ARSIP

ARSIP
PENGERTIAN
1.

Archives : recorded information

2.

UU No. 7/1971 :
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, badan
pemerintah, badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk dan corak
apapun baik tunggal maupun kelompok

3.

UU No. 8/1997
Dokumen Perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang
dibuat/ diterima oleh perusahaan yang dibuat di atas kertas atau media
lain maupun terekam dalam bentuk dab corak apapun yang dapat dilihat
dibaca atau didengar
Berdasarkan tingkat penggunaan :
a. Arsip Dinamis (Aktif dan Inaktif/Semi aktif)
b. Arsip Statis
NILAIGUNA
Berdasarkan nilaiguna :
1. Primer :
a. Administrasi
b. Keuangan
c. Hukum
d. Ilmiah dan Teknologi
2. Sekunder :
a. Informasional
b. Kebuktian

DAUR HIDUP ARSIP

(DILIHAT DARI SEGI PROSES)
Penentu Kebijakan :
- Produk statuter
- Kebijakan

Data/Informasi :

Perencanaan :

Dukungan Keputusan dinas

Rapat dinas ;
- Natulen, minut
- Laporan
- Rancangan
- Konsep

Pengguna :

Pelaksanaan :

- Dinas

Korespondensi ;
- surat
- telegram
- formulir
- fax, dst.

Use & Maintenance :

- Pengamanan
- Layanan

Penilaian :
- musnah
- simpan
- transfer

Penataan :

- Berkas
- Series
- Konservasi

DOKUMEN

1.
2.
3.

Dokumen Lateral
Dokumen Korporil
Dokumen Privat : arsip

: bahan referensi/buku
: artefak

perbedaan buku dengan arsip

BUKU
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Published
Copi/multi copi
Materi satu masalah
Lembaga pengumpul
Tidak otentik
Sumber sekunder
Untuk publik
Menjelaskan satu
masalah

ARSIP
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Unpublished
Unik
Aktifitas Orang
Lembaga pelestari
Otentik
Sumber Primer
Untuk lembaga
pencipta
Proses/bukti satu
kegiatan

UU. No. 7/1971

a.

Fungsi arsip tertuang dalam pasal 2 yang menyebutkan bahwa arsip

dinamis berfungsi untuk perencanaan dan pelaksanaan administrasi negara
dan arsip statis untuk perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan.

b.

Pasal 8 menyebutkanbahwa organisasi kearsipan instansi pemerintah

dilaksanakan oleh unit kearsipan, sedangkan arsip secara keseluruhan
dilaksanakan oleh Arsip Nasional RI Pusat dan Arsip Nasional Daerah.

c.

Pasal 9 dan 10 menyebutkan bahwa penyerahan arsip statis di pusat

diserahkan ke ANRI Pusat dan arsip statis di daerah diserahkan ke Badan
Arsip Daerah.

d.

Sanksi akibat pelanggaran Undang-undang ini tertera dala pasal 11 berupa

sanksi maksimal 10 tahun terhadap pengambilalihan arsip negara dan
sannksi maksimal pidana 20 tahun untuk pembocoran yang tidak berhak.

PP No. 34/1979
a.
b.
c.

d.

e.

Pengertian penyusutan diatur dalam pasal yaitu berupa pemindahan,

pemusnahan, dan penyerahan
Pasal 3 menyebutkan bahwa pengelola arsip inaktif adalah unit
kearsipan.
Jadwal Retensi Arsip diatur dalam pasal 4 dan 5 dalam pasal tersebut
disebutkan bahwa ANRI wajib membuat pedoman penyusunan JRA
dan setiap lembaga pemerintah wajib mempunyai JRA. Persetujuan
terhadap JRA (untuk arsip keuangan) BKN (untuk arsip kepegawaian)
dan ANRI untuk arsip secara keseluruhan. Khusus untuk instansi
daerah harus memperoleh persetujuan Menteri Dalam negeri.
Pemusnahan arsip diatur dala pasal 7, 8, dan 9 sedangkan
penyerahan arsip harus diserahkan sekurang-kurangnya sekali dalam
10 tahun yang diatur dalam pasal 11 dan 12
Ketentuan-ketentuan di atas tidak diberlakukan terhadap Departemen
Pertahanan.

SE/01/1981 :
penanganan arsip masa transisi ini adalah :
survei, pembuatan daftar ikhtisar arsip, perencanaan pengolahan,
wedding, pemberkasan, pendiskripsian, manuver fisik dan informasi
arsip, penataan, pembuatan daftar arsip, sementara dan penilaian
serta prosedur pemusnahan.

