EL ARCHIVO: Son denominados tambin ficheros, conjunto de datos que van a ser

organizados por el personal administrativo que es la Secretaria, para tener una

informacin ordenada y clasificada, que pueden utilizarse en una empresa.

Es un tema de vibrante actualidad EL ARCHIVO EN LA EMPRESA en el mbito
empresarial del mundo moderno, y lo importante para nosotros los peruanos es que ya
en nuestro pas, se tiene verdadera conciencia de lo que significa el archivo dentro de
la empresa.

La palabra archivo es entendida de dos maneras:

La 1 hace referencia: Al conjunto de documentos o documentacin de una empresa.
La 2: Al local donde se almacenan esos documentos.

El proceso de archivo cada vez es ms importante en la empresa o institucin, el
individuo debe archivar por el mtodo apropiado para conseguir el archivo. Toda
empresa tiende a transformarse en una coleccin de papeles, anotaciones, fichas,
cuestionarios, etc.

A ello vemos las siguientes desventajas:
No es raro encontrar los documentos archivados / Al no cuidar los archivos radican
polvoriento.
Las prdidas de tiempo por bsquedas intiles son desagradables.
Se archivan demasiados papeles, los cuales algunos deberan ir a la papelera de
reciclaje.
Cuando los documentos estn desordenados son difciles de encontrar.

Como tambin contamos con las siguientes ventajas:

Pueden establecerse sistemas para tipos similares Kardex.
Archiveros expertos realizan un trabajo excelente.
Elimina el estrs.
La labor del archivo se relaza diariamente y no de vez en cuando (til).
Es posible establecer una supervisin afectiva.

CMO SE ORGANIZA EL ARCHIVO? Depende de cmo la empresa desea mover y
conservar los documentos. De acuerdo a estos dos aspectos se puede organizar los
archivos segn los criterios:

CRITERIO: Por el grado de utilizacin que se clasifican en:
Activos: Cuando los documentos son de utilizacin frecuente. Ejemplos:
Oficios Currculum - Cuaderno o Tarjeta de control de asistencias - cdigo de
barras y huella, Carta comercial, etc.

Semiactivos: Sus documentos proceden de los archivos activos, reflejan
operaciones recientes pero se consultan casualmente.
Pasivos: Sus documentos proceden del archivo semiactivo, muy rara vez son
solicitados pero deben conservarse.
Solicitud Memorndum Citacin Constancia Comunicados - Cartas de
renuncias Tarjetas, etc.

FINALIDAD DEL ARCHIVO: La organizacin y el funcionamiento de los
servicio de los archivos, en cualquier organismo, deben de establecerse con los
siguientes fines.
Satisfaccin: De la mejor y ms econmica manera, la exigencia de las
restantes oficinas u dependencias y servicios de la empresa. Es decir, la
organizacin del archivo ser considerada ptima cuando despus de mostrar la
mxima perfeccin, proporcione los mejores servicios a la organizacin, con
el menor costo posible.
Constituir: Un verdadero centro activo de informacin y documentacin a
disposicin de las otras secciones, y no un simple instrumento de conservacin
de papeles diversos.
Asegura una perfecta conservacin de los documentos a l confiados.

CARACTERSTICAS DE LOS ARCHIVOS:

Independencia de la Informacin.
El archivo tiene informacin permanente, que va a ser almacenado.
Un archivo tambin puede ser atendida en distintos momentos.
Los archivos nos permiten guardar con gran capacidad de almacenamiento.

CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS:

Permanentes: En este tipo de archivos donde se guardan las informaciones tienden a
variar poco y a veces podemos actualizarlos, se pueden rechazar posterior a 10 aos.
Movimiento: Estos tipos de archivos son aquellos que se actualizan constantemente.
De Maniobra o de Trabajo: Estos archivos tienen la capacidad de poder ser
utilizados en la empresa de forma estable o inestable, tienen una vida ms larga.

OTROS TIPOS:



A. Central: Unid. Adm. que coordina y controla el func. de los archivos de gestin y
rene los doc. transmitidos por los mismos una vez finalizado su trmite y cuando su
consulta es constante.
Archivo Privado: Conj. de documentos producidos o recibidos por personas nat. o
jurdicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.
Archivo Pblico: Conj. de documentos pertinentes a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.


Archivo Privado de Inters Pblico: Aquel que por su valor para la historia, la
investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el
legislador.

A. de Gestin: o archivo de oficina, contiene los documentos que segn a edad dentro del
ciclo vital corresponde a la primera etapa o edad donde son denominados doc. corrientes.
A. Depart.: Diseado para archivar documentos en la 2 fase de su ciclo vital, que
requieren el acceso continuo por parte de uno o varios usuarios del mismo departamento.
A. Orden Nacional: Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los
organismos del orden nacional y por aquellos que reciben en custodia.
A. Histrico Especial: Son los que se consideran con relacin a la naturaleza de material
que los conforma, clasificndose de acuerdo al sistema que se implante. Pueden
considerarse los de microfilm, fotogrfico entre otros.



Archivo General de la Nacin: Es un lugar pblico del gobierno nacional Peruano que
promueve la conservacin y consulta del legado documental nacional. Es la cabeza del
Sistema Nacional de Archivo.
Archivo Histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente comit de archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la
ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos
histricos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin.
Almacenamiento de Documentos: Accin de guardar los documentos en mobiliario y
unidades de conservacin apropiadas.

