Programa de Gestin

Documental P.G.D.

Administracin
de
archivos:
Conjunto
de
estrategias
organizacionales dirigidas a la
planeacin , direccin y control de los
recursos
fsicos,
tcnicos,
tecnolgicos, financieros y del talento
humano,
para
el
eficiente
funcionamiento de los archivos.

Qu es el Programa de
Gestin Documental?

Conjunto
de
actividades
administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la
documentacin producida y
recibida por las entidades,
desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de
facilitar su utilizacin y
conservacin.

Un programa de gestin documental

puede definir como el conjunto
instrucciones en las que se detallan
operaciones para el desarrollo de
procesos de la gestin documental
interior de cada entidad, tales como:

Produccin
Recepcin
Distribucin
Trmite
Organizacin
Consulta
Conservacin
y Disposicin final de los documentos

se
de
las
los
al

Objetivos del PGD

Resaltar la importancia del

papel de los documentos y
archivos, como lenguaje
natural de la administracin
pblica,
para
el
funcionamiento de la misma,
elementos necesarios para la
participacin
ciudadana,
apoyos decisivos para la
transparencia y el control de
la gestin pblica y garanta
de los derechos individuales
y colectivos.

Procurar la racionalizacin y control

en la produccin documental, en
atencin a los procedimientos,
trmites administrativos y flujos
documentales, lo mismo que, la
normalizacin
de modelos y
formatos para la produccin
documental.

Normalizar la utilizacin de materiales, soportes

y equipos de calidad y que a la vez preserven
el cuidado del medio ambiente.

Lograr una acertada normalizacin en los

procedimientos para el recibo, radicacin y
distribucin de la correspondencia mediante la
utilizacin de sistemas eficientes de correo y
mensajera.

Regular el manejo y organizacin del sistema

de administracin de documentos y archivos a
partir de la nocin de Archivo Total y los
enunciados de finalidad, responsabilidad,
confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos

bsicos de aplicacin de la Tabla de
Retencin
Documental,
organizacin,
transferencias primarias, recuperacin,
preservacin, conservacin
de la
informacin y disposicin final de los
documentos

Facilitar la recuperacin de la informacin

en forma rpida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean

verdaderos centros de informacin, tiles
para la administracin e importantes para la
cultura.

Requisitos administrativos:

Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de

gestin documental (PGD) con todas las funciones
administrativas de la entidad, as como con los sistemas de
informacin, con los aplicativos y dems herramientas
informativas de las que haga uso la entidad, en atencin a
las siguientes consideraciones:

La Gestin de Documentos debe inscribirse como un

programa estratgico de la entidad, con el apoyo de la alta
direccin.

Tener definido el sistema de administracin de archivos

de la entidad (centralizado, o descentralizado).

Contar con la participacin de las diferentes reas de la

entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas
reas relacionadas con control interno, compras y
suministros, sistemas, el desarrollo organizacional y el
presupuesto.

El archivo debe contar con

el
talento
humano
debidamente asignado a
funciones de archivo y con
dedicacin exclusiva para
realizar dicha labor.
En entidades complejas
del
orden
nacional,
departamental, distrital o
municipal,
se
debe
designar un grupo especial
que responda por el
Programa
de
Gestin
Documental

La entidad deber contar

con un programa de
capacitacin que permita
a los funcionarios del
archivo ampliar y mejorar
sus conocimientos en
aspectos de la gestin
documental
y
la
organizacin
de
los
archivos,
adems
formacin en el rea de la
auditoria de informacin y
manejo de procesos.

Las instalaciones de los archivos deben

reunir las condiciones mnimas para el
adecuado desarrollo de su funcin, siguiendo
las recomendaciones del Archivo General de
la Nacin, en relacin con las caractersticas
arquitectnicas
y
medioambientales,
espacio, distribucin de reas de acuerdo
con el flujo de los procesos del archivo,
ubicacin con relacin a las dependencias,
mobiliario y equipo.

