Gestin de

Proyectos

Gestin de los Costos

del Proyecto

MBA CARLOS ACUA, PMP

Agenda

Introduccin a la gestin de costos

Estimacin de Costos
Preparacin del Presupuesto de Costos
Control de Costos
Trminos relacionados a la gestin de
costos

Introduccin

La Gestin de Costos del Proyecto incluye los

procesos requeridos para asegurar que se complete
el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
La gestin de costos del proyecto se ocupa
principalmente del costo de los recursos necesarios
para completar las actividades del cronograma del
proyecto, desarrollado en el rea de conocimiento de
la gestin del tiempo.

Introduccin

En muchas reas de aplicacin, el pronstico y

anlisis de los resultados se efectan fuera del
proyecto. En otras, la gestin de costos tambin
incluye este trabajo.
El Gerente de Proyecto debe estar atento para
incluir los procesos adicionales y las tcnicas
generales, tales como retorno de la inversin,
anlisis de retorno, y otros, que sean requeridos
por el proyecto.

Introduccin

Una visin ms amplia de la gestin de costos

del proyecto se denomina frecuentemente
clculo de costos del ciclo de vida del proyecto.
El clculo de costos del ciclo de vida del
proyecto, junto con tcnicas de ingeniera de
valor, puede mejorar la toma de decisiones y se
usa para reducir el costo y tiempo de ejecucin,
y mejorar la calidad y el rendimiento del producto
entregable del proyecto.

Introduccin
Planificacin

Estimacin de
Costos

Preparacin del
Presupuesto de
Costos

Control

Control de
Costos

Introduccin
Estimacin de Costos
Estima los costos de los recursos necesarios
para completar las actividades del proyecto.
Preparacin del Presupuesto del Costo
Asigna el costo total estimado a paquetes de
trabajos individuales.
Control del Costo
Controla cambios en el presupuesto del
proyecto.

Introduccin

En algunos proyectos, especialmente los ms

pequeos, la estimacin de costos y la preparacin
del presupuesto del costo estn tan unidos que se
ven como un slo proceso (p.e., son ejecutados por
un slo individuo en un perodo relativamente corto
de tiempo).
Aqui se presentan como procesos distintos porque
las herramientas y tcnicas para cada uno son
diferentes.

Introduccin
Plan de Gestin de Costos
Describe cmo las variaciones del costo sern
manejadas (respuestas diferentes a problemas
mayores y a menores).
Puede ser formal o informal, altamente detallado o
con generalidades enmarcadas en las necesidades
del proyecto.
Es un elemento subsidiario del plan de gestin del
proyecto.

Introduccin
El Plan de Gestin de Costos debe establecer:
Nivel de precisin, tipos de estimacin y redondeos.
Unidades de medida (horas, das).
Enlaces con procedimientos de la organizacin y
cuentas de control (CA).
Umbrales de control, variaciones permitidas.
Reglas de valor ganado, frmulas y criterios.
Formatos de informe.
Descripciones de proceso.

Introduccin
En la gestin del tiempo se
estim los recursos a nivel
de actividades. Sin
embargo, en proyectos
grandes puede ser ms
prctico estimar los costos
a nivel de cuentas de
control

CUENTA DE
CONTROL (CA)

PRESUPUESTO
GERENCIA
RESERVA
DE GESTIN

PROYECTO

CUENTA DE
CONTROL (CA)

CUENTA DE
CONTROL (CA)

CUENTA DE
CONTROL (CA)

CUENTA DE
CONTROL (CA)

CUENTAS DE CONTROL (CA)

7.1 Estimacin de Costos

Estimacin de Costos

La estimacin de costos de las actividades del

cronograma implica desarrollar una aproximacin de
los recursos necesarios para completar cada
actividad, incluyendo la identificacin y consideracin
de diversas alternativas.
Generalmente se expresan en unidades monetarias,
como soles, dlares, etc.
Estas estimaciones son mejoradas a travs de
refinamientos durante el transcurso del proyecto,
para reflejar detalles adicionales disponibles.

