Automatizacin de

procesos

Gestin de Procesos y Servicios

Estas transparencias son una versin traducida

al espaol de las creadas por Marcello La Rosa
y Marlon Dumas para el Tutorial Process
Automation en BPM 2013. Disponibles en
http://fundamentals-of-bpm.org/supplementary-mat
erial/lectures/

Introduccin

Dnde estamos?

La automatizacin de procesos abarca:

Automatizar actividades del proceso

Automatizar la coordinacin del proceso

Proceso de negocio
automatizado

Sistemas de informacin conscientes del proceso

Explotan la definicin
explcita del proceso de
negocio

Sistemas de gestin de procesos de negocio

(BPMSs)
Gestin de clientes (CRM)
Sistemas empresariales (ERP)
Sistemas de gestin de casos (ACM)

Introduccin

Sistemas de gestin de procesos de negocio

Business Process Management System (BPMS)

Sistema software genrico que est dirigido por la

representacin explcita de representaciones de procesos
para coordinar la realizacin de procesos de negocio

BPMS debe dar soporte a:

Modelado de procesos de negocio
Incluye visualizacin, simulacin, definicin de reglas de negocio

Ejecucin de procesos de negocio

Es habitual usar sistemas de workflow

Medicin de procesos de negocio

Anlisis, monitorizacin y auditora de procesos de negocio
Optimizacin de procesos de negocio

La arquitectura de un BPMS
BPMS
Process
modeling
tool

Administration
& monitoring
tools

Execution
Execution
logs
logs

Process
Processmodel
model
repository
repository

Execution
engine

Worklist
handler

Invoked
Invoked
External
Applications
Applications
services

Process modeling tool

Crear y modificar procesos de negocio ejecutable
(permitiendo especificar propiedades de ejecucin)
Almacenar y cargar procesos de un repositorio
Puede importar de herramientas de modelado de proceso
conceptuales

Ejemplos de process modeling tools

IBMBonita
Business
Process
Manager
Bonita Soft
Open
Solution

Execution Engine
Instancia modelos de procesos ejecutables (tambin
llamados casos)
Orquesta la distribucin de trabajo entre los participantes
de proceso y los sistemas software para ejecutar el
proceso de principio a fin
Guarda datos de ejecucin en un log

Worklist Handler
Se puede ver como una bandeja de entrada
Ofrece work items a los participantes del proceso y les
permite aceptarlos y empezar a trabajar en ellos
Maneja las listas de tarea de los participantes
Pueden proporcionar capacidades de redes sociales

Ejemplos de worklist handlers

Bonita Soft Bonita Open Solution

Administration & Monitoring Tools

Gestionar el BPMS
Configurar el acceso a los componentes del sistema
Monitorizar la disponibilidad de los participantes y el
rendimiento de la ejecucin del proceso

Ejemplos de monitoring & administration tools

Perspective
BPMOne
IBM
BPM Process
Admin Console

IBM BPM Process Portal

External Services
Exponen una interfaz de servicio con la que interacta el
motor de procesos.
El motor proporciona al servicio los datos para que ejecute
la actividad
Ejemplos: motores de reglas, notificacin por email o
Twitter notification, conectores con DBs, CRMs

Ejemplo de external services

Bosch Visual Rules editor

Evolucin del panorama de BPMS

BPTrends

BPMS Landscape

Big vendors

Other
closed-source

IBM BPM
Oracle BPMS
Microsoft BizTalk,
Wf
SAP NetWeaver
BPM
Software AG
webMethods
Pegaystems
PegaRULES

Appian BPMS
BizAgi BPM Suite
Bosch inubit
Suite
OpenTex tBPM
Perceptive
BPMONe
Progress Savvion
TIBCO
ActiveMatrix BPM

Commercial
open-source
Bonita Open
Solution
Camunda
Intalio|BPM
JBoss jBPM
ProcessMaker

Community
open-source
Shark
YAWL
Activiti

Clasificacin de BPMS de acuerdo a su soporte a BPMN

1. BPMN puro: (re)diseado desde el principio para seguir la
especificacin
IBM BPM, Appian BPMS, Camunda, Activiti

2. BPMN adaptado: puede importar de BPMN pero lo

transforma a su representacin interna propia
Bonita Open Solution, BizAgi BPM Suite

3. No BPMN: lenguaje y semntica propietaria

Bosch inubit Suite, BPMOne, YAWL

Criterios de seleccin para el BPMS

Criterios de integracin
Qu facilidades da para integrar otros sistemas?

Criterios de interaccin con el usuario

Qu posibilidades ofrece para disear interfaces de usuario?

Criterios de diseo del proceso

Qu lenguaje de ejecucin de procesos soporta?

Criterios de pruebas y simulaciones

Soporta realizar pruebas/simulaciones sobre los procesos?

Criterios en tiempo de ejecucin

Soporta monitorizacin? Escala el sistema? Adapta dinmicamente los workflows?

Criterios generales
Se integra bien en el entorno? Qu soporte tiene? Qu precio tiene?

