Anda di halaman 1dari 37

KASUS PIEDMONT

UNIVERSITY
Sistem Pengendalian Manajemen
RANI MARDIANI (0112U408)
SERLY NURUL H
(0112U144)

KELAS : E
RINGKASAN KASUS
Piedmont University selama beberapa tahun mengalami
penurunan pendaftaran mahasiswa baru dan biaya yang
terus meningkat, hal ini berakibat pada terjadinya krisis
keuangan yang terjadi pada tahun 1984. Kesulitan
keuangan yang timbul karena krisis keuangan ini
memaksa pihak universitas untuk menggunanakan dana
sumbangan kuasi untuk menutup defisitnya. Pihak
rektorat mengambil tindakan yang agresif untuk
menanggulangi masalah ini, yaitu dengan cara:
meningkatkan biaya kuliah,
menghentikan perekrutan karyawan dan staf pengajar,
serta meminimalisir biaya operasi.

Tindakan yang diambil membuahkan hasil
ketika pada tahun 1986 dihasilkan sedikit
surplus operasi. Tahun yang sama alumni
Piedmont University, Malcom, yang telah
bekerja sebagai partner perusahaan konsultasi
manajemen bersedia secara sukarela untuk
meneliti keadaan di Piedmont dan memberikan
rekomendasi untuk penyelesaian masalah yang
dialami Piedmont.

Dalam laporannya yang selesai dibuat tahun 1987,
Malcom mengusulkan untuk melakukan beberapa
perubahan diantaranya penambahan perekrutan
karyawan dan aktivitas pencarian dana, namun
usulan yang sangat tidak diduga adalah reorganisasi
Piedmont University menjadi beberapa pusat laba.
Malcom mengusulkan agar para dekan dari tiap
fakultas menyerahkan anggaran yang meliputi
pendapatan dan pengeluaran. Usulan tersebut
mengakibatkan adanya pergeseran tanggung jawab
dan prosedur baru untuk mengkreditkan pendapatan
ke pusat-pusat laba yang menghasilkan dan
membebankan pengeluaran ke pusat-pusat laba yang
bertanggung jawab.
Namun, usulan ini tidak serta merta diterima
dalam sidang universitas yang dihadiri rektor dan
jajarannya serta para dekan. Faktor-faktor yang
menjadi alasan penolakan antara lain:
- Pembebanan biaya administrasi pusat kepada
tiap fakutas sesuai biaya relatif masing-masing.
- Otoritas rektor yang terlalu besar untuk
menentukan aloksi besarnya pemberian dan
sumbangan kepada tiap fakultas.
- Pembebanan iuran olahraga bagi mahasiswa
yang menggunanakan fasilitas olahraga kampus.
- Pembebanan biaya pemeliharaan kepada
masing-masing fakultas atas pekerjaan yang
dilakukan departemen pemeliharaan pusat.
- Pembebanan biaya pemakaian komputer pada
pengguna untuk menutup biaya perawatan.dan
pembebanan biaya bagi setiap mahasiswa dan
staf pengajar yang menggunakan perpustakaan
universitas.

- Kelima hal tersebut yang memberatkan usulan
penggunaan pusat-pusat laba untuk menangani
kasus di Piedmont.

PEMBAHASAN
Masalah yang terjadi di Piedmont University
sebenarnya juga pernah dialami oleh
universitas-universitas yang lain. Pemecahan
yang dianggap paling relevan untuk
menangani krisis keuangan adalah dengan
menaikan biaya kuliah bagi mahasiswa.
Namun, hal ini juga menjadi dilema tersendiri
dikarenakan banyak pula universitas lain
dengan kondisi keuangan yang lebih stabil
mampu untuk menawarkan biaya kuliah yang
lebih rendah.
Sehingga bila keputusan kenaikan uang kuliah
tidak disertai dengan perbaikan kualitas
pendidikan, baik yang menyangkut fasilitas,
maupun sistem pembelajaran tentu akan
berdampak pada kalahnya persaingan untuk
menarik minat mahasiswa baru.

