Anda di halaman 1dari 20

MANAGEMENT PERHOTELAN

FAKULTAS PARIWISATA UNIVERSITAS


PANCASILA

TATA GRAHA HOTEL


(HOUSEKEEPING)
SEMESTER 2

THE MEANING OF HOUSEEPING


Bagian tata graha ( housekeeping) adalah salah satu

bagian yang mempunyai peranan dan fungsi yang cukup


vital dalam memberikan pelayanan kepada para tamu,
terutama yang menyakut pelayanan kenyaman dan
kebersihan ruang hotel.
Dalam melaksanakan tugas tugas di bidang pelayanan
kenyamanan dan kebersihan ruangan hotel, maka bagian
tata graha juga harus melakukan kerjasama dengan
bagian bagian lainnya yang terdapat di hotel seperti
front office, food & beverage, bagian engineering, bagian
akunting dan bagian personel.

THE MEANING OF HOUSEKEEPING


Tanggung jawab bagian tata graha dapat dikatakan mulai dari pengurusan

tentang bahan bahan yang terbuat dari kain seperti taplak meja (table
cloth), sprei, sarung bantal, korden, menjaga kerapiahan dan kebersihan
ruangan beserta perlengkapannya , serta pemeliharaan pengadaan /
penggantian peralatan dan perlengkapannya, serta pemeliharaan seluruh
ruangan hotel.
Melihat ruang lingkup tanggung jawab bagian tata graha tersebut, maka
yang dimaksud dengan ruangan ruangan hotel terdiri dari kamar kamar
tamu, ruang rapat, ruangan umum seperti lobby, coridor, restaurant yang
kesemuanya itu disebut sebagai front of the house. Disamping itu, bagian
tata graha juga bertanggung jawab terhadap kebersihan dan kerapiahan
bagian back of the house seperti bagian dapur, ruang makan karyawan,
ruang ganti pakaian karyawan ruang kantor dan sbb.
Berkaitan dengan peranan dan fungsi bagian tata graha, maka para
karyawan bagian tata graha dituntut untuk memiliki perilaku ,
pengetahuan dan ketrampilan tentang bagaimana menjaga kerapihan dan
kebersihan ruangan hotel dengan menggunakan teknik dan proses serta
peralatan yang benar.

STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN HOUSEKEEPING


Executive housekeeper

executive housekeeper adalah jabatan seseorang yang tanggung


jawab terhadap kelancaran operasional bagian tata graha. Seperti
layaknya seorang manajer, executive housekeeper selalu berusaha
memanfaatkan sumber sumber yang tersedia untuk mencapai
tujuan organisasi yang telah digariskan oleh manajemen. Sumber
sumber tersebut termasuk sumber daya manusia, energi, uang,
waktu, metode kerja, material, energi dan peralatan yang pada
dasarnya dapat dikatakan dalam jumlah yang terbatas.
Bagian kamar tamu (Rooms Section)
bagian kamar tamu (room section) mempunyai tanggung jawab
untuk menjaga dan / atau kebersihan, kerapihan dan kelengkapan
kamar kamar tamu. Adapun petugas yang melaksanakan
pembersihan , merapikan dan melengkapi kebutuhan tamu dikamar
( seperti sabun mandi, handuk, dan keperluan keperluan lain)
adalah pramugraha atau roomboy
sedangkan pengawasan
terhadap proses pekerjaan yang dilaksanakan oleh roomboy
tersebut adalah room supervisor

STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN HOUSEKEEPING


Bagian ruangan umum ( Public Area Section)

bagian ruangan umum ( Public Area Section) adalah bagian yang


mempunyai tanggung jawab menjaga dan / atau memelihara kebersihan,
kerapihan dan kelengkapan kebutuhan ruangan umum pekerjaan tersebut
dilaksanakan oleh seorang petugas yang disebut dengan houseman, dan
pengawasan pelaksanaan pekerjaan dilakukan Public Area Supervisor, atau
biasa disebut juga Houseman Supervisor.
Bagian linan ( Linen Section)
bagian linan (Linen Section) adalah bagian yang bertanggung jawab atas
penyimpanan, penyediaan, kelengkapan, kebersihan dan
kerapihan
seluruh jenis jenis linan yang butuhkan untuk keperluan operasional
hotel.
Bagian Binatu (laudry)
bagian binatu (laudry) mempunyai tanggung jawab
melaksanakan
pemeliharaan seluruh jenis linan yang dipergunakan oleh operasioanl
hotel.

