PROCESO ADMINISTRATIVO

UNIDAD 1. APLICA LA FASE

MECNICA O ESTRUCTURAL DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO.
MANEJO DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
R.A. 1.1
Realiza la planeacin de acuerdo con las
necesidades especficas de las organizaciones
y con los elementos establecidos aplicando
sus etapas.
PROPSITO: Describe la importancia de la
planeacin en las empresas para el logro de
objetivos.

ADMINISTRACION

DEFINICION
La administracin, es el proceso cuyo objetivo es la
coordinacin eficaz de los recursos de un grupo social
para lograr sus objetivos con la mxima productividad.
ADMINISTRACION
CARACTERISTICAS
UNIVERSALIDAD: La administracin existe y puede ser
aplicada dentro de cualquier colectivo o grupo social.
La administracin constituye un medio para lograr un
fin y no un fin en s mismo.
La administracin es un proceso dinmico en el que
todas sus fases o etapas existen en forma simultnea.
La administracin puede ser aplicada a todos los
sistemas o subsistemas de la organizacin.
Los principios administrativos deben adaptarse a las
condiciones propias del grupo social donde se apliquen.
La rigidez en la administracin es inoperante.
ADMINISTRACION
IMPORTANCIA
Con la universalidad de la administracin se demuestra
que sta es imprescindible para el adecuado
funcionamiento de cualquier grupo social, aumentando
su importancia a medida que los grupos se hacen ms
complejos.
Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y
procedimientos para lograr mayor eficiencia y eficacia.
La productividad de cualquier empresa est
ntimamente relacionada con la aplicacin de una
buena administracin.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas
necesarias para llevar a cabo una actividad.

El proceso administrativo se define como el
conjunto de pasos o etapas sucesivas entre s,
a travs de las cuales se efecta la
administracin.
PROCESO ADMINISTRATIVO


Propsitos
Objetivos
Estrategias
FASE PLANEACIN Polticas
Programas
MECNICA O Presupuestos
Procedimientos
ESTRUCTURAL

Jerarquizacin
Divisin del Trabajo Departamentalizacin
ORGANIZACIN Descripcin de funciones
Coordinacin

Toma de decisiones
DIRECCIN Integracin
O Motivacin
FASE EJECUCIN Comunicacin
Supervisin
OPERATIVA O
Establecimiento de
DINMICA estndares
CONTROL Medicin
Correccin
Retroalimentacin

PROCESO ADMINISTRATIVO
QUE SE QUIERE HACER?
QUE SE VA A HACER?
PLANEACION
COMO SE VA A HACER?
ORGANIZACION
MECANICA
VER QUE SE HAGA
DIRECCION
COMO SE HA
REALIZADO?
CONTROL
DINAMICA
ADMINISTRACION
PROCESO ADMINISTRATIVO
I
P L A N E A C I O N
Q u s e q u i e r e
h a c e r ?
I I
O R G A N I Z A C I O N
C m o s e v a a
h a c e r ?
I I I
D I R E C C I O N
V e r q u e s e
h a g a
I V
C O N T R O L
C m o s e h a
r e a l i z a d o ?
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACIN
PROPSITOS MISIN
INVESTIGACIN
PREMISAS INTERNAS/EXTERNAS
OBJETIVOS -MEDIBLES CUANTITATIVAMENTE
-CLAROS, PRECISOS Y ESPECFICOS
-ALCANZABLES
ESTRATEGIAS
POLTICAS
PROGRAMAS
PRESUPUESTOS
PROCEDIMIENTOS
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION (I)
PROPOSITOS: Aspiraciones fundamentales - Finalidades de tipo
cualitativo que se orientan y persiguen a travs de los objetivos -
directrices que definen la razn de ser de la empresa - Constituyen la
misin que la identifica -
INVESTIGACION: Apoya la planeacin al brindarle, precisin,
cuantificacin flexible y certera, aplicando el mtodo cientfico en
general al explicar, describir y predecir, a travs de sus etapas el
respectivo proceso cientfico as:
Definicin del problema. (qu se desea resolver).
Obtencin de Informacin (Datos: Observacin, experimentacin -
encuestas - muestreo).
Determinacin de la Hiptesis (Proposicin de respuesta - ideas
para solucionar el problema).
Comprobacin de Hiptesis. (Aceptacin o rechazo).
Presentacin del Informe. (Resultado para tomar decisiones).

PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION (II)

PREMISAS: Suposiciones Futuras - Internas cambios al interior,
Fortalezas y Debilidades - Externas al Entorno, Amenazas y
Oportunidades, de carcter poltico, legal, econmico, social, tcnico
y por otros factores.

OBJETIVOS: Resultados que se esperan obtener a propsito de los
PROPOSITOS o de la misin, son fines a lograr, con sus caractersticas:
medibles, cuantificables, claras, precisas, ESPECIFICAS y alcanzables.
Se clasifican en: Estratgicos o Generales de toda la entidad a largo
plazo. Tcticos o departamentales a corto y mediano plazo.
Operacionales o ESPECIFICOS a niveles de seccin, a corto plazo.
Para determinar objetivos se deben hacer preguntas claves de la
Administracin: qu, Cmo, Cundo, Dnde y Por qu?
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION (III)

ESTRATEGIAS: Cursos de accin general o alternativas de utilizacin
de recursos y esfuerzos para lograr los objetivos, determinando
alternativas, evaluando los cambios al interior, y seleccionando
alternativas

POLITICAS: Guas para orientar las acciones con criterios lgicos en la
toma de decisiones.

PROGRAMAS: Esquema que establece secuencias de actividades
para realizar los objetivos, identificando actividades, cronogramas,
interrelacionando y asignando actividades.
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION (IV)

PRESUPUESTOS: Plan a desarrollar en trminos econmicos o
monetarios, determinando el origen y la asignacin de recursos para
lograr objetivos, en un perodo determinado.

PROCEDIMIENTOS: Secuencia para efectuar las actividades en orden
cronolgico, incluyendo el mtodo de cmo llevar a cabo las tareas o
rutinas del trabajo, expresados por escrito y en manuales,
promoviendo la eficiencia, limitando la responsabilidad, evitando
duplicidad y evalundolos permanentemente.

PLANES: Esquemas resultantes de la PLANEACION, existiendo
observaciones como Autorizacin - Preparacin, Ejecucin y Control.

PROCESO ADMINISTRATIVO
EJERCICIOS DE PLANEACIN ESTRATGICA
AMENAZAS
( INCONVENIENTES PARA Medios Externos Situaciones a.Tendencias
CUMPLIR OBJETIVOS) coyunturales y/o polticas,
Entorno que se estructurales de la sociales,
presenta para la entidad en relacin administrativa,
efectiva organizacin con tendencias que econmicas,
OPORTUNIDADES y prestacin de influyen en la tecnolgicas,
( Proyecciones, servicios a la organizacin y que afecten el
Posibilidades) comunidad. servicios en su futuro.
grado de fuerza b) Anlisis de
(mayores-menores) las entidades
con las que se
tiene
relaciones.
c) Anlisis de
aspectos
inherentes a
los servicios
a ciudadanos.


FORTALEZAS Medios Internos Guas:
( Aspectos positivos, a) Organizacin
cualidades destacadas) En cuanto a la b) Resultados
organizacin y c) Objetivos- metas
administracin que d) Satisfaccin
presta un servicio e) Recursos:
midiendo sus Fsicos
DEBILIDADES resultados, positivos Humanos
(Aspectos negativos, o negativos. Tcnicos
inconvenientes) Administrativos
f) ptimos- ideales.

