ADMINISTRASI PROYEK

Pihak-pihak yang Terlibat Dalam Penyusunan

Administrasi Proyek
Arsitek/ahli dari konsultan perencana
Kontraktor Utama
Direksi (wakil owner)
Konsultan Pengawas/MK
Perwakilan CQC (Contractor Quality Control)
Sub kontraktor
Suplayer
Personil yang Terlibat Dalam Penyusunan Administrasi
Proyek
Project Manager
Professional Construction Manager (PCM)
Quality Control Representative
Resident Project Representative (Resident Engineer;
Resident Inspector; Resident Manager; Project
Representative)
Inspector (Field Engineer; Quality Assurance
Supervisor)
Project Manager
Setiap organisasi pada proyek memiliki PM
PM dapat wakil dari owner, konsultan perencana,
kontraktor, konsultan pengawas/MK
PM biasanya bertanggung jawab secara perorangan
untuk mengelola seluruh tahap proyek untuk
organisasinya
Untuk konsultan perencana PM mengendalikan waktu,
anggaran, koordinasi pengendalian biaya untuk desain
dan konstruksi, menyusun kontrak dan biasanya
sebagai wakil perencana yang berhubungan dengan
owner
Personil Dalam Penyusunan Administrasi Proyek
Professional Construction Manager (PCM)
Jasa yang diberikan dalam industri konstruksi oleh
profesional manajer meliputi suatu jangkauan luas dari
aktivitas sampai taraf tertentu, biasanya tumpang-tindih
antara A/E dan kontraktor, atau melibatkan kedua-
duanya pada tahap disain dan konstruksi dari suatu
proyek. Kontrak manajemen konstruksi yang
menyeluruh dapat meliputi semua tugas tersebut di
dalam enam kategori berikut
Personil Dalam Penyusunan Administrasi Proyek
6 Tugas PCM
1) Terlibat dalam menentukan strategi tender, mengerti tentang
fast-tract, multiple prime contract project, menghindari konflik
selama masa kontrak
2) Tahap review design, termasuk tinjauan rencana yang diusulkan,
tinjauan dokumen kontrak, dan analisa constructability
keseluruhan
3) Manajemen biaya, termasuk estimasi biaya konstruksi dan
pengembangan anggaran proyek
4) Penjadwalan untuk seluruh tahap proyek, termasuk metode jalur
kritis
5) Pembukaan dan evaluasi penawaran, dan membantu menyeleksi
kontraktor
6) Di lapangan pada tahap manajemen konstruksi menyiapkan
administrasi kontrak, pemeriksaan, koordinasi, dan manajemen
lapangan
Personil Dalam Penyusunan Administrasi Proyek
Quality Control Representative
Dalam CE, NFEC, NASA, dan lain-lain konsep
pemeriksaan dikenal sebagai Contractor Quality Control
(CQC)
Dalam system ini QCR harus mengorganisasi dan
menjaga sistem pemeriksaan agar hasil kerja
kontraktor dan sub kontraktor sesuai dengan
kontrak.
Secara mayoritas, seperti diterapkan oleh masing-
masing perwakilan mereka, suatu wakil pemerintah
ditempatkan sebagai Quality Assurance Inspection.
Personil Dalam Penyusunan Administrasi Proyek
Resident Project Representative (RPR)
Resident Project Representative : Resident Engineer;
Resident Inspector; Resident Manager; Project
Representative
Jabatan ini biasanya wakil owner atau konsultan
perencana yang bekerja full time di lapangan yang
memiliki wewenang dan tanggung jawab administrasi
Dalam beberapa hal untuk inspeksi proyek diperlukan RPR
yang berkualitas sebagai register professional engineer,
dalam kasus lain bisa saja non register professional
engineer dengan kualifikasi yang tinggi digunakan
Seorang nonregister professional engineer diijinkan
diterima karena memiliki pengalaman sebagai inspektur
konstruksi untuk proyek yang sama
Personil Dalam Penyusunan Administrasi Proyek
Menurut AIA full time project representative adalah ahli
yang berkaitan dengan dokumen kontrak dengan
menggunakan terminologi Resident Project
Representative untuk posisi kelompok resident engineer,
resident inspector, full time project representative,
resident manager, and project representative

