno a una revisin bibliogrfica
teniendo en cuenta que en materia de estudio las fuentes
de informacin son muy pocas. Se document el proceso
del flujo de los materiales de construccin en sus
diferentes etapas a partir de lecciones aprendidas usando
la metodologa causa - efecto, por medio de un ejemplo
se propuso el uso de formatos, el anlisis de dichos
formatos y de los informes generados por un software de
control de costos (SAO), finalmente se propuso una lista
de chequeo con los principales aspectos a considerar en el
procedimiento de la administracin de los materiales.
La descripcin de la gestin de Materiales y su stock
se inicia con la administracin de la demanda.
3. Aspectos Bsicos relacionados con el Proceso
de la Administracin de Materiales en Obra
3.1 Generalidades:
El presente trabajo constituye un esfuerzo por tratar de
establecer los lineamientos que deben observarse en el
manejo de los materiales dentro de una obra de
Construccin.
El objetivo que se pretende es remarcar la importancia
que tiene un buen sistema de administracin de los
mismos; estudiar los problemas que se tienen cuando el
flujo de materiales no es eficiente, as como las ventajas y
beneficios cuando es bien aplicado dicho sistema.
3. Aspectos Bsicos relacionados con el Proceso
de la Administracin de Materiales en Obra
Para una mejor comprensin del contenido a continuacin
se realiza una breve descripcin de algunos conceptos
bsicos antes de abordar el objeto de la presente trabajo:
Materiales de Construccin.
Los materiales de construccin son la materia prima
utilizada en las diferentes etapas de construccin de un
proyecto de ingeniera civil y/o arquitectura.
Procesos Administrativos
Son aquellos que nos permiten planificar, organizar, dirigir
y controlar el uso de los recursos y las actividades de un
trabajo con el fin de alcanzar las metas dentro del
desarrollo de un proyecto o empresa de manera eficiente
y eficaz.
3. Aspectos Bsicos relacionados con el Proceso
de la Administracin de Materiales en Obra
Costos
Costo es el sacrificio, o esfuerzo econmico que se debe
realizar para lograr un objetivo.
Construccin
Montaje, fabricacin, instalacin, remodelacin, demolicin
o eliminacin de cualquier estructura, instalacin o
construccin adicional incluyendo todas las actividades
relacionadas con el desmonte del terreno, remocin de
tierras, dinamizacin y paisajismo.
Productividad
Medicin de eficiencia con los que los recursos son
administrados para completar un producto especfico,
dentro de un plazo establecido con un estndar de calidad
alto.
3. Aspectos Bsicos relacionados con el Proceso
de la Administracin de Materiales en Obra
Perdidas
Prdidas es todo lo que es distinto de los recursos mnimos
absolutos de los materiales.
Planificacin
A continuacin se realizara un enfoque en las cinco etapas
de planificacin de acuerdo al modelo propuesto por
Laufer & Tucker (1987).:
1. Preparacin del proceso de planificacin. Antes de iniciar
la construccin se deben definir los procedimientos a
seguir con respecto al proceso de compra, manipulacin
de materiales y de control de cada uno de esos procesos,
as como de los responsables de cada uno de ellos.