FACTORES CRTICOS reas, actividades Qu cosas
PARA LOGRAR EL XITO elementos actualmente y en el
indispensables para futuro se deben
lograr el xito de la hacer bien
entidad y hace bien para lograr objetivos.
para lograr
resultados positivos.
VISIN DEL FUTURO Lo ideal en la Expresar ideas,
IDEAL prestacin del deseos y sueos que
servicio y satisfacer buscan armona
al usuario.
PLANILLA DE PLANEACIN ESTRATGICA COMO
ELEMENTO BSICO DEL CONTROL INTERNO

DEFINIR
1. MISIN

2.VISION DEL FUTURO IDEAL

3. OBJETIVO

4. PROBLEMAS Y SOLUCIONES
MEDIOS EXTERNOS
MEDIOS INTERNOS
FACTORES CRTICOS
PARA LOGRAR XITO
VISIN DEL
FUTURO
AMENAZAS OPORTUNIDADES FORTALEZAS
DEBILIDADES
PROCESO ADMINISTRATIVO
QUE ES DOFA?
Debilidades
Oportunidades
Fortalezas
Amenazas
DOFA
DEBILIDADES
Son de carcter interno e involucran aquellos
aspectos negativos e inconvenientes. Ej. Falta de
Pertenencia y responsabilidad en la compaa por
parte del personal.
DOFA
OPORTUNIDADES
Son de carcter externo e involucran las proyecciones
o posibilidades en el mejoramiento del entorno. Ej.
Acceso a tecnologa ms avanzada.
DOFA
FORTALEZAS
Son de carcter interno e involucran los aspectos positivos
y cualidades destacadas en la organizacin. Ej. El personal
cuenta con una cultura de alto nivel de trabajo en equipo.
DOFA
AMENAZAS
Son de carcter externo e involucran los
inconvenientes para cumplir los objetivos. Ej. La
competencia.
ORGANIZACION
ORGANIZACIN
CONCEPTO
El Establecimiento de la estructura necesaria
para la sistematizacin racional de los
recursos, mediante la determinacin de
jerarquas, disposicin, correlacin y
agrupacin de actividades con el fin de poder
realizar y simplificar las funciones del grupo
social.
IMPORTANCIA (I)
Los fundamentos bsicos que demuestran
la importancia de la organizacin son:
Es de carcter continuo.
Es un medio a travs del cual se establece la
mejor manera de lograr los objetivos del grupo
social.
Suministra los mtodos para que se puedan
desempear las actividades eficientemente,
con un mnimo de esfuerzos.
IMPORTANCIA (II)
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades,
reduciendo los costos e incrementando la
productividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al
delimitar funciones y responsabilidades.
PRINCIPIOS (I)
Del Objetivo: Todas y cada una de las
actividades establecidas en la organizacin
deben relacionarse con los objetivos y
propsitos de la empresa.
Especializacin: El trabajo de una persona
debe limitarse, hasta donde sea posible, a la
ejecucin de una sola actividad.
Jerarqua: Es necesario establecer centros de
autoridad de los que emane la comunicacin
necesaria para lograr planes, en los cuales la
autoridad y la responsabilidad fluyan en una
lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto
ejecutivo hasta el nivel ms bajo.
PRINCIPIOS (II)
Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A
cada grado de responsabilidad conferido, debe
corresponder el grado de autoridad necesario
para cumplir dicha responsabilidad.

Unidad de Mando: Este principio establece
que al determinar un centro de autoridad y
decisin para cada funcin, debe asignarse un
slo jefe, y que los subordinados no debern
reportar a ms de un superior, pues el hecho
de que un empleado reciba rdenes de dos o
ms jefes slo ocasionar fugas de
responsabilidad, confusin e ineficiencia.
PRINCIPIOS (III)
Difusin: Para maximizar las ventajas de la
organizacin, las obligaciones de cada
puesto que cubren responsabilidad y
autoridad, deben publicarse y ponerse, por
escrito, a disposicin de todos aquellos
miembros de la empresa que tengan
relacin con las mismas.