Perusahaan manufaktur dapat melakukan
inspeksi atas produknya sebelum barang
tersebut dijual ke pelanggan. Namun, bagi
organisasi jasa seperti Piedmont University
tidak dapat menilai kualitas produknya sampai
jasa tersebut diserahkan. Kualitas organisasi
jasa bersifat tidak Departemen pemelihraan
Piedmont dapat mengawasi dan memperbaiki
ketika ada gedung yang bocor atau kusrsi
yang rusak, namun keberhasilan
menghasilkan mahasiswa yang mampu dan
berhasil terjun ke dunia kerja sangat
bergantung pada cara mendidik mahasiswa
tersebut.

Kualitas pendidikan sangat sulit diukur
sehingga hanya beberapa organisasi
pendidikan yang memiliki sistem
pengendalian kualitas formal. Output dari
organisasi jasa tidak dapat diukur dengan
ukuran fisik, seperti jumlah jam mengajar
atau unit. Seseorang dapat mengukur jumlah
kerja yang dihabiskan dosen dalam
mengajar, namun ini adalah pengukuran
input dan bukan output.
Pengukuran yang terbaik yang bisa digunakan
adalah pengukuran efisiensi dosen dalam
mendidik mahasiswanya, hal ini sekaligus dapat
mengidentifikasi mana dosen yang bekerja
secara santai dan mana yang bekerja keras.

Terkait dengan permasalahan yang terjadi di
Piedmont University menurut saya ada
beberapa langkah yang harus yang ditempuh
bersama baik dari pihak universitas maupun
untuk masing-masidng fakultas untuk mengatasi
permasalahan tersebut.


1. Biaya Administrasi Pusat: Malcom menyarankan
agar biaya-biaya administrasi tingkat universitas
dialokasikan ke pusat-pusat laba sesuai dengan
biaya relatif masing-masing. Menurut saya usulan
tersebut sulit diterima mengingat biaya administrasi
pusat tidak berhubungan erat dengan kepentingan
pihak fakultas. Sehingga bila biaya administrasi
pusat dibebankan juga kepada pihak fakultas hal ini
akan menambah jumlah pengeluaran fakultas.
Selain itu pihak fakultas tidak seharusnya
bertanggungjawab terhadap pengeluaran yang
tidak dapat mereka kendalikan dikarenakan ada di
bawah kekuasaan universitas. Hal ini, menurut
saya, dapat berdampak pada meningkatnya biaya
administrasi pusat, karena pihak universitas
merasatertolong dengan adanya bantuan dari
pihak fakultas.

2. Pemberian dan Sumbangan: Permasalahan yang muncul
adalah para dekan berpikir otoritas rektor terlalu besar,
karena rektor mempunyai wewenang untuk mengalokasikan
pemberian dan sumbangan sesuai kebutuhan fakultas.
Menurut saya, pihak fakultas harus membuat rencana
anggaran yang meliputi sumber pendapatan dan estimasi
pengeluaran yang diserahkan kepada pihak universitas.
Kemudian anggaran tersebut diteliti, dan disinkronkan
dengan situasi dan kondisi yang terjadi, misalnya dengan
melihat jumlah total pemberian dan sumbangan apakah
mencukupi untuk dialokasikan sesuai jumlah anggaran yang
diajukan fakultas. Untuk menghindari kesalahan wewenang
yang dimiliki rektor, keputusan alokasi sumbangan harus
diputuskan dalam rapat bersama yang terdiri dari pihak
rektorat dan para dekan, serta perwakilan dari pemberi
sumbangan, misalnya Perwakilan Orang Tua Mahasiswa
(POM) sebagai kontrol bahwa uang yang telah
disumbangkan tidak diselewengkan oleh pihak-pihak
tertentu.