KEBUTUHAN JUMLAH PRAMUGRAHA(ROOMBOY)


Kegiatan menentukan jumlah pramugraha (roomboy)

yang diperlukan untuk membersihkan kamar dalam


tingkat huni kamar tertentu, dapat disebut staffing.
Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan
jumlah pramugraha.
1. Menentukan luas dan keadaan kamar yang akan
dibersihkan. Hal ini dimaksud untuk mengetahui
secara pasti bentuk, luas dan situasi ruangan kamar
serta kaitan atau hubungan antara satu ruangan
dengan ruangan lain.
2. Menentukan jenis pekerjaan yang akan dilakukan.
Jenis pekerja apa yang akan dilakukan misalnya
membersikan debu kamar (dusting), membersihkan
karpet (vacuming),dsb.

KEBUTUHAN JUMLAH PRAMUGRAHA(ROOMBOY)

3. Tingkat produktivitas pramugraha , dimana tingkat


produktivitas
pramugraha
tersebut
juga
akan
dipengaruhi
oleh
kemampuannya
(pengetahuan,
ketrampilan dan perilaku) dalam melaksanakan
tugasnya membersihkan kamar kamar tamu, dengan
menggunakan seluruh peralatan dan bahan pembersih
tersebut.
4. Waktu / jam produktif yang dipergunakan oleh setiap
pramugraha dalam membersihkan kamar. Yang
dimaksud dengan waktu produktif adalah: jumlah waktu
dari keseluruhan waktu kerja dalam satu shift yang
dipergunakan untuk membersihkan kamar, atau waktu
yang tersisa dari jumlah waktu kerja dalam satu shift
dikurangi dengan jumlah waktu istirahat dan waktu
waktu yang terbuang lainnya.

KOORDINASI BAGIAN TATA GRAHA


Koordinasi dapat dilakukan kedalam ( internal

coordination) yaitu antara sub bagian / seksi


dalam organisasi bagian tata graha, misalnya
koordinasi
antara bagian linan (linen section)
dengan bagian kamar (floor section), atau dapat juga
dilakukan keluar (external coordination) antara
bagian tata graha dengan bagian bagian lain,
seperti dengan bagian kantor depan hotel (front
office), bagian makanan & minuman (food &
beverage), bagian personalia,dsb.

MANAJEMEN PERSEDIAAN LINAN


Linan

adalah merupakan persediaan perlengkapan


kamar atau room supplies yang dikatagorikan sebagai
recycled inventory item dan berada dibawah tanggung
jawab executive housekeeper.
Perlu diketahui bahwa biaya yang dikeluarkan untuk
pengadaan dan pemeliharaan linan adalah yang terbesar
kedua dibagian tata graha setelah gaji karyawan.
Oleh sebab itu kebijakan dan prosedur yang jelas dalam
mengelola persediaan linan sangat dibutuhkan, seperti
prosedur inventori, penyimpanan, pengambilan dan
penyerahaan, pencucian, penggunaan, penggantian, dsb.

JENIS JENIS LINAN


Executive Housekeeper

mempunyai tanggung jawab


atas kelengkapan dan kebersihan jenis jenis linan yang
digunakan oleh hotel yaitu linan yang dipergunakan
dikamar tidur, kamar mandi, dan restoran.
Adapun jenis jenis linan tersebut adalah:
1. Linan kamar tidur (bed linen) terdiri dari:
Sprei (sheet)
Sarung bantal (pillow case)
Selimut (blanket)
Bed cover (penutup tempat tidur)
Tilam kasur (mattres Pad)

JENIS JENIS LINAN


2. Linan kamar mandi
Handuk mandi ( bath towel )
Handuk tangan (hand towel )
Handuk muka (face towel)
Alas kaki / keset (bath mat)
3. Linan restoran :
Taplak meja (table cloth)
Guest napkin
Tray cloth
Service napkin,dsb.

PENGORGANISASIAN LINAN KAMAR


Aspek aspek dalam pengorganisasian linan kamar yang

harus diperhatikan adalah :


1. Pembagian tugas : pembagian tugas secara jelas
mempunyai peranan yang penting dalam penanganan
sirkulasi linan, terutama pada waktu dilaksanakan
inventori linan secara phisik.
2. Perbaikan dan penyusutan: kerusakan linan yang
masih bisa diperbaiki sebaiknya dilakukan perbaikan.
3. Pengontrolan pada buku pencatatan linan: pencatatan
pengeluaran dan penerimaan linan di linan room
harus selalu dikontrol.
4. Pengawasan
pelaksanaan
investori
:
dalam
pelaksanaan inventori, penghitungan setiap jenis linan
harus dilakukan dengan hati 2 dan cermat.

