Tema 4: La organizacin interna de la empresa

Las organizaciones surgen para hacer que hombres

comunes hagan cosas no comunes.

Organizarse es esencial para toda actividad:

personal...
asociaciones...
empresas...
Administracin pblica...

La funcin de organizacin se asigna a la direccin de la
empresa pues es la que coordina todos los elementos de
la empresa con el fin de alcanzar los objetivos marcados.

4.1 Proceso de direccin: Concepto y funciones (I)
DIRECCIN
Planificar Organizar Gestionar Controlar
4.1 Proceso de direccin:Concepto y funciones (II)
Planificar: decidir por anticipado qu se quiere
hacer y los medios necesarios para ello.
Organizar: diseo de la estructura organizativa.
Especializacin. Divisin del trabajo.
Recursos humanos: integracin de los
individuos: reclutamiento, seleccin, asignacin
de puestos.
Control: medicin de resultados previstos.
Identificacin de desviaciones. Correcciones.

4.1 Proceso de direccin: Concepto y funciones (III)

SUPERVIVENCIA
EMPRESA
ENTORNO
COMPETITIVIDAD
PLANIFICACIN
ORGANIZACIN
PARTICIPACIN
INTERCONEXIN
OBJETIVOS
4.2 Funcin de planificacin (Introduccin)

Por qu planificamos?

Proporciona un camino...


Coordina las unidades de la empresa hacia un fin
concreto.

Ayuda a lograr el xito.

Se entiende como un instrumento fundamental de la
direccin empresarial y un slido canal de comunicacin
dentro la empresa.

4.2 Funcin de planificacin (Concepto)
1. Fija unos OBJETIVOS.
2. Marca unas ESTRATEGIAS.
3. Define las POLTICAS de la empresa.
4. Establece CRITERIOS de decisin.
5. Persigue la obtencin de unos FINES.

4.2 Funcin de planificacin:
Clasificacin de los planes (I)
SEGN SU NATURALEZA Y CARACTERSTICAS:

- MISION: filosofa particular de la empresa.
Expresa o Recoge la la visin global, el fin ultimo que desea cumplir la empresa.
(Ejemplo.- Abastecer al mercado del bien o servicio que produce o presta la empresa.)

- META(fin fundamental perseguidos por la empresa) / OBJETIVO
(desglosado en diversos grados):
Al establecer objetivos estamos trabajando ms a corto plazo que con la meta y la
misin.
Define dnde se quiere ir a parar con un nivel de detalle mayor (subobjetivos).
Caractersticas de los objetivos que se pretendan alcanzar:
- tienen que ser realistas,
- tienen que establecerse prioridades entre ellos(objetivos y subobjetivos),
- hay que alcanzarse con el mnimo de consecuencias imprevistas y los
mnimos costes (tambin los costes sociales)
- se tiene que comunicar a las personas implicadas y motivarlas para que se logre el
objetivo pretendido.



-POLITICAS: principios bsicos que marcan las lneas de
actuacin.(Hecho diferencial de la empresa, que la hace distinta a las
dems)
-PROCEDIMIENTOS: pasos a seguir a la hora de ejecutar una accin.
-REGLAS: normas que delimitan lo que se puede o no se puede hacer.
-PRESUPUESTOS: cuantificacin de los planes, previsin de recursos,
instrumento de control=> con ello se prevn las necesidades de
dinero para llevar a cabo los planes marcados.

4.2 Funcin de planificacin
Clasificacin de los planes (I) continuacin

4.2 Funcin de planificacin
Clasificacin de los planes (II)

SEGN LA TEMPORALIDAD:
- A LARGO (>5 aos)
- A MEDIO (>1 y 5aos ) PLAZO
- A CORTO ( 1 ao)
SEGN LAS FUNCIONES O DEPARTAMENTOS:
- DE PRODUCCIN
- DE VENTAS
- DE FINANCIACIN
- DE INVERSIN
- etc. Segn las funciones o departamentos
4.2 Funcin de planificacin: Etapas / Fases
Identificacin del problema
Especificacin de los objetivos
Determinacin de las premisas
Establecer lneas de actuacin FEED BACK 360
Evaluar alternativas (vuelve al principio)
Eleccin de la mejor
Especificacin de los planes
Presupuestacin y control

4.3 Funcin de organizacin: (Concepto)
Sirve para disear estructuras: definir las funciones
que debe realizar cada persona de la empresa,

Concreta funciones (indicando la responsabilidad,
autoridad de cada persona).

Ordena las relaciones entre tareas y reas de
funcionamiento de la empresa.