LOS ARCHIVOS EN LA EMPRESA:
FORMALES: NO FORMALES:

Solicitud Memorndum Festivales
Las tramitaciones Oficios Actuaciones
Cartas Certificado Aniversarios
Constancias Informes Invitaciones de diferentes ndoles
Capacitaciones Declaracin Jurada Tarjetas (Pollada, Lunch, Cuyadas,
Diplomados Conferencias Parrilladas, etc.)

SISTEMA DE MANEJO DE ARCHIVOS:

Se encarga de controlar los datos que han sido almacenados.
Tambin proporciona a la secretaria como puede manipular los datos del archivo.
Controla los datos de almacenamiento para as poder procesarlos.
Proporciona informacin al usuario sobre cmo podemos utilizar o manipular nuestros
archivos.
Centralizacin o Descentralizacin de Archivos: En general, los archivos pueden ser
reunidos, ya sea materialmente colocndolos bajo una autoridad central. A medida que
crece el volumen de la empresa se debilita del tiempo de concentracin. En las entidades
muy importantes y de numeroso personal, pueden organizarse varias unidades centralizadas
con diversas subdivisiones, preferentemente bajo un supervisor que coordine las
actividades.

Entre las ventajas de la centralizacin podemos mencionar las siguientes:

Se elimina la duplicacin de equipos, guas, carpetas, personal, etc.
Neta divisin y delimitacin de las responsabilidades, los responsables de los
documentos son perfectamente identificables.
La labor de archivos se realizan diariamente y no de vez en cuando, con la posibilidad
de llegar a cabo un mayor orden y rapidez en archivar, y no suceder como en los
archivos perifricos, donde hay siempre montones de documentos en espera de archivos,
hasta que un empleado tenga tiempo libre para ordenarlos.

PERSONAL DEL ARCHIVO

2.1 Archivstica: Profesional encargado del manejo documental desde su elaboracin
hasta su eliminacin o conservacin permanente.

Es necesaria una mejor seleccin del personal para el trabajo de archivo. En muchos
casos prevalece la idea de que al empleado no hbil para las labores de oficina, debe
asignrsele el trabajo de archivo, lo cual es un gravsimo error. El personal para el
archivo debe poseer conocimientos tcnicos sobre archivo y tener destreza manual, rpida
compresin de la lectura, gusto por los detalles, etc.

Archivero eficiente y sus caractersticas: No todos pueden desempear de manera
productiva las funciones de archivero. Se puede mencionar algunas de las cualidades o
caractersticas que debe tener un buen archivero.
Apropiada instruccin profesional
Conocimiento profundo de la tcnica del archivero o especializacin en la rama;
Orden y Precisin: exacto donde deben estar los kardex, es decir, cada cual en su lugar,
tendencia natural al archivo en general;
Sentido de responsabilidad: Responsable con todo lo que nos llega.
Memoria: Facilidad para recordar donde se encuentra los documentos; as como hechos
y circunstancias diversas.

Una Secretaria representa el archivero por su gran eficiencia en el trabajo
archivstico

Deben ser sometidos a pruebas de aptitud profesional. Mencionaremos algunas de las
prcticas ms usuales para estos casos.

Requisitos para una prueba:

Entregarles 100 fichas mecanografiadas para poner las en orden alfabtico;
comprobar cuando tiempo necesita cada uno para realizar esta labor. un trabajo de esta
naturaleza no lleva ms de 10 minutos y ofrece la posibilidad, como mximo, de 1
error.
Otra prueba puede ser la de establecer en cuanto tiempo puede escribir a mquina 25
fichas, controlando la precisin con que desempea el trabajo. Aqu se califica tiempo
y destreza.
Para la prueba de conocimiento sobre archivos se puede hacer sondeos sobre los
siguientes puntos:

Describir un ejemplo de archivo:
a. Por orden alfabtico d. Por orden geogrfico
b. Por orden numrico e. Por orden cronolgico.
c. Por materiales

Prueba de aptitud para aspirantes a archiveros
2. Qu sistema de clasificacin le parece ms conveniente para:
Correspondencia En orden alfabtico
Actos de Asambleas En orden cronolgico
Peridicos En orden cronolgico
Libros Por asuntos en orden de llegada

3. Cmo determinara que el documento est listo para archivarse?
Respuesta: cuando el documento lleva marcado la clave "Archvese" o "listo
para Archivar, con inciales y estampa.

EQUIPOS, MATERIALES Y MOBILIARIO

Hay una gran variedad de equipos, materiales y mobiliario para los propsitos de
archivo. Cada da se inventan sistemas ms modernos, prcticos tcnicos para
atender y satisfacer ms y ms las necesidades particulares de cada oficina. Antes de
elegir se har un estudio sobre minucioso y proyecciones de la empresa con el fin de
elegir el equipo, materiales y mobiliario adecuado.

Muebles: El archivo necesita, evidentemente, de una infinidad de muebles y
equipamiento completo de oficinas.

Utilizados para guardar toda clase de expedientes a prueba de incendio para la conservacin
de documentos de gran valor.

Los archivadores verticales pueden ser de dos gavetas a la altura del escritorio, de tres,
cuatro, cinco y hasta seis; estas varan de tamao desde el pequeo para tarjetas cartas
oficios hasta cartas legales; tambin se consiguen gacetas confeccionadas especialmente para
archivar planos de gran tamao.