Otoritas dan tanggung jawab RPR
RPR dapat berfungsi secara efektif hanya jika diberikan
otoritas khusus
Kontraktor harus membuat RPR menyadari otoritasnya
Didalam beberapa dokumen sudah disampaikan batasan
otoritas dan tanggung jawab inspektur
Personil Dalam Penyusunan Administrasi Proyek
Inspector
Inspector : Field Engineer; Quality Assurance Supervisor
Biasanya jabatan tingkat staf yang dapat berupa: wakil
owner, perencana, atau wakil kantor pusat kontraktor di
lapangan
Merupakan Tenaga Kerja yang berkualitas tinggi dengan
memiliki pengalaman dan pengetahuan dalam pekerjaan
konstruksi
Lebih khusus mengamati masalah mutu pekerjaan
Mengamati dan mendengar keluhan tenaga kerja
lapangan
Mampu mengevaluasi persoalan lapangan dan kompeten
memberikan rekomendasi kepada supervisornya
Personil Dalam Penyusunan Administrasi Proyek
Tanggung Jawab Inspektur (1)
1. Inspektur harus mengerti dengan rencana dan spesifikasi dari pekerjaan
yang akan diawasi dan secara berkala melakukan review. Inspektur harus
mampu secara cepat memberi ijin pekerjaan yang sudah sesuai dengan
kebutuhan kontrak
2. Jika ada beberapa bahan yang tidak sesuai dengan spesifikasi, inspektur
memberikan penejelasan kepada kontraktor mengapa tidak diterima dan
mencatatnya dalam laporan aarian. Jika kontraktor tidak mengindahkannya,
maka inspektur harus melaporkan kepada A/E dan owner
3. Sebagai anggota dari tim konstruksi, inspektur harus mengerti dengan
semua tugas yang dimaksud yang akan diniliai sebagi progres
pekerjaan.harus mengerti dengan jadwal dan tahu bagaimana pekerjaan
disesuaikan dengan jadwal keseluruhan, penyelesaian pekerjaan sesuai
dengan kontrak seperti yang diharapkan owner
4. Inspektur harus mempelajari dengan sungguh-sungguh hasil dari inspeksi,
testing, atau aktivitas lainnya yang dapat menjelaskan apa yang menjadi
tanggung jawab kontraktor, dengan cara lain owner memperkirakan hal-hal
yang tidak sesuai atau klaim. Hal ini khususnya disampaikan kepada
program QC kontraktor untuk pengujian dan pemeriksaan bahan dan hasil
kerja sebagai bagian dari tanggung jawab kontraktor

Personil Dalam Penyusunan Administrasi Proyek
Tanggung jawab Inspektur (2)
5. Jika inspektur ditugaskan untuk beberapa pekerjaan, hal tersebut dapat
dilakukan sepanjang tidak menganggu pekerjaan atau ada inspektur
pengganti. Hal ini disampikan khususnya pada pekerjaan yang tidak dapat
dilihat kembali, seperti pondasi, pemipaan, pengecoran beton
6. Laporan harian inspektur termasuk didalamnya catatan kejadian, kegiatan
kontraktor yang diperiksa, instruksi yang diberikan kepada kontraktor, dan
kesepakatan yang dibuat. Inspektur harus ingat kejadian pembicaraan
kontrak.
7. Jika diadakan pengujian dilapangan, pengujian harus dilaksanakan dengan
hati-hati, pengujian sampel harus ditangani hati-hati dan dilindungi, dan
kegagalan pengujian harus dilaporkan langsung kepada kontraktor. Hal ini
diperlukan karena kontraktor akan kehilangan waktu dan uang jika informasi
hasil ujian yang tidak memenuhi terlambat paling tidak antara 2 atau 3 hari

