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Access

Base de datosqu es?


Una base de datos es un conjunto de datos que estn
organizados para un uso determinado
Las bases de datos de Access tienen la extensin .MDB
para que el ordenador las reconozca como tal.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se
organizan en Tablas.
Las tablas almacenan informacin sobre un tema como
pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos
realizados por cada uno de ellos.
Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza
para almacenar los datos.

Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto
particular, como pueden ser clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los
diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del
cliente, direccin,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla
se le denomina registro o fila, as todos los campos de un
cliente forman un registro.
Ejemplo
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una
empresa, una tabla de CLIENTES podra ser:
Campos
Cdigo Nombre Apellidos Direccin C.P.
Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanas, 23 46723
Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625
Registro 3 3 Francisco Juan Lpez C/ Valle, 56 46625
Registro 4 4 Mara Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521
Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visin
personal de los datos almacenados en las tablas ya
creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar,
actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para
extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas
condiciones.

Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener
todos los datos de los clientes cuyo cdigo postal sea 46625.
Formularios
Un formulario es el objeto de Access diseado para la
introduccin, visualizacin y modificacin de los datos
de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se
utilizan tienen la forma de fichas de datos.
Informes
Un informe es el objeto de Access diseado para dar
formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados
de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma
impresa.
Crear una base de datos
Hacer clic sobre la opcin Base de datos en blanco del
panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.
A continuacin aparecer el siguiente cuadro de dilogo
donde indicaremos el nombre de la base de datos que
estamos creando y el lugar donde se guardar.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a
la cual Access asignar la extensin .MDB, y aparecer la
ventana Base de datos:
Tipos de objetos que
podemos tener en la
BD
Crear una tabla de datos
Hay que posicionarnos en la ventana base de datos con el
objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono se
abre una ventana con las distintas formas que tenemos
para crear una tabla:
Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente
los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en
la columna determinar el tipo de datos que tiene la
columna.

Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va
guiando paso por paso en la creacin de la tabla utilizando
un juego de tablas que tiene ya predefinidas.

Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir
de otra existente en otra base de datos.

Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla
almacenada en otra base de datos.
Otra forma ms rpida de llegar a la vista diseo es desde
la ventana Base de datos con el objeto tablas
seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear una
tabla en vista Diseo.
Aparecer la ventana Diseo de tabla:
Nombre de la tabla
Rejilla de datos
Fichas General y
Bsqueda
Ayuda
Rejilla de datos: Es donde definiremos cuales son los datos que compondrn la tabla.
Fichas General y Bsqueda: Son para definir propiedades del campo es decir
caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo.
Ayuda: Es un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos
que hacer.
Tipos de datos
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de
qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Los diferentes tipos de datos de Access son:
Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, siendo su longitud mxima
de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como
nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como
nmeros de telfono o cdigos postales.

Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o
explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres.

Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos.

Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao
9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos
matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y
cuatro decimales.
Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o
nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un
nuevo registro a una tabla.

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores
(S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel,
un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos
binarios.

Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como
texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo
puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.
Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.
Definir campos
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al
pulsar la tecla ENTER pasamos al tipo de datos, por
defecto nos pone Texto como tipo de dato.
Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la
flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro
tipo.
Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda
columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a
Propiedades del campo se activa para poder indicar ms
caractersticas del campo.

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente
sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del
campo, de forma que la persona que tenga que introducir datos en la
tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la
barra de estado de la hoja de datos.

Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos
(columnas) de la tabla.
La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de
la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con
esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro
al cual identifica.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes
pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
Hacer clic sobre el icono Clave principal de la barra de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que
dicho campo es la clave principal de la tabla.
Guardar una tabla
Para guardar una tabla, podemos:
Ir al men Archivo y elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de
herramientas.
Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el
siguiente cuadro de dilogo:
Practica 1: Crear BD
1. Abrir Access
2. Si no aparece a la derecha el panel de tareas, abre el men Archivo y elige la opcin
Nuevo o bien haz clic sobre el botn Nuevo de la barra de herramientas.
3. Haz clic sobre la opcin Base de datos en blanco del panel de tareas.
4. Aparecer el cuadro de dilogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de
datos.
5. Guardar en la carpeta Mis documentos
6. En el recuadro Nombre de archivo:, escribe el nombre que queremos ponerle a nuestro
archivo, Clases.
7. Haz clic sobre el botn Crear.
8. Observa como tenemos una nueva base de datos llamada Clases.mdb, pero que de
momento est vaca.
Practica 2: Crear Tabla
Abre la base de datos Clases.mdb que se encuentra en la carpeta Mis
documentos del disco duro (la que se cre en la practica anterior).

Crear dos tablas en la base de datos. Una tabla ser Alumnado y la otra Cursos.

Tabla Alumnado.
Haz clic sobre la opcin Crear una tabla en vista diseo de la ventana Base de
datos estando seleccionado el objeto Tablas.

Escribe los siguientes campos:
Codigo Alumnado (tipo Auto numrico)
Nombre Alumnado (tipo Texto, descripcin Introducir el nombre del alumno)
Apellidos Alumnado (tipo texto)
Direccin (tipo texto)
Poblacin (tipo texto)
Codigo postal (tipo numrico)
Fecha de nacimiento (tipo Fecha/Hora)
Define como clave principal el campo Codigo Alumnado.
Guarda la tabla (nombre: Alumnado)
Cierra la tabla
Tabla Cursos
Escribe los siguientes campos:
Codigo Curso (tipo numrico)
Nombre Curso (tipo texto)
No. Horas (tipo numrico)
Fecha inicio (tipo Fecha/hora)
Fecha final (tipo Fecha/hora)
Define como clave principal el campo Codigo Curso
Guarda la tabla (nombre: Cursos)
Cierra la tabla
Cierra la base de datos