SE/02/1983 :
arsip mempunyai nilai guna primer yang terdiri dari :
nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah, dan teknologi;
Serta nilai guna yang terdiri dari nilai guna kebuktian dan informasional.

UU No. 8/1997
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

h.

Pasal 1 s/d 7 hanya berisi pengertian dan ketentuan-ketentuan umum

tentang dokumen perusahaan.
Pasal 8 s/d 11 mengatur tentang pembuatan catatan-catatan
khususnya masalah dokumen keuangan perusahaan.
Pasal 12 s/d 16 mengatur tentang alih media dan tata cara legalisasi
hasil alih media dokumen perusahaan.
Pasal 17 mengatur tentang pemindahan dokumen.
Pasal 18 mengatur tentang penyerahan.
Pasal 12 s/d 21 mengatur pemusnahan dokumen perusahaan.
Pasal 23 s/d 26 mengatur tentang masa peralihan akibat munculnya
peraturan ini, dimana peraturan sebelumnya yang mengatur masalah
sejenis dinyatakan tidak berlaku lagi.
Pasal 27 mengatur tentang prosedur pembuatan Jadwal retensi
Arsip/Perusahaan.

UU No. 87/1999
a.
b.
c.

Pasal 1 s/d 3 berisi ketentuan umum yang antara lain tentang

perlunya penilaisn arsip secara berkala dan bentuk panitia penilaian.
Pasal 4 s/d 9 cara penyerahan dokumen perusahaan ke ANRI secara
spesifik ditekankan terhadap perusahaan yang terlikuidasi.
Pasal 10 s/d 15 mengatur tentang tata cara pemusnahan dokumen.

UU No. 88/1999
a.
b.
c.
d.
e.

Pasal 3 mengatur bahwa alih media bisa dilakukan sejak arsip

tercipta.
Pasal 4 dan 5 mengatur tentang pentingnya mempertahankan naskah
asli dan keabsahan dari hasil alih media sebagai alat bukti.
Pasal 6 s/d 7 mengatur tentang tata cara alih media.
Pasal 10 s/d 12 tentang diperbolehkannya pihak ketiga terlibat dalam
proses alih media.
Pasal 13 s/d 16 tentang tata cara legalisasi hasil alih media.

TAHAPAN PENYUSUNAN JRA

Persiapan
Dalam melaksanakan tugasnya, panitia harus memperhatikan hal berikut ini :
a. Obyektif dalam menagmbil keputusan.
b. Melakukan pendekatan ilmiah dalam mengumpulkan dan mengolah data
yang diperoleh.
c. Tidak intuitif tetapi rasional dan logis dalam mengambil keputusan.
d. Menyadari tugasnya bahwa hasil kerjanya akan nenjadi pedoman kerja.

SURVEI
Agar wawancara sesuai dengan sasaran, perlu diperhatikan hal berikut ini :
a. Menghindarkan pertanyaan yang menjurus/mengarah.
b. Kalau yang bersangkutan tidak mengetahui jawabannya, jangan dipaksa
sehimgga terhindar dari jawaban yang bersifat dugaan.
c. Menggali pendapat dan usul dari yang diwawancarai.
d. Cek/padukan dengan kenyataan yang ada.

Adapun data yang perlu diketahui dalam survei antara

lain :
a.

b.
c.

Unit kerja; perlu diketahui kedudukan struktural, tingkat wewenag

serta tanggung jawab fungsionalnya. Makin tinggi wewenangnya
makin tinggi pila nilai guna arsipnya.
Deskripsi fisik; yaitu jenis fisik arsip untuk efisiensi penyimpanan dan
daya tahan masing-masing jenis arsip.
Deskripsi non fisik; yaitu data mengenai identifikasi arsip, kurun
waktu, jumlah, kegunaan, tingkat akumulasi, frekuensi penggunaan
dan peraturan perundangan yang berkaitan;
- identifikasi arsip
- kurun waktu, jumlah, dan tingkat akumulasi
- frekuensi arsip
- peraturan perundang-undangan yang berlaku.

PENILAIAN
Keberhasilan penilaian tergantung pada;
a.
b.

Kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana

kegiatan instansi itu terekam dalam arsip.
Pengertian akan keguanna arsip bagi penggunanya serta kesadaran
akan kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional.

PENJADWALAN
Cara menetapkan retensi dalam JRA dapat berupa;

Angka,
Angka dan kalimat,
Kalimat,

contoh; 2 tahun
contoh; 2 tahun ssd PAN
contoh; selama masih berlaku