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Dada la importancia de la Tabla de Retencin

Documental como un elemento indispensable en
la gestin documental y ser un instrumento
archivstico
esencial
que
permite
la
racionalizacin de la produccin documental y la
institucionalizacin del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestin, central,
e histrico de las entidades, stas, debern
elaborarlas
y
adoptarlas
para
la
implementacin del Programa de Gestin
Documental, siguiendo las etapas y dems
aspectos contemplados en el Acuerdo AGN
039 de 2002.

PROCESOS DE UN
PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22.

Procesos Archivsticos. Establece que la
gestin de documentos dentro del concepto
de Archivo Total, comprende procesos tales
como la produccin o recepcin, la
distribucin, la consulta, la organizacin, la
recuperacin y la disposicin final de los
documentos.

PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS

Definicin: Generacin de
documentos
de
las
instituciones en cumplimiento
de sus funciones.
La Produccin Documental
comprende los aspectos de
origen, creacin y diseo de
formatos y
documentos,
conforme al desarrollo de las
funciones propias de cada
entidad o dependencia.

Aspectos relacionados con

la produccin:

Creacin y diseo de documentos.

Medios y tcnicas de produccin y de impresin
(mquinas de escribir y procesadores de texto).
Determinacin y seleccin de soportes documentales
(cintas magnticas, CD-ROM, discos pticos, disquetes,
discos duros, microfilme, video).
Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes,
gramaje, tintas.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
Determinacin de uso y finalidad de los documentos.
Diplomtica en trminos de formalidad, imagen
corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas
internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
Adecuado uso de la reprografa.

Radicacin de comunicaciones oficiales:

Procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un nmero consecutivo a las
comunicaciones
recibidas
o
producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo
o de envo, con el propsito de oficializar su
trmite y cumplir con los trminos de
vencimiento que establezca la ley.

Registro de ingreso de documentos:

Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronolgico de
entrada, de documentos provenientes de
dependencias,
instituciones
o
personas
naturales.

Recepcin de Documentos

Definicin: Conjunto de
operaciones
de
verificacin y control
que una institucin debe
realizar
para
la
admisin
de
los
documentos que son
remitidos
por
una
persona
natural
o
jurdica.

Recepcin de documentos: se debe

verificar que estn completos,
que
correspondan a lo anunciado y sean
competencia de la entidad para efectos
de su
radicacin y registro con el
propsito de dar inicio a los trmites
correspondientes.

En este proceso se pueden identificar

las siguientes actividades:

Identificacin de medios de
recepcin: mensajera, fax,
correo
tradicional,
correo
electrnico,
pgina web,
otros.
Recibo
de
documentos
oficiales.
Verificacin y confrontacin de
folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (sello,
reloj radicador).

Distribucin de documentos

Definicin:
Actividades
tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su
destinatario.

ACTIVIDADES
La distribucin se relaciona con
el flujo de los documentos al
interior y al exterior de la
entidad. Sin interesar el medio
de
distribucin
de
los
documentos, se debe contar con
mecanismos de control y
verificacin de recepcin y envo
de los mismos. En este proceso
se distinguen actividades como:

Identificacin de dependencias destinatarias de

acuerdo a la competencia.
Clasificacin de las comunicaciones.
Organizacin de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia
competente.
Reasignacin de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos
recibidos.

1. Distribucin de documentos externos

2. Distribucin de documentos internos

Identificacin de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia
competente.
Registro de control de entrega de documentos
internos.

3. Distribucin de documentos enviados

Definicin de medios de distribucin: personal, fax,

correo tradicional, correo electrnico, apartado areo,
trmite en lnea, pgina web, otros.
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Mtodos de empaque y embalaje.
Peso y porteo de documentos.
Gestin del correo tradicional: Normal, certificado,
especial.
Control y firma de guas y planillas de entrega.
Control de devoluciones.
Organizacin mensajera externa.
Registro de control de envo de documentos.

Contratacin de empresas especializadas.

Trmite de documentos

Definicin: Curso
del
documento
desde
su
produccin
o
recepcin hasta el
cumplimiento de su
funcin
administrativa.