Como principales caractersticas observaremos las siguientes

Cerradura cilndrica ofrece gran seguridad
Asa independiente en cada cajn facilita su manejo
Porta etiquetas en cada cajn facilita la bsqueda de documentos
Cierre simultane de todos los cajones con una sola llave ahorra tiempo en su uso
Porta flderes con ubicacin lateral facilitan el manejo de los flderes libremente y se
logra la mxima utilizacin del espacio interno de cajn
Todos los cajones estn provistos de una pieza de freno para evitar los cierres bruscos

Cada Cajn tiene su portaetiquetas.
(Los cajones se deslizan suavemente sobre carrillas de acero, evitando ruidos molestos)


Archivadores Verticales o Gabinetes de Archivo
Estanteras y Armarios: Una estantera, estante, librera o librero es un mueble con
estantes horizontales que sirve para almacenar libros.
Mueble Archivador: La carpeta se introduce en la parte del cajn del archivador donde
debe estar colocada la carpeta
Los Armarios: Deben ser muy slidos y de preferencia con puertas corredizas,
para evitar que estas estorben y que la abertura de un armario impida la de otro en
caso de que se encuentren instalados en serie, adems, estos armarios deben estar
previstos de cerraduras de seguridad, por lo general cilndricas.

Ficheros Horizontales Visibles (Krdex): Cuando la organizacin del archivo
empieza a ser compleja la tcnica moderna de este orientando hacia este tipo de ficheros
individuales que ocupan tanto espacio y ofrecen la dificultad de encontrar con facilidad
la que se busca.
Kardex: Es un mobiliario, para un tipo de archivo activo que permite, obtener cualquier
clase de informacin, de una manera fcil y flexible.

Estos ficheros son metlicos forrados de cartn de tamao estndar, de gran
duracin y residencia, debido a la gran cantidad de fichas que se archivan en l;
economizan mucho espacio en la oficia.
Los ficheros horizontales visibles conservan muy bien las fichas que se archivan
en l, por estar protegidas en la parte expuesta el deterioro, con material plstico
transparente.
La consulta de las fichas y su puesta al da resulta muy fcil, ya que no es
necesario sostener con la mano durante su lectura o registro, debido a un
dispositivo especial que las deja en suspensin.
Ofrece gran seguridad contra perdidas, ya que no es necesario sacar las
fichas de los archivos para su registro.
La capacidad de tarjetas por cada bandeja y charola depende del tipo de tarjeta
usada. Ochenta (80) tarjetas por bandeja es una buena cifra promedio.

Ficheros: Mueble que contiene fichas, las cuales son pedazos de cartulina o papel fuerte
en la que se consignan datos o reseas de: libros, documentos, datos personales, etc.

Tarjeteros: Es la caja donde se guardan las tarjetas que sirven de gua para localizar
documentos archivados.

Otros Elementos Necesarios

Perforadora Grapadora Tijeras
Sacaganchos Sellos
Almohadillas (almacena la tinta que se ha de utilizar en el sello).

La consulta de las fichas y su puesta al da resulta muy fcil, ya que no es
necesario sostener con la mano durante su lectura o registro, debido a un
dispositivo especial que las deja en suspensin.
Ofrece gran seguridad contra perdidas, ya que no es necesario sacar las
fichas de los archivos para su registro.
La capacidad de tarjetas por cada bandeja y charola depende del tipo de tarjeta
usada. Ochenta (80) tarjetas por bandeja es una buena cifra promedio.
Archivo Individual para Secretaria (Tipo Escritorio): Su principal fin es el de ahorrar
tiempo y movimiento a la secretaria, pues no debe levantarse cada vez que necesite
archivar o consultar datos.

Archivo individual para secretaria tipo Kardex

Equipos y materiales: Es muy importante utilizar equipo y material funcional,
moderno, que ahorre trabajo y tiempo, si se quiere que un programa de archivo preste un
buen servicio, toda oficina debe contar con un equipo suficiente y necesario.

LAS CARPETAS: Las carpetas pueden ser de varias clases:

Carpeta para archivar Carpeta con varilla fster

C. Simple: Donde se guarda en forma ordenada la correspondencia y dems
documentos relacionados con el mismo asunto.
C. Mltiples: Se componen de varias hojas encuadernadas, cada uno con una
pestaa.
C. Colgantes: Tiene un doble soporte de plstico en la parte superior cuyo objetivo es
permitir su colocacin sobre las guas de un bastidor para su ordenacin y movilidad
Carpetas de Fuelles o de Abanico: Es un archivador manual cerrado por los costados
y con varias subdivisiones. Se utilizan para guardar documentos y papeles en orden
alfabticos o numricos antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas de archivo.
Carpetas Archivador AZ: Son carpetas de pastas hechas de material bastante grueso,
dispone de dos fuertes ganchos, los cuales sirven para archivar documentos y fijarlos
por medio de ganchos de presin.
Carpeta de las Facturas: El documento se coloca en la carpeta correspondiente.

Carpetas Archivador con Anillos: Son carpetas con dos anillos la cual se usan
para archivar documentos una vez perforados.
Legajo o Carpeta Interna: Son dos tapas de cartulina o cartn que se utilizan
para conservar los documentos pertenecientes a un mismo tema, cdigo, nombre
o fecha.
Carpetas Corporativas: Hoy en da la presentacin es muy importante para
lograr ventajas competitivas, promocionar la imagen corporal de su empresa.
Estos productos sirven para guardar y transportar documentos y papeles. Estos
archivadores o carpetas, porta credenciales, porta documentos, porta fotos, porta
CDS, cajas, accesorios, traslado de documentos y papeles, siendo a la vez,
atractivos y elegantes.

Porta flder para archivador metlico vertical.
Forma de colocar el folder o bolsa dentro del porta flder.