Se materializa en los organigramas -> esquemas
simplificados de la organizacin de las empresas.

(Ejemplo de un Organigrama de un I.E.S.)
DIRECTOR
JEFE ESTUDIOS ESO
JEFE ESTUDIOS
BACHILLERATO
JEFE ESTUDIOS
CICLOS FORMATIVOS
CONSEJO ESCOLAR
SECRETARIO
(ADMINISTRACIN)
PROFESORES ESO PROFESORES BACH PROFESORES CF
PERSONAL
NO DOCENTE
COMISIONES
Programacin general anual
Proyecto educativo
Proyecto curricular
Programaciones didcticas
4.3 Funcin de organizacin:
Etapas de la funcin de organizacin
1. Concrecin o determinacin de los niveles de
organizacin=> establecer la jerarqua de mandos
(quin controla y quin ejecuta las tareas dentro de la
empresa).
2. Funciones / objetivos de los niveles de mando y de
cada persona que integra la empresa.
3. Concrecin de tareas a realizar por cada persona.
4. Establecer canales de comunicacin en todos los
sentidos. Entre departamentos, dentro y fuera dela
empresa,
Es importante decir que la organizacin ser
distinta segn el tipo de empresa.

4.3 Funcin de organizacin
La comunicacin en la empresa (I)
Es imprescindible para desarrollar los procesos de:
planificacin y control.

Debe ser bilateral (que haya comunicacin en los dos
sentidos) y no solo unilateral (que uno hable y el otro
solo escuche sin opcin a rplica) (JUEGO)

Volumen de informacin generada.

La informacin adecuada reduce incertidumbres.

Las bases de datos

Informacin = ruido?

Sistemas de informacin integrados.

4.3 Funcin de organizacin
La comunicacin interna en la empresa (II)
VERTICAL: entre distintos niveles jerrquicos
- ASCENDENTE: de ABAJO(se origina en los empleados) hacia ARRIBA (finaliza en los
directivos). Para que directivos o altos cargos conozcan los problemas de los trabajadores para
solucionarlos y con ello aumentar su motivacin.
- DESCENDENTE: de ARRIBA(desde directivos) hacia ABAJO (a empleados). Para
informar a empleados de los objetivos ms generales de la empresa y de las tareas a desarrollar
para alcanzarlos. Este tipo de informacin es ms habitual que la ascendente.
HORIZONTAL: en el mismo nivel jerrquico de mando que
pertenezcan a distintos departamentos, con ello la empresa
funciona como un todo
ORAL (es la ms frecuente) o ESCRITA (esta debe ser clara, saber
qu mensaje se quiere dar y cmo hacerlo para que no haya malas
interpretaciones

4.3 Funcin de organizacin
La organizacin del trabajo
Concepto de Organizacin del trabajo: conjunto de normas para que se coordinen los distintos medios de los que
dispone la empresa de forma que con el mnimo coste se alcancen los objetivos marcados

Desde el inicio de la historia siempre ha habido algn tipo de ORGANIZACIN.

ORGANIZACIN CIENTIFICA DEL TRABAJO: De entre los que destacan los autores:

FREDERICK W.TAYLOR: (EEUU) Se centra en la organizacin del trabajo en la produccin industrial, y establece
la primera teora de la organizacin cientfica del trabajo, defendiendo:

La Racionalizacin del trabajo y su organizacin en el taller, eliminando los tiempos muertos para aumentar la productividad.
Una Organizacin burocrtica y administrativa, es decir, existe una oficina tcnica que organiza las tareas de los trabajadores.
Existencia de varios jefes.
Una organizacin muy jerarquizada y liderazgo autocrtico (autoritario).
Rgidos sistemas de control.
Salarios ms altos para los trabajadores que ms produjeran-> salario ms alto cuanto mayor sea la productividad del trabajador.

Al principio , la teora de Taylor fue bien acogida, pero con el tiempo este sistema no gust sobre todo a los trabajadores quienes a
travs de los sindicatos protestaron por la monotona del trabajo que les produca cansancio y fatiga.