PERSEDIAAN LINAN KAMAR


Menentukan jumlah persediaan linan kamar akan tergantung

pada beberapa faktor sebagai berikut:


1. Frekuensi penggantian linan kamar: pada umumnya hotel
hotel besar selalu mengganti setiap hari seluruh linan pada
kamar kamar yang diisi seperti sprei, handuk, dsb, dengan
yang bersih.
2. Peralatan dan perlengkapan Laundry : peralatan pada
bagian pencucian (laundry akan berpengaruh terhadap
jumlah persediaan linan).
3. Pemakaian jumlah linan setiap kamar : hal lain yang perlu
dipertimbangkan dalam menentukan jumlah persediaan
linan kamar adalah jumlah setiap jenis linan yang
digunakan / dipasang untuk setiap kamar.
4. Anggaran yang tersedia : faktor yang paling berpengaruh
dalam menentukan jumlah persediaan linan kamar adalah
anggaran yang tersedia.

PAR STOCK LINAN KAMAR


Kata

Par Stock digunakan kembali dalam


menentukan jumlah persediaan linan kamar. Dalam
kaitannya dengan linan, kata Par Stock adalah
kelipatan jumlah linen (sprei, handuk, selimut,
sarung bantal, dsb) yang dibutuhkan untuk seluruh
kamar tamu.

INVENTORI LINAN KAMAR


Frekuensi

pelaksanaan inventori ditentukan oleh


executive housekeeper dan sedapat mungkin dilakukan
satu bulan sekali, hasil inventori diperlukan executive
housekeeper terutama pada setiap periode akuntan
untuk mendapatkan informasi tentang anggaran biaya
sedangkan tujuan dilaksanakannya inventori linan
kamar adalah :
1. Untuk mengetahui jumlah nilai barang yang ada pada
saat dilaksanakan inventori.
2. Mengetahui jumlah dan nilai barang yang rusak /
hilang
3. Segera melakukan tindakan pencegahan bila diketahui
banyak barang yang hilang / rusak
4. Dapat segera menambah kambeli kekurangan yang
ada.

PROSEDUR PELAKSANAAN INVENTORI


Langkah I : menginformasikan inventori yang akan

terlibat dalam pelaksanaan inventori satu hari sebelum


pelaksanaan inventori .
Langkah II : menunjuk / menetapkan petugas yang
bertanggung jawab pada setiap lokasi ( dilantai, kamar
linan, laundry, dsb.) dalam pelaksanaan inventori.
Langkah III: menghitung seluruh linan ( yang bersih dan
kotor ) disetiap lantai yang terdapat dikamar kamar
tamu, trolley cart dan di floor station.
Langkah IV : menghitung seluruh linan yang terdapat
dilaundry dan linen room (bersih dan kotor). Pada waktu
pelaksanaan inventori, sebaiknya seluruh sirkulasi linan
untuk sementara dihentikan, hal tersebut agar dalam
penghitungan tidak terjadi penghitungan ganda.

PENGENDALIAN OPERASIONAL TATA GRAHA


pengendalian operasional tata graha akan dititik

beratkan pada tiga bidang kegiatan pengendalian


yaitu:
1. Pengendalian biaya
2. Pengendalian produksi
3. Pengendalian kualiatas

PENGENDALIAN BIAYA
Pengendalian biaya dibagian tata graha ini, lebih

dititik beratkan pada komponen komponen yang


perlu diperhitungkan dalam penyusunan anggaran.
Hal ini karena anggaran dapat dikatakan sebagai alat
pengendalian yang paling signifikan dengan
anggaran, dapat kita ketahui apakah program
program kerja pada bagian tata graha dapat
terlaksana sesuai dengan yang direncanakan atau
tidak.

PENGENDALIAN PRODUKSI
Pengendalian produksi bagian Tata Graha dilakukan

untuk
mengetahui
tingkat
produktivitas
karyawannya. Untuk mengetahui sejauhmana
tingkat produktivitas yang dimiliki oleh masing
masing karyawan, maka digunakan catatan yang
dapat mencatat /merekord setiap tugas yang dapat
diselesaikan oleh masih masih karywan pada satu
waktu tertentu.

PENGENDALIAN KUALITAS
Pendekatan terhadap pengendalain kualitas akan

melibatkan beberapa kegiatan :


1. Mengevaluasi kinerja karyawan secara aktual
2. Membandingkan sasaran yang ingin dicapai
dengan realisasinya (keadaan aktual)
3. Mengambil tindakan tindakan atas perbedaan
antara sasaran yang ingin di capai dengan keadaan
aktual.