La eficiencia que si tiene las fichas puede ser acrecentada por estos los medios de
sealizacin:
Guas: Es el elemento que sirve para separar las agrupaciones, carpetas, hojas, etc. Hay
gran diversidad o variedad de guas.

La gua Simple: Este tipo de gua necesita de una pestaa superpuesta. Como regla
general, se puede colocar, como mximo, 15 pestaas o salientes.

El ndice: Etiqueta que identifica el contenido de la gaveta, se coloca en el porta ndice.

El ndice en el libro o en la publicacin, este aparece como una lista ordenada que
muestra los captulos, artculos, materias, voces, u otros elementos del libro etc.,
indicando el lugar donde aparece, en el cual los trminos de indizacin son ordenados
en orden alfabtico.

Inventario: Es el instrumento de consulta que describe un fondo o una coleccin,
mediante la resea de sus series, y que de acuerdo con la norma internacional general de
descripcin, debe consignar seis elementos obligatorios:
Cdigo de referencia Nivel de descripcin
Ttulo Volumen y soporte
Fechas extremas Nombre del productor

SISTEMAS DE CLASIFICACIONES O ARCHIVO

Para ordenar los documentos existen diversos sistemas entre ellas: numrica y alfabtica .

Definicin: Es el conjunto de normas cuya aplicacin permite el adecuado ordenamiento
y conservacin de documentos, a fin de poder localizarlos con rapidez.

Eleccin de un sistema de clasificacin: Cada sistema es especialmente recomendable
para aplicaciones a determinados casos

Al efectuarse la eleccin de un sistema de archivo se tendr en cuenta:
Que el sistema adoptado sea el ms simple posible y deja el menor nmero de casos.
Que debe simplificar al mximo la colocacin de los documentos, su bsqueda y el
vaciamiento peridico del archivo.

CUADRO DE LOS SISTEMAS DE CLASIFICACIN DE ARCHIVO.
Qu se entiende por clasificacin de archivos? Clasificar es la actividad de ordenar y
disponer por categoras los documentos que se van archivar.

a) Por Nombres
con sus 11
Reglas


b) Por Asunto o
Sistemtico
De personas
De Razn social
De Actividades o Proyectos
Geogrficos
Direcciones
Clases de cosas
Esferas de Conocimiento
Materias
a) Numrico Correlativo
b) Dgito Terminal
c) Decimal
d) Cronolgico o por fechas
Das
Meses
Aos
Fechas de vencimiento
a) Alfanumrico
b) Numrico Asunto
c) Alfabtico - Geogrfico
1 ALFABTICO
2. NUMRICO
3. Mixto o por
Combinacin de
Sistemas Bsicos
Alfabtico: Es el arreglo ms usado para archivo; se basa en el orden alfabtico del
diccionario de todas las letras del nombre o asunto, sin excepcin. Si la primera letra no
es suficiente para determinar el lugar apropiado del material, se usa la segunda y si es
necesaria la tercera, y as sucesivamente.

El archivo alfabtico puede ser:
Por nombres: De personas, razn social, de actividades o proyectos, geogrficos,
direcciones, etc.
Por asuntos o sistemticos: Por clases de cosas, esferas de conocimientos, materias,
etc. Por asuntos nos ayuda a indicar las principales clasificaciones de archivo. Ejemplo:
costos, pedidos, compras, etc.
Para archivar por nombres existen 11 reglas bsicas.

CUADRO DE LAS 11 REGLAS PARA ARCHIVAR POR NOMBRES
REGLA N 1 NOMBRES DE PERSONAS
Se invierte el orden natural de los nombres.



Se escribe
SE ORDENA
1. Unid. 2. Unid. 3. Unid.
Yeny Palermo Rubio Palermo Rubio Yeny
REGLA N 2 ORDEN ALFABETICO
Los apellidos en orden alfabtico, ubicando al final los nombres.
Teniendo en cuenta la 1, 2 3





REGLA N 3 UN APELLIDO SOLO O UNA INICIAL
Un apellido, cuando va solo, se coloca antes que el mismo apellido
acompaado con un nombre. Un apellido con una inicial se coloca
antes que apellido y nombre.


Se escribe
SE ORDENA
1. Unid. 2. Unid. 3. Unid.
Yeny Palermo Rubio Palermo Rubio Yeny
Enrique Santos Oneglio Santos Oneglio Enrique
Se escribe
SE ORDENA
1. Unid. 2. Unid.
Palermo Palermo
Yeny Palermo Palermo Yeny
Y. Palermo Palermo Y.
Julio C. Tello Tello Julio C.
REGLA N 4 APELLIDOS COMPUESTOS
Los apellidos compuestos que contienen una preposicin, artculo o
contraccin, son considerados como una unidad.





REGLA N 5 Nombres de casas comerciales que contienen el nombre de una
persona
Cuando incluye el nombre completo de un individuo, se invierte como
en nombre propio.




REGLA N 6 LOS ARTICULOS
El, la, los, las, y la contraccin del, estn al principio, se ponen al final
entre parntesis.
Se escribe
SE ORDENA
1. Unid. 2. Unid.
Antonio D Anuncio D Anuncio Antonio
Bernardo de la Torre De la Torre Bernardo
Guillermo Van der Eden Van der Eden Guillermo
Se escribe
SE ORDENA
1. Unid. 2. Unid. 3. Unid.
Hermilio Valdizn Medrano Valdizn Medrano Hermilio
Augusto Salazar Bondy Salazar Bondy Augusto




REGLA N 7 ABREVIATURAS.
Se consideran como si estuvieran completas. Las iniciales o letras
solas se consideran como unidades separadas.




