Compaias SUPERINTENDENCIA DE COMPAAS DEL ECUADOR VII REUNIN DE RESPONSABLES DE SISTEMAS DE INFORMACIN San Pedro Sula, Honduras, del 6 al 8 de Julio 2005
Agenda: Antecedentes Introduccin Objetivos Contenido del Archivo Proceso de depuracin del Archivo Proceso de digitalizacin del Archivo Implementacin del Proyecto Sistemas desarrollados Conclusiones
Antecedentes La Superintendencia de Compaas del Ecuador es una institucin autnoma, cuyas funciones principales son apoyar y supervisar a los sectores empresarial y de Mercado de Valores.
Con el fin de contar con un mecanismo ms eficiente para el manejo del Archivo Fsico, se decidi iniciar el Proyecto de Digitalizacin.
Para ello, mediante Resolucin No.04.001 se expidieron los lineamientos a seguir con el fin de lograr en primer trmino, la depuracin de los documentos contenidos en el Archivo.
Introduccin Pasos a realizar en el proceso de digitalizacin:
DEPURACION DEL ARCHIVO FISICO .
DIGITALIZACION .
ACCESO ELECTRONICO .
Objetivos: FACIL ACCESO Y CONSULTA DEL DOCUMENTO
RESGUARDO Y PROTECCION DEL DOCUMENTO ORIGINAL
OPTIMIZACION DEL ESPACIO FISICO
SIMULTANEIDAD EN LA CONSULTA Contenido del Archivo El Archivo de Cias Activas a Nivel Nacional es de 48.000 que contiene ms de 1.500.000 documentos y 6.000.000 de pginas.
El expediente fsico de cada compaa esta dividido en tres secciones: general, jurdica y econmica.
General oficios de nombramientos de administradores y representantes legales, transferencias de acciones, cesiones de participaciones, etc.,
Jurdica escrituras, resoluciones, extractos, publicaciones, de los actos jurdicos realizados por la compaa.
Econmica Estados financieros, las nominas de accionistas, los informes de auditora externa,
Proceso de depuracin Este proceso consiste en contrastar los documentos que conforman el expediente fsico de cada compaa, con el listado de documentos que de acuerdo a nuestra Base de Datos, deberan estar en dicho expediente.
Esto nos permite asegurar que nicamente los documentos previamente verificados llegarn a la etapa de digitalizacin.
Adems nos permite comparar la informacin contenida en los documentos fsicos con la que est almacenada en nuestra Base de Datos. Con esto logramos depurar tambin la informacin de la Base de Datos. Proceso de depuracin Para hacer esta depuracin, realizamos un anlisis de la informacin contenida en nuestra Base de Datos y a partir de ella, generamos un listado de todos los documentos que segn esta, deberan conformar el archivo fsico, y los separamos en las tres secciones: general, jurdica y econmica.
BASE DE DATOS LISTADO DE DOCUMENTOS A DEPURAR Proceso de depuracin Para realizar esta depuracin, desarrollamos una Aplicacin Web que permite a un grupo de funcionarios realizar efectivamente la comparacin del expediente fsico de cada una de las compaas, contra el listado previamente generado. Proceso de digitalizacin Una vez depurado, cada uno de los expedientes de las compaas pasa al proceso de digitalizacin.
Para esto, era necesario contar con una aplicacin que permita digitalizar los documentos y almacenarlos de forma segura, de tal manera que fuera sencillo poder consultarlos posteriormente.
Se evaluaron distintas alternativas con el fin de seleccionar la mejor opcin para la Superintendencia de Compaas. Tenamos que decidir entre adquirir un software comercial, y desarrollar una aplicacin que se adapte a nuestras necesidades y que est hecha a la medida. Cada alternativa tiene ventajas y desventajas. Proceso de digitalizacin Ventajas de un software comercial:
Presta muchas funcionalidades a la hora de digitalizar los documentos, aunque algunas son innecesarias. Est probado en el mercado.
Desventajas de un software comercial:
La integracin con los recursos tecnolgicos de la Superintendencia (Bases de Datos, Sistemas, etc.) requiere de mucho esfuerzo. No se dispone del cdigo fuente y cualquier cambio implica solicitar al propietario del producto que realice dichos cambios, lo cual genera dependencia. Es costoso puesto que implica licenciamiento. Proceso de digitalizacin Ventajas de un software a la medida:
Es menos costoso debido a que no se requiere realizar ningn licenciamiento. Fcilmente integrable con los recursos tecnolgicos de la institucin. Se dispone del cdigo fuente, lo que facilita realizar futuros cambios.
Desventajas de un software a la medida:
No tendra todas las funcionalidades (muchas de ellas innecesarias) que tiene el software comercial. Podra presentar errores al no estar previamente probado. Proceso de digitalizacin
Despus del proceso de evaluacin, se decidi desarrollar un software a la medida.