3. Aspectos Bsicos relacionados con el Proceso
de la Administracin de Materiales en Obra
2. Recoleccin de la informacin. Es necesario crear las
herramientas idneas que facilite la recoleccin de
informacin, formatos, informes, software especializado.
3. Elaboracin de planes. Se refiere a la planificacin con
base en los datos recolectados para tomar acciones
correctivas o de mejora segn corresponda.
4. Difusin de la informacin, los resultados obtenidos, as
como los planes y decisiones tomadas deben ser dadas a
conocer a las personas involucradas en los procesos.
5. Evaluacin del proceso de planificacin. Al trmino de
proyecto se debe evaluar el proceso de planificacin, para
tomar acciones de mejora para futuros proyectos.
3. Aspectos Bsicos relacionados con el Proceso
de la Administracin de Materiales en Obra
3.2 Factores que influyen en el desperdicio de
Materiales:
Hemos tratado ya este punto en la diapositiva N
06, que trata acerca de la falencias en la
administracin de materiales
4. Los Procesos en la Administracin de los
Materiales
Cuando se trata de materiales en
una obra es preciso considerar los
diferentes procesos para lograr
una buena administracin del
recurso; la suma de estos
procesos conlleva a la
optimizacin mxima de los
recursos .
A continuacin se realiza un
planteamiento de los diferentes
procesos involucrados con la
administracin de los materiales
en un proyecto de construccin:
4. Los Procesos en la Administracin de los
Materiales
4.1 El anlisis de la Informacin:
Una de las causas de las prdidas relacionadas con los
materiales es la carencia o deficiencia de planos y
especificaciones tcnicas, es por ello que antes de
iniciar cualquier proyecto se debe contar con la totalidad
de planos, especificaciones tcnicas, presupuesto
detallado de obra con sus respectivos anlisis de precios
unitarios, la programacin de obra detallada, ajustada a
los rendimientos verdaderos, es decir, todo el contexto
en particular en el cual se desarrollar el proyecto y
que permitir realizar una planeacin de compras. Es
por ello que se considera que la primera fase inicia con
el anlisis de la informacin, siendo esta la base del
proceso de planeacin, cotizacin y compra.
4. Los Procesos en la Administracin de los
Materiales
4.2 La Planeacin:
Esta etapa corresponde a la fase de proyeccin para la
adquisicin de los recursos materiales e inicia con la
identificacin y cuantificacin de cada uno de ellos de
acuerdo a las necesidades planteadas por el proyecto,
incluyendo los desperdicios.
Es muy importante distribuir los recursos del presupuesto
de obra en las actividades del programa para lo cual se
puede hacer uso de las tecnologas actuales o de una
sencilla hoja electrnica que integre los recursos
presupuestados con el tiempo programado.
4. Los Procesos en la Administracin de los
Materiales
4.3 La Cotizacin:
Con base en la programacin de compras realizada, es
posible llevar a cabo el proceso de cotizaciones, el cual
consiste en la solicitud y el anlisis de cotizaciones.
Este mtodo es utilizado por distintos software de control
de costos y presupuestos, pero tambin se puede hacer
con la ayuda de una tabla o formato elaborado para tal
efecto.

Ejemplo de Cuadro de Cotizacin:
4. Los Procesos en la Administracin de los
Materiales
4.4 La Compra:
Las compras se realizan buscando el punto de equilibrio
entre el costo del pedido, el inventario y la tasa de
consumo.
El punto de partida en esta fase es la solicitud de material
que realiza el rea de produccin al rea administrativa, y
tiene como base el cronograma de suministro de
materiales; el rea administrativa (compras) se encarga de
verificar la cantidad de material solicitado vs los pedidos
hechos del mismo tipo y el presupuesto de control
establecido en la fase de planeacin a fin de no sobrepasar
el rubro proyectado para cada captulo o actividad.
4. Los Procesos en la Administracin de los
Materiales
4.4 La Compra: (2)
Una vez seleccionado el proveedor, el rea de compras
emitir una orden de compras debidamente soportada;
las rdenes de compra, son documentos elaborados en
formatos pre-impresos u hojas electrnicas usualmente
apoyadas de un software especializado en control de
costos para facilitar el control, es decir, que el material que
llega a la obra sea el que se pidi y sin variaciones en el
precio pactado con el proveedor.
4. Los Procesos en la Administracin de los
Materiales
4.4 La Compra: (2)
Una vez seleccionado el proveedor, el rea de compras
emitir una orden de compras debidamente soportada;
las rdenes de compra, son documentos elaborados en
formatos pre-impresos u hojas electrnicas usualmente
apoyadas de un software especializado en control de
costos para facilitar el control, es decir, que el material que
llega a la obra sea el que se pidi y sin variaciones en el
precio pactado con el proveedor.
Ejemplo de Cuadro de Orden de Compra
DIRECCIN: CALLE 106 IMPAR PROVENZA
FECHA :JULIO 15 DEL 2010

MATERIAL

UNIDAD

CANTIDAD

VALOR

VALOR TOTAL

CEMENTO BULTO 3000 $ 17.200,00 $ 51.600.000,00
ACERO FIGURADO 60000
PSI KG 11520 $ 1.450,00 $ 16.704.000,00
LADRILLO H-10 UND 6000 $ 540,00 $ 3.240.000,00
ANTISOL TAMBOR 2 $ 575.000,00 $ 1.150.000,00
PUNTILLAS LB 100 $ 1.950,00 $ 195.000,00
ALAMBRE NEGRO KG 750 $ 1.930,00 $ 1.447.500,00
TOTAL
$ 74.336.500,00