REGLA N 8 Conjunciones, Prep., Contracciones, y Trminos Finales.
Como: y, para, en, de, del, en espaol, o and, for, in, of, en ingls, no
se toman en cuenta para la clasificacin, tan solo se colocan entre
parntesis como referencia.

Los trminos al final como Ltda., Co., Hnos., Ca., se clasifican como
una unidad y no se abrevian.
Se escribe
SE ORDENA
1. Unid. 2. Unid.
La casa del pintor Casa (del) Pintor (la) Casa (del) pintor (La)
La fbrica blanca Fabrica Blanca (la) Fbrica blanca (La)

Se escribe
SE ORDENA
1. Unid. 2. Unid. 3. Unid.
Ca. Minera Atacocha
Atacocha Minera
Compaa
Instituto O. y M. Instituto O. (y) M.



REGLA N 09 BANCOS.
Se clasifica 1 por el nombre del Banco, 2 por el nombre de la
ciudad, Estado, Pas. En caso de varias sucursales en la misma
ciudad, se archivan de acuerdo con el nombre del sector, barrio,
avenida, etc.










Se escribe
SE ORDENA
1. Unid. 2. Unid. 3. Unid.
Juan Gmez y Hnos. Gmez Juan (y) Hermanos
Gabriel Prez Ing. Prez Gabriel Ingeniero
Se escribe
SE ORDENA
1. Unid. 2. Unid. 3. Unid. 4. Unid.
Banco de la Nacin
Hunuco - Per
Banco Nacin (de la) Hunuco Per
Banco de la Nacin
Hunuco - Per
Banco Nacin (de la)
Pillco
Marca
Amarilis
Banco de la Nacin
Ambo - Hunuco
Banco Nacin (de la) Ambo Hunuco
Banco de la Nacin
Amarilis - Hunuco
Banco Nacin (de la) Amarilis Hunuco
REGLA N 10 NUMEROS.
Cualquier nmero que forme parte de un nombre se considera como
si estuviera escrito en letras y como una unidad.




REGLA N 11 MUJERES CASADAS.
El apellido de soltera, ms el apellido del esposo, forman la 1
unidad.
La preposicin de se conserva en el mismo sitio y entre
parntesis.


Se escribe
SE ORDENA
1. Unid. 2. Unid. 3. Unid.
Club 30 Club Treinta
Lavandera 2 por 3 Lavandera Dos (por) Tres
Se escribe
SE ORDENA
1. Unid. 2. Unid. 3. Unid.
Susy del Pilar Paredes de Coz Paredes (de) Coz Susy del Pilar
Gisela Valcrcel de Vera Valcrcel (de) Vera Gisela
Betina de la Rosa de Bravo De la Rosa (de) Bravo Betina
Cecilia Ruiz de Picn Ruiz (de) Picn Cecilia
Archivo por asuntos: Es una modificacin del arreglo alfabtico en el que se archiva
de acuerdo con una materia o caracterstica descriptiva, en lugar del nombre. Por
ejemplo, todo el material que pertenece a seguros se pone en una divisin principal y
todo el material sobre impuestos en otra.
Numrico: Por medio de este sistema, el material se colecciona mediante nmeros
progresivos asignados a cada carpeta, los que representan el nombre o asunto de un
grupo de papeles.

Usos del archivo numrico:
1. Se usa en determinadas oficinas donde es de necesidad el empleo de los nmeros, por
la naturaleza de la documentacin, como:
Comprobantes de pago
rdenes de compra
Gua de remisin

2. En la correspondencia de carcter reservada.
3. En las bibliotecas por medio del sistema Dewey.
Radiografas, etc.
Recibos por Honorarios
Plizas (impuestos, pasquines, propagandas, etc.)
Cronolgico o por fechas: Las ventajas de este mtodo son: la sencillez, las felicidades
que se encuentran para archivar y una seal conveniente para recordar el trabajo
terminado, que se muestra en el archivo por el material con una fecha especfica.

Por fechas:
De vencimientos: Ejemplo: Los documentos de pagos o cobros, agua, luz, telfono,
cable, internet, Sunat, etc.

Una mirada al archivo por fechas de vencimientos muestra, al momento, que
asuntos estn para vencerse, cuales estn retrasados y cuales estn para el futuro.

Promesas a cumplir: Ejemplo: Memorndum, Oficios y Solicitudes,

Mixto o por combinacin de sistemas bsicos: Son formas compuestos que resultan de la
combinacin ordenada de los sistemas alfabticos numricos.

Sus caractersticas son:
ptimo rendimiento con equipos modernos. Requiere personal entrenado.
Resuelven muchos problemas del archivo. Fciles para utilizar y mantener.
Son flexibles y elsticas, adaptables a las necesidades.
Es el sistema ms completo para ordenar cualquier tipo de documentacin.

Alfanumrico: Es conocida tambin como ALFABETICONUMERIO o por
NUMERALFA. Este sistema es la combinacin de un alfabeto simple o compuesto
numerado.
* Numrico - Asunto: Este sistema es conocido como uno de los mejores por ser muy
tcnico. Suele decirse la gua del Archivo Central. Los pasos a seguirse para la
confeccin del archivo son los siguientes:

Primero: Se hace un listado de los asuntos previstos que se necesitarn y que irn
cada uno en un flder. Ejemplo: Administracin.