Amplitud o Tramo de Control: Hay un
lmite en cuanto al nmero de
subordinados que deben reportar a un
ejecutivo, de tal manera que ste pueda
realizar todas las funciones eficientemente.

PRINCIPIOS (IV)
De la coordinacin: Las unidades de la
organizacin siempre debern mantenerse en
equilibrio.
La estructura organizacional debe propiciar la
armona y la adecuada sincronizacin de los
recursos que integran la empresa, para
cumplir con los objetivos generales. Todas las
funciones deben apoyarse completamente y
combinarse, a fin de lograr un objetivo comn;
en esta forma, la organizacin funcionar
como un sistema armnico en el que todas sus
partes actuarn oportuna y eficazmente, sin
ningn antagonismo.
Continuidad: Una vez que se ha establecido, la
estructura organizacional requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse a las
condiciones del medio ambiente.
TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACION
Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos
de estructuras organizacionales que se pueden
implantar en un organismo social; las ms usuales
son:
Lineal o militar
Funcional o de Taylor
Lineo - Funcional
Estaf
Por comits
ORGANIZACIN LINEAL O MILITAR (I)
Se caracteriza porque la
actividad decisional se
concentra en una sola persona
quien toma las decisiones y
tiene la responsabilidad bsica
del mando.
Se le conoce como
organizacin lineal o militar
porque, se utiliza en
instituciones militares, siendo
aconsejable tambin su
aplicacin en pequeas
empresas.
A
u
t
o
r
i
d
a
d
R
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s
p
o
n
s
a
b
i
l
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d
a
d
Mdico
Jefe de Departamento
Director General
ORGANIZACIN LINEAL O MILITAR (II)
VENTAJAS
Mayor Facilidad en la toma
de decisiones y en la
ejecucin de las mismas
No hay conflictos de
autoridad ni fugas de
responsabilidad.
Es claro y sencillo
Util en pequeas empresas
La disciplina es fcil de
mantener.
DESVENTAJAS
Es rgida e inflexible
La organizacin depende de
hombres clave, lo que
origina trastornos.
No fomenta la
especializacin.
Los ejecutivos estn
saturados de trabajo, lo que
ocasiona que no se
dediquen a labores
directivas sino de operacin
simplemente.
ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR
(I)
La organizacin funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la
especializacin de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el
obrero, ejecuten el menor nmero posible de funciones.
Capacitacin
Constante
Mantenimiento
del Consultorio
Auditora
Mdica
Historia Clnica
Firma y Sello
del Mdico
Medicos
Abastecimiento
de
Medicamentos
Horario de
Citas
Protocolos de
atencin
ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR (II)
VENTAJAS
Mayor Especializacin
Se obtiene la ms alta
eficiencia de cada persona.
La divisin del trabajo es
planeada y no incidental.
El trabajo manual se separa
del trabajo intelectual.
Disminuye la presin sobre un
solo jefe por el nmero de
especialistas con que cuenta
la organizacin.
DESVENTAJAS
Dificultad de localizar y fijar la
responsabilidad, lo que afecta
seriamente la disciplina y
moral de los trabajadores por
contradiccin aparente o real
de las rdenes.
Se viola el principio de la
unidad de mando, lo que
origina confusin y conflictos.
La no clara definicin de la
autoridad da lugar a
rozamientos entre los jefes.
ORGANIZACIN LINEO - FUNCIONAL
En sta se combinan los dos tipos de organizacin antes vistos,
aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada
una, ya que conserva.
De la organizacin lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se tramite
a travs de un solo jefe para cada funcin en especial.
De la funcional, la especializacin de cada actividad en una funcin.
Medicina Externa Medicina Interna Pediatra
Jefe de Medicina Jefe de Enfermera Jefe de Odontologa Jefe de Servicios de Diagnstico
Director General
ORGANIZACIN ESTAF (I)
Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la
tecnologa, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el
manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de
proporcionar informacin experta y de asesora a los departamentos
de lnea.
Director General
Director de
Departamento
Superintendente
Mdico
Jefe de Medicina