3. Olahraga: Tim olahraga Piedmont tidak mendapat
masukan pendapatan untuk menutupi biaya
operasinya. Malcom menyarankan agar setiap
mahasiswa yang menggunakan fasilitas olahraga,
seperti kolam renang, lapangan tenis, dll dikenai
biaya iuran. Namun, hal ini diyakini akan mendapat
penolakan keras dari mahasiswa yang dapat
berdampak buruk. Menurut saya keberadaan
fasilitas olahraga pada awalnya dibangun untuk
membantu kelancaran mahasiswa dalam
menjalankan aktivitasnya, misalnya bagi
mahasiswa yang tergabung dalam tim bola basket,
atau renang.
Jadi menurut saya bila mahasiswa harus dibebani
dengan iuran, maka hal itu tidak adil. Uang kuliah
yang mereka bayarkan setiap tahunnya adalah
juga untuk menikmati fasilitas olahraga tersebut,
sehingga tidak perlu dibebankan lagi dengan iuran
yang memberatka. Solusi produktif yang bisa saya
tawarkan adalah dengan mengajukan dana ke
pihak sponsor. Bukan menjadi rahasia di banyak
Negara di dunia, sponsor sangat antusias untuk
mendanai kegiatan olahraga, hal itu diyakini
sebagai cara ampuh pemasaran produk karena
masyarakat yang menyukai olahraga sangat
banyak.
Demikian pula di Piedmont, mereka dapat
mengajukan kerjasama dengan pihak
sponsor dalam kegiata mereka. Hal ini selain
membantu keuangan tim juga dapat
meningkatkan prestasi tim olahraga
Piedmont, karena mereka seolah dipaksa
untuk tampil bagus supaya sponsor tidak
mencabut dananya.

4. Pemeliharaan: Setiap fakultas memiliki departemen
pemeliharaan yang bertanggungjawab untuk pekerjaan
pemeliharaan kecil, sedangkan pekerjaan besar
ditangani oleh departemen pemeliharaan pusat.
Malcom menyarankan agar departemen pemeliharaan
pusat membebankan biaya kepada masing-masing
fakultas dan pusat laba lainnya. Usulan ini dapat
dipertimbangkan apabila pusat laba diberi otoritas untuk
menggunakan kontraktor luar bagi pekerjaan
pemeliharaannya jika harganya lebih rendah. Namun,
kepala departemen pemeliharaan menolak dengan
alasan kontraktor luar tidak dapat melakukan tugas
sesuai dengan standar mutu yang tinggi yang dituntut
oleh Piedmont.
Menurut saya bila kepala departemen pemeliharaan
tetap menolak, maka rencana ini tidak akan dapat
terlaksana. Tuntutan standar mutu yang tinggi juga
dapat dipenuhi oleh kontaktor luar. Bila pihak
departemen pusat merasa khawatir, maka yang
perlu dilakukan adalah pengawasan terhadap kerja
kontraktor luar, pastikan bahwa mereka melakukan
prosedur dan standar yang telah berlaku. Hal ini
juga memberikan otonomi pada pihak fakultas untuk
mengurus sendiri masalahnya, sehingga bila dirasa
harga pemeliharaan yang ditawarkan kontraktor luar
lebih murah tidak memberatkan pihak fakultas.
Dampak lain dapat menumbuhkan kompetisi
antara pihak kontraktor luar dengan
departemen pemeliharaan pusat untuk
menawarkan harga yang paling kompetitif
dengan kualitas yang bagus.