Segundo: La lista de los asuntos previstos se arregla en estricto orden alfabtico, para
asegurarse que se tienen todos los titulares completos y que no hay duplicaciones;
esto sirve a la vez como base para la Gua del archivo central.

Tercero: En seguida se prepara una lista de ttulos de clasificacin mayor, dando un
nmero correlativo a cada ttulo. Ejemplo:
Administracin.
Biblioteca.
Compras.
Contabilidad.
Estadsticas.
Etc
En las carpetas individuales se rotulas de la siguiente manera:

Ciudad Ttulo Especfico
(Hunuco) Emp. Trans. Bahia Continental
Este tipo de archivo lo utilizan las empresas comerciales que tienen
sucursales, o que tiene representantes en diversas ciudades del pas
(cadenas).
Es de fcil operatividad, porque se dividen en grupos simples.
Se puede usar como archivo auxiliar, porque se combinan con nombres de
personas, asuntos etc.

Ejemplos:
Bolsas o envolturas de las farmacias
Hunuco: Jr Abtao # 570
Lima: Jr. Luna Pizarro # 1067
En las tarjetas de presentacin de las agencias de viaje.
ARCHIVO GEOGRFICO
PROCEDIMIENTO, REGLAS Y SUGERENCIAS PARA ARCHIVAR

Procedimientos: Al archivo no llega un solo documento, sino grupos de papeles que deben
archivarse. Puede adoptarse, independientemente del sistema de clasificacin es seguido, y
son cinco sus pasos:

Inspeccionar: La primera operacin del documento para archivarse, es inspeccionar
cada papel con el fin de asegurarse de que ya est expedito para ir al archivo. Todo
documento que carezca de la anotacin archvese debe ser devuelto a la oficina o jefe
de procedencia, para la correspondiente autorizacin.

Clasificar: Consiste en determinar cul ha de ser el nombre, asunto nmero, fecha, bajo
el cual se archivar el documento.

Marcar: Es el procedimiento de indicar con una clave el nombre, nmero, fecha,
asunto. Poner la clave no solamente economiza tiempo cuando se archivan los papeles
por primera vez, sino tambin cuando se archivan papeles que han sido devueltas
despus de haberse usado.

Distribuir: La separacin o distribucin permite abrir cada gaveta slo una vez y
archivar sistemticamente, de adelante hacia atrs.
Archivar: Consiste en colocar los papeles en las carpetas respectivas, de acuerdo
con un plan determinado.

Se debe archivar al momento, pues las demoras dan lugar a un mal
funcionamiento del archivo.

LA GUIA FUERA: Se confecciona en cartulina de color llamativo, en un tamao de
0.21 x 0.26 cm., es impresa exactamente igual en ambas caras.
MOVIMIENTO DE LA DOCUMENTACION

Control de documentos recibidos y producidos: La finalidad de controlar y administrar
el documento de los documentos es el de dirigirlos a su propio procedimiento,
asegurndose que vayan a su destino, que se sepa dnde estn en cualquier momento, y
que finalmente llegue de su archivo activo, o inactivo.

El control de la documentacin se puede efectuar a travs de las siguientes operaciones:

Registrar: Con el fin de justificar la recepcin inicial y proteger los documentos
importantes verdaderamente importantes para cada tipo de empresa, los documentos
que carecen de valor para la institucin no justifican las prdidas.


Controlar el movimiento interno de papeles: Esto se refiere al movimiento de papeles
en trmite y a papeles que salen y vuelve al archivo.

Mesa de control: Es el punto bsico y central para controlar la documentacin en los
siguientes aspectos:
a) La recepcin de documentos d) El archivo central
b) El movimiento interno e) El despacho de documentos
c) El movimiento externo

El alcance de la mesa de control y el lugar de su instalacin depende de la extensin y
nmero de personal de la unidad servida y del volumen de documentos procesados.

TRASLADO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO ACTIVO AL INACTIVO

La eliminacin de los documentos caducados constituye un tema del que todos los
directivos de una empresa deben preocuparse al tratar de examinar el servicio de
archivo.

Qu se entiende por documento? Se entiende a cualquier material que de una u
otra forma contiene informacin y es capaz de proporcionarla.

Gestin de Documentos: Es el conjunto de actividades relacionadas con la doc.
producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final.
Funcin Archivstica: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para
adelantar la gestin de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia,
en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboracin
del documento hasta su disposicin final.
Folio: Se entiende por folio documental la agrupacin orgnica de documentos
generados por una institucin o persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus
funciones que constituyen la expresin del conjunto de las actividades desarrolladas.
Conservacin de Documentos: Con el objetivo de desarrollar una gua para la
preservacin y conservacin de los documentos, se establecen una serie de
lineamientos para el tratamiento de las diferentes clases de colecciones y documentos.
Consulta de Documentos: Es bsicamente una forma de buscar, encontrar
determinada informacin. La consulta de documentos en los archivos, por parte de
otras dependencias o de los ciudadanos, deber efectuarse permitiendo el acceso a los
documentos cualquiera que sea su soporte.
Documento de Archivo: Registra la informacin que es producida o recibida ya sea
por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

Documento: informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Depuracin: Operacin, dado en la fase de organizacin de documentos, por la cual se
retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior
eliminacin.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos
generados orgnica y funcionales para una instantnea productora en la resolucin de
un asunto.
Encuadernacin: Tcnica mediante la cual cosen uno o varios documentos de formato
uniforme y se cubre con tapas y lomo para su proteccin. La unidad producto de la
encuadernacin se llama libro.
Autenticacin de Documentos: (Derecho). Legitimar o legalizar; una firma o
documento, es el procedimiento por el cual se valida un acto celebrado en otra
jurisdiccin o en otro pas (legalizar).


