Sesin 4

El proceso administrativo:
importancia, etapas y
caractersticas

Los partidarios de la escuela del proceso
administrativo consideran la administracin
como una actividad compuesta de ciertas sub-
actividades que constituyen el proceso
administrativo nico. Este proceso
administrativo formado por 4 funciones
fundamentales, planeacin, organizacin,
ejecucin y control.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS


1
PLANIFICACIN
4
CONTROL
EVALUACIN
2
ORGANIZACIN
3
EJECUCIN
DIRECCIN
EL GERENTE
P
A
S
O
S

N
E
C
E
S
A
R
I
O
S

P
A
S
O
S

N
E
C
E
S
A
R
I
O
S

Para
Dnde
Voy?
Cmo
Trabajo?
Qu he
logrado
Planificar

Planificar

Organizar
Dirigir
Evaluar

Quin soy
Y qu hago?
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

LA PLANEACION para determinar los objetivos en
los cursos de accin que van a seguirse.
LA ORGANIZACIN para distribuir el trabajo
entre los miembros del grupo y para establecer y
reconocer las relaciones necesarias.
LA DIRECCION por los miembros del grupo para
que lleven a cabo las tareas prescritas con
voluntad y entusiasmo.
EL CONTROL de las actividades para que se
conformen con los planes.

ORGANIZACIN

Despus de que la direccin y formato de las
acciones futuras ya hayan sido determinadas, el
paso siguiente para cumplir con el trabajo, ser
distribuir o sealar las necesarias actividades de
trabajo entre los miembros del grupo e indicar la
participacin de cada miembro del grupo. Esta
distribucin del trabajo esta guiado por la
consideracin de cosas tales como la naturaleza
de las actividades componentes, las personas del
grupo y las instalaciones fsicas disponibles.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA
ORGANIZACIN
Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos)
Agrupar las obligaciones operativas en puestos de trabajo.
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y
relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto
adecuado.
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada
miembro de la admn.
Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control.
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Qu cosas no estn recogidas en un
organigrama?
Las actividades que se llevan a cabo en una
organizacin
Las decisiones que se toman en la misma
Las relaciones que se establecen entre
personas y grupos
9


Organizar es complejo porque hay
que tener en cuenta
Divisin del trabajo
Autoridad
Responsabilidad
Disciplina
Unidad de mando
Unidad de direccin
Centralizacin
Cadena escalar
Remuneracin personal
Estabilidad personal
Orden
Equidad
Iniciativa
Espritu de equipo
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Organizacin formal e informal
Organizacin formal
estructura planificada de forma deliberada de los papeles
a desempear por las personas en una organizacin.
En la organizacin informal
las personas buscan ser aceptadas, sentirse solidarias con
otras, proteccin, ser escuchadas.
Los componentes comparten objetivos, valores, filosofas,
tienen sentido de pertenencia al grupo y desarrollan sus
normas de funcionamiento, sus premios y sus castigos.
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Autoridad dentro de la Organizacin
Autoridad formal
est establecida y oficialmente reconocida en el
organigrama, en descripciones puestos de trabajo
y en manuales de organizacin.
Autoridad informal
se reconoce a las personas y los grupos y que
suelen ser conducidas por un lder.
Entre Ambas hay que lograr armona
para lograr los objetivos de la organizacin.
12
La Organizacin Formal
Actividades
requeridas para el desarrollo del
trabajo.
Interacciones entre individuos
derivadas de la divisin del trabajo y de
la necesidad de coordinacin e
interdependencia para llegar al
resultado deseado.
Motivos que inducen a las personas
a trabajar:
prestigio, deseo de formar parte de
empresa de reputacin, etc.
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La organizacin Informal
Actividades
Espontneas no exigidas por el desarrollo
del trabajo.
Interaccin entre individuos
Derivadas de los contactos sociales entre
personas.
Sentimientos y actitudes que surgen en
el trabajo:
Simpata, antipata, aprobacin, crtica,
amistad, inters.
INTERRELACIN ENTRE LAS
FUNCIONES
En la prctica real, las 4 funciones fundamentales
de la administracin estn de modo entrelazadas
e interrelacionadas, el desempeo de una
funcin no cesa por completo (termina) antes
que se inicie la siguiente. Y por lo general no se
ejecuta en una secuencia en particular, sino como
parezca exigirlo la situacin. Al establecer una
nueva empresa el orden de las funciones ser
quizs como se indica en el proceso pero en una
empresa en marcha, el gerente puede encargarse
del control en un momento dado y a
continuacin de esto ejecutar y luego planear.