LOS PRECIOS INCLUYEN IVA
ELABORO INGENIERA HELENA SERRANO APROBO: ING. FABIO ALBERTO ALMEYDA


4. Los Procesos en la Administracin de los
Materiales
4.5 El Almacenamiento:
Dependiendo del tipo de material se requerir para su
almacenamiento un recinto cerrado o un espacio abierto
con caractersticas determinadas. Es importante tener en
cuenta que los materiales que reaccionan al contacto con
la atmosfera deben ser almacenados en espacios cerrados;
cuando los materiales ocupan gran espacio o son
entregados a granel pueden almacenarse en espacios
abiertos, generalmente cerca a los frentes de trabajo.
En esta fase se destaca la importancia de mantener
registro de todos los movimientos del material. A estos
movimientos se les denomina: Entradas y salidas de
Almacn.
4. Los Procesos en la Administracin de los
Materiales
4.5.1 Las Entradas de Almacen:
Al momento que el material llega a la obra se procede a
verificar sus especificaciones, precio, integridad y cantidad,
de acuerdo con la orden de compra y posteriormente a
realizar la respectiva entrada de almacn; que es un
movimiento el cual se carga el material contablemente al
inventario.



4. Los Procesos en la Administracin de los
Materiales
4.5.2 Las Salidas de Almacn:
Es la etapa directamente responsable de la ruta del
material hasta el lugar de utilizacin; aqu es donde se
autoriza y se controla el movimiento del material de la
obra y a su vez se obtiene una base actualizada del
inventario de materiales.
Se sugiere hacer una programacin peridica de salidas de
almacn con base en la programacin de obra para de
esta manera controlar el material que se le entregara a
cada frente de trabajo, sirviendo esta informacin como
base para saber con anticipacin el consumo de material
de casa actividad.
Ejemplo cuadro de Ingreso de Almacn:
ENTRADA DE ALMACN
PROVEEDOR : ALDIA ORDEN DE COMPRA N 25
MATERIAL UND CANTIDAD VALOR VALOR TOTAL
CEMENTO BULTO 700 17.200 12.040.000
ACERO 60000 KG 7.500 1.450 10.875.000
LADRILLO H-10 UN 6.000 540 3.240.000
ANTISOL TAMBOR 2 575.000 1.150.000
PUNTILLAS LIBRA 100 1.950 195.000
ALAMBRE NEGR0 KG 500 1.930 965.000
TOTAL
28.465.000
FECHA: JULIO 25 DEL 2010

Ejemplo cuadro de Salida de Almacn:
SALIDAS DE MATERIALES
OBRA : TORRES DE BARCELONA
ENTREDADO A: MAESTRO OMAR MERCHAN SEMANA DE JULIO 12 A 17 DEL 2010

ACTIVIDAD : CONCREO DE ZAPATAS CANTIDAD:9,0M3
MATERIAL UND CANTIDAD MATERIAL ENTREGADO
LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO
ARENA M3 5,04 0 1,68 0 1,68 1,68 0
CEMENTO BULTO 63,0 0 21,0 0 21,0 21,0 0
TRITURADO M3 7,74 0 2,58 0 2,58 2,58 0
PUNTILLAS LB 2,0 1 0 0 1 0 0
TABLA DE
CARACOLI UND 4 2 0 0 2 0 0
RECIBE