HENRY FAYOL: (FRANCIA) Escuela de jefes
Crea un sistema de organizacin del trabajo que interrelaciona ms el factor humano con la empresa en total, por lo
que organiza no solo el trabajo sino tambin a la empresa en su conjunto. El consideraba que era necesario:

El principio de la unidad de mando y direccin, es decir, que cada persona dependiera de un solo superior.
La jerarqua dentro de la empresa debe estar muy bien definida.
La funcin administrativa es la ms importante, de ella depende el resto de funciones de la empresa.
El trabajo se debe dividir en tareas bien definidas.
La remuneracin debe ser equitativa (todos cobran lo mismo) y satisfactoria.
Debe haber equilibrio entre autoridad y responsabilidad.
Tareas : prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

ESCUELA DE RELACIONES HUMANAS: Surge como intento de solucionar los puntos dbiles del
sistema de organizacin cientfica del trabajo (monotona y fatiga en el trabajo). Su objetivo es hacer el
trabajo ms humano dando importancia a las relaciones humanas dentro de la empresa. Destacan:

ELTON MAYO: Enfoque psicolgico de la organizacin (experimentos Hawthorne con el que
comprob que si mejoraban las condiciones de trabajo, los trabajadores mejoraban su productividad, es
decir, aumentaba la produccin de cada trabajador) .
Conclusiones a las que lleg:
Existen incentivos distintos de los materiales (ms salario) para que los trabajadores se motiven.
Existen otros objetivos para la empresa adems de el de maximizar el beneficio.
El hombre no puede programarse como una mquina. El empresario debe motivar a los trabajadores y con
ello su productividad aumentar.
Mejora de las condiciones de trabajo => Mejoras de productividad.

ABRAHAM H. MASLOW: Autor ms destacado de la Teora Humanista. Considera que la motivacin
en la conducta humana es lo que hace que aumente la productividad en el trabajo.

Clasific las necesidades humanas en 5 niveles dentro de una pirmide que se han de satisfacer de
forma progresiva: en la base de la pirmide establece las necesidades fisiolgicas, seguidas de las de
seguridad, sociales, de autoestima y en la cima de la pirmide las necesidades de autorrealizacin.
Cuando las necesidades del primer nivel (base) estn satisfechas, es cuando al individuo le surgirn las
necesidades que estn en el nivel superior, as hasta llegar al nivel ms alto. (DIBUJAD LA PIRMIDE)

Maslow considera que esta estructura no es para todo el mundo igual, pues hay personas que dan ms
importancia a la autoestima que a la seguridad. Adems, puede que surja una necesidad nueva sin tener
satisfecha por completo la anterior.
4.3 Funcin de organizacin
La organizacin del trabajo (continuacin)
Las relaciones laborales. Conflictos.
El trabajo: satisfacciones / insatisfacciones.
La motivacin y los incentivos:
- DINERO necesario para satisfacer las necesidades de consumo.
- EXPECTATIVAS DE FUTURO: ascenso en el puesto de trabajo.
- RECONOCIMIENTO EN EL TRABAJO: tener en cuenta el esfuerzo
que hace cada persona en su puesto de trabajo
- COLABORACION EN EL TRABAJO: participando en la solucin de
los problemas de la empresa para que vean que su colaboracin es
necesaria para que la empresa funcione.
- NUEVOS INCENTIVOS...

4.3 Funcin de organizacin
La motivacin en el trabajo (continuacin)
CONCEPTO DE ORGANIZACIN FORMAL:
Estructura intencional, definida, identificada.
Sita sus elementos de forma conveniente.
Adapta a las personas a la estructura de la empresa .
Es un medio organizado de los distintos elementos de la
empresa para conseguir los objetivos marcados.
Rol organizativo: papel que cada cual desempea en el
mbito de la organizacin.
Principios: de autoridad y responsabilidad.
Se resume en los organigramas de la empresa.

4.3 Funcin de organizacin
La organizacin formal dentro de la empresa (I)
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Los DEPARTAMENTOS:
- Por FUNCIONES
- Por PRODUCTOS
- Por PROCESOS/PROYECTOS
- Por CLIENTES
- Por ZONAS GEOGRFICAS

Las RELACIONES:
- LINEALES
- De STAFF
- FUNCIONALES

4.3 Funcin de organizacin
La organizacin formal dentro de la empresa (II)
MODELOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Lineal o jerrquico:
- Basado en el principio de mando (todas los trabajadores dependen de un solo superior).
- Modelo para PYMES o para grandes empresas que producen un solo producto.
- Ventajas: Es un modelo simple y fcil de entender.
Las reas de responsabilidad estn bien definidas (cada trabajador obedece a un solo jefe).
Las decisiones se toman de forma rpida.
- Desventajas: Falta de especializacin de los directivos (abarcan muchos campos) .
Mucha concentracin de la autoridad.
Falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios.
Falta de motivacin de los trabajadores.
Las comunicaciones son lentas.

Estudiar un dibujo como ejemplo de este tipo de organizacin formal de una empresa.