Estimacin de Costos

Los costos de las actividades del cronograma se

estiman para todos los recursos que se cargarn al
proyecto incluyendo mano de obra, materiales,
equipos, servicios, instalaciones y categoras
especiales tales como asignacin por inflacin o un
costo por contingencia.
Si la organizacin ejecutante no tiene estimadores
de costos de proyecto con experiencia, el equipo de
proyecto debe proporcionar los recursos y la
experiencia requerida.

Estimacin de Costos
Recordar para el examen

La estimacin debe ser basada en la EDT

Siempre que sea posible, la estimacin debe ser
realizada por la persona que realizar el trabajo
La informacin histrica de proyectos pasados es la
clave para afinar las estimaciones
Las estimaciones son ms exactas si componentes
ms pequeos de trabajo son estimados
El gerente de proyecto debe cumplir con las
estimaciones acordadas.

Estimacin de Costos
Herramientas y Tcnicas
Estimacin por analoga
Determinacin de tarifas de costos de
recursos
Estimacin ascendente
Estimacin paramtrica
Software de gestin de proyectos
Anlisis de propuestas para licitaciones
Anlisis de reserva
Costo de la calidad

Entradas
Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la
organizacin
Enunciado del alcance
Estructura detallada
de trabajo (EDT)
Diccionario de la EDT
Plan de gestin del proyecto

Resultados
Estimacin de costos de las
actividades
Informacin de soporte de la
estimacin de costos de las
actividades
Cambios solicitados
Plan de gestin de costos (act.)

Estimacin de Costos

Entradas
Factores ambientales de la empresa

Condiciones del mercado.

Base de datos comerciales.

Activos de los procesos de la organizacin

Polticas de estimacin de costos.
Plantillas de estimacin de recursos.
Informacin histrica.
Archivos del proyecto.
Conocimientos del equipo de proyecto.
Lecciones aprendidas.

Estimacin de Costos

Entradas
Fuente

Descripcin

Informacin
histrica

Podemos consultar los archivos de proyectos anteriores y

de similar naturaleza para obtener informacin que nos
sirva como referencia.

Investigacin
de mercado

Para integrar precios unitarios hay informacin de

mercado disponible que podemos adquirir llevando a
cabo una investigacin de costos de materiales, mano de
obra, costos indirectos, etc.

Cotizaciones

Implica preparar alcances preliminares con criterios de

aceptacin para lograr obtener cotizaciones de
proveedores.

Bases de
datos

En ciertas industrias existen empresas que proveen el

servicio de consultora de base de datos de precios
unitarios por regin, especialidad, entregable, etc.
FUENTES DE INFORMACIN PARA ESTIMAR COSTOS

Estimacin de Costos

Entradas
Enunciado del alcance del proyecto

Necesidad del negocio.

Justificacin.
Requerimientos.
Lmites.
Restricciones y asunciones.
Entregables y criterios de aceptacin.

Estructura detallada de trabajo (EDT)

Suministra relacin entre todos los componentes del

proyecto y los entregables.

Estimacin de Costos

Entradas
Diccionario de la EDT

Identificacin de productos entregables.

Descripcin del trabajo en cada componente del
EDT.

Plan de gestin del proyecto

Plan de gestin del cronograma.

Plan de gestin de personal.
Registro de riesgos

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Estimacin por analoga
Implica usar el costo real de proyectos anteriores
similares.
Se utiliza cuando la cantidad de informacin
detallada es limitada.
Utiliza el juicio de expertos.
Es menos costosa que otras tcnicas pero tambin
menos exacta.
Es fiable cuando los proyectos anteriores son
similares de hecho y no de apariencia y cuando las
personas que preparan las estimaciones tienen la
experiencia necesaria.

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Ventajas

Desventajas

Rpida.

Menos exacta.

Las tareas individuales no

necesitan ser identificadas.

Se preparan con informacin

limitada.

Menos costosa.

Requiere considerable
experiencia para hacerlo
bien.

Provee al gerente de
proyecto de una idea de las
expectativas de la gerencia.

Extremadamente difcil para

proyectos con alto grado de
incertidumbre.

ESTIMACIN POR ANALOGA

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Determinacin de tarifas de costos de recursos

Se deben conocer las tarifas de costos unitarios de

cada recurso.
Se usan cotizaciones, tarifas estndar con factores
de escalamiento, bases de datos comerciales y listas
de precios de los vendedores.