Personil Dalam Penyusunan Administrasi Proyek
Tanggung jawab Inspektur (3)
8. Pengujian dan inspeksi harus dibuat segera dan tepat waktu:
Material harus diperiksa segera sesudah pengiriman dilakukan. Inspektur
menolak material sesudah dibongkar ke gudang bukanlah hal yang disukai
owner
Pekerjaan persiapan sperti pembersihan, penghalusan kemiringan dari daerah
galian, proteksi cuaca untuk beton, dan lain-lain harus diperiksa cepat untuk
mengurangi keterlambatan pada pelaksanaan
Pekerjaan harus diperiksa sebagai kemajuan, contoh: penundaan pemeriksaan
penempatan tulangan dan pengikatnya sampai 100% selesai tidak masalah
tetapi menunda kemajuan
Inspektur bertanggung jawab pada ketersediaan waktu untuk memeriksa
dengan cepat dan memutuskan jika diperlukan. Kontraktor tidak perlu menunda
pekerjaannya jika inspektur ada dilokasi, tentu saja dengan cara yang sama
kontraktor cukupmampu dan segera menyampaikan kepada inspektur ijin kerja
secepatnya untuk pemeriksaan
9. Jika beberapa pertimbangan spesifik dari pekerjaan kontraktor ditemukan
tidak realistis, inspektur berkewajiban melaporkannya kepada A/E dan
owner
Personil Dalam Penyusunan Administrasi Proyek
Tanggung jawab Inspektur (4)
10. Penafsiran sspesifikasi yang terlalu detail dapat menyebabkan masalah jika
tidak dapat digunakan untuk situasi tertentu inspektur harus meninjau
ulang kondisi-kondisi dan minta bimbingan pada manajer proyek jika perlu
11. Jika memungkinkan permasalahan harus diantisipasi lebih awal, meskipun
mandor dan pengawas kontraktor tidak acuh, misalnya pada pekerjaan
pemasangan sparing, hal ini akan sangat membantu menjaga kemajuan
pekerjaan kontraktor
12. Pekerjaan yang ditolak harus segera disampaikan dalam bentuk tertulis
kepada kontraktor sebelum kerugian menjadi lebih besar, contoh: salah
dalam lapisan ketebalan pemadatan, urugan tidak sesuai dengan material
yang dipersyaratkan, urugan dengan hukuranbahan yang lebih kecil.
Inspektur harus tahu apa yang dipersyaratkan oleh kontrak
13. adakalanya, masalah yang muncul tidak mampu ditangani inspektur
sendirian. Maka dapat dilaporkan ke A/E atau owner untuk segera
bertindak. Permasalahan yang belum terpecahkan dapat kadang-kadang
berkembang ke dalam situasi yang kritis dan klaim
Personil Dalam Penyusunan Administrasi Proyek
Tanggung jawab Inspektur (5)
14. Jika pekerjaan sudah diperbaiki oleh kontraktor, inspektur harus mengikuti
perkembangannya setiap hari.cara lain memperbaiki mungkin lupa atau
pekerjaan berikutnya menutupi
15. Inspektur selalu berdiri dibelakang keputusan yang dibuat sesuai batasan
pekerjaan kontraktor. Suatu penolakan yang tak benar oleh inspektur dapat
menyebabkan kerusakan hubungan antar pemborong dan personil
pemeriksaan
16. Tentu saja dalam tugasnya inspektur harus mampu membedakan antara
pekerjaan yang penting dan yang tidak sesuai dengan yang dimaksud oleh
A/E atau staf teknik owner
17. Inspektur harus mengerti tentang keselamatan, jika melihat kondisi yang
berbahaya pada pekerjaan, dia bertanggung jawab untuk memberitahu
kontraktor dengan catatannya atau dalam laporan harian. Kehadiran diam-
diam dari wakil owner dilokasi memperlihatkan tanggung jawab untuk
melaporkan kondisi yang nyata berbahaya
18. Inspektur harus bertanggung jawab untuk taat dan siaga. Banyak situasi
yang mengancam yang akan menyebabkan suatu penundaan penyelesaian
dari proyek harus dilaporkan ke A/E atau pemilik
Personil Dalam Penyusunan Administrasi Proyek
Kewenangan Inspektur
1. Inspektur harus mempunyai kewenangan untuk menyetujui material
dan pekerjaan yang sesuai dengan kontrak dan perlu memberi
persetujuan dengan segera
2. Inspektur tidak boleh diberi kewenangan untuk menghentikan kontraktor
bekerja
3. Inspektur tidak punya kewenangan untuk menyetujui perubahan dari yang
dipersyaratkan kontrak, hal ini dapat terpenuhi dengan baik hanya dengan
pekerjaan tambah kurang
4. Inspektur tidak mensyaratkan pemborong untuk melengkapi lebih dari
yang diperlukan oleh rencana dan spesifikasi
5. Inspektur tidak perlu mencoba untuk mengarahkan pekerjaan pemborong;
mungkin perusahaan yang terikat kontrak akan berkurang tanggung
jawabnya
6. Perintah inspektur harus diberikan kepada mandor atau pengawas
pemborong, bukan kepada para pekerja atau para sub kontraktor
Personil Dalam Penyusunan Administrasi Proyek
SELESAI