Introduccin
Sistemas de gestin de procesos de negocio

Ventajas de los BPMS

Reduccin de la carga de trabajo

Distribucin del trabajo

Coordinacin entre participantes del proceso
Recopilacin de la informacin relevante

Integracin de sistemas flexible

Separacin de aspectos
Punto de integracin

Ejecucin transparente

Informacin del estado

Balanceo de carga
Anlisis del rendimiento

Aplicacin explcita de reglas

Acuerdos de nivel de servicio

Normativas / regulaciones
Segregacin de tareas

Introduccin
Sistemas de gestin de procesos de negocio
Ventajas de los BPMS

Problemas al introducir un BPMS

Problemas tcnicos: Integracin

Integracin con sistemas legacy: Screen scrapping
Orientado a casos vs orientado a lotes
Mitigado con el uso de tecnologas web y la orientacin a
servicios

Problemas organizacionales

Cambios contnuos en los procesos

Efecto de ser vigilado
Convertirse en autmatas
Problemas al tratar casos excepcionales

Introduccin
Sistemas de gestin de procesos de negocio
Ventajas de los BPMS
Problemas al introducir un BPMS

Haciendo ejecutable un modelo de procesos

El salto entre TI y negocio

El resultado: dos caras de la historia

Modelos conceptuales to be
Hechos por expertos del dominio
Proporcionan una base para la
comunicacin entre las partes
interesadas
Deben ser entendibles
Deben ser intuitivos y dejar espacio a
la interpretacin
Contienen nicamente un conjunto
relevante de la informacin del proceso

Modelos ejecutables

to-be executed
process model
34

Hechos por expertos de TI

Proporcionan la entrada a los BPMS
Deben ser entendibles por la
mquina
Deben ser no ambiguos y no
contener nada abierto
Contienen detalles que son slo
relevantes para la implementacin

Pasos para convertir procesos en ejecutables

1.
2.
3.
4.
5.

Identificar las fronteras de la automatizacin

Revisar tareas manuales
Completar el modelo de proceso
Ajustar la granularidad de las tareas
Especificar las propiedades de ejecucin

Adapted from teaching material of Remco Dijkman, TU/e.

Nuestro ejemplo
Customer
Seller

Supplier 1
Supplier 2

Nuestro ejemplo

1. Identificar las fronteras de automatizacin

Principio: no todos los procesos pueden ser automatizados.
-> Empieza identificando cada tipo de tarea:
1

Tareas automticas

Tareas de usuario

Tareas manuales

En BPMN: especifica los marcadores de tareas

Tareas automticas

Tareas de usuario

Tareas manuales

En nuestro ejemplo

automtica
usuario
manual

2. Revisar las tareas manuales

Principio: si no se ve en el BPMS, entonces no existe.
-> Busca formas de soportar tareas manuales va TI:
via tareas de usuario
via tareas automticas
-> Aslalas y automatiza el resto

Alternativa: asla tareas manuales

Alternativa: asla tareas manuales

Segmento 1

Segmento 2

Segmento 3

Consideremos este fragmento de proceso

Proceso preparacin de recetas:
Cuando la receta pasa la comprobacin del seguro, se
asigna a un tcnico que recoge las medicinas de las
estanteras y las pone en una bolsa con la receta
grapada en ella.
Despus, la bolsa se pasa al farmacutico que vuelve a
comprobar que la receta se ha procesado correctamente.
Despus del control de calidad, el farmacutico sella la
bolsa y la pone en la zona de recogida.
Cuando un cliente llega a recoger su receta, un tcnico
se la da y le solicita el pago.
Asume que el sistema de la farmacia automatiza este
proceso. Identifica el tipo de cada tarea y enlaza las
tareas manuales al sistema.

Posible solucin

Elementos de BPMN irrelevantes para la ejecucin

Objetos de datos fsicos (en la prctica todos los objetos de
datos porque los BPMS los gestionan de forma
simplificada)
Mensajes llevando objetos de datos fsicos
Data stores (en cualquier caso)
Pools y lanes
Anotaciones de texto
Eliminar o ignorar, segn el BPMS

3. Completa el modelo de proceso

Principio: las excepciones son la regla
-> Aade manejadores de excepciones

Huelga de controladores
Principio: sin datos = no hay decisiones.
-> Especifica todos los objetos de datos electrnicos (en funcin de la forma
en que los soporte el BPMS)

En nuestro ejemplo

En nuestro ejemplo

4. Ajusta la granularidad de las tareas

Principio: Los BPMSs aaden valor si coordinan el paso
de trabajo de un recurso a otro.
-> Fusiona tareas consecutivas asignadas al mismo
recurso
-> Refina las tareas que tengan un grano muy grueso

Cuidado: Busca por todos lados

Tareas candidatas para la fusin pueden no ser consecutivas
debido a que el proceso no est correctamente modelado.

Una excepcin a la regla

Nuestro ejemplo
Despus
Before
del paso
Step 41

5. Especificar propiedades de ejecucin

-> Variables de proceso, mensajes, seales, errores
-> Variables de tareas y eventos y su mapeado a variables
de proceso
-> Detalles de servicio
-> Cdigo de las tareas de script
-> Reglas de asignacin de recursos y estructura de la
interfaz de usuario
-> Expresiones en tareas, eventos y flujos de secuencia
-> Otras especficas del BPMS: listas de tareas,
formularios, conectores

Fundamentals of Business Process Management

Captulo 9
Accesible en: http://
0-link.springer.com.fama.us.e
s/book/10.1007/978-3-642-3314
3-5/page/1
Ms informacin en:
http://fundamentals-of-bpm.org/