Presupuestos y Control de Gestin

Julio 2006

Presupuestos y Control de Gestin

Agenda
Historia, definicin y objetivos de los
presupuestos.

Funcin y clasificacin de los presupuestos.

Principios y elementos de los presupuestos.
Importancia de los presupuestos.
Mecnica y tcnicas de presupuestacin.
Control presupuestario.
Modelo de presupuestos y control en una
organizacin.

Presupuestos y toma de decisiones.

Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.

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Resea histrica de los

presupuestos
Los fundamentos tericos y prcticos
del presupuesto, como herramienta de
planificacin y control, tuvo su origen
en el sector gubernamental a finales
del siglo XVIII cuando se presentaba al
Parlamento Britnico los planes de
gastos del reino y se daban pautas
sobre su posible ejecucin y control.

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Definicin de los presupuestos

Un presupuesto es un plan integrador y
coordinador que se expresa en trminos
financieros con respecto a las operaciones y
recursos que forman parte de una empresa para
un perodo determinado, con el fin de lograr los
objetivos fijados por la alta gerencia.
Es un plan de accin dirigido a cumplir una
meta prevista, expresada en trminos
financieros que, debe cumplirse en determinado
tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

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Objetivos de los presupuestos

Ser una gua de accin.

Permite comparar lo real con lo planificado.
Evaluar la actuacin de la compaa.
Optimizar el empleo econmico de los
recursos.
Trabajar en forma anticipada y previniendo los
hechos.

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Historia, definicin y objetivos de los
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Funcin y clasificacin de los presupuestos.

Principios y elementos de los presupuestos.
Importancia de los presupuestos.
Mecnica y tcnicas de presupuestacin.
Control presupuestario.
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Presupuestos y toma de decisiones.

Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.

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Funcin de los presupuestos

La principal funcin de los presupuestos se
relaciona con el control financiero de la
organizacin.
El control presupuestario es el proceso de descubrir
qu es lo que se est haciendo, comparando los
resultados con sus datos presupuestados
correspondientes, para verificar los logros o medir
las diferencias.
Los presupuestos pueden desempear tanto roles
preventivos como correctivos dentro de la
organizacin.

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Clasificacin de los presupuestos

SEGN LA FLEXIBILIDAD

Rgidos, estticos, fijos o asignados/Flexibles o Variables

SEGN EL PERIODO DE TIEMPO

A corto plazo
A largo plazo

SEGN EL CAMPO DE APLICACIN EN LA EMPRESA

De operacin o econmicos
Presupuestos de Ventas:
Presupuestos de Produccin:.
Presupuesto de Compras
Presupuesto de Costo-Produccin:
Presupuesto de flujo de efectivo:
Presupuesto Maestro
Financieros
Presupuesto de caja
Presupuesto de erogaciones capitalizables

SEGN EL SECTOR DE LA ECONOMA

Presupuestos del Sector Pblico
Presupuestos del Sector Privado

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Principios y elementos de los
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Importancia de los presupuestos.
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Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.

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Principios de los presupuestos

PRINCIPIOS DE PREVISIN
1)Predictibilidad, 2)Determinacin cuantitativa y, 3)Objetivo.

PRINCIPIOS DE PLANEACIN

1)Previsin. 2)Costeabilidad, 3)Flexibilidad, 4)Unidad,

5)Confianza, 6)Participacin, 7)Oportunidad y, 8)
Contabilidad por reas de responsabilidad.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN
1)Orden y 2)Comunicacin.

PRINCIPIOS DE DIRECCIN
1)Autoridad y 2)Coordinacin.

PRINCIPIOS DE CONTROL
1)Reconocimiento, 2)Excepcin, 3)Normas y, 3)Conciencia
de Costos.

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Elementos de los presupuestos

Integrador:Indica que toma en cuenta todas las reas y

actividades de la empresa.

Coordinador :Significa que los planes para toda la empresa

deben ser preparados en conjunto y coordinadamente.

Operaciones :Uno de los objetivos principales de los

presupuesto es determinar los ingresos que se pretenden
obtener, as como los gastos en los que se incurrir.

Recursos:No es suficiente con conocer los ingresos y gastos

futuros, la empresa debe planear los recursos necesarios y su
asignacin, lo cual se logra, con la planeacin financiera.