4. Los Procesos en la Administracin de los
Materiales
4.6 Uso y Control:
El punto de partida de esta fase corresponde a la salida de
almacn, bajo la cual se asigna un responsable para las
diferentes fracciones y tipos de material, esta fraccin es
cargada al tem de la obra correspondiente, de esta forma
se mantiene actualizado el inventario y a su vez se puede
conocer qu cantidad de material se ha usado para cada
rea del proyecto. Una vez el material es asignado,
corresponde al proceso de control la verificacin de su uso,
a fin de ejecutar con las cantidades presupuestadas, bajo
los rendimientos usados para el presupuesto proyectado y
que corresponden a las condiciones estipuladas para cada
actividad de acuerdo a lecciones aprendidas.
4. Los Procesos en la Administracin de los
Materiales
4.6 Uso y Control:
El Control es una de las fases ms importantes dentro del
proceso, consiste en el establecimiento de sistemas que
permitan comparar lo ejecutado con lo planeado, detectar
errores, desviaciones, las causas y las alternativas de
solucin a fin de continuar el buen desarrollo del proyecto.
La fase de control de los materiales no es una fase
independiente, sino que integra a todas las fases
anteriormente descritas y constituye una herramienta en la
toma de decisiones en pro de la prevencin y correccin
de sobreprecios, desperdicios, calidad deficiente, robos,
prdidas, entre otros.
Despus de haber analizado todas las fases que
componen el proceso de administracin de materiales
es posible sintetizar las ventajas de una buena gestin
as:
1. Al realizar el seguimiento del flujo de los materiales desde
su planeacin se minimiza el riesgo de robo, extravo o uso
inadecuado.
2. Evita retrasos en la programacin de obra, ya que el
abastecimiento de los materiales necesarios para ejecutar
la produccin en el tiempo programado se convierte en
una actividad coordinada entre el rea de produccin,
compras y almacn.
3. Se evitan trastornos administrativos al mantener el control
de la informacin de las compras realizadas y el control de
inventarios.

4. Se mitiga el riesgo de sobrecostos por administracin de
materiales en la obra.
5. Proporciona un flujo ininterrumpido de materiales,
abastecimientos y servicios requeridos pasa la operacin
de la organizacin.
6. Mejora la posicin competitiva de la organizacin ya que al
controlar los costos a su vez protege los mrgenes de
utilidad.





5. Procedimiento de Control de Costos de los
Materiales de Obra
Una de las fases ms
importantes y decisorias en el
proceso de administracin de los
recursos materiales es la que
refiere a la supervisin y control.
A travs del tiempo se han
implementado innumerables
recursos y herramientas con el
fin de supervisar y controlar el
proceso; sin embargo se resalta
que estos elementos constituyen
simplemente un soporte para el
proceso pues la esencia
corresponde al anlisis de los
resultados.
5. Procedimiento de Control de Costos de los
Materiales de Obra
A continuacin se presentan algunos puntos importantes a
analizar dentro de la fase de supervisin y control
enmarcados en un ejemplo particular de obra civil;

Ejemplo: Construccin de un edificio en estructura
tradicional, al cual se denominar TORRES DE BARCELONA
con destinacin de uso para vivienda Se realizar un
control de costos de un presupuesto inicial elaborado bien
sea por medio de una simple hoja de clculo o con ayuda
de un software especializado, con base en el anlisis de
precios unitarios (apu).

5. Procedimiento de Control de Costos de los
Materiales de Obra
El proceso recomendado para el control de costos es el
siguiente:
Elaboracin presupuesto con base a anlisis de precios
unitarios.
Elaboracin de presupuesto de obra, es el mismo
presupuesto anterior en el cual no se tiene en cuenta los
costos indirectos.
Se genera un presupuesto de control de obra; este
presupuesto se obtiene al eliminar costos de formaleta,
herramienta, equipos y trasportes de los apu dejando
solamente mano de obra y materiales y agregando al
presupuesto tem nuevos como herramienta, formaleta,
equipos, transporte, esto con el fin de facilitar el control.
5. Procedimiento de Control de Costos de los
Materiales de Obra
Se genera un listado de materiales y recursos necesarios
para la realizacin del proyecto, si se tiene un software de
control de costos l lo genera.
Se utiliza como herramienta de control de pago de la mano
de obra; es decir con base en las actas de pago de los
contratistas se sabe cunto es el avance de cada actividad
y de acuerdo a esto se analizara cada apu ejecutado
comparndolo con el apu presupuestado.

