Auditora

Administrativa
C.P. IVN EDUARDO MELGAR RIVERA
Administracin.
La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y
controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el
propsito de lograr los objetivos o metas de la organizacin de
manera eficaz y eficiente.
Orgenes.
Los pases tienden a crear organizaciones (empresas) para
proporcionar bienes y servicios. Pueden existir micro, pequeas,
medianas y grandes, y en funcin a ello, haber una necesidad de
evaluacin formal o informal.

De alguna forma, el desempeo de dichas organizaciones debe ser
medido para fomentar un crecimiento dentro de las mismas, y es ah
donde entra la figura de la auditora.


Concepto de Auditora.
Puede decirse que la auditora es un tipo de examen o
evaluacin que se lleva a cabo siguiendo una cierta metodologa.

Lo habitual es que el auditor no pertenezca a la entidad auditada.

Jos Antonio Fernndez Arena. Es la revisin objetiva, metdica y
completa de la satisfaccin de los objetivos institucionales con base
en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y la
participacin individual de los integrantes de la institucin.
Tipos de Auditora
A. Fiscal.
B. De estados financieros.
C. Interna.
D. Operacional.
E. Administrativa.
F. Integral.
G. Gubernamental.

Auditora Administrativa.
La auditora administrativa surge de la necesidad para medir y
cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un periodo de
tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner en
orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeo y
productividad.

Una auditora administrativa es el examen integral o parcial de una
organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y
oportunidades de mejora.
Finalidades del desempeo
organizacional.
Para lograr objetivos predeterminados, es necesario un desempeo
eficaz.

En la utilizacin de los recursos es necesaria una aplicacin
eficiente.
Alcance de la auditora
administrativa.
Criterios de funcionamiento
Estilo de administracin
Giro Industrial
Tamao de la empresa y nmero de empleados
Desarrollo tecnolgico
Sistemas de comunicacin e informacin
Nivel de desempeo
Trato a clientes
Entorno y enfoque estratgico
Generacin de bienes, servicios, capital y conocimiento
Organigrama.
Segn Ferrel, Hirt, Adriaensns, Flores y Ramos, autores del libro
"Introduccin a los Negocios en un Mundo
Cambiante", el organigrama es una representacin visual de la
estructura organizacional, lneas de autoridad, (cadena de
mando), relaciones de personal, comits permanentes y lneas de
comunicacin "
Organigrama organizacional
Direccin general.
Secretaria
Administracin.
Contador.
Compras.
Auxiliares.
Ventas.
Vendedores.
Cobranza.

Produccin.
Auxiliares.
Funciones del departamento de
administracin.

-Planeacin.
-Organizacin
-Direccin.
-Coordinacin.
-Control.
-Evaluacin.
Procedimiento.
Consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una
labor de manera eficaz.
Sistema.
Un sistema es un conjunto de funciones que operan en armona o
con un mismo propsito, y que puede ser ideal o real.
Control de la Auditora
Administrativa.
Para llevar a cabo un control adecuado de la auditora
administrativa, se debe:

- Realizar un examen al rea de la empresa que se desea revisar.
- Contar con el manual de control interno, para analizar los
resultados del examen, y encontrar posibles errores.
- Contar con un equipo de trabajo experto en el rea de anlisis.

Estndares de la auditora
administrativa.
Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que
sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el
control. Los estndares son criterios establecidos contra los cuales
pueden medirse los resultados, representan la expresin de las
metas de planeacin de la empresa o departamento en trminos
tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse
contra ellos.
Modelo de William P. Leonard
Leonard plantea que el objetivo principal de la auditora
administrativa es descubrir las deficiencias o reas de mejora que
pudieran existir en alguna de las partes de la empresa para realizar las
recomendaciones que permitan superar esas deficiencias.
Concepto segn Leonard.
Leonard define la auditoria administrativa como: Un examen
completo y constructivo de la estructura organizativa de una
empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier
otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y
empleo que se d a sus recursos humanos y materiales
Fines de la auditora administrativa:
Precisar:
Prdidas y deficiencias.
Mejores mtodos.
Mejores formas de control.
Operaciones ms eficientes.
Mejor uso de los recursos fsicos y humanos.
Etapa 1: Examen.
reas a revisar:
Una o ms funciones especficas
Departamento o grupos de
departamentos
Divisin o grupo de divisiones
Empresa como un todo
Detalles a estudiar:
Planes y objetivos
Estructura de la organizacin
Polticas, sistemas y
procedimientos
Mtodos de control
Recursos humanos y fsicos
Normas de ejecucin
Medicin de resultados