5. Pembebanan biaya kepada pengguna komputer
dan pemakai jasa perpustakaan menurut saya
merupakan keputusan kontra produktif. Seperti
halnya fasilitas olahraga, komputer dan
perpustakaan merupakan media untuk
mempermudah aktivitas mahasiswa maupun staf
pengajar, hal ini juga untuk meningkatkan
kualitas pendidikan di Piedmont. Ketersediaan
fasilitas komputer dan perpustakaan juga
merupakan nilai jual Piedmont untuk menarik
mahasiswa baru. Sehingga bila ada
pembebanan biaya untuk hal itu tentu akan
sangat memberatkan mahasiswa.
Langkah yang bisa dilakukan adalah dengan
menjalin kerjasama dengan Departemen
Pendidikan Pusat dan dengan penerbit-penerbit
dalam pengadaan buku-buku. Meskipun tidak
semua pengadaan buku bergantung pada
kerjasama ini, namun dapat mengurangi biaya
pengadaan buku-buku perpustakaan. Selain itu
langkah lain adalah dengan mengalokasikan
pendapatan yang diterima, misalnya dari ikatan
alumni atau persatuan orang tua mahasiswa,
untuk pengadaan buku-buku baru dan fasilitas
komputer.
6. Perpustakaan
Usulan tersebut menyarankan agar setiap
mahasiswa dan tenaga pengajar yang
menggunakan perpustakaan universitas akan
dikenakan biaya ,baik berupa iuran tahunan
,berupa iuran berdasarkan jumlah waktu yang
digunakan di perpustakaan atau jumlah buku
yang dipinjam.Ada ketidakpuasan dengan
pekerjaan administrasi yang diperlukan oleh
rencana itu, tetapi hal itu tidak dianggap sama
pentingnya seperti beberapa hal lain

7. Registrasi Silang
Usulan tersebut menyarankan agar fakultas
dimana mahasiswa tersebut mengambil mata
kuliah, akan menerima pembayaran dari
fakultas dimana mahasiswa tadi
terdaftar.Jumlah yang dibebankan merupakan
total uang kuliah semester tersebut dari fakultas
dimana mata kuliah tersebut diambil, dibagi
dengan jumlah mata kuliah yang biasanya
diambil oleh seseorang mahasiswa normal
dalam satu semester,dengan penyesuaian
terhadap variasi dalam jumlah kredit
semesternya.

KESIMPULAN

Sistem pengendalian manajemen di Piedmont University
berbeda dengan organisasi lainnya karena tidak adanya
standar yang pasti terhadap kualitas produknya, tidak
mempunyai sasaran atas tingkat pengembalian aktiva yang
digunakan, dan pengukuran output yang bersifat subjektif.
Penggunaan pusat-pusat laba dalam mengatasi masalah
krisis keuangan pun mengalami beberapa kendala yang
lebih disebabkan karena peran institusi pendidikan
sebenarnya adalah untuk memfasilitasi pendidik dan
mahasiswa untuk memperoleh pendidikan yang layak, baik
dalam bentuk fasilitas perpustakaan, arena olahraga, dan
kemudahan mengakses komputer, sehingga apabila
pemecahan masalah keuangan adalah dengan membebani
mahasiswa dan pendidik maka yang terjadi tujuan yang
ingin dicapai tidak dapat terlaksana.

Pembebanan biaya-biaya ke masing-masing
fakultas sebenarnya dapat diterapkan,
asalkan biaya-biaya yang dibebankan
memang untuk kebutuhan fakutas, sehingga
tidak menimbulkan ketidakadilan.
Pelaksanaan terhadap model ini perlu
penelitian lebih lanjut sehingga tidak terjadi
overlapping pembebanan biaya.

Keputusan-keputusan yang diambil
manajemen dari organisasi jasa seperti
Piedmont Unversity juga tidak hanya
melibatkan pihak internal saja, tetapi juga
pihak-pihak eksternal seperti mahasiswa
atau undang-undang pendidikan
Negara,sehingga keputusan yang diambil
tidak hanya menguntungkan secara material
bagi universitas namun tetap ada tanggung
jawab moral kepada masyarakat.