Objetivos Organizacionales

Toda organizacin pretende alcanzar
objetivos. Un objetivo organizacional es una
situacin deseada que la empresa intenta
lograr, es una imagen que la organizacin
pretende para el futuro. Al alcanzar el
objetivo, la imagen deja de ser ideal y se
convierte en real y actual, por lo tanto, el
objetivo deja de ser deseado y se busca otro
para ser alcanzado.
La palabra objetivo proviene de ob-jactum,
que significa "a donde se dirigen nuestras
acciones."
Los objetivos son enunciados escritos sobre
resultados a ser alcanzados en un periodo
determinado.
Los objetivos son los fines hacia los cuales est
encaminada la actividad de una empresa, los
puntos finales de la planeacin
DEFINICION E IMPORTANCIA DE LOS
OBJETIVOS
Un objetivo administrativo es la meta que se
persigue, que prescribe un mbito definido y
sugiere la direccin a los esfuerzos de
planeacin de un gerente. Esta definicin
incluye 4 conceptos, desde el punto de vista
del gerente son:
META es la mira que va a perseguirse y deber
ser identificada en trminos claros y precisos.
No se habr de confundir una meta con el
rea general de actividades deseadas, el
hacerlo as pone en nfasis en los medios, no
en la mira.
AMBITO de la meta que se persigue est
incluida en la declaracin de los lmites o
restricciones que debern observarse.

As mismo un objetivo connota un carcter definitivo.
Los propsitos declarados en trminos vagos o de
doble significado tienen poco o ningn valor
administrativo porque estn sujetos a varias
interpretaciones y con frecuencia el resultado es
confusin y disturbio.
La direccin est indicada por el objetivo. Muestra los
resultados que deben buscarse y aparta esos
resultados de los muchos objetivos posibles que de
otra forma podran buscarse. Esta direccin
proporciona los cimientos para los planes estratgicos
apropiados que deben formularse para alcanzar los
objetivos.

FUNCIONES DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

a. Presentacin de una situacin futura: se
establecen objetivos que sirven como una gua
para la etapa de ejecucin de las acciones.
b. Fuente de legitimidad: los objetivos justifica las
actividades de una empresa.
c. Sirven como estndares: sirven para evaluar las
acciones y la eficacia de la organizacin.
d. Unidad de medida: para verificar la eficiencia y
comparar la productividad de la organizacin.

CARACTERSTICAS DE LOS OBJETIVOS
Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma
que no revista ninguna duda en aquellos que son responsables de
participar en su logro.
Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles
para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho
de otro modo, deben ser flexibles para aprovechar las condiciones
del entorno.
Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un
horizonte de tiempo para poder determinar con precisin y
objetividad su cumplimiento.
Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.
Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que
ste debe servir a la empresa. Los objetivos por reas funcionales
deben ser coherentes entre s, es decir no deben contradecirse.
Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma que se
constituyan en elemento motivador, en un reto para las personas
responsables de su cumplimiento.

CLASIFICACION DE OBJETIVOS SEGN
EL PLAZO
Objetivos a corto plazo: por lo general se extienden a
un ao o menos. Por ejemplo el objetivo de la
compaa es alcanzar 3 millones de ventas brutas para
el ao 2003 y un objetivo personal de vender 3 nuevos
contratos en el mes de marzo.
Objetivos a mediano plazo: Por lo general cubren
periodos de 1 a 5 aos por ejemplo crecer a 8 oficinas
regionales del 2003 al 2008.
Objetivos a largo plazo: se extienden ms all de 5
aos. Por ejemplo buscar establecerse en 10 pases
extranjeros para el ao 2016.
TIPOS DE OBJETIVOS

Segn el alcance en el tiempo podemos definir los objetivos
en generales o largo plazo, el tctico o mediano plazo, y el
operacional o corto plazo.

Largo Plazo

estn basados en las especificaciones de los objetivos, son
notablemente ms especulativos para los aos distantes
que para el futuro inmediato. Los objetivos de largo plazo
son llamados tambin los objetivos estratgicos en una
empresa. Estos objetivos se hacen en un periodo de 5 aos
y mnimo tres aos. Los objetivos estratgicos sirven para
definir el futuro del negocio.

Sobre los objetivos generales de una empresa

Consolidacin del patrimonio
Mejoramiento de la tecnologa de punta
Crecimiento sostenido
Reduccin de la cartera en mora
Integracin con los socios y la sociedad
Capacitacin y mejoramiento del personal

Mediano plazo

son los objetivos tcticos de la empresa y se
basan en funcin al objetivo general de la
organizacin. Tambin son llamados los
objetivos tcticos ya que son los objetivos
formales de la empresa y se fijan por reas para
ayudar a sta a lograr su propsito.

Corto plazo

son los objetivos que se van a realizar en menos un periodo
menor a un ao, tambin son llamados los objetivos
individuales o los objetivos operacionales de la empresa ya
que son los objetivos que cada empleado quisiera alcanzar
con su actividad dentro de la empresa. As, para que los
objetivos a corto plazo puedan contribuir al logro de los
objetivos a plazos intermedios y largo, es necesario establecer
un plan para cumplir con cada objetivo y para combinarlos
dentro de un plan maestro que deber ser revisado en
trminos de lgica, consistencia y practicabilidad.