4.3 Funcin de organizacin
La organizacin formal dentro de la empresa (III)
MODELOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (Continuacin)
Funcional:
- Existen especialistas para cada tarea concreta de la actividad de la empresa (informticos, psiclogos,
abogados, contables, ) que pueden depender de varios jefes.
- Ventajas: Existencia de especialistas por lo que cada uno se dedica a lo que sabe hacer y es especialista.
- Inconvenientes: Los trabajadores pueden recibir rdenes de ms de un jefe y stas pueden ser
contradictorias, lo que puede ocasionar conflictos de convivencia.
Estudiar un dibujo como ejemplo de este tipo de organizacin formal de una empresa.
En lnea y de asesoramiento o staff:
- Modelo de organizacin que intenta solucionar los inconvenientes de los anteriores.
- Tiene una estructura central jerarquizada y adems posee departamentos de asesoramientos sobre temas
especficos para todos los departamentos (llamados tambin staff, estos no tienen autoridad ante los
dems departamentos, slo informan)
- Ventajas: Permite la existencia de especialistas que asesoran a distintos departamentos.
Hay unidad de mando por lo que cada persona recibe rdenes de un solo superior
- Inconvenientes que tiene, aunque intenta solucionar los que tenan los otros dos sistemas de organizacin
anteriores: Decisiones lentas.
Pueden darse conflictos en las relaciones entre el personal si el departamento de
asesoramiento se involucra en decisiones que no debe.
Los departamentos de asesoramiento suponen mayor coste para la empresa
Estudiar un dibujo como ejemplo de este tipo de organizacin formal de una empresa.

4.3 Funcin de organizacin
La organizacin formal dentro de la empresa (III)
MODELOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (Continuacin)
En comit:
- Cooperacin de varias personas para asumir autoridad y responsabilidad (comparten decisiones)
- Las decisiones se toman de forma conjunta entre los jefes de los distintos departamentos, con el fin de tener
una visin global de todos los aspectos que pueden afectar a la decisin.
- Ventajas: Decisiones se toman desde varios puntos de vista, por lo que hay una participacin general en cada
decisin.
- Inconvenientes: Se tarda mucho en tomar decisiones y puede hacerse por compromiso o amistad.
Pueden darse problemas al existir ms de una autoridad (jefe).
Estudiar un dibujo como ejemplo de este tipo de organizacin formal de una empresa y del siguiente.
Matricial:
- Modelo propio de empresas industriales (las que fabrican un producto).
- Combina como mnimo dos variables organizativas, como funciones y proyectos enlazados por medio de
relaciones de autoridad.
- Existe una doble autoridad: cada trabajador recibe rdenes del director del proyecto (horizontalmente) y del
director de su departamento funcional (verticalmente). Aunque generalmente el director de proyecto tiene ms
autoridad que el de su departamento.
- Esta estructura organizativa dura lo que dure la ejecucin del proyecto.
- Ventajas: Es una organizacin flexible.
Es una estructura nueva pero que mantiene la estructura habitual.
- Inconvenientes: Necesidad de coordinar a todas las personas de un proyecto que puede resultar difcil.
Pueden surgir conflictos entre los distintos directores
4.3 Funcin de organizacin
La organizacin formal dentro de la empresa (III)
Los organigramas

Representacin grfica de una estructura

Sinttica y simplificada

Caractersticas generales de la estructura


4.3 Funcin de organizacin
La organizacin formal dentro de la empresa (IV)
Clasificacin de los organigramas
Por su forma:
Verticales
Horizontales
Radiales

Por su finalidad:
Informativos
De anlisis

Por su extensin:
Generales
Detallados

Por su contenido:
Estructurales
De personal

4.3 Funcin de organizacin
La organizacin formal dentro de la empresa (V)
Conjunto de relaciones PERSONALES.
NO preestablecidas
Surgidas ESPONTNEAMENTE...
LDERES espontneos...
Motivaciones diferentes...

4.3 Funcin de organizacin
La organizacin informal dentro de la empresa (I)
Gestin: consiste en conseguir que cada
miembro de la empresa realice sus tareas
correspondientes y as conseguir los objetivos...


Alta direccin
Nivel intermedio
Nivel de gestin

4.4 Funcin de gestin
ALTA DIRECCIN: pilota la empresa Fija objetivos...
grandes estrategias... (destrezas conceptuales).
NIVEL INTERMEDIO: bisagra... traduce... desagrega... en
ambas direcciones... (conceptuales y tcnicas).
NIVEL DE GESTIN: en contacto directo con los
trabajadores, toman decisiones rutinarias... (relaciones
humanas y tcnicas).