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Estimacin ascendente
Estimacin del costo de las actividades individuales
o paquetes de trabajo y su acumulacin para obtener
el costo total del proyecto.
El costo y precisin depende del tamao y
complejidad de la actividad individual o paquete de
trabajo: sern mayores en la medida que estas
actividades sean mayores o ms pequeas.
El equipo de gerencia del proyecto debe decidir si
vale la pena el costo adicional de la exactitud
adicional.

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Ventajas

Desventajas

Ms exacta.

Toma tiempo y esfuerzo

(costo).

Basada en un anlisis
detallado del proyecto.

Tendencia del equipo a

acolchar los estimados.

Provee una base confiable

para el monitoreo y control.

Requiere que el proyecto este

bien definido y entendido

ESTIMACIN ASCENDENTE

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Estimacin paramtrica

Tcnica que utiliza relacin entre datos histricos y

otras variables para calcular una estimacin de costos.
Puede producir niveles superiores de exactitud
dependiendo de la complejidad y la informacin de
costos y recursos. Los modelos pueden ser simples (la
construccin de casas residenciales costar cierta
cantidad de dinero por m2 de vivienda) o complejos.
Los modelos paramtricos pueden ser altamente
confiables cuando: los proyectos involucrados de
hecho, son similares; la informacin histrica usada
para desarrollar el modelo fue precisa; y el modelo es
escalable (trabaja bien para un gran proyecto as
como para uno pequeo).

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Software de gestin de proyectos

Software de estimacin de costos, hojas de clculo y

herramientas de simulacin y estadstica.
Dichos productos pueden simplificar el uso de las
herramientas descritas anteriormente y de tal modo,
facilitar la rpida consideracin de varias alternativas
de costos.

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Anlisis de propuestas para licitaciones

Cuando los proyectos se ganan mediante procesos

competitivos el equipo de proyecto puede realizar un
trabajo de estimacin de costos adicional para
examinar el precio de los productos entregables
individuales y obtener un costo que respalde el costo
total del proyecto .

Estimacin de Costos

Herramientas y Tcnicas
Anlisis de reserva
Reservas o asignaciones para contingencias son
costos estimados que utilizar el Gerente de
Proyecto para gestionar eventos previstos, pero no
ciertos.
Problema de posible exageracin de estimacin de
costos.
Reservas forman parte de la lnea base de costos.

Costo de la calidad (COQ)

Costos totales incurridos en inversiones para

prevenir el incumplimiento de los requisitos, evaluar
la conformidad del producto o servicio con los
requisitos y por no cumplir con los requisitos.

Estimacin de Costos

Resultados
Estimacin de costos

Son valorizaciones cuantitativas de los costos

probables de los recursos requeridos para completar
las actividades del proyecto.
Son presentados en forma de resumen o en detalle.
Deben cubrir todas las categoras de recursos que
sern cargados al proyecto (mano de obra,
materiales, suministros, ms categoras especiales
tales como la variacin por inflacin o reserva de
contingencias de costos).

Estimacin de Costos

Resultados
Estimacin de costos

Los
estimados
de
costos
son
ajustados
frecuentemente durante el curso del proyecto para
reflejar el detalle adicional disponible respecto al
producto del proyecto.
Tipos de Estimaciones: Orden de Magnitud y
Estimacin Definitiva.

Estimacin de Costos

Resultados
Estimacin de costos (Tipos de Estimaciones)
Estimado del Orden de Magnitud (-50, +100 por
ciento). Este es un estimado aproximado sin datos
detallados, que es utilizado durante la evaluacin
inicial del proyecto.
Estimado Definitivo (-10, +15 por ciento).
Un
estimado definitivo es preparado de datos bien
definidos, especificaciones, planos, etc.
Estos
estimados
son
usados
para
licitaciones,
evaluaciones de ofertas, cambios contractuales,
trabajos adicionales, reclamos legales, permisos, y
aprobaciones de gobierno.

Estimacin de Costos

Resultados
Informacin de respaldo

El monto y tipo de detalles adicionales vara por rea

de aplicacin.
Debe proporcionar imagen clara, profesional y
completa de cmo se obtuvo la estimacin.
Debe incluir:

Descripcin del alcance del trabajo.