5. Procedimiento de Control de Costos de los
Materiales de Obra
5.1 Anlisis Unitario de Obra:
Refiere al Anlisis de la informacin recopilada por
formatos o software especializado realizado con base en la
comparacin de los costos de materiales usados en obra
con los costes de los materiales presupuesta para cada
actividad.
Cabe anotar que las herramientas informticas solo nos
brindan la informacin, pero el anlisis de los resultados
compete al analista, quin hace uso de estos elementos,
procesa, examina la informacin y plantea alternativas de
solucin.
Ejemplo de Comparativo apu presupuestado vs apu
ejecutado de una actividad poco controlada.
5. Procedimiento de Control de Costos de los
Materiales de Obra
5.1 Anlisis Unitario de Obra:

Con base en la informacin recopilada en el anlisis
unitario anterior podernos constatar que hubo desperdicios
de material, lo que se traduce en un aumento del 15.63%
en el costo del unitario presupuestado, el paso a seguir
corresponde a encontrar las causas y tomar decisiones que
permitan eliminar o disminuir al mnimo estos sobrecostos.



Ejemplo de Ejemplo de anlisis de costos por tem.
5. Procedimiento de Control de Costos de los
Materiales de Obra
5.2 Anlisis de Ordenes de Compra:
Otro punto importante es hacer un comparativo de las OC
aprobadas con el material que est presupuestado. El
material presupuestado se obtiene del presupuesto
elaborado. Con base en la comparacin se analiza si la
planificacin de compra de materiales se est haciendo de
manera correcta, evitando as comprar ms material del
necesario, o comprar una cantidad insuficiente teniendo
que negociar la compra de pequeas cantidades faltantes
ya que esto significa: pagar acarreos, precios mayores (no
es lo mismo comprar volmenes grandes que pequeos,
retrasos en obra y sobrecostos por mano de obra inactiva.
Ejemplo de Cuadro de Anlisis de Orden de Compra:
5. Procedimiento de Control de Costos de los
Materiales de Obra
5.3Analisis de Material Comprado vs Material Gastado:
Se realiza comparando ambos materiales y de este modo
encontramos las prdidas que se han presentado en el
almacn de la obra ya sea por robos o por deterioro de
materiales ocasionados por malos hbitos de
almacenamiento; manipulacin de los materiales o mala
planificacin de compras en productos de poca vida til u
otras causas. Es importante dejar registro de estas causas
y con base en el anlisis realizado tomar los correctivos
necesarios para eliminar las causas que ocasionan perdidas
de materiales y por ende de dinero, permitiendo optimizar
los recursos con los que se cuente para la ejecucin de un
proyecto de construccin.
Ejemplo de cuadro de material comprado vs material
gastado:
6. Variacin entre los Materiales Presupuestados y los
Gastados en la Ejecucin de Obra
El hombre desde sus inicios ha utilizado
la planeacin y el control de obra de
Forma consciente o inconscientemente y
ha utilizado diferentes herramientas para
auxiliarse en el amplio campo de la
construccin, por lo cual se ha visto en la
necesidad de ir perfeccionando sus
diferentes tcnicas y mtodos.
El control de obra constituye un procedimiento fundamental
porque nos permite evaluar lo presupuestado con los
resultados obtenidos, para ello se hace la comparacin del
resultado obtenido con el presupuesto inicial; y se halla la
diferencia, a esto se le llama desviacin.
Lo principal en un control es la informacin y el nivel de
rendimientos deseado, para as encontrar la desviacin, en
nuestro caso es el desperdicio de material.
6. Variacin entre los Materiales Presupuestados y los
Gastados en la Ejecucin de Obra
El control consiste en analizar los resultados obtenidos con
lo programado inicialmente y analizar las causas. Un control
de materiales debe tener como mnimo lo siguiente:
Todo lo que este presupuestado tiene que ser objeto de
control.
Toda desviacin entre lo presupuestado y lo ejecutado se
debe analizar ya que esta desviacin puede ser causada
por un presupuesto mal elaborado, por una mala ejecucin
de obra) mala manipulacin de los materiales, rotos o la
combinacin de varias de ellas.
Toda desviacin tiene que tener un responsable.
Para todas las variaciones se deben plantear medidas
correctivas.
Los puntos crticos a revisar en el caso de los materiales
son los siguientes:
6. Variacin entre los Materiales Presupuestados y los
Gastados en la Ejecucin de Obra
Los anlisis de precios unitario deben estar bien
elaborados con los rendimientos reales, lo cual nos permite
hacer un control real y ms detallado de cada actividad
presupuestada y ejecutada.
Debe haber una metodologa definida para el control de
materiales.
Revisar que los pianos y especificaciones tcnicas estn
completos, que sean los definitivos y que tengan un muy
buen nivel de precisin.
Revisar el procedimiento de compras, debe existir una
programacin de compras, la cual debe estar amarrada a
la programacin de obra, tiene que haber un responsable
por la programacin por los pedidos, y por la compra como
tal.

