PROCESO

ADMINISTRATIVO
PLANIFICACION, ORGANIZACION,
DIRECCION Y CONTROL

INT. PATRICIA VARGAS CHANG

PROCESO ADMINISTRATIVO
Las dos funciones primordiales de los
gerentes de una entidad son las
operaciones de planificacin y control.
El proceso administrativo es una serie de
actividades independientes utilizadas por
la administracin de una organizacin
para el desarrollo de las funciones de
planificar,
organizar,
suministrar
el
personal y controlar.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Funciones administrativas
generales
El buen gerente
desempea con habilidad
estas cuatro funciones
administrativas

PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeacin

Organizacin

Direccin

Control

Verificar que
se haga

Cmo se ha
hecho?

Qu es lo que
se
quiere
hacer?
Cmo se va a
hacer?
Qu se va a
hacer?

Planificacin
- Metas
- Objetivos
- Estrategias
- Planes
.

Organizacin
- Estructura
- Administracin
de recursos
humanos

Direccin
- Motivacin
- Liderazgo
- Comunicacin
- Comportamiento
Individual y de
grupo

Control
- Normas
- Medidas
- Comparaciones
- Accin

PLANEACION
Planificacin
- Metas
- Objetivos
- Estrategias
- Planes

PLANEACIN

En general, la planeacin supone definir

objetivos organizacionales y proponer
medios para lograrlos.
Los gerentes planean por tres razones:

 1.- Fijar un rumbo general con la mira

puesta en el futuro de la organizacin
(mayores utilidades, participacin de
mercado ms amplia y responsabilidad
social)

2.- Identificar y asignar los recursos que

necesita la organizacin para alcanzar
sus metas
3.- Decidir qu actividades son
necesarias a fin de lograrlas

 El primer paso para planificar es seleccionar las metas

de la organizacin
Definidas estas, se establecen programas para alcanzar
las metas de manera sistemtica.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las
actividades de la planificacin.
Circunstancias futuras deseables, dados los recursos
actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.

Los planes preparados por la alta direccin, que cargan

con la responsabilidad de la organizacin entera,
pueden abarcar plazos de entre cinco y diez aos.

Planes estratgicos y operativos

Planes estratgicos tienen aplicacin en toda la
organizacin, que establecen los planes generales de la
empresa y buscan posicionar a la organizacin en
trminos de su entorno.
Planes operativos que especifican los detalles de cmo
sern logrados los planes generales

Se han identificado tres diferencias entre

los planes estratgicos y los operativos.
Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 ao) y Largo
Plazo (Ms all de 5 aos)
Especificidad: Especficos (claramente definidos),
Direccional (flexibles, establecen guas generales).
Frecuencia de uso: Uso nico (son generados para una
situacin nica), Permanente (planes continuos para
actividades repetidas)

ORGANIZACION
Organizacin
- Estructura
- Administracin
de recursos
humanos

ORGANIZACION
Organizar es el proceso para ordenar y
distribuir el trabajo, la autoridad y los
recursos entre los miembros de una
organizacin, de tal manera que estos
puedan alcanzar las metas de la
organizacin. Diferentes metas requieren
diferentes estructuras para poder
realizarlos

ORGANIZACION
Luego que los gerentes han elaborado sus
planes, deben traducir en realidades estas
ideas abstractas.

En este esfuerzo, resulta esencial una

organizacin slida.
La organizacin es el proceso de
creacin de una estructura de relaciones
que permita que los empleados realicen y
cumplan los planes de la gerencia y
cumplan las metas de sta.

Mediante una organizacin eficaz, los

gerentes coordinan mejor los recursos
humanos, materiales y de informacin.

El xito de una organizacin depende en

gran medida de la habilidad gerencial para
utilizar con eficiencia y eficacia esos
recursos.

DIRECCION
Direccin
- Motivacin
- Liderazgo
- Comunicacin
- Comportamiento
Individual y de
grupo

DIRECCION
Una vez que la gerencia ha elaborado los
planes, creado una estructura y
contratado al personal idneo, alguien
debe dirigir la organizacin.
La direccin supone hacer que los dems
realicen las tareas necesarias para lograr
los objetivos de la organizacin.
No puede haber direccin si no concluido
la planeacin y la organizacin; tambin
es un elemento crucial de estas funciones.

Dirigir implica mandar, influir y motivar a

los empleados para que realicen tareas
esenciales. La direccin llega al fondo de
las relaciones de los gerentes con cada
una de las personas que trabajan con
ellos.
GERENTE

JEFE DE
SERVICIO

PERSONAL

CONTROL
Control
- Normas
- Medidas
- Comparaciones
- Accin

CONTROL
El proceso mediante el cual una persona, un grupo o
una organizacin vigila el desempeo y emprende
acciones correctivas es el control.