Consultor del
Director
Asesor Jurdico
ORGANIZACIN ESTAF (II)
VENTAJAS
Logra que los conocimientos
expertos influyan sobre la
manera de resolver los
problemas de direccin.
Hace posible el principio de la
responsabilidad y la autoridad
indivisible, y al mismo tiempo
permite la especializacin del
estaf.
DESVENTAJAS
Si los deberes y responsabilidades
de la asesora no se delimitan
claramente por medio de cuadros
y manuales, puede producirse
una confusin considerable en
toda la organizacin.
Puede ser ineficaz por falta de
autoridad para realizar sus
funciones, o por falta de un
respaldo inteligente en la
aplicacin de sus
recomendaciones.
Pueden existir rozamientos con
los departamentos de la
organizacin lineal.
ORGANIZACIN POR COMITES (I)
Este tipo de organizacin consiste en asignar los diversos asuntos
administrativos a un cuerpo de personas que se renen y se
comprometen para discutir y decidir en comn los problemas que se
les encomiendan.
Comit de Medicina Comit de Auditora Mdica
Medicina Enfermera Odontologa Servicios de Diagnstico
Director General
ORGANIZACIN POR COMITES (II)
CLASIFICACION
Directivo: Representa a los accionistas de
una empresa que se encargan de deliberar y
resolver los asuntos que surgen de la misma.
Ejecutivo:Es nombrado por el comit
directivo, para que se ejecuten los acuerdos
que ellos toman.
De vigilancia: Personal de confianza que se
encarga de inspeccionar las labores de los
empleados de la empresa.
Consultivo: Integrado por especialistas, que
por sus conocimientos o estudios, emiten
dictmenes sobre asuntos que les son
consultados.
ORGANIZACIN POR COMITES (III)
VENTAJAS
Las soluciones son ms objetivas,
ya que representan la conjuncin
de varios criterios.
Se comparte la responsabilidad
entre todos los que integran el
comit, no recayendo aquella
sobre una sola persona.
Permite que las ideas se
fundamenten y se critiquen.
Se aprovechan al mximo los
conocimientos especializados.
DESVENTAJAS
Las decisiones son lentas, ya
que les deliberaciones son
tardas.
Una vez constituido un comit,
es difcil disolverlo.
En ocasiones, los gerentes se
desligan de su responsabilidad
y se valen del comit para que
se haga responsable de sus
propias actuaciones.
TECNICAS DE ORGANIZACION
Son las herramientas
necesarias para
llevar a cabo una
organizacin
racional, son
indispensables
durante el proceso
de organizacin y
aplicables de
acuerdo con las
necesidades de cada
grupo social. Las
principales son:
Organigramas
Manuales
ORGANIGRAMAS
Por su
Objeto
Estructurales: Muestran slo la
estructura administrativa de la empresa.
Funcionales: Indican en el cuerpo de la
Grfica, adems de las unidades y sus
relaciones, las principales funciones de
los departamentos.
Especiales: Se destaca alguna
caracterstica.
Organigramas Por su
Area
Generales: Presentan toda la
organizacin; se llaman tambin cartas
maestras.
Departamentales: Representan la
organizacin de un departamento o
seccin.
Por su
Contenido
Esquemticos: Contienen slo los
rganos principales, se elaboran para el
pblico, no contienen detalles.
Analticos: Ms detallados y tcnicos
ORGANIGRAMA VERTICAL
En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba hacia
abajo.
Medicina Enfermera Odontologa Servicios de Diagnstico
Subdirector
Director General
ORGANIGRAMA HORIZONTAL
Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha.
Director
General
Medicina
Enfermera
Odontologa
Servicios de
Diagnstico
ORGANIGRAMA CIRCULAR
Donde los niveles jerrquicos quedan determinados de forma circular.
MANUALES (I)
Son documentos detallados que contienen en forma
ordenada y sistemtica, informacin acerca de la
organizacin de la empresa. Los manuales, de
acuerdo con su contenido, pueden ser:
De Procedimientos.
De Polticas
De Funciones Departamentales, Por unidades, etc.
De Funciones Individuales.
De tcnicas y de Produccin.
MANUALES (II)
Son de gran utilidad ya que:
Uniforman y controlar el cumplimiento de las funciones de la
empresa.
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se
debe hacer y cmo se debe hacer.
Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la
empresa.
Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de
responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen costos al incrementar la eficiencia.
