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CONTABILIDAD II

L.C. ELIZABETH LOYO SOSA

CLASE 1
EFECTIVO E INVERSIONES TEMPORALES
UNIVERSIDAD DEL GOLFO DE
MEXICO
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Informacin de los Estados Financieros
Los estados financieros suministrarn
informacin acerca de:
Activos,
Recursos de la organizacin
Pasivos,
Adeudos u obligaciones con terceros
Patrimonio neto,
Aportaciones y los recursos internos
Gastos e ingresos,
Incluyendo las perdidas y ganancias
Otros cambios en el patrimonio neto y
Flujos de efectivo
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Seccin de activos en el Balance General










Se realiza en forma jerrquica, segn la facilidad que
tengan de convertirse en efectivo.
-Efectivo
-Bancos
Circulante -Inversiones temporales
-Clientes
-Cuentas y documentos por pagar
Activo -Inventarios
-Equipo de transporte
-Maquinaria
No circulante -Terrenos
-Edificios
-Equipo de oficina
-Patentes y marcas registradas
cobrar
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Concepto de efectivo y partidas que integran el efectivo
El efectivo, representa un recurso propiedad de la entidad al
que puede drsele uso para cualquier fin, por lo cual tiene un
gran valor para la empresa.

En la prctica contable se denomina efectivo a las monedas
de metal o a los billetes de uso corriente, los saldos en las
cuentas bancarias y aquellos otros medios o instrumentos de
intercambio, tales como cheques a favor de la empresa,
giros postales telegrficos o bancarios, fondos de caja de
cualquier tipo ( caja chica, caja variable, oportunidades,
pensiones y jubilaciones, proteccin, etc.), las monedas
extranjeras, las monedas de metales precioso, como el oro,
plata, etc.
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Concepto de efectivo y partidas que integran el efectivo
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Reglas de valuacin y presentacin del efectivo
7
Practica contable en moneda extranjera
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Practica contable en moneda extranjera
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Clasificacin del efectivo
El efectivo que posee un negocio
normalmente se clasifica en:
Caja chica
Sirve para hacer frente a erogaciones de monto
pequeo.
Bancos
Cuentas bancarias
Productivas
Generan intereses
De cheques
Inversiones a corto plazo
Son excedentes temporales de efectivo que se
depositan en cuentas de inversiones con el
objetivo de lograr un buen rendimiento y
aprovechamiento
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Efectivo disponible
Efectivo en caja
(+) Bancos
(+) Inversiones a corto plazo
(=) Efectivo disponible
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Fondo fijo de caja chica y variable de caja chica
FONDO FIJO DE CAJA
Normalmente los pagos se deben hacer por medio de cheques nominativos, con
firmas mancomunadas con la indicacin, en el anverso, "Para abono en cuenta del beneficiario";
sin embargo, hay ciertos pagos de poca cuanta, por ejemplo, por papelera y tiles de oficina,
timbres de correo, artculos de aseo y limpieza, servicio de cerrajera, abonos de transporte,
gasolina y aceite, artculos de empaque, prstamos personales, entre otros, que no es
conveniente pagar en dicha forma, por los siguientes motivos:

a) Los cheques tendran un valor mnimo y, en la mayora de los casos, seran rechazados por
quienes deben recibir el pago.
b) La expedicin de cheques por pagos menores que a diario se efectan sera muy numerosa y,
por ende, aumentara el trabajo de los empleados que los elaboran y el de los funcionarios que
los revisan y autorizan.

Los inconvenientes que se acaban de sealar se evitan mediante la creacin de un fondo de
efectivo denominado Fondo fijo de caja o caja chica, destinado a cubrir slo pagos que por su
poca cuanta no es obligatorio liquidar con cheque. El valor mximo de los pagos menores lo
establece la empresa de acuerdo con su capacidad econmica y sus conveniencias, siempre y
cuando no sea superior al importe del monto legal establecido para efectuar pagos menores.

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CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA.- La Caja Chica puede
tener dos clases de fondos:

a).- Caja Chica con Fondo Fijo
b).- Caja Chica con Fondos Variables

CAJA CHICA CON FONDO FIJO.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos
fijos cuando al inicio de la operacin se fija una cantidad determinada
invariable para asistir los gastos menores, que debe ser repuestos la misma
cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos dicho
que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo.
Salvo que el Gerente o el empresario determine la mejor forma de
administrar dichos fondos.

CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.- Se dice que la Caja Chica tiene
fondos variable cuando al inicio de la operacin o dentro de un periodo
determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los
gastos menudos de la empresa; estos fondos estn de acuerdo a la
Necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de
un tiempo razonable, es decir que puede variar.
Fondo fijo de caja chica y variable de caja chica
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Efectivo en caja y bancos
Fondo de caja chica
Caja chica o fondo fijo de caja chica
Fondo de efectivo para efectuar pagos de
sumas pequeas
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Fondo de caja chica: registro contable
Creacin del fondo de caja chica
Para determinar el importe con el cual se va a crear el, es preciso
conocer el promedio estimado de los pagos menores que cubre la
empresa durante un periodo determinado, por ejemplo una semana,
una quincena, un mes, etc., y agregar a dicho promedio
un pequeo margen.
Por el valor del fondo de caja chica fijado o establecido por la entidad
para cubrir los pagos menores, se expide cheque a la orden de la
persona encargada de efectuar dichos pagos, lo cual origina el
siguiente asiento:

Registro contable

Cuenta Debe Haber
Caja chica $15,000
Bancos $15,000
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Fondo de caja chica: registro contable
Erogaciones a travs del fondo
Todo pago efectuado por medio del fondo de caja chica
deber tener su comprobante respectivo y contar con la
firma del funcionario que lo autoriz.

Al momento de efectuar los pagos se debe estampar con
tinta indeleble en los documentos que los confirman el
trmino "Pagado" o "Cancelado", para evitar con ello la
posibilidad de duplicar el pago.
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Fondo de caja chica: registro contable
Reposicin del fondo
Reposicin de desembolsos
Al trmino del periodo determinado por la entidad para hacer la
reposicin del importe de los pagos efectuados por medio del
fondo, el encargado de la caja chica deber elaborar por
duplicado la "Relacin de salidas de efectivo", y verificar que el
importe total de ella coincida con el de los documentos que
respaldan las salidas de efectivo
Esta reposicin se debe hacer con cheque nominativo a la
orden de la persona responsable del fondo, por el importe total
que aparece en la relacin de salidas de efectivo elaborada por
dicha persona.
Registro contable

Cuenta Debe Haber
Papelera $250
Bancos $250
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Fondo de caja chica: registro contable
Disminucin del fondo de caja chica
Se considera que la cantidad que se dispone en el
fondo es excesiva.

Registro contable

Cuenta Debe Haber
Bancos $1,000
Caja chica $1,000
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Fondo de caja chica: registro contable Fondo de caja chica: registro contable
Incremento del fondo de caja chica
Se considera que la cantidad que se dispone en el
fondo no satisface las necesidades para cubrir los
gastos menores.

Registro contable

Cuenta Debe Haber
Caja chica $600
Bancos $600
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Arqueo de caja
Es una medida de control interno que consiste en verificar
peridicamente los saldos que mantiene el cajero y constatarlos
con los registros contables, operacin que se debe realizar
mediante el recuento del dinero en poder del cajero.
Normalmente, el arqueo de caja es una tarea que se realiza al
finalizar el da, aunque es conveniente que el mismo se realice ms
de una vez en el da, con el objetivo de que en caso que se
detecten diferencias, se pueda determinar rpidamente el motivo de
la diferencia.

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Definicin de conciliacin bancaria.
La conciliacin bancaria es un documento
que informa sobre las partidas por las cuales
difiere el saldo en libros con el saldo del
banco mediante la comparacin de los
registros contables.

El saldo que aparece en el estado bancario
difcilmente concuerda con el contable, esto
es debido a operaciones no consideradas
contablemente o por el banco.
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Efectivo en bancos (cuenta de cheques)
Conciliacin bancaria:
Razones bsicas por las cuales el saldo del banco no
concuerda con el que aparece en los libros de una
compaa (operaciones que se contabilizan pero que no
son consideradas por el banco):

1. Depsitos en transito:
Ingresos considerados contablemente pero que
realiz a destiempo la empresa para incluirlos en
el estado del banco.
2. Cheques pendientes de cobro:
Cheques registrados y girados por la compaa
pero que no se han presentado para su cobro.
3. Errores del banco:
Cargar o abonar una cuenta con cheque de otra
compaa.
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Efectivo en bancos (cuenta de cheques)
Conciliacin bancaria:
Razones bsicas por las cuales el saldo que aparece en
libros no concuerda con el saldo con el saldo que muestra
el estado de cuenta del banco (operaciones que no se
consideran contablemente pero que el banco si realiza):

1. Cargos por servicios bancarios
Cargos por servicios por el manejo de una cuenta
(honorarios).
2. Depsitos de cheques sin fondos (SF)
Cheques que no ha logrado cobrar el banco.
3. Cobro de documentos
El banco puede operar como cobrador de la
compaa.
4. Pago de documentos
La compaa puede autorizar al banco para que
un documento pendiente de pago sea pagado.
5. Errores en libros
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Formas de conciliacin
Existen tres formas de conciliar los
saldos del banco y el de los registros
contables (libros):

A partir del saldo de los registros contables de la
empresa se llega al saldo del estado de cuenta.

Con base en el saldo del estado de cuenta se
llega al saldo en libros.