Esta es la funcin de control y consta de tres elementos

primordiales:
1. Establecer las normas de desempeo.

2. Medir los resultados presentes del desempeo y compararlos

con las normas de desempeo.
3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las
normas

Todos los gerentes deben participar en la

funcin de control, aun cuando sus
unidades estn desempendose como
se proyect.
Los gerentes no pueden saber en realidad
si sus unidades funcionan como es debido
hasta haber evaluado qu actividades se
han realizado y haber comparado el
desempeo real con la norma deseada

Un sistema de control transmite mensajes a

los gerentes de que las cosas no marchan
de acuerdo con lo planeado y la necesidad
de que se adopten medidas correctivas.
El control es importante, por que es el
enclace final en la cadena funcional de las
actividades de administracin. Es la nica
forma como los gerentes saben si las metas
organizacionales se estn cumpliendo o no
y por qu s o por qu no.

METODOS DE CONTROL

EVALUACION
Evaluacin es la comparacin de los objetivos
con los resultados y la descripcin de cmo
dichos objetivos fueron alcanzados
Una evaluacin nos indica qu est funcionando
y qu no lo est, qu debemos mantener y qu
debemos cambiar.
Las evaluaciones constituyen una herramienta
para tomar decisiones, pero ellas por s solas no
toman decisiones ni hacen los cambios.

 La evaluacin no es una actividad aislada que se lleva a

cabo despus de iniciar un programa. El proceso de
evaluacin comienza en la planeacin.
La clave del xito de la evaluacin radica en la seleccin
apropiada de objetivos y resultados. La correcta
aplicacin de esos objetivos asegura que los resultados
se logren adecuada y eficientemente.
Un objetivo debe poder
Ser medido, para que se pueda monitorear y evaluar
Ser Especfico para evitar interpretaciones diferentes
Indicar el tiempo preciso
Ser Adecuado para los problemas, metas y estrategias
Ser sobre todo realista y viable de acuerdo a las caractersticas y
contexto del establecimiento de salud.

El Modelo de Evaluacin
La teora de causa y efecto es una premisa bsica en la
evaluacin.
Con fines de elaborar el Plan de Evaluacin se sigue la
lgica de Programacin del Plan Operativo, sin
embargo, en el momento de ejecutar la evaluacin se
comienza a evaluar cuando el proyecto est en marcha,
por lo general, se inicia con la evaluacin de las
actividades (monitoreo) tanto administrativas como de
los procesos en los que se desarrollan, y al final del POI
se evalan los efectos y el impacto del Plan.
En este libro se comienza a elaborar el Plan de
evaluacin desde los objetivos hasta las actividades con
la finalidad de ir construyendo las matrices del Plan de
Evaluacin.

El tipo de evaluacin depende de la fase

del Plan Operativo

Qu se va a evaluar?

Para qu evaluar?
Para proveer informacin. Esto significa que la evaluacin
no se realiza al azar sino en forma sistemtica. Debe ser un
proceso permanente constituido por pasos que se toman en
forma lgica y secuencial.
Para permitir emitir juicios. Es decir es una actividad
analtica. Su propsito es juzgar si los esfuerzos
desplegados han tenido o estn teniendo xito.
Para tomar decisiones. Una vez que se tiene idea de
cmo va el programa, se debe decidir qu hacer para
maximizar su xito o superar sus limitaciones. La
evaluacin, para que tenga valor, debe ser un instrumento
para la toma de decisiones, y no simplemente un
instrumento acadmico.

MONITOREO
El Monitoreo es un proceso de control
gerencial
destinado
a
observar
sistemticamente un conjunto de procesos
de la gestin, con el fin de hacer los
ajustes necesarios en las actividades y
estrategias con el prposito de cumplir de
manera ptima los objetivos de la gestin,
expresados en el Plan Operativo, con un
manejo adecuado de los recursos
humanos, tecnolgicos y financieros.

El Monitoreo con Enfoque Estratgico

Ser un instrumento de informacin para poder implementar una
direccin estratgica del establecimiento de salud y ser el
generador de las informaciones ms prximas al gerente del
establecimiento de salud.
Proveer informacin para los procesos de evaluacin de la gestin.

Contribuir a crear una unidad en la gestin.

Ser un instrumento de coordinacin, no solamente a nivel del
establecimiento sino que afecta tambin a la integracin de lo
econmico, lo tcnico y lo social.
Incorporar tres escenarios de observacin: El contexto, los clientes
y los procesos de gestin.