Se desarroll un primer prototipo y se lo fue mejorando con el fin de que ofrezca mejores prestaciones a la hora de digitalizar los documentos.
Con este software, el funcionario encargado de digitalizar, ingresa el nmero del expediente de cada compaa y tiene en su pantalla el listado de todos los documentos previamente verificados en el proceso de depuracin y que deben ser digitalizados.
Luego hace doble clic sobre cada documento y se presenta una interfaz que le permite digitalizarlo. Luego mejora la imagen para que refleje de manera fiel los detalles del original y finalmente lo graba en nuestra Base de Datos Sybase.
Proceso de digitalizacin
BASE DE DATOS Documentos digitalizados Listado de documentos a digitalizar Interfaz de digitalizacin Implementacin del Proyecto Una vez que se desarrollaron al interior de la Institucin, los programas tanto para la depuracin cuanto para la digitalizacin del Archivo, tena que implantarse el proyecto a nivel nacional.
La Superintendencia de Compaas del Ecuador tiene siete oficinas en las siguientes ciudades: Quito (Matriz), Guayaquil, Cuenca, Portoviejo, Ambato, Machala y Loja.
En cada una de estas oficinas se tiene un Archivo conformado por los expedientes de las compaas que estn sujetas a su control. La suma de todos estos Archivos dan como resultado el Archivo Total de la Superintendencia de Compaas. Implementacin del Proyecto Para el proceso de depuracin del Archivo, los funcionarios de todas las oficinas utilizaron la Aplicacin Web desarrollada por la Divisin de Informtica de la Superintendencia y alojada en un servidor central en Quito.
Para el proceso de digitalizacin, se instal un Servidor de Base de Datos en cada una de estas oficinas. De esta manera, los documentos digitalizados en cada oficina se almacenan en la Base de Datos de esa oficina, esto mejora el tiempo de respuesta del Sistema, toda vez que si se hubiera pretendido almacenar directamente en el Servidor Central en Quito, el Sistema se hubiera vuelto extremadamente lento e ineficiente, esto en funcin del tamao de los documentos digitalizados. Implementacin del Proyecto El Sistema de Digitalizacin fue instalado en cada una de las oficinas de la Superintendencia a nivel nacional.
Todas las oficinas de la Superintendencia estn conectadas a travs de enlaces dedicados, estos permiten que desde cualquiera de ellas se pueda conectar con el Servidor Central ubicado en Quito.
Para aprovechar esta infraestructura, se desarroll otro programa que transmite durante las noches (tiempo en que se usan menos los enlaces de comunicacin), al servidor central en Quito, todos los documentos digitalizados durante el da en cada una de las oficinas. As tenemos una Base de Datos que consolida todos los documentos digitalizados a nivel nacional y que es respaldada diariamente, asegurando la integridad de la informacin. Implementacin del Proyecto
Generalmente, los funcionarios de una oficina consultan los documentos digitalizados correspondientes al Archivo de esa oficina. Por lo tanto, para realizar estas consultas el Sistema accede nicamente a la Base de Datos local, lo cual es ptimo en funcin del tiempo de respuesta.
Sin embargo, si algn funcionario desea consultar un documento digitalizado que est almacenado en otra oficina, el Sistema se conecta a la Base de Datos de esa oficina y extrae el documento correspondiente. Implementacin del Proyecto BASE DE DATOS QUITO GUAYAQUIL Listado de documentos a digitalizar Digitalizar En las noches los documentos se transmiten al servidor central de Quito Guardar BASE DE DATOS Guardar Digitalizar Consultar Consultar Consultar Implementacin del Proyecto Una vez que los documentos han sido digitalizados, los funcionarios autorizados pueden consultarlos. Para ello, utilizan una Aplicacin Web que permite ubicarlos, extraerlos de la base de datos y presentarlos en el visor Adobe Reader, esto debido a que los documentos estn almacenados en formato pdf.
Utilizamos el formato pdf porque es un estndar de la industria y porque ya existe un visor que presta todas las funcionalidades para la exploracin de los documentos digitalizados. Sistemas desarrollados Sistema de depuracin del Archivo.
Sistemas desarrollados Sistema de digitalizacin del Archivo.
Sistemas desarrollados Sistema de consulta del Archivo.
Sistemas desarrollados Sistema de consulta del Archivo.
Conclusiones La conversin de los archivos fsicos en archivos digitales es muy beneficioso para las instituciones. La tecnologa actual nos brinda todos los recursos necesarios para realizar esta conversin.
Los archivos digitales brindan varias ventajas a las Instituciones, entre ellas, facilidad y simultaneidad de consulta, proteccin de los documentos originales, rapidez, etc.
Antes de iniciar un proyecto de digitalizacin se debe hacer un anlisis completo de los problemas que se debern afrontar en su implementacin.
Los proyectos de digitalizacin implican un gran esfuerzo de coordinacin y planificacin. Adems involucran varios recursos: humanos, hardware, software, comunicaciones, etc.