Fundamentos de la estimacin.
Asunciones y restricciones.
Rango de estimaciones.

Estimacin de Costos

Resultados
Cambios solicitados
Se pueden generar cambios que afecten al plan de
gestin de costos o requerimientos de recursos u
otros planes componentes del plan de gestin del
proyecto.
Se procesan a travs del control integrado de
cambios.

Plan de gestin de costos (actualizaciones)

Si las solicitudes de cambio son aprobadas y causan

un impacto sobre la gestin de costos se actualiza el
plan de gestin de costos.

7.2 Preparacin del

Presupuesto de Costos

Preparacin del Presupuesto de

Costos

La preparacin del presupuesto de costos implica la

asignacin de costos totales estimados a paquetes
de trabajo individuales para establecer un costo base
que permita medir el rendimiento del proyecto.
El enunciado del alcance del proyecto proporciona el
presupuesto resumen.

Preparacin del Presupuesto de

Costos
Herramientas y Tcnicas

Entradas
Enunciado del alcance
Estructura detallada
de trabajo (EDT)
Diccionario de la EDT
Estimacin de costos de las
actividades
Informacin de soporte de la
estimacin de costos de las
actividades
Cronograma del proyecto
Calendario de recursos
Contrato
Plan de gestin de costos

Suma de costos
Anlisis de reserva
Estimacin paramtrica
Conciliacin del lmite de la financiacin

Resultados
Lnea base de costos
Requerimientos para la
financiacin del proyecto
Plan de gestin de costos (act.)
Cambios solicitados

Preparacin del Presupuesto de Costos

Entradas
Enunciado del alcance del proyecto

Limitaciones peridicas formales de gastos de

fondos del proyecto.

EDT
Estimaciones de costos
Informacin de respaldo de la estimacin de
costos
Cronograma del proyecto
Calendario de recursos

Preparacin del Presupuesto de Costos

Entradas
Contrato

Informacin relacionada sobre los productos o

servicios contratados se utilizan para desarrollar el
presupuesto.

Plan de gestin de costos

Componente del plan de gestin del proyecto.

Preparacin del Presupuesto de Costos

Herramientas y Tcnicas
Suma de costos

Las estimaciones de costos de actividades se suman

hasta el nivel de paquete de trabajo.
Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman
hasta los niveles superiores de la EDT y finalmente
para todo el proyecto.

Preparacin del Presupuesto de Costos

Herramientas y Tcnicas
Anlisis de reserva

Reservas para contingencias de gestin son

presupuestos reservados para cambios no
planificados o incgnitas desconocidas.
El Gerente de Proyecto debe obtener la aprobacin
antes de comprometerse o gastar esta reserva.
No forman parte de la lnea base del costo pero
estn incluidas en el presupuesto del proyecto.

Preparacin del Presupuesto de Costos

Herramientas y Tcnicas
Estimacin paramtrica
Conciliacin del lmite de la financiacin

Grandes variaciones en los desembolsos de fondos no

son deseables, por eso stos se concilian con los
lmites de financiacin establecidos por el cliente o la
organizacin.
La conciliacin requerir el ajuste del cronograma, lo
cual se har aplicando restricciones de fecha impuesta
para paquetes de trabajo, hitos o componentes de la
EDT.

Preparacin del Presupuesto de Costos

Resultados
Lnea base de costo

Es un presupuesto fase-tiempo que ser usado para

medir, supervisar y monitorear el rendimiento del
costo en el proyecto.
Es desarrollado sumando los costos estimados por
perodo y usualmente mostrado en forma de curva-S.
Proyectos de gran magnitud suelen tener mltiples
lneas base de costo.

Preparacin del Presupuesto de Costos

Resultados
Requisitos para la financiacin

Se derivan de la lnea base de costo y pueden

establecerse para excederlos con el fin de responder
al avance temprano o a los sobrecostos.
En general la financiacin no es continua y aparece
como una funcin escalonada.
Los fondos totales necesarios son la lnea base ms
las reservas de gestin.