Certificacin de Doc.: Tramite mediante el cual se hace constar que la copia de un
documento es fiel del original o que en este se asienta datos, verificados o fidedignos.
Clasificacin de Doc.: Esta clasificacin garantiza la adecuada gestin de los archivos
en cuanto a la organizacin y normalizacin, contribuyendo con la confianza en el
manejo de la informacin.
Custodia de Doc.: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institucin o
una persona, que implica responsabilidad jurdica en la administracin y conservacin
de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

Forma de efectuar el traslado de doc. al archivo inactivo: Es deseable el traspaso de
los papeles a expedientes inactivos, con el fin de prevenir el crecimiento de los
expedientes a proporciones que dificulten su manejo.

Conservacin de doc. en el archivo inactivo: Es sumamente importante tomar todas las
garantas para el cuidado y conservacin de los documentos en el archivo inactivo, puesto
que ah quedan almacenados los documentos vitales de la empresa.

Destruccin de Documentos sin Valor: La destruccin de los documentos sin valor,
despus de un periodo adecuado de archivacin inactiva, es conveniente que sea
controlada por un jefe.

Es preferible quemar los documentos inservibles y no venderlos como papel viejo. En
todo caso, si se carece de hornos para quemar, los papeles podrn venderse al peso
solo despus de cortarlos en pequeos trozos, mediante maquinas especiales.
Inventario del archivo: En todo archivo inactivo o pasivo es indispensable
contar con un inventario, el que debe realizarse anualmente en una fecha
establecida de acuerdo al sistema peridico o perpetuo de los traslados de los
documentos.

Tipos de Documentos: Podemos distinguir los siguientes:
Lo que caracteriza a un documento impreso es que la base fsica sobre la que
se imprime la informacin. (Los documentos impresos)
Los Documento Histrico: Documento nico que por su significado
jurdico, autogrfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la
direccin del estado, especialmente valioso para el pas.
Los documentos videograbados.
Los documentos flmicos.
Los doc. Digitalizados
Los doc. Audiograbados.
Duplicado: Segundo ejemplar o repetido tenor literal que el primero. Puede
ser simple o autenticado.
Copia: Es la reproduccin exacta de un documento.
Documento Inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores
primarios.
Documento Oficial: Es aquel que expide cualquier funcionario de los tres niveles del
gobierno: municipal estatal y federal; algunos ejemplos: actas de nacimiento, de
funcin y matrimonio, etc.

Disposicin Final De Documentos: Decisin resultante de la valoracin hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, con miras a su conservacin total,
eliminacin, seleccin y/o reproduccin.
Eliminacin de Documentos: Consiste en la destruccin de los documentos
considerados innecesarios. Para ello es necesario conformar un Comit
Evaluador de Documentos.




Microfilmacin:
Es un nuevo tipo para la organizacin de los archivos. Es un medio fotogrfico de retener
la informacin de los documentos de las oficinas. Los materiales se fotografan primero en
pelcula de tamao reducido, luego se revela para que sirva como un registro permanente.

Caractersticas de la Microfilmacin:
Es una tcnica de conservacin y guarda de documentos, basado en el cambio de
soporte.
Se fotografan los documentos con fuertes reducciones, sin perder calidad o
informacin.

Objetivos:
Preservar por medio de la tcnica del microfilm, la coleccin de datos.
Disponer de un medio moderno, econmico, eficiente y prctico de consultas y copias
de los documentos solicitados.
Posibilitar la consulta en forma local o remota de la base de datos.
Distribuir de manera eficiente el contenido de las bases de datos para las bsquedas de
los documentos solicitados.
Cumplir eficientemente con la misin del Archivo General, de conservar, distribuir y
poner a disposicin de los ciudadanos los documentos que hacen a los actos.
Microfilmacin de los documentos: Microfilmadora rotativa de alimentacin manual.
Pelcula Kodak, 16mm, de sales de plata, base estar de polister, de 30,5 mts. de
largo.
Reduccin 40:1.
Se microfilmaron 607.000 pginas.

Fases: Las fases del sistema microfilm son las siguientes:
Toma fotogrfica de los documentos: Mediante el empleo de elevados coeficientes de
reduccin, con la maquina microfilmadora.
Revelado de los films: Constituye una fase muy delicada del trabajo de microfilmar y
de l depende la duracin de las pelculas. En el revelado se incluye el bao en el
revelador, el bao en el fijador, el lavado y le secado.
Lectura de los microfilms: Se realiza a travs de un aparato especial llamado
lector, que hace pasar la imagen en la pantalla en cualquier direccin y permite la
rotacin de la misma accionando una manecilla de control. Esto es de gran utilidad para
los archivos en el caso de que se necesite consultar con todo detalle documentos
importantes.
El lector puede estar equipado con un dispositivo especial para reproducciones
fotogrficas, sin tener que llevar el aparato a una cmara oscura. Se obtiene de este
modo copias en pocos minutos.

Ventajas: Puedes sintetizarse en las siguientes:
Importantsimo ahorro de espacio respecto a los procedimientos conocidos.
Se ahorra del 98% al 99%.
Ahorro de elementos de archivo.
Muy estable: duracin entre 400 y 500 aos.
La reduccin de la oportunidad de prdida de documentos.
Segura conservacin de los documentos y proteccin contra siniestro, por
ser la pelcula de material no combustible.
Facilidad distribucin y reproduccin.
Acceso rpido, y consulta gil.
Gran rapidez en el funcionamiento de los servicios de archivo.