6. Variacin entre los Materiales Presupuestados y los
Gastados en la Ejecucin de Obra
Revisar las condiciones de almacenamiento, ya que al no
poseer un lugar adecuado de almacenamiento nos
predisponemos a las prdidas de material ya sea por robo
o por que el material se deteriora.
Revisar las entradas de almacn, que correspondan al
material que lleg a la obra, sustentado con la orden de
compra, las remisiones y facturas que enve el proveedor.
Revisar la programacin de salida de almacn, ya que es
poco recomendable autorizar la entrega de materiales para
la obra al momento que se va utilizar por tal motivo lo
mejor es programar la autorizacin de salida de materiales
peridicamente, puede ser semanal. cabe mencionar que
la programacin de salida de material se debe hacer por
separado para cada actividad y tiene que responder con la
programacin de obra a ejecutar.
6. Variacin entre los Materiales Presupuestados y los
Gastados en la Ejecucin de Obra
Revisar las salidas de almacn; el material entregado en
obra no puede ser mayor al autorizado, adems no se
puede entregar material que no est autorizado por el
ingeniero residente, director de obra o a persona
encargada de este procedimiento.
Hacer un comparativo por actividad o tem entre consumo
terico con lo gastado en obra; esto es muy sencillo si se
tiene un software de control de costos, pero si no se tiene
esta herramienta se puede hacer de la siguiente manera:
Con las actas de pago de mana de obra canceladas a los
contratistas se obtiene la cantidad de obra ejecutada.
Hacer un cuadro de cantidad de obra ejecutada con el cual
se calcula el consumo terico, con los rendimientos del
presupuesto, cabe recordar que estos rendimientos ya
estn revisados y avalados es decir son muy aproximados
a la realidad.
6. Variacin entre los Materiales Presupuestados y los
Gastados en la Ejecucin de Obra
Hacer un cuadro de cantidad de obra ejecutada con el cual
se calcula el consumo real de materiales, este se saca de
totalizar las salidas de almacn para cada actividad; de all
la importancia de hacer las salidas especificando actividad
en la cual se consume el material.
Comparar los dos cuadros y hallar la variacin.
Si hay variacin identificar la causa.
Identificar el responsable.
Dar una propuesta de mejora que permita eliminar las
variaciones.


6. Variacin entre los Materiales Presupuestados y los
Gastados en la Ejecucin de Obra
Comparar la cantidad de material comprado con la
cantidad de material consumido en obra; esto es
importante para identificar si hay robos, si el material se
est deteriorando, y analizar las causas responsables y dar
una solucin al problema.
Hacer un informe peridico en el cual se evidencie el
estado de la otra el de los materiales, consumidos y en
inventario.
Hacer una lista de chequeo nos colabore y nos permita
dejar una trazabilidad del proceso de control de materiales.


Ejemplo de Cuadro Lista de chequeo propuesta como soporte de la
administracin de los materiales de construccin:
Ventajas en su Aplicacin
La obtencin de un control ms eficiente en cuanto a la`s
autorizaciones de compras y aplicacin de materiales en la
produccin.
Con el flujo correcto de la informacin sobre las compras
realizadas, se evitan trastornos administrativos entre los
departamentos involucrados con la actividad de compra,
recepcin, almacenamiento, pago y utilizacin de
materiales en la produccin.
Se minimiza el riesgo de robo o extravo.
Evita los retrasos en el programa de avances al procurar
mediante la coordinacin de los departamentos de
compras y almacn el abastecimiento de materiales
necesario para llevar a cabo la produccin en el tiempo
programado.
Problemas que se Presentan Cuando no Existe Control
de Materiales
La aplicacin indebida de los materiales en la produccin.
Esto se produce cuando se enva una requisicin de
materiales al almacn por una cantidad mayor a la
necesaria. Para resolver esto habr que realizar una
investigacin para determinar el destino del excedente e
identificar al responsable o responsables de tal acto.
La decisin errnea de seleccin del proveedor; es decir,
cuando la persona encargada de realizar las compras
decide comprar a un proveedor basndose en
fundamentos equivocados que no benefician en nada a la
empresa. (beneficios personales).
La falta de coordinacin entre los departamentos
involucrados con la funcin de compras por la falta de
comunicacin, este es un problema administrativo.