Preparacin del Presupuesto de Costos

Resultados
Valores
Acumulados

Reserva de gestin

Lnea base
de costo
Financiacin

Flujo de caja esperado

GRFICO DE FLUJO DE CAJA, LNEA BASE

DE COSTO Y FINANCIACIN

Tiempo

Preparacin del Presupuesto de Costos

Resultados
Plan de gestin de costos (actualizaciones)

Si las solicitudes de cambio sen aprobadas se

actualiza el plan de gestin de costos en caso de ser
necesario.

Cambios solicitados

Se pueden generar cambios que afecten el plan de

gestin de costos u otros componentes del plan de
gestin u otros componentes del plan de gestin del
proyecto.
Se procesan a travs del control integrado de
cambios.

PRESUPUESTO
DE COSTOS
RESERVAS DE
GESTIN

LINEA BASE DE
COSTOS
RESERVAS DE
CONTINGENCIA
PROYECTO

CUENTAS DE
CONTROL
PAQUETES
DE TRABAJO

ACTIVIDADES

7.3 Control de Costos

Control de Costos
El control de costos incluye:

Influir sobre factores que crean cambios en la lnea base

de costo.
Asegurar que los cambios solicitados sean acordados.
Gestionar los cambios reales cundo ocurran.
Monitorear el rendimiento del costo para detectar y
entender las variaciones con respecto a la lnea base de
costo.
Registrar con precisin cambios a la lnea base de costo.
Evitar cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados,
en el costo o uso de recursos.
Informar cambios aprobados a los interesados.
Actuar para mantener sobrecostos dentro de lmites
aceptables.

Control de Costos

El control de costos incluye la bsqueda del

"porqu" de las variaciones positivas y negativas.
Este debe estar totalmente integrado a los otros
procesos de control (control de cambio del alcance,
control del cronograma, control de calidad, y otros).
Por ejemplo, respuestas inapropiadas a las
variaciones de costos pueden causar problemas de
calidad o programacin, o posteriormente, producir
un inaceptable nivel de riesgo en el proyecto.

Control de Costos
Herramientas y Tcnicas

Sistema de control de cambios del costo

Anlisis de medicin del rendimiento
Proyecciones
Revisiones del rendimiento del proyecto
Software de gestin de proyectos
Gestin de variacin

Resultados
Entradas
Lnea base de costo
Requisitos para la
financiacin del proyecto
Informes de rendimiento
Informacin sobre el
rendimiento del trabajo
Solicitudes de cambio
aprobadas
Plan de gestin del proyecto

Estimacin de costos (act.)

Lnea base de costo (act.)
Mediciones del rendimiento
Conclusin proyectada
Cambios solicitados
Acciones correctivas
recomendadas
Activos de los procesos de la
organizacin (act.)
Plan de gestin del proyecto (act.)

Control de Costos

Entradas
Lnea base de costo
Requisitos para la financiacin del proyecto
Informes de rendimiento

Informacin sobre el rendimiento del costo y

recursos.

Informacin sobre el rendimiento del trabajo

Entregables completados.
Costos autorizados e incurridos.
Estimaciones al trmino.
Porcentajes fsicamente completados.

Control de Costos

Entradas
Solicitudes de cambio aprobadas
Pueden incluir cambios en:
Trminos de costo del contrato.
Alcance del proyecto.
Lnea base de costo.
Plan de gestin de costos.

Plan de gestin del proyecto

Plan de gestin de costos.

Otros planes subsidiarios.

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Sistema de control de cambios del costo

Define procedimientos por el cual el costo base

puede ser cambiado.
Incluye las hojas de trabajo, sistema de seguimiento
y niveles de aprobacin necesarios para autorizacin
de cambios.
Debe estar integrado con el proceso de control
integrado de cambios.

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Anlisis de medicin del rendimiento

Las tcnicas de medicin del rendimiento tales como

valor ganado ayudan a fijar la magnitud de las
variaciones que ocurran.
Una parte importante del control de costos es
determinar la causa de una variacin, la magnitud de
la variacin y decidir si la variacin requiere accin
correctiva.
Gestin del Valor Ganado (Earned Value
Management EVM). Esta tcnica implica medir
continuamente el rendimiento del proyecto mediante
tres variables independientes: 1) El valor planificado
(PV), 2)El valor ganado (EV) y 3) Los costos actuales
(AC).