ACTIVIDADES

En desarrollo de sus funciones, cada

dependencia
genera
un
conjunto
de
documentos
objeto
de
trmites
administrativos, dichos documentos integran
sus respectivas series documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el
pas, se deben tener en cuenta los tiempos
mximos establecidos para el trmite oportuno
de las comunicaciones.
En este proceso se sealan las actividades de:

1. Recepcin de solicitud o trmite

Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control

y ruta del trmite.
Identificacin del trmite.
Determinacin de competencia, segn funciones de
las dependencias.
Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de
respuesta.

2. Respuesta

Anlisis de antecedentes y compilacin de

informacin.
Proyeccin y preparacin de respuesta.
Trmites a que haya lugar con la produccin de
documentos hasta la culminacin del asunto.

Organizacin de los
documentos

Definicin: Conjunto de
acciones orientadas a la
clasificacin,
ordenacin
y
descripcin
de
los
documentos de una
institucin, como parte
integral de los procesos
archivsticos.

La organizacin de los documentos permite

una
rpida
identificacin
de
los
expedientes, valorar las funciones y
necesidades operacionales de las oficinas,
contar con sistemas de ordenacin fciles
de entender por los usuarios, ubicar los
documentos para su consulta, transferencia
o disposicin final.

Actividades:

Elaboracin de inventarios documentales.

Organizacin y entrega de transferencias
documentales.
Aplicacin de la disposicin final de las
TRD y/o TVD.

Consulta de los documentos

Definicin: Acceso
a un documento o
grupo
de
documentos con el
fin de conocer la
informacin
que
contienen

Las actividades bsicas en esta fase son:

1. Formulacin de la consulta

Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta.

Determinacin de competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de informacin en trminos de
restricciones por reserva o por conservacin.
Reglamento de consulta.

2. Estrategia de bsqueda

Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de informacin.
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicacin de los documentos.

3. Respuesta a consulta

Atencin y servicio al usuario.

Infraestructura de servicios de archivo.
Sistemas de registro y control de prstamo.
Uso de testigos y formatos para el control
de devolucin.
Implantacin de medios manuales o
automticos
para
localizacin
de
informacin.

Conservacin de
documentos

Conjunto de medidas
preventivas
o
correctivas, adoptadas
para
garantizar
la
integridad
fsica
y
funcional
de
los
documentos de archivo,
sin alterar su contenido.

Conservacin
preventiva
de
documentos:
Conjunto
de
estrategias y medidas de orden
tcnico, poltico y administrativo
orientadas a evitar o reducir el riesgo
de deterioro de los documentos de
archivo, preservando su integridad y
estabilidad.

Aspectos a tener en cuenta:

Ubicacin
Aspectos estructurales
Capacidad de almacenamiento
Distribucin
Estantera
Distribucin de la estantera
Mobiliario
Condiciones ambientales:
Ventilacin
Iluminacin
Mantenimiento

Disposicin final de los

documentos

DEFINICIN: Seleccin de los

documentos en cualquier etapa del
ciclo vital, con miras a su
conservacin temporal, permanente,
o a su eliminacin conforme a lo
dispuesto en las Tablas de Retencin
Documental y/o Tablas de Valoracin
Documental.

ACTIVIDADES:

La conservacin total se aplica a

aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo
tienen por disposicin legal o los que
por su contenido informan sobre el
origen,
desarrollo,
estructura,
procedimientos y polticas de la
entidad productora, convirtindose en
testimonio de su actividad y
trascendencia.

Eliminacin de documentos: Actividad

resultante de la disposicin final sealada
en las tablas de retencin o de valoracin
documental, para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y
secundarios

Seleccin documental: Actividad de la

disposicin final sealada en las tablas de
retencin o de valoracin documental y
realizada en el archivo central, con el fin de
escoger una muestra de documentos de
carcter
representativo,
para
su
conservacin permanente

Microfilmacin:
Tcnica
que
permite
fotografiar documentos y obtener pequeas
imgenes en pelcula.

Digitalizacin: Tcnica que permite la

reproduccin de informacin que se
encuentra de manera analgica (papel, video,
sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que
slo puede ser leda o interpretada por
computador.

Programa de Gestin
Documental Automatizado

Diversos soportes
La Intranet
El Internet
El documento
electrnico
Las imgenes digitales
Archivos sonoros en
red

Presentacin elaborada por:

Sergio Andrs Utrera Santander.
Historiador UIS.