MANUALES (III)
FORMATO E INDICE DE LOS MANUALES:
El contenido debe dividirse de acuerdo con
una clasificacin primaria de temas.
Indice
Objetivos y antecedentes del Manual
Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se
emita y quede vigente.
Nombre de las personas que intervinieron en la elaboracin del
Manual.
Debe llevar instrucciones para hacerlo ms comprensible.
Redaccin clara, concisa y ordenada.
Complementarse con grficas.
DIRECCION
DIRECCION
CONCEPTO
La ejecucin de los planes de acuerdo con la
estructura organizacional, mediante la gua de
los esfuerzos del grupo social a travs de la
motivacin, comunicacin y la supervisin.
PRINCIPIOS (I)
De la armona del Objeto o Coordinacin de Intereses. La
direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los
objetivos generales de la empresa.
Impersonalidad de Mando. La autoridad y su ejercicio (el mando),
surgen como una necesidad de la organizacin para obtener
ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes
deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los
dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos,
y no de su voluntad personal o arbitrio.
De la supervisin directa. Se refiere al apoyo y comunicacin que
debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la
ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con
mayor facilidad.
PRINCIPIOS (II)
De la jerarqua. Postula la importancia de respetar los canales de
comunicacin establecidos por la organizacin formal, de tal manera
que al emitirse una orden sea transmitida a travs de los niveles
jerrquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de
responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores
inmediatos, as como prdidas de tiempo.
De la resolucin del Conflicto. Indica la necesidad de resolver los
problemas que surjan durante la gestin administrativa, a partir del
momento que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u
obstculo que se antepone al logro de las metas de la organizacin,
pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el
mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y
emprender diversas alternativas.
ETAPAS DE LA DIRECCION
Direccin
Comunicacin
Supervisin
Motivacin
Integracin
Toma de
Decisiones
TOMA DE DECISONES (I)
Al tomar decisiones es necesario:
Definir el Problema: Para tomar una decisin es bsico definir
perfectamente cul es el problema que hay que resolver y no
confundirlo con los colaterales.
Analizar el Problema: Una vez determinado el problema es necesario
desglosar sus componentes, as como los componentes del sistema
en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas
de solucin.
Evaluar Alternativas: Consiste en determinar el mayor nmero
posible de alternativas de solucin, estudiar las ventajas y
desventajas que implican, as como la factibilidad de su
implementacin, y recursos necesarios para llevarlas a cabo de
acuerdo con el marco especfico de la organizacin.
TOMA DE DECISIONES (II)
Elegir entre alternativas. Una vez
evaluadas las diversas alternativas, elegir la
ms idnea para las necesidades del
sistema, y la que reditue mximos
beneficios; seleccionar, adems, dos o tres
ms para contar con estrategias laterales
para casos fortuitos.
Aplicar la decisin: Consiste en poner en
prctica la decisin elegida, por lo que se
debe contar con un plan para el desarrollo
de la misma. Dicho plan comprender: los
recursos, los procedimientos y los
programas necesarios para la implantacin
de ka decisin.
INTEGRACION
Comprende la funcin a travs de la cual el administrador elige y se
allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones
previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos
materiales as como humanos; estos ltimos son los ms importantes
para la ejecucin.
Etapas.
Reclutamiento. Obtencin de los candidatos para ocupar puestos de la
empresa.
Seleccin. Mediante la utilizacin de ciertas tcnicas, elegir entre los
diversos candidatos al ms idneo para el puesto.
Introduccin o induccin. Articular o armonizar adecuadamente al
nuevo elemento con los objetivos de la empresa.
Capacitacin o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento
de las capacidades del personal, para lograr su mxima eficiencia.