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Anlisis de medicin del rendimiento
Gerencia del Valor Ganado (Earned Value
Management EVM). Calcula adems las variaciones
del costo (CV) y cronograma (SV) y los ndices de
rendimiento del costo (CPI) y cronograma (SPI).
CV = EV AC
SV = EV PV
CPI = EV / AC
SPI = EV / PV

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Presupuesto hasta
la terminacin (BAC)

Valores
Acumulados

Costos reales
(AC)

Valor planificado
(PV)

Valor ganado
(EV)
INFORME GRFICO DEL RENDIMIENTO

Tiempo

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Proyecciones
Estimacin para concluir el trabajo restante (ETC)
Basada en una nueva estimacin: ETC
Basada en variaciones atpicas: ETC = BAC EV
Basada en variaciones tpicas:
ETC = (BAC EV) / CPI
Estimacin al trmino (EAC)
Estimacin con nueva estimacin: EAC = AC + ETC
Costo Real a la fecha ms un nuevo estimado para
el trabajo restante. Este enfoque se usa cuando el
rendimiento pasado muestra que los supuestos
originales estuvieron errados o ya no son validos.

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Proyecciones
Estimacin al trmino (EAC)
Estimacin
usando el presupuesto restante:
EAC = AC + (BAC - EV). Costo Real a la fecha ms
el presupuesto restante. Este enfoque se usa cuando
las variaciones reales son atpicas y no se espera
que vuelvan a ocurrir en el futuro.
Estimacin usando el presupuesto restante afectado
por el CPI: EAC = AC + (BAC - EV) / CPI. Costo Real
a la fecha ms el presupuesto restante modificado
por un factor. Este enfoque se usa cuando las
variaciones reales son tpicas y se espera que
vuelvan a ocurrir en el futuro.

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
PLAN ORIGINAL

HOY

DIFERENCIA ENTRE BAC, EAC Y ETC

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Anlisis del Valor Ganado
Un mtodo de medicin del rendimiento del proyecto
que compara la cantidad del trabajo planeado con la
realmente lograda, para determinar si el costo y el
cronograma avanzan segn lo planificado.
Integra costo, tiempo y alcance.
Puede ser usado para pronosticar el rendimiento
futuro del proyecto y la fecha de termino del
proyecto.

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Interpretacin Trmino

Acrnimo

Trabajo programado Valor Planeado

PV (BCWS)

Trabajo logrado

Valor Ganado

EV (BCWP)

Costo actual

Costo Actual

AC (ACWP)

Presupuesto total

Presupuesto al trmino

BAC

Costo estimado total Estimacin al trmino

EAC

Variacin del Trabajo Variacin del Cronograma

SV

Variacin del Costo

Variacin del Costo

CV

Variacin Final

Variacin al trmino

VAC

TRMINOS DEL VALOR GANADO

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
CV

Variacin del Costo

CV = EV - AC

SV

Variacin del Cronograma

SV = EV - PV

CPI

ndice de rendimiento del costo CPI = EV / AC

SPI

ndice de rendimiento del

cronograma

SPI = EV / PV

EAC Estimacin al trmino

EAC = AC + ETC
EAC = AC + (BAC - EV)
EAC = BAC / CPI

ETC

ETC = EAC - AC

Estimacin para terminar

VAC Varianza al trmino

FRMULAS EVM

VAC = BAC - EAC

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
En orden alfabtico
AC
CV

EV

=
MENOS

CPI

PV

FRMULAS GRFICA EVM

SV

SPI

MENOS

=
DIVIDIDO POR

DIVIDIDO POR

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
SI

AC > EV

AC = EV

AC < EV

ENTONCES

CV < 0

CV = 0

CV > 0

CPI < 1

CPI = 1

CPI > 1

El proyecto
est

Sobre el
presupuesto

Dentro del
presupuesto

Debajo del
presupuesto

SI

PV > EV

PV = EV

PV < EV

ENTONCES

SV < 0

SV = 0

SV > 0

SPI < 1

SPI = 1

SPI > 1

Atrasado

Dentro del
cronograma

Adelantado

El proyecto
est

ANLISIS EVM

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Revisiones del rendimiento del proyecto
Comparan:
Rendimiento a lo largo del tiempo.
Actividades/paquetes
por
encima/debajo
presupuesto.
Hitos alcanzados o vencidos.
Combinan:
Anlisis de variacin.
Anlisis de tendencias.
Tcnica del valor ganado.

del

Control de Costos

Herramientas y Tcnicas
Software de gestin de proyectos

Se usan para supervisar el PV frente al AC o para

predecir efectos de los cambios o variaciones.