Que obtenemos con el Monitoreo

Pasos para disear un plan de Monitoreo

Identificar
las
actividades
a
monitorear
sistemticamente en funcin de los objetivos del Plan
Operativo y las necesidades de la gestin del
establecimiento.
Establecer la meta o indicador estndar de
rendimiento para realizar un seguimiento de las
actividades es necesario determinar indicadores
estndar a fin de evaluar el grado de cumplimiento.

Diseo y manejo de sistemas de informacin definir

la forma en que estos hechos pueden ser registrados en
forma oportuna, continua y confiable.

 Identificar las tcnicas de observacin a utilizar en el

Monitoreo. Se establecen los instrumentos que permitan
obtener informacin para la toma de decisiones que
contribuyan al logro de los objetivos del establecimiento,
por el cumplimiento adecuado de las actividades.
Elaboracin de la matriz del plan de Monitoreo En la
matriz se incluyen las actividades, los indicadores
estndar, el sistema de informacin gerencial, las
tcnicas de informacin, los responsables del Monitoreo
y la periodicidad.

SUPERVISION
La supervisin ayuda a obtener los
resultados previstos en el Plan Operativo,
al descubrir a tiempo los problemas en la
ejecucin del plan relacionados con el
desempeo del trabajador, analizarlos y
elegir las soluciones adecuadas.

SUPERVISION
La supervisin es una herramienta muy til en
todas las fases de un Programa, especialmente
la de ejecucin

Es muy importante para lograr la eficiencia,

eficacia y calidad de los servicios de salud.
Es una piedra angular para garantizar una
adecuada ejecucin de los planes y programas.

QU ESTILOS DE SUPERVISIN
EXISTEN?
Supervisin democrtica (participativa)
Orientada hacia el trabajador, considera que el personal
es bueno por naturaleza.
Toma en cuenta la adaptacin de los planes a la
realidad local y aprovecha la planificacin y el trabajo en
equipo.
La supervisin democrtica o participativa motiva al
trabajador en la ejecucin correcta de las actividades y
permite mejorar su autoconfianza y productividad.

 Rescata su experiencia y sugerencias para

mejorar los procesos. Por lo que es ms eficaz.
La supervisin democrtica consulta, no
impone.
La supervisin participativa construye, no
conquista, est dirigida fundamentalmente a
lograr una mejora del desempeo en forma
concertada y con la participacin activa del
trabajador.

Supervisin autoritaria o vertical

Busca el cumplimiento de las actividades sin importar la
participacin del trabajador.
El supervisor establece y supervisa los mtodos de
trabajo orientados a la consecucin de objetivos y
establece procedimientos y directivas para el
cumplimiento de una tarea determinada.
No toma en cuenta la opinin del trabajador, su
percepcin de la tarea, o si esta es posible desarrollarse
en el contexto o en el escenario cotidiano del trabajo en
el establecimiento de salud.

 Este estilo de supervisin puede ser de utilidad

y estar justificado en varias circunstancias:
Una tcnica de vacunacin
Un esquema de tratamiento
El procedimiento de esterilizacin del material
quirrgico.

El autoritarismo de la supervisin est dado por

la preocupacin en el cumplimiento de la norma,
a como d lugar.

QU SUPERVISAR?
Las actividades o tareas ms
importantes para el xito del programa,
proyecto o servicio de salud
Ejemplo: Ejecucin defectuosa de la
inmunizacin para el Sarampin en una
poblacin de nios de un albergue

Las actividades o tareas ms difciles

de realizar por el trabajador operativo.
Es probable que el trabajador requiera
apoyo para la realizacin adecuada de
estas actividades, el cual lo puede y debe
recibir durante la supervisin.

Las actividades o tareas nuevas o

recin aprendidas por el personal.
Despus de una capacitacin es muy
conveniente supervisar el desempeo del
trabajador capacitado, para reforzar los
logros o corregir los defectos.

 Lo que consideran ms importante los

trabajadores o los usuarios del servicio.
Es bueno que ellos sepan que concedemos
importancia a sus preocupaciones o quejas.

CMO SUPERVISAR?
La observacin directa de la ejecucin de las
actividades. Permite evaluar el desempeo del
trabajador.
La entrevista con el trabajador. El dilogo permite
captar las opiniones y los conocimientos que el personal
tiene sobre las actividades o tareas que forman parte de
su trabajo.
La entrevista con el usuario. Permite conocer la
calidad sentida por los usuarios de los servicios. Puede
dar informacin sobre la accesibilidad y la aceptabilidad
de los servicios o intervenciones de salud.

 La verificacin del abastecimiento y uso

adecuado de insumos necesarios para el
desarrollo de las actividades.

El anlisis de la informacin estadstica.

GRACIAS