MOTIVACION
La motivacin es la labor ms importante
de la direccin, a la vez que la ms
compleja, pues a travs de ella se logra la
ejecucin del trabajo tendiente a la
obtencin de los objetivos, de acuerdo con
los estndares o patrones esperados.
Mltiples son las teoras que existen en
relacin con la motivacin, pero se pueden
agrupar en dos tendencias:
Teoras de Contenido
Jerarqua de las necesidades, de Maslow
Teora de la Motivacin e higiene , de Herzberg.
Motivacin de Grupo
Teoras de aprendizaje o del enfoque externo.
COMUNICACION
La comunicacin puede ser definida como
el proceso a travs del cual se transmite y
recibe informacin de un grupo social.

De tal manera vista, la comunicacin en
una empresa comprende mltiples
interacciones que abarcan desee
conversaciones telefnicas informales hasta
los sistemas de informacin ms
complicados. Su importancia es tal, que
algunos autores sostienen que es casi
imposible determinar todos los canales que
transmiten y reciben informacin en una
organizacin
SUPERVISION
Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente.
El liderazgo o supervisin, es de gran importancia para la empresa,
ya que mediante l imprime la dinmica necesaria a los recursos
humanos, para que logran los objetivos.
En esta funcin confluyen todas las etapas de direccin
anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que una
supervisin efectiva depender:
La productividad del personal para lograr objetivos
La observancia de la comunicacin
La relacin entre jefe - subordinado
La correccin de errores.
La observancia de la motivacin y del marco formal de disciplina

CONTROL
CONTROL
CONCEPTO:
Es la funcin del proceso administrativo,
mediante la cual se avala, mide o supervisa la
ejecucin de los planes para detectar y regular
desviaciones con el fin de establecer las medidas
correctivas necesarias conforme a los objetivos
de la empresa en condiciones de eficiencia y
eficacia.

CONTROL
De lo anterior se desprende:
- Relacin con lo planteado: El Control siempre existe para
verificar el logro de los objetivos establecidos en la
PLANEACIN.
- Medicin: Para controlar es imprescindible medir y
cuantificar los resultados.
- Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al
control es la de descubrir las diferencias que se presentan
entre la ejecucin y la PLANEACIN.
- Establecer medidas correctivas: Mediante retroalimentacin,
el control prevee y corrige los errores, de manera que se
hagan los ajustes en los planes
ELEMENTOS
Relacin con lo
planeado
Medicin
Deteccin de
Desviaciones
Establecimiento de
medidas
correctivas
IMPORTANCIA
El control es importante para el proceso
administrativo por cuanto:
Establece medidas de correccin.
Se aplica a todos los recursos de la empresa.
Determina y analiza rpidamente sobre las causas que originan
desviaciones.
Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
Informa sobre el desempeo de ejecucin de los planes.
Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores.
Se incrementala productividad en la empresa.
PRINCIPIOS BASICOS
Equilibrio: Al delegar autoridad se han de establecer mecanismos
suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad
conferida y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.
Los objetivos: El control debe estar en funcin de los objetivos.
Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con anterioridad al
error, de forma que se puedan tomar medidas correctivas sin
anticipacin.
Las desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente las causas y
situaciones futuras de las desviaciones para evitarlas.
De excepcin: Se debe aplicar principalmente en actividades
representativas a fin de reducir los costos y tiempo.
De la funcin controlada: La funcin controladora debe ser separada de
la funcin controlada. Esto es, adecuada segregacin de funciones para
evitar actos fraudulentos.
ETAPAS DEL CONTROL
ESTABLECIMIENTO MEDICIN DE
DE ESTNDARES RESULTADOS