Gestin de variacin

Plan de gestin de costos describe cmo gestionar

las variaciones.

Control de Costos

Resultados
Estimaciones de costos (actualizaciones)

Son modificaciones a la informacin de costos usada

para gestionar el proyecto.
Los involucrados apropiados deben ser notificados
cuando as se requiera.
Los estimados revisados pueden o no necesitar
ajustes de otros aspectos del plan del proyecto.

Control de Costos

Resultados
Lnea base de costo (actualizaciones)

Cambios a la lnea base de costo.

En general slo responden a cambios aprobados de
alcance.
En algunos casos las variaciones pueden ser tan
grandes que se necesita revisar totalmente la lnea
base.

Mediciones del rendimiento

Los valores de CV, SV, CPI y SPI se calculan y

documentan para los componentes de la EDT.

Control de Costos

Resultados
Conclusin proyectada

Se documenta un valor de EAC y ETC, calculado o

proporcionado por la organizacin ejecutante.
Se comunica a los interesados.

Cambios solicitados

Se pueden generar cambios que afecten algn

aspecto del proyecto o del presupuesto en particular.
Se procesan a travs del control integrado de
cambios.

Control de Costos

Resultados
Acciones correctivas recomendadas

Todo aquello que se hace para alinear el rendimiento

futuro esperado con el plan de gestin del proyecto.

Activos de los procesos de la organizacin

(actualizaciones)

Las causas de variaciones, el razonamiento detrs

de la accin correctiva elegida y otros tipos de
lecciones aprendidas del control de costos deben ser
documentados de tal manera que formen de la base
de datos histrica para este proyecto y para otros
proyectos de la organizacin ejecutante.

Control de Costos

Resultados
Plan de gestin del proyecto (actualizaciones)

Estimaciones de costo.
Lnea base de costo.
Plan de gestin de costo.
Documentos del presupuesto.

Trminos relacionados a la
gestin de costos

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
1. Mtodos de seleccin de proyectos

Herramientas usadas para seleccionar los proyectos

ms rentables. Incluyen:
Valor actual (PV).
Valor actual neto (NPV) (VAN).
Tasa interna de retorno (IRR) (TIR).
Periodo de retorno (PBP).
Ratio costo beneficio (BCR).
Retorno de la inversin (ROI).

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Valor actual (PV)

Es el valor actual de un flujo de caja futuro.

Se calcula as: PV = FV / (1 + r)n donde FV es el
valor futuro, r es el ratio de inters y n el nmero de
perodos.

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Valor actual neto (NPV)
Es el valor actual del total de beneficios menos los
costos, por lo tanto es la suma algebraica de todos
los valores presentes con su signo.
Se calcula: NPV = CF0 + CF1/(1 + r)1 + CF2/(1 + r)2 +
CF3/(1 + r)3 CFn/(1 + r)n donde CF es el flujo de
caja, r es el ratio de inters y n el nmero de
perodos.
Se debe escoger siempre el proyecto con mayor
VAN (NPV).

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Tasa interna de retorno (IRR)

Es la tasa a la cual el flujo de ingresos iguala al flujo

de egresos, computados como valores presentes
(NPV = 0).
Se debe seleccionar siempre el proyecto con mayor
TIR (IRR).

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Perodo de retorno (PBP)

Es la velocidad del retorno financiero expresado

como nmero de periodos de tiempo requeridos para
recuperar la inversin antes que el beneficio
empiece a ser acumulado.
Siempre se debe seleccionar el proyecto con PBP
menor.

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Ratio beneficio costo (BCR)
Compara los beneficios con los costos de un
proyecto.
BRC = Beneficios / Costos
Si BCR > 1 entonces Beneficios > Costos.
Si BCR = 1 entonces Costos = Beneficios.
Si BCR < 1 entonces Costos > Beneficios.
Siempre escoger el proyecto con mayor BCR.