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Principios y elementos de los presupuestos.
Importancia de los presupuestos.
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Importancia de los presupuestos

Las organizaciones son parte de un medio
econmico en el que predomina la
incertidumbre, por ello deben planear sus
actividades si pretenden sostenerse en un
mercado competitivo, puesto que cuanto
mayor sea la incertidumbre, mayores sern
los riesgos por asumir. En consecuencia los
presupuestos son importantes porque
ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones de la organizacin.

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Importancia de los presupuestos

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de

operaciones de la empresa en lmites razonables.

Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y

estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que
verdaderamente se busca.

Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes

de su plan total de accin.

Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la

ejecucin de programas.

Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a

pensar en las necesidades totales de las compaas.

Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre

unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos
de un nivel a otro.

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Importancia de los presupuestos.
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Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.

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Mecnica
Disear los formatos e informes.
Determinar los datos necesarios.
Estructurar los mtodos operativos
para completar y desarrollar los
procesos.

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Tcnica
Mtodos para pronosticar ventas.
Anlisis de punto de equilibrio.
Determinacin de costos estndar.
Presupuestos Flexibles.
Investigacin de operaciones (ventas,
produccin, inventarios.)
Determinacin de la capacidad de produccin.

Presupuesto base cero.

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Fundamentos

Compromiso de la administracin
Sistema de comunicacin efectiva
Sistema participativo
Estructura organizacional definida
Expectativas realistas (objetivos y metas)
Asignacin de recursos
Horizontes de los presupuestos
Referencias histricas (tendencias y
comportamientos)
Flexibilidad de los presupuestos
Seguimiento y control
Centros de responsabilidad

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Importancia de los presupuestos.
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Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.

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Control Presupuestario

La presupuestacin y el control son procesos

complementarios dado que la presupuestacin define
objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista
un plan que facilite su consecucin (recursos), mientras
que la caracterstica del control presupuestario es la
comparacin entre la programacin y la ejecucin,
debindose realizar de forma metdica y regular.

El eje fundamental del control presupuestario se centra en

la informacin necesaria acerca del nivel deseado de
rendimiento, el nivel real y la desviacin. Adems es
necesaria la accin para poner en marcha los planes y
modificar las actividades futuras. En consecuencia el
control presupuestario va mucho ms all de la mera
localizacin de una variacin.

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Control Presupuestario
(consideraciones)

Todo lo que ha sido objeto de una programacin debe ser

objeto de control.

Toda desviacin entre programas y ejecucin del

presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que
puede deberse a una falla en la programacin, en la
ejecucin o a ambas.

Toda desviacin debe ser asignada a un responsable, que

requerir llevar a cabo un anlisis minucioso de dicha
desviacin.

Las desviaciones pueden exigir medidas de correccin; es

decir, el fin ltimo del control presupuestario no es
transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las
deficiencias producidas y sugerirles acciones correctivas.

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Importancia de los presupuestos.
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Modelo de presupuestos y control en una
organizacin.

Presupuestos y toma de decisiones.

Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.

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Consideraciones de la Arquitectura del Modelo

orientados a CPM
Nivel de Cliente
(Interface)

Nivel de Aplicaciones
(funcionalidad de los
Procesos)

Presupuestos,
Reportes, pronsticos

Nivel de Datos
(Modelos de Datos)

Fuente de los Datos.

ERP

CRM

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Consideraciones del Modelo (Planeamiento

Financiero)

Permite Fijar objetivos y un Planeamiento colaborativo en un

circuito retroalimentado.
Permite modelar el Escenarios
Realizar mejores decisiones a travs de anlisis de
Sencibilizacion.
Entender como afectan al negocio distintos cambios y
situaciones.
Modelos de planeamiento basados en inductores y carga topdown del presupuesto.
Flexibilidad basada en Excel pero reteniendo control sobre los
datos.

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Consideraciones del Modelo (Formulacin Presupuestal)

Administrador
del presupuesto

Presupuesto VS Objetivos
Fijados por la Gerencia

Unidad de negocio

Empresa
Revisar los objetivos de alto nivel.
Cargar la primera pasada del ppto. ( resultados del ao anterior)
Establecer las variables globales.
Desarrollo del presupuesto.
Costos fijos
Gastos de capital
Salarios y beneficios
Ingresos y Costos variables

Enviar informes y reportes.