CONTROL



RETROALIMENTACION CORRECCIN
ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES
Son unidades de medida que sirven como modelo, gua o
patrn con base en la cual se efecta el control. Hay tres
tipos de estndares en cuanto al mtodo: estndares
estadsticos, estndares fijados por apreciacin y los
estndares tcnicamente elaborados. Los hay
cuantitativos y cualitativos. Los estndares cuantitativos
son fsicos, de costo, de capital, de ingreso, de
programas; los cualitativos son de evaluacin de la
actuacin, curvas de comportamiento, perfiles.
MEDICION DE RESULTADOS
Los estndares sirven para establecer unidades de
medida definidas segn el problema presente. Es de
utilidad en los sistemas de informacin, pues la
efectividad del control depende en buena parte de la
informacin recibida cuyas caractersticas (confiable,
fluida, consistente, vlida), deben ser importantes.

Una vez efectuada la medicin, se comparan los
resultados obtenidos con los estndares
preestablecidos, determinndose as las desviaciones.
CORRECCION
Es funcin del personal ejecutivo, desarrollar
la accin correctora con base en el anlisis de
las causas que ocasionaron las desviaciones.
Es un proceso de retroalimentacin entre el
control y la planeacin lo que permite
aumentar la calidad en la accin correctora.
RETROALIMENTACION
Es importante en el proceso de control, ya que
a travs de la retroalimentacin, la
informacin obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr el tiempo. Para ello es
necesario, que el sistema de informacin sea
funcional y eficiente, pues de esta manera se
retroalimenta ms rpidamente el proceso de
control-planeacin.
LANEACIN
INFORMES
PROYECTADOS
PLAN DE DESARROLLO
ESTADOS
FINANCIEROS (BAL
GENERAL, PyG)
NDICES/RAZONES/
INDICADORES
TABLEROS DE MANDO
VS
JECUCIN
INFORMES-
REALES/EJECUTADOS
PLAN DE DESARROLLO
CUMPLIDO
ESTADOS
FINANCIEROS (BAL
GENERAL, PyG)
NDICES/RAZONES/
INDICADORES
TABLEROS DE MANDO
ARIACIN
O
E
S
T
U
D
I
A
R
/
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MEDIDAS
CONCLUSIONES
RECOMENDACIN
INFORMES DE EJECUCIN
MODIFICAR
CAMBIAR
MODERNIZAR
RETROALIMENTAR
TOMAR DECISIONES
CAMBIAR LA PLANEACIN Y
SU INFORMACIN
CARACTERISTICAS
Refleja la
naturaleza de la
estructura
organizacional.
Oportunidad
Accesibilidad
Ubicacin
Estratgica.
FACTORES
El control comprende cuatro factores que son:
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad.
CLASES
Control de Produccin.
Control de Calidad.
Control de Mercados
Control Financiero
Control Presupuestal
Control Contable
Control de recursos Humanos
Contabilidad
Evaluacin Financiera
o AUDITORA Administrativa/
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos ( memorias, expedientes, etc. )
Computarizados
Mecanizados
Proceso,
procedimientos, Gantt,
etc.
Procedimientos,
hombre-mquina, mano
derecha, mano
izquierda, etc.
Sistemas
de
informacin
Grficas
Diagramas
TCNICAS
DE
CONTROLES
Tiempos y movimientos,
estndares, etc.

Estudio de
Mtodos
Control Interno,
Programas
TCNICAS
DE
CONTROLES
Mtodos
Cuantitativos
Redes Camino Crtico
PERT
Modelos matemticos
Investigaciones de operaciones
Estadsticas
Clculos probaliblsticos
Programacin dinmica
El diagrama de Gantt, grfica de Gantt
o carta Gantt es una popular herramienta
grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo
de dedicacin previsto para diferentes
tareas o actividades a lo largo de un
tiempo total determinado.