Control de Costos

Trminos relacionados a la
gestin de costos
Retorno de la inversin (ROI)
Porcentaje que muestra el retorno de la inversin en
un determinado periodo de tiempo.
ROI = (Beneficios Costos) / Costos
Siempre escoger el proyecto con mayor ROI.

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gestin de costos
2. Consideraciones de Costos

Los gerentes de proyecto deben considerar tres tipos

de costos:
Costo del ciclo de vida
Costo oportunidad
Costo hundido

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gestin de costos
Costo del ciclo de vida

Los gerentes de proyecto no deben excluir los costos

de las fases de operacin y mantenimiento.

Costo oportunidad

Impacto de las estimaciones de costos por reducir

opciones de ejecutar otros proyectos.
Valor del proyecto que no fue seleccionado costo de
perdida de oportunidad.

Costo hundido

Costos ya incurridos.
No deben ser considerados en el proceso de
estimacin.

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gestin de costos
3. Tipos de costos

Un costo puede ser variable o fijo.

Un costo puede ser directo o indirecto.

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Trminos relacionados a la
gestin de costos
Costo variable

Cualquier costo que cambia con el volumen de

produccin o cantidad de trabajo. Por ejemplo los
costos de materiales, suministros y salarios.

Costo fijo

Son los costos que no cambian a medida que

cambia la produccin. Por ejemplo el alquiler de una
oficina.

Control de Costos

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gestin de costos
Costo directo

Costos que son directamente atribuidos al trabajo del

proyecto. Por ejemplo, capacitacin y viajes del
equipo, sueldos del equipo, incentivos o costos del
material usado en el proyecto.

Costo indirecto

Costos administrativos o costos incurridos para el

beneficio de ms de un proyecto. Por ejemplo,
impuestos, beneficios contractuales o servicios de
consejera.

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4. Depreciacin

Los activos pierden valor en el tiempo y existen

varios mtodos para calcular cul es el valor que se
pierde cada ao y que por lo tanto puede ser
imputado al costo.
El mtodo ms comn de depreciacin es la
depreciacin por lnea recta en la cual el mismo valor
es depreciado cada ao.

Control de Costos

Trminos relacionados a la gestin

de costos
Uso

Mtodo

Tipo

Acrnimo

Descripcin

Ms comn

Lnea Recta

Lnea Recta

SL

Misma cantidad
depreciada cada ao

Usado por
maquinas

Lnea Recta

Unidad de
produccin

UP/O

[UP/O] = (Costo de
adquisicin Valor
residual) / Unidad de
Produccin

Depreciacin
acelerada

Acelerado

Doble saldo
decreciente

DDB

Prdida del valor de la

inversin ms rpido que
con Lnea Recta

Depreciacin
acelerada

Acelerado

Suma de los
dgitos del ao

SYD

Prdida del valor de la

inversin ms rpido que
con Lnea Recta

MTODOS DE DEPRECIACIN

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gestin de costos
5. Anlisis de Valor
Tambin llamado ingeniera de valor.
F (valor) = (calidad + funcionalidad) / costo
Trata de encontrar una forma menos costosa de
realizar el mismo alcance de trabajo.
Requiere el uso sistemtico de tcnicas para
identificar las funciones requeridas del proyecto,
asignar valores a estas funciones y proveer
funciones al menor costo total sin prdida de
rendimiento.
Si un equipo de proyecto esta tratando de reducir los
costos del proyecto pero manteniendo el mismo
alcance del trabajo, entonces est realizando un
anlisis de valor.

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Trminos relacionados a la
gestin de costos
6. Ley del retorno decreciente

El incremento de recursos no necesariamente

incrementa la produccin.
Por ejemplo, aadir el doble de recursos a una
actividad no necesariamente indica que la actividad
ser realizada a la mitad del tiempo original.

Preguntas?

Bibliografa

Gua del PMBOK, tercera edicin. Captulo 7

Gestin de los Costos del Proyecto. PMI.
Pmp Exam Prep, Fifth Edition. Rita Mulcahy.
Administracin Profesional de Proyectos, La Gua.
Yamal Chamoun.
Earned Value Project Management. Second
edition. Quentin W. Fleming, Joel M. Koppelman.