Etapa 2: Evaluacin
Factores a evaluar:

Panorama econmico.
Adecuacin de la estructura de la empresa.
Cumplimiento de polticas y procedimientos.
Exactitud y confiabilidad de los controles.
Mtodos adecuados de proteccin.
Causas de variaciones.
Utilizacin adecuada de mano de obra y equipo.
Mtodos satisfactorios de operacin verbal.
Anlisis cientfico, interpretacin y sntesis.

Estudiar los elementos
Hacer un diagnstico detallado
Determinar finalidades y relaciones
Buscar deficiencias
Balance analtico
Comprobar eficiencia
Indagar problemas
Precisar soluciones
Determinar alternativas
Elaborar mtodos de mejoramiento
Etapa 3: Presentacin e informe.
Discusin oral de los aspectos importantes.
Redaccin del informe con los descubrimientos y
recomendaciones.
Informe escrito de hallazgos y recomendaciones.
Etapa 4: Vigilancia
Revisin de las instalaciones.
Ayuda para disear formas y procedimientos.
Completar cualesquiera aspecto inconcluso.
Comentar el informe con la direccin final.
Anlisis, interpretacin y sntesis.
Simplificar mtodos mediante los siguientes pasos:
Eliminar trabajo innecesario
Mejorar sistemas
Reducir gastos
Determinar decisiones apropiadas
Seleccionar los mejores mtodos para un trabajo adecuado
Presentacin del informe y su
discusin
El informe puede incluir la siguiente informacin en su formato:
Propsito y alcance
Aspectos fundamentales
Problemas discutidos con la supervisin
Prcticas comunes
Discusin o comentarios
Recomendaciones
Anexos
Puntos a considerar para determinar la confiabilidad del informe:
Se han considerado en l los puntos importantes?
Se han incluido los datos ms importantes en el captulo de
aspectos fundamentales?
Tiene brevedad?
Es claro y no se presta a malos entendidos?
Incluye problemas suficientemente discutidos con la supervisin?
Se detallan las prcticas actuales en forma correcta y adecuada?
Se incluye toda la informacin que el lector debe conocer?
Es til y adecuado el material?
Tipos de informe.
Por su forma de presentacin:
Verbales

Como memorndum y cartas

Cuestionarios
Durante la auditora:
Preliminar

De progreso

Final
Salvedad.
Se utiliza en la auditora para expresar una excepcin a la revisin
que se est efectuando.
Modelos de informe.
Con salvedades
Sin salvedades
Opinin Negativa
Abstencin de opinin

Informe de auditora.
Es el cierre del trabajo de auditora.

Permite a la direccin tomar decisiones importantes.

Permite a quien lo recibe, determinar sobre la calidad del trabajo,
lo aceptar, lo rechazar y determinar si es bueno, adecuado y til.
Ventajas.
Nuevos sistemas de procesamiento integrado de datos.
Comunicaciones sumamente rpidas entre las sucursales y un sitio
central de procesamiento.
Sistemas de intercomunicacin, dictado central, escudriadores
pticos, microfilmacin, fotocopiado, etc.
La auditora consiste en la aplicacin de un mtodo sistemtico y
dinmico y debe aplicarse formalmente a toda la empresa a toda
la empresa
Desventajas.
Precipitada adopcin de los procedimientos automticos,
recargan los costos debido a la falta de estudios suficientes, a
errores en la seleccin de equipo, planeacin deficiente,
programacin inadecuada, largos periodos de las mquinas sin
trabajar, etc.

Tcnicas de auditora.
Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el auditor
utiliza para comprobar la razonabilidad de la informacin que le
permita emitir su opinin profesional.
Tcnicas (diagnstico preliminar).
Tcnicas de investigacin:
Encuestas:
Cuestionarios
Entrevistas

Observacin directa:
Investigacin documental
De hechos y registros

Cuestionario de diagnstico

Carpeta de papeles de trabajo