Desventajas: En la microfilmacin tenemos que los tribunales generalmente
prefieren los documentos originales. En casos de empresa que no tienen
seriedad o de empleados irresponsables puede prestarse a fraudes. Es ms, a los
empleados ha de adiestrrseles para las tcnicas especiales requeridas, lo que
acarrea dificultades.
Sistemas de Archivos, Microfilmacin y Digitalizacin
LOCAL DEL ARCHIVO
Tradicionalmente los cuartos de almacenamiento de doc. has sido los ticos de los
negocios o empresas. Actualmente la idea ha cambiado por completo y se considera que el
lugar del archivo debe ser espacioso, ventilado, atractivo, bien iluminado y que rena
las condiciones tcnicas necesarias.

Depsito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y
la conservacin de los documentos de archivo

Situacin: En trminos generales, el archivo se ubicar cercano a la oficina que
sirve o que tiene mayor volumen y movimiento de papeles. Es evidente que, en inters
de toda la organizacin, ser til en estudio previo de todas las situaciones mediante
un plano de los locales que se dispone.
Ventilacin: Segn los higienistas, la temperatura ambiente optima, para los
empleados en trabajo oscila entre los 16 y 18 centgrados, con una humedad media
del 40%.
Iluminacin: Pero de acuerdo a las construcciones modernas, no es simple contar con
la iluminacin artificial, prefirindose la iluminacin totalmente indirecta, por ser la
ms aconsejable para los locales destinados a archivos, ya que evita todo reflejo.
Disposicin: El espacio disponible para los archivos puede tener forma rectamente o
cuadrado, pero en todo caso tendr disponible un espacio tal que permitir un
funcionamiento eficiente de dicho servicio.
Los archivos tambin denominados ficheros; es una coleccin de informacin localizada
o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.

CARACTERISTICA DE LOS ARCHIVOS:

Las principales caractersticas de esta estructura son:
Independencia de las informaciones respecto de los programas
La informacin almacenada es permanente
Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos
Gran capacidad de almacenamiento.
Adopcin de medidas para asegurar los documentos contra los diversos factores de
deterioro: control de humedad, incendio y robo.
Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo (estado de edificios,
instalacin elctrica, estanteras, etc.)
Restauracin de documentos deteriorados
Reproduccin de la documentacin mas representativa

LOS ARCHIVOS DE COMPUTADORA
CONCLUCIONES
Para el normal funcionamiento de una empresa es indispensable contar con un archivo
perfectamente organizado y eficiente.
Otro punto sumamente importante, para que el archivo dentro de una empresa logre los
fines propuestos, es lo referente al empleo de mobiliario, equipo y materiales
modernos funcionales y tcnicos.
Otro punto de vital importancia que se ha de cuidar en una empresa es el control del
movimiento de la documentacin, instalada un buen servicio para evitar extravos que
puedan acarrear problemas muy serios a la institucin.
Es indispensable establecer un control en la retencin de documentos, para evitar el
almacenar en cantidad papeles intiles y prodigar cuidado y proteccin debida a la
documentacin vital para el funcionamiento de la empresa.
La microfilmacin es una nueva tcnica en archivos, siendo sumamente importante
para la empresa moderna por el ahorro de espacio que proporciona en el
almacenamiento de archivo.
Sin un estudio y conocimiento profundo de todo lo relacionado con el archivo por parte
de la empresa, es imposible que llegue a establecerse su propio archivo.
A nivel nacional recientemente se est dando la importancia debida al archivo en la
empresa, en especial debida al archivo en la empresa, en especial cuando se tratada de
dependencias estatales.
RECOMENDACIONES
Debe darse al archivo la importancia que se merece, tanto en la
pequea como grande empresa.
Debe encargarse la organizacin y manejo del archivo solo a
personal experto.
Debe difundirse a nivel nacional la importancia y finalidad del
archivo en las reparticiones estatales donde no se lo da casi ninguna
importancia emplendose muchas bese para archivos los rincones
polvorientos de la institucin.
Sugiero que se dicte cursillos prcticos de archivos a nivel nacional
para las empresas estatales pero no en lima si no cursos vacacionales
en los capitales de los departamentos con el fin de buscar la
descentralizacin administrativa para que est al alcance de todos los
empleados peruanos.
De ser posible se debe designar en el propuesto de la empresa una
partida especfica para equipamiento y adiestramiento del personal.
CONCLUSIONES
DE LAS SECRETARIAS JUANBOSQUINAS
Podemos decir que cada una de las secretarias tienen estilos diferentes y eso les
diferencia del resto de las dems, cada tcnica que utilizan para archivar sus
documentos son la manera en que ellas se sienten mas identificadas con ellos y
conocen a la perfeccin sus archivos y eso les facilitara en encontrarlos ms
rpidamente.
Las secretarias cumplimos un papel importante en la empresa ya que somos la
imagen de la empresa, depende mucho de nosotras que la empresa se
caracterice por el buen trato cordial y la rpida atencin de los documentos
solicitados del pblico en general. Para eso debemos estar en constante
capacitaciones para mejorar nuestras tcnicas de archivo y el valor por la cual
se caracteriza. Los archivos son importantes en una empresa por eso es
recomendable que se de la debida atencin ya que cumplen la funcin de ser la
columna de la empresa por representar su pasado, presente y futuro.
RECOMENDACIONES