Por conciliacin cuadrada
Se parte de ambos saldos para llegar a un saldo
conciliado.
Tambin se conoces a las 2 primeras como conciliacin aritmtica y a la tercera como conciliacin
contable.
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Procedimiento para conciliar el saldo en bancos
Saldo segn bancos
Ms:
Depsitos en transito

Menos:
Cheques pendientes de pago

Saldo de bancos conciliado
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Procedimiento para conciliar el saldo en libros
Saldo segn libros
Ms:
Cobros de documentos
Cobros de intereses s/ documentos
Error en registro de entradas y/o salidas de efectivo
Menos:
Cargos por servicios bancarios
Cargos por cobro de documentos
Pagos de documentos
Pagos de intereses
Deposito de cheques SF
Error en registro de entradas y/o salidas de efectivo
Saldo en libro conciliado
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Conciliacin bancaria
El saldo en libros conciliado debe ser
igual al saldo bancario conciliado.
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Control interno de caja y bancos
Se dice que "la ocasin
hace al ladrn" y que "a
rio revuelto, ganancia
de pescadores".

Cuando en una empresa
o negocio, se carecen de
procedimientos y
controles en cuanto al
efectivo en caja y bancos
los dichos anteriores
seguramente seran de
uso comn.
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El tener reglas de control interno para manejar el efectivo de la
empresa es fundamental. Los principales aspectos del control interno
relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento deben vigilarse,
son:

- Separacin de labores. Deben ser personas diferentes las que
manejen efectivo, expidan cheques, operen auxiliares y registros y
efecten conciliaciones.

- Fianzas. El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias
deben estar afianzados para garantizar posibles desfalcos por malos
manejos.

- Fondos Fijos. Debe estar establecido -dependiendo del tamao de la
empresa- por lo menos un fondo fijo (caja chica) donde se realizaran
todos los pagos menores a una cantidad previamente definida.

- Firmas mancomunadas. Para el caso de las cuentas bancarias los
cheques debern expedirse siempre con dos firmas, definiendo -as se
sugiere- una que invariablemente deber ir.

Control interno de caja y bancos
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- Firmas autorizadas. Se deber contar con un registro de firmas autorizadas
para firmar cheques, as como la forma en que podrn ir mancomunadamente.

- Limites de pago. Debe existir limite de pago para cada una de las firmas
autorizadas.

- Depsitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos debern depositarse al da
siguiente o a mas tardar al siguiente da hbil.

- Arqueos peridicos. Una forma de mantener el control del fondo fijo es
practicando peridicamente -y por sorpresa- arqueo de los mismos.

- Conciliaciones bancarias. Las cuentas bancarias debern conciliarse -
invariablemente- cada mes y mantener debidamente depuradas las partidas en
conciliacin.

Una forma de detectar procedimientos indebidos en el manejo del dinero de la
empresa es manteniendo un estricto control interno en este rubro. Una
costumbre muy arraigada en las empresas es poner a una persona de
"confianza" en el departamento de tesorera, pero si adems se le ponen
ciertos controles se evitaran tristes desenlaces.
Control interno de caja y bancos
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Concepto de Inversiones temporales
Estn representadas por valores
negociables o por cualquier otro
instrumento de inversin
Convertibles en efectivo en el corto plazo

Objetivo
Obtener un rendimiento hasta el momento en
que estos instrumentos sean utilizados por la
entidad.
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Concepto de Inversiones temporales
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Inversiones temporales
Costo de adquisicin
Registro contable






La cantidad en Bancos debe representar el precio total
de la compra y debe incluir:
La comisin pagada a la casa de bolsa.
Cualquier impuesto a que haya sido sujeta la
transaccin.




Cuenta Debe Haber
Inversiones temporales $150,000
Bancos $150,000
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Inversiones temporales
Se debe mostrar para cada inversin:
El costo de adquisicin
La fecha de adquisicin
El numero de acciones, obligaciones,
certificados o valores posedos
El costo por unidad
Informacin necesaria para determinar la
ganancia o prdida al vender cada
inversin.
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Instrumentos de inversin comunes
Instrumentos a corto plazo:
Sociedades de inversin

Inversin en acciones

Inversin en instrumentos
gubernamentales
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Sociedades de inversin
Sociedades annimas que emiten
valores (acciones).

Ventajas:
Aceptan como socios a pequeos y medianos
inversionistas.

No se requiere de un gran monto para invertir.

Se diversifica el riesgo:
Al tener una mezcla de valores de diferentes
empresas.
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Sociedades de inversin
Registro contable
Compra de acciones de la sociedad:








Cuenta Debe Haber
Inversiones temporales $100,000
Bancos $100,000
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Instrumentos gubernamentales
Instrumentos de inversin emitidos por
los gobiernos gubernamentales.
Mxico
Certificados de la Tesorera (Cetes)

Objetivo:
Financiar las operaciones del gobierno.


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Instrumentos gubernamentales
Caractersticas:
Son mas seguros

Libres de riesgo
El pago de su valor nominal esta
garantizado por el gobierno federal.

Con de fcil convertibilidad al efectivo.
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Instrumentos gubernamentales
Registro contable
Compra de instrumentos gubernamentales:








Cuenta Debe Haber
Inversiones temporales $120,000
Bancos $120,000