Conclusiones
Conclusiones
Las principales fallas en la gestin
administrativa de los materiales
obedecen principalmente a:


Falta de planificacin del proyecto.
Deficiente planificacin a raz de una informacin tcnica
incompleta unos detallados incompletos, programacin de
obra y presupuesto incompleto pero poco confiable.
Especificaciones tcnicas y planos deficientes o
incompletos no permiten saber el alcance real de la obra y
los materiales a utilizar, ni hacer una buena programacin
de compras y mejorar las condiciones de negociacin con
los proveedores.
Conclusiones
Malos procedimientos de compras. No tener una adecuada
metodologa de seleccin de proveedores repercute en la
disminucin de la capacidad de negociacin y por ende en
la consecucin de los precios de materiales ms favorables
para la obra.
Malas condiciones de almacenamiento de acuerdo a las
especificaciones de almacenamiento de los diferentes tipos
de material.
Falta de control en la manipulacin de los materiales.
Inadecuado Control de movimientos de almacn.
Malas tcnicas de almacenamiento.


Conclusiones
Inadecuado Control de movimientos de almacn. El no
tener una programacin peridica de autorizacin de
salidas de almacn hace que no se lleve el control de la
cantidad de material entregado.
La documentacin sobre el proceso de administracin de
materiales es muy generalizada y est poco enfocada a la
industria de la construccin y obras.
En la mayora de las empresas pequeas no se cuenta con
una herramienta bsica como la que se presenta aqu, por
tal razn el ejercicio de la administracin de materiales
toma un carcter artesanal y no se le da la importancia
que requiere, es decir se lleva una metodologa de prueba
y error.
El presente trabajo constituye una herramienta bsica para
guiar al profesional de la construccin en el proceso de
administracin de los materiales.
Conclusiones
Es necesario implementar un sistema de control de costos
apoyado en el uso de herramienta informticas como hojas
de clculo, formatos fsicos y/o software de control de
costos.











Recomendaciones
Recomendaciones
El presente trabajo constituye una gua bsica, a partir de
la cual es posible implementar muchos ms aspectos
relevantes para cada fase del proco de administracin de
materiales dependiendo de la singularidad del proyecto.
Se recomienda que en todo proyecto realizado se haga
una identificacin de las falencias presentadas en relacin
a la comparacin de una situacin ideal vs la situacin real
(ejecutada) en cuanto al manejo de los materiales, a fin de
constituir lecciones aprendidas que sean soporte tanto en
el desarrollo del mismo proyecto as como para otros
proyectos.
Es recomendable apoyarse en un software de control de
costos a fin de facilitar el proceso de control de los
materiales.


Recomendaciones
Se recomienda adoptar una metodologa para el proceso
de administracin de materiales, a fin de garantizar el
control de materiales y mitigar los sobrecostos por este
concepto.
Antes de iniciar un proyecto de construccin se debe
dedicar tempo y recursos suficientes a la planificacin. ya
que de ella depende el xito de cualquier proyecto.
Es recomendable previo a la iniciacin de cualquier
proyecto contar con la totalidad de estudios y diseos, que
estos sean completos y con alto grado de detalles, ya que
a mayor informacin mayor planificacin y esto repercute
en una mayor rentabilidad del proyecto; los materiales
como parte esencial de un proceso constructivo no son la
excepcin podemos decir que a mayor planeacin se
optimizan los recursos y el porcentaje de prdidas
disminuye.
Recomendaciones
Se recomienda para cualquier proyecto de obra civil
establecer, un procedimiento completo que regule la
administracin de materiales, el cual vaya desde el
momento de requisicin de material hasta la salida de ste
del almacn.
Se recomienda realizar auditoras peridicas de manejo de
materiales, las cuates incluyan tanto la ejecucin de un
inventario, corno el seguimiento de todos los procesas de
la administracin de los materiales con el fin de tomar
acciones correctivas si lo amerita y acciones de mejora que
permitan optimizar los recursos destinados a materiales.





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