Masalah yang terjadi di Piedmont University
sebenarnya juga pernah dialami oleh universitas yang
lain. Pemecahan yang dianggap relevan untuk
menangani krisis keuangan adalah dengan menaikan
biaya kuliah bagi mahasiswa. Namun, hal ini juga
menjadi masalah tersendiri dikarenakan banyak
universitas lain dengan kondisi keuangan yang lebih
stabil mampu untuk menawarkan biaya kuliah yang
lebih rendah. Sehingga bila keputusan kenaikan uang
kuliah tidak disertai dengan perbaikan kualitas
pendidikan, baik yang menyangkut fasilitas, maupun
sistem pembelajaran tentu akan berakibat pada
kalahnya persaingan untuk menarik minat mahasiswa
baru.

Output dari organisasi jasa tidak dapat diukur
dengan ukuran fisik, seperti jumlah jam
mengajar atau unit. Seseorang dapat
mengukur jumlah kerja yang dihabiskan dosen
dalam mengajar, namun ini adalah
pengukuran input dan bukan output.
Pengukuran yang terbaik yang bisa digunakan
adalah pengukuran efisiensi dosen dalam
mendidik mahasiswanya, hal ini sekaligus
dapat mengidentifikasi mana dosen yang
bekerja secara santai dan mana yang bekerja
keras.


Bagaimana seharusnya setiap
masalah yang dijelaskan di atas
diselesaikan?

Biaya administrasi pusat
Menurut kami biaya administrasi pusat tidak berhubungan erat dengan
kepentingan pihak fakultas. Sehingga bila biaya administrasi pusat
dibebankan juga kepada pihak fakultas hal ini akan menambah jumlah
pengeluaran fakultas. Selain itu pihak fakultas tidak seharusnya
bertanggungjawab terhadap pengeluaran yang tidak dapat mereka
kendalikan dikarenakan ada di bawah kekuasaan universitas.
Administrasi harus bertanggung jawab atas biaya universitas dan
belum termasuk biaya dari fakultas.
Pemberian dan Sumbangan
Permasalahan yang muncul adalah para dekan berpikir otoritas rektor
terlalu besar, menurut kami pihak fakultas harus membuat rencana
anggaran yang meliputi sumber pendapatan dan estimasi pengeluaran
untuk diserahkan kepada pihak universitas. Kemudian anggaran
tersebut diteliti, dan dicocokan dengan situasi dan kondisi. Untuk
menghindari kesalahan wewenang yang dimiliki rektor, keputusan
alokasi sumbangan harus diputuskan dalam rapat bersama yang terdiri
dari pihak rektorat dan para dekan, serta perwakilan dari pemberi
sumbangan .

Atletik
Tim atletik Piedmont tidak menghasilkan
pendapatan yang untuk menutupi biaya operasi
departemen atletik. Menurut kami keberadaan
fasilitas olahraga pada awalnya dibangun untuk
membantu kelancaran kegiatan mahasiswa dalam
menjalankan aktivitasnya. Jadi jika mahasiswa
harus dibebani dengan iuran, maka hal itu tidak
adil. Karena uang kuliah yang mereka bayarkan
setiap tahun adalah untuk menikmati fasiltas
olahraga tersebut, sehingga tidak perlu dibebankan
lagi dengan iuran yang memberatkan. Dari kami
memberikan saran untuk mencari dana tambahan
dari sponsor-sponsor.

Pemeliharaan
Setiap fakultas mempunyai departemen pemeliharaan yang
bertanggungjawab untuk memelihara bagian kampusnya dan untuk
pekerjaan pemeliharaan kecil, sedangkan pekerjaan besar
dilakukan sesuai permintaan fakultas oleh departemen
pemeliharaan pusat. Menurut kami jika kepala departemen
pemeliharaan itu tetap menolak pada usulan tersebut, maka
rencana ini tidak akan dapat terlaksana. Tuntutan standar mutu
yang tinggi juga dapat dipenuhi oleh kontaktor luar. Bila pihak
departemen pusat merasa khawatir, maka yang perlu dilakukan
adalah pengawasan terhadap kerja kontraktor luar. Hal ini juga
memberikan otonomi pada pihak fakultas untuk mengurus sendiri
masalahnya, sehingga bila dirasa harga pemeliharaan yang
ditawarkan kontraktor luar lebih murah tidak memberatkan pihak
fakultas. Dampak lain dapat menumbuhkan kompetisi antara pihak
kontraktor luar dengan departemen pemeliharaan pusat untuk
menawarkan harga yang paling kompetitif dengan kualitas yang
bagus.