Distribuir y consolidar.
Informar Presupuesto consolidado (repetir pasos)

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Consideraciones del Modelo (Control de gestin)

ERP

Presupuesto VS Real

Ventas

Otras Fuentes de Informacin

Compras

Pronstico

Contabilidad
Central

Automatizacin de
carga de datos

Revisar los objetivos de alto nivel.

Cargar los datos de real; as como de

otros aos.
Establecer escenarios.
Desarrollo del Control de Gestion.

Otros Datos
Tesorera

Balance
EERR
Flujo de Caja
Gastos

Cuentas
Unidad de N.
Centros de C

Inf de diferentes
fuentes y en
diferentes
formatos

Rev. de Gastos
Rev. de la rentabilidad por
UN,CR
EPYG / Balance / FC

Reportes especficos

Modelo de gestin
financiero y no financiero

Analizar la informacin de gestin

Consolidar y distribuir la inf. de
gestin
Enviar informes y reportes (repetir
Control de gestin
pasos)

Cta. Contable
Unidad de
Centro de
Costo Periodo .

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Ventajas y Limitaciones de los presupuestos.

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Tomar Decisiones dentro de un marco para la

administracin del desempeo

Controlar

Dirigir

Previsibilidad

Responsabilidad

Alinear

Transparencia

Presupuestos y Control de Gestin

Que nos permita tomar decisiones adecuados

sobre preguntas como:
Qu est
sucediendo?

Porqu sucedi as?

Cules son
las alternativas?

Cmo lo estamos
haciendo
respecto al plan?

Qu decisiones
podemos tomar?

Dnde estamos?

Cul es el impacto
de nuestras decisiones?
Cmo organizamos
nuestros recursos?

Hacia dnde
queremos ir?

Cmo logramos
nuestros objetivos?
Qu tenemos
que hacer?

Cmo nos comparamos

con nuestros iguales?

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Principios y elementos de los presupuestos.
Importancia de los presupuestos.
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Modelo de presupuestos y control en una
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Ventajas y Limitaciones de los
presupuestos.

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Ventajas

Presionan por informacin vital para que la alta gerencia

defina adecuadamente los objetivos bsicos.

Propician que se defina una estructura organizacional

adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de
cada rea.

Incrementan la participacin de toda la organizacin.

Obligan a mantener un archivo de datos histricos

controlables.

Facilitan la utilizacin ptima de los diferentes recursos.

Facilitan la coparticipacin e integracin de las diferentes

reas.

Obligan a realizar un auto anlisis peridico y facilitan el

control.

Son un reto para ejercitar la creatividad y criterio profesional.

Ayudan a lograr mejor eficiencia en las operaciones.

En general ayudan a la planeacin y control en las empresas.

Presupuestos y Control de Gestin

Limitaciones

Estn basados en estimaciones.

Deben ser adaptados constantemente a los cambios de

importancia que surjan.

Su ejecucin no es automtica, se necesita que el

elemento humano comprenda su importancia.

Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la

administracin. Es una herramienta.

El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza

implantada por la alta gerencia a la organizacin.

La gerencia debe organizar sus recursos financieros,

establecer bases de operacin slidas y contar con
elementos de apoyo que de ayuden a cumplir sus
objetivos:

Se suele centrar el anlisis solamente en informacin de

tipo financiera.

Presupuestos y Control de Gestin

Por qu suelen fracasar los

presupuestos?

Cuando slo se estudian las cifras y cuadros del momento

sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los
resultados.

Cuando no est definida claramente la responsabilidad

administrativa de cada rea y sus responsables no
comprenden su papel en el logro de las metas.

Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se

presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de
los colaboradores para el logro de las metas.

Cuando no existe un sistema contable que genere confianza

y credibilidad.

Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los

directivos se confan de los presupuestos y se olvidan de
actuar en pro de los resultados.

Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la

presupuestacin.

Presupuestos y Control de Gestin

Anotacin Final
En vez de destacar utilidades contables de corto
plazo, los presupuestos deberan enfatizar los flujos
de caja futuros. Es ah, como bien sabe Warren
Buffet, donde est el potencial de crecimiento de una
empresa. Cambios tan sencillos como reemplazar la
palabra presupuesto y revisar los formatos de los

reportes presupuestarios lo pueden colocar en la

senda del crecimiento.

Presupuestos y Control de Gestin

Muchas Gracias

Eco. Hernn A. Talavera Arriola

Telfono: 241-3100
htalavera@alignet.ws