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BORRADOR DE

ACCES 2013

MANUAL ACCES
2013
VAMOS A VER CULES SON LOS ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS
2010 PARA SABER DIFERENCIAR ENTRE CADA UNO DE ELLOS.
APRENDEREMOS CMO SE LLAMAN, DNDE ESTN Y PARA QU
SIRVEN. TAMBIN VEREMOS CMO OBTENER AYUDA, POR SI EN
ALGN MOMENTO NO SABEMOS CMO SEGUIR TRABAJANDO.
CUANDO CONOZCAMOS TODO ESTO ESTAREMOS EN DISPOSICIN
DE
EMPEZAR A CREAR BASES DE DATOS EN EL SIGUIENTE TEMA.

La pantalla inicial

La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa


agrupadas en pestaas. Al hacer clic en una
pestaa accederemos a su ficha que contiene los botones y mens,
organizados en categoras o grupos.

La pestaa Archivo

La pestaa Archivo es especial y como tal, est destacada con un fondo


rosado. Al contrario que el resto de
pestaas, no despliega una ficha tpica de la cinta de opciones con
herramientas para modificar el documento,
sino que despliega un men con acciones relativas al propio archivo:
Guardar, Imprimir, Abrir... En versiones
anteriores se encontraban en el botn Office.

Conceptos bsicos de Access


Se mostrarn las distintas opciones para
nuevos archivos en la zona de la
derecha. La opcin Base de datos en
blanco es la que debe estar
seleccionada si queremos partir de cero,
aunque tambin podramos partir de
una
base existente o de una plantilla.

crear la base de datos.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de


navegacin, desde donde podremos seleccionar
todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada slo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.

personalizar el tipo de agrupacin.

Fjate cmo cambian las agrupaciones y los encabezados de


las mismas. Utilizar estas vistas con soltura puede
ayudarnos a organizarnos de forma ms eficaz,
especialmente en bases de datos con grandes volmenes
de
objetos.

Configurando el panel
Se abrir una ventana como la
siguiente:

Tambin podrs crear nuevos grupos (Agregar grupo) en tus


vistas de tipo Personalizado. E incluso crear

nuevas vistas de navegacin personalizadas desde la opcin


Agregar elemento. Desde esta ventana se puede

gestionar el panel de navegacin de una forma muy sencilla


e intuitiva.

Adems, una opcin muy interesante es la de Mostrar objetos


ocultos. Si la marcas, se mostrarn en un color

atenuado los grupos ocultos, de forma que puedas situarte en ellos


y pulsar la opcin Mostrar fcilmente, para

volver a hacerlos visibles.

Crear tablas de datos

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir


directamente los datos en la tabla y segn
el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de
datos que tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad
didctica
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con
un sitio SharePoint desde el que podrs
compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras
personans con acceso al mismo sitio.

Vista Diseo de la tabla:

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos


asignado un nombre a la tabla, Access le
ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que
componen la tabla, se utiliza una lnea
para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la
primera columna de la tabla y as
sucesivamente.

las columnas que compondr la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar


la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por
defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos
cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la
lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores


que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja

crear la nueva fila y nos devuelve un error de este


tipo:

VistaDesde
Diseo:
la pestaa Diseo o Inicio > grupo Vista > botn Ver, cambiaremos la
vista.

La Vista Hoja de datos tiene


un aspecto como el siguiente

A la derecha de las columnas


que hayamos creado veremos
una columna llamada Agregar
nuevo campo

Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados para


un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten
gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de
Datos. Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensin .ACCDB
para que el ordenador las reconozca como tal. Gran parte de los
sistemas de gestin de base de datos modernos guardan y tratan la
informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional,
en el cual los datos se organizan en tablas.
Pginas
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web
diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una
intranet.
Informes
Un informe es el objeto de Access 2007 diseado para dar formato,
calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar


los datos.
Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular,
como clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos
como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,...
Yal conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le
denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un
registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos

Una macro es el objeto de Access 2007que define de forma


estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en
respuesta a un evento determinado. Por ejemplo, podramos crear una
macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un
elemento de un formulario.
Un mdulo es el objeto de Access2007 que contiene procedimientos
personales que se codifican utilizando Visual Basic. Realmente se
trata de programacin con Access.
Un formulario es el objeto de Access 2007 diseado para la
introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan
tienen la forma de pestaas de datos para la introduccin por ejemplo
de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal


de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen
varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar
datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas
los datos que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo,
podramos crear una consulta para obtener todos los datos de
los clientes cuyo cdigo postal sea 46625.

1. Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office(haciendo clic


en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla)
que aparece a la derecha de la pantalla.

2. Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access.


Selecciona la opcin Base de datos en blanco. En la parte inferior
tambin podrs seleccionar una plantilla para crear una nueva
base de datos basada en ella. Crear una base de datos.

3. A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla


el siguiente cuadro:

4. Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de


datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo
puedes hacer clic en el botn Buscar ubicacin. Se abrir el
siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de
la base de datos que estamos creando y el lugar donde se
guardar.

5. En el cuadro Guardar: hacer clic sobre la flecha de la


derecha para seleccionarla carpeta donde vamos a guardar la
base de datos. En el recuadro inferior aparecen las distintas
subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre
la carpeta donde guardaremos el archivo.

6. En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que


queremos poner a la base de datos, Hacer clic sobre el
botn Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a
la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En el
cuadro de archivo aparecer la ruta y el nombre que
escogiste.
7. Automticamente se crear nuestra nueva base de datos
a la cual Access a signar la extensin .ACCDB. Por
defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas
empezar a rellenar sus datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
Desde el Botn de Office :
Ir al Botn de Office
Elegir la opcin Abrir...
Desde los documentos recientes del Botn de Office :
Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se
abrieron bajo el ttulo de Documentos recientes.- Haz clic en la que quieras
abrir.
Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access:
Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin en
Inicio
Todos los Programas aparecer la pantalla de Introduccin a
Microsoft Office Access.
En la parte derecha vers el marco Abrir base de datos reciente.
Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace Ms... para buscar el
archivo de la base de datos que quieres abrir.

En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de


datos concreta se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que
busques el archivo:

Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos


abrir.
Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.
Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior
Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecer toda la
informacin de dicha carpeta.
Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su
nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el
botn Abrir.
O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir
directamente.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:


Cerrando Access:
Ir al botn de Office y pulsar el botn salir de
O bien hacer clic sobre el botn cerrar
de la ventana Base
de Datos.
Sin cerrar Access:
En el Botn de Office , elegir la opcin Cerrar base de datos.

Ms opciones al abrir bases de datos.


Botones del cuadro de dilogo Nuevo y Abrir.
Este botn solo estar disponible en caso de haber cambiado de
carpeta.
Nos permite ir al nivel anterior dentro del rbol de carpeta. Por
ejemplo si estamos en la carpeta Mis Documentos, como esta se
encuentra en el disco duro C, ir directamente a ste.
Nos permite buscar en la Web con el buscador de Microsoft.
Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.
Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se
encuentra abierta. A continuacin habr que especificar un
nombre para esa carpeta.
Permite cambiar la forma de visualizar los archivos.

Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos


entre:
Iconos grandes: se visualizan los archivos como iconos
grandes.
Iconos pequeos: se visualizan los archivos como
iconos pequeos
Lista: para ver nicamente los nombres de los
archivos.
Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el
tipo y la fecha de modificacin.
Propiedades: para que aparezca una serie de
propiedades del archivo en la arte derecha del
recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: para que en la parte derecha del
recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.