Komputer
Komputer merupakan media untuk
mempermudah aktivitas mahasiswa maupun
staf pengajar, hal ini juga untuk meningkatkan
kualitas pendidikan di Piedmont. Ketersediaan
fasilitas komputer juga merupakan nilai jual
Piedmont untuk menarik mahasiswa baru.
Sehingga jika ada pembebanan biaya untuk
hal itu tentu akan memberatkan mahasiswa.
Solusinya adalah dengan mengalokasikan
pendapatan yang diterima, misalnya dari
ikatan alumni atau orang tua mahasiswa,
untuk pengadaan fasilitas komputer.

Perpustakaan
Permasalahannya adalah setiap mahasiswa dan tenaga
pengajar yang menggunakan perpustakaan universitas
akan dikenakan biaya,baik berupa iuran tahunan,
berupa iuran berdasarkan jumlah waktu yang digunakan
di perpustakaan atau jumlah buku yang dipinjam. Hal ini
hampir sama dengan permasalahan yang ada di
komputer. Solusinya adalah dengan menjalin kerjasama
dengan Departemen Pendidikan Pusat dan dengan
penerbit-penerbit dalam pengadaan buku-buku.
Meskipun tidak semua pengadaan buku bergantung
pada kerjasama ini, namun dapat mengurangi biaya
pengadaan buku-buku perpustakaan. Program
menggalakkan donasi juga sangat membantu.

Registrasi silang
Usulan ini menyarankan agar fakultas dimana
mahasiswa tersebut mengambil mata kuliah,
akan menerima pembayaran dari fakultas
dimana mahasiswa tersebut mendaftar.
Menurut kami solusi mengenai registrasi
silang, sebaiknya tidak dikenakan biaya, jika
tingkatan mata kuliah yang diambil hampir
sama.


Apakah Anda melihat masalah-masalah lain dengan
diperkenalkannya pusat laba? Jika ya, bagaimana Anda
akan mengatasinya?

Munculnya risiko tak terduga (pemogokan staf,
ketidakpuasan mahasiswa, kekecewaan
fakultas, reputasi universitas). Oleh karena itu
solusinya adalah untuk memiliki tanggung
jawab yang terpusat.


Apakah alternatif dari pendekatan
pusat laba di atas?

Tingkat kelulusan
Jumlah perolehan beasiswa nasional dan
internasional, penghargaan dan akreditasi
Survei kepuasan mahasiswa
Tren jumlah dalam pendaftaran

Fungsi dukungan harus dianalisis berdasarkan
biaya historis dan biaya tersebut dibandingkan
dengan biaya secara umum. Piedmont harus
fokus pada bidangnya yaitu akademik.



Bila diasumsikan bahwa sebagian besar masalah tersebut dapat
diselesaikan dengan memuaskan, apakah Anda akan
merekomendasikan gagasan pusat laba ini untuk diterapkan, dan
bukannya alternatif lain tersebut?

Pendekatan pusat laba dapat disebut tepat
tetapi tidak harus pada pendekatan laba
semata. Laba harus diukur sebagai
pencapaian tujuan universitas, karena ini
adalah organisasi jasa. Namun manajemen
keuangan masih harus menjadi prioritas.
Solusi yang tepat karena itu adalah untuk
menerapkan teknik-teknik manajemen.

Anda mungkin juga menyukai