4.4 Funcin de gestin
Funciones del directivo
Personalista / autoritario:
Empresarios individuales... Pymes

Descentralizada:
Por objetivos
Participativa por objetivos

Teora X e Y (Douglas McGregor).
Teora X: segn la cual hay personas que tiene aversin al trabajo, que no quieren responsabilidades
sino que prefieren que les manden y los mtodos ya conocidos.
La direccin de este tipo de trabajadores ser autoritaria.
Teora Y: segn la cual hay personas que el trabajo les estimula y les ayuda a realizarse, que tienen
ambiciones, imaginacin y creatividad, no importndoles asumir responsabilidades mayores.
La direccin de este tipo de trabajadores ser mucho ms flexible y democrtica.
Para casos de comportamientos intermedios a los dos anteriores (que son extremos), el estilo de
direccin ser otro donde se deleguen alguna responsabilidad a los trabajadores.
McGregor representa esta situacin en un grfico donde en el eje de abscisas (OX) muestra los distintos
estilos de direccin y en el de ordenadas (OY) los rasgos generales de las teoras.







4.4 Funcin de gestin
Tipos de direccin
Representacin de la Teora X e Y de Douglas McGregor:
Teora X e Y
Estilos de
direccin
Inters alto por el trabajo
Inters por el
trabajo moderado
Inters bajo por el trabajo
(Aversin al trabajo)
Muy Autoritario
Delegar alguna
responsabilidad
Muy democrtico
Curva de estilo de direccin
Intuicin.
Experiencia.
Proceso racional => Empleando un mtodo cientfico (como es la
Matriz de Decisiones), para lo que hay que seguir una serie de pasos:
Definir el objetivo
Conseguir informacin
Hiptesis de comportamiento
Diseo de alternativas
Evaluacin de cada alternativa
Seleccin de una alternativa
Ejecucin de la misma
Control (ver si se da lo que se esperaba, si no sucede as hay que proponer
soluciones)

4.4 Funcin de gestin
fases o etapas en la toma de decisiones
Estrategias (opciones, variables controlables...)
Estados de la naturaleza (variables no controlables)
Resultados esperados
Predicciones de la probabilidad de que se de cada uno
de los estados de la naturaleza. Probabilidades=1 =>
P
1
+P
2
+P
3
=1

4.4 Funcin de gestin
Elementos de la Matriz de decisiones
1 2 3
Sucesos
Estados EN
1
EN
2
EN
3
Probabilidad P
1
P
2
P
3
Alternativa/Estrateg.
A
1
R
11
R
12
R
13
A
2
R
21
R
22
R
23

Decisiones en situacin de CERTEZA: conocemos con una probabilidad
del 100% el estado de la naturaleza que se va a dar.
Decisiones en situacin de RIESGO: conocemos la probabilidad de que
se de cada uno de los estados de la naturaleza posibles.
Decisiones en situacin de INCERTIDUMBRE no conocemos la
probabilidad de que se de cada uno de los estados de la naturaleza. Hay
distintos CRITERIOS para tomar decisiones:
- CRITERIO PESIMISTA O DE WALD: De entre los peores valores esperados
elegiremos aquella alternativa mejor ( la que ms ganancia suponga).
- CRITERIO OPTIMISTA: De entre los mejores valores esperados escogeremos
el mejor.
- CRITERIO DE LAPLACE O IGUAL VEROSIMILITUD: Misma probabilidad
a cada estado de la naturaleza. De entre los valores esperados elegiremos el
mejor.
- CRITERIO DE HURWICZ: diferencia entre coeficiente de optimismo () y de
pesimismo (1-). Es un criterio intermedio entre el pesimista y el optimista.
- CRITERIO DE SAVAGE => MATRIZ DE PESARES O DE COSTES DE
OPORTUNIDAD. Escoge de entre los mximos pesares, aquel que es menor.

4.4 Funcin de gestin
Criterios de decisin
Grafo
Formado por Vrtices unidos por caminos
Explica las distintas secuencias de las decisiones
Y los Sucesos que se pueden presentar.
Es una forma de representar la informacin
disponible de todas las alternativas o estrategias
posibles de las que dispone la empresa
4.4 Funcin de gestin
rbol de decisin (Concepto)
Resultado 1
Resultado 2
Resultado 3
Planificacin Control
Sistemas de informacin (feed back 360):
Verificar lo planificado.
Detectar desviaciones.
En todos los niveles.
Etapas:
Marcar estndares.
Medir las actividades.
Corregir las desviaciones.

Tcnicas de control:
Auditora (interna/externa/ecoauditora)
Presupuestarios
Estadsticos

4.5 Funcin de control
Tipos de direccin