FORMULARIOS Y

COMPROBANTES:
HERRAMIENTAS DEL
PROCESO CONTABLE

Proceso Contable
1 ETAPA
CAPTAR:
DATOS BRUTOS

CLASIFICAR
CALCULAR
REGISTRAR:

INFORMACION CONTABLE

PROCESABLE
INFORMACION CONTABLE

PROCESABLE

CAPTACION DEL DATO

SOPORTE DE ENTRADA
FORMULARIO
+
DATOS
COMPROBANTE

3 ETAPA

2 ETAPA

ALMACENAR:
INFORMACION CONTABLE

PREPARAR
ORDENAR
CONTROL DE CALIDAD

EXTERIORIZACION:
INFORMACION CONTABLE

PROCESADA

PROCESADA

PROCESO CONTABLE PROPIAMENTE

DICHO

SOPORTE DE ALMACENAMIENTO

SALIDA DE LA INFORMACION
PROCESADA

SOPORTE DE SALIDA
PREBALANCE

CUENTAS Y REGISTROS

REPORTES
ESTADOS CONTABLES

 PROCESO CONTABLE:
1. CAPTACION DEL DATO
ORGANIZACIONES
HECHOS ECONOMICOS

INFORMACION
UTIL=DATOS

PROVENIENTES DEL CONTEXTO

ORIGEN

GENERAN
INFORMAC.

FUERA DE LA
ORGANIZACION

CUALITATIVA

DENTRO DE LA
ORGANIZACION

POR TRANSACCIONES CON

TERCERO

CUALITATIVA Y
CUANTITATIVA

POR HECHOS INTERNOS DE LA

ORGANIZACION

INFORMACION
CUALITATIVA

NO PROCESABLE
NO MODIFICA LA IGUALDAD
CONTABLE
INFORMAN SITUACIONES
UTILIDAD:
TOMA DE DECISIONES
CONTROL

INFORMACION
CUALITATIVA
Y CUANTITATIVA

PROCESABLE
MODIFICA LA IGUALDAD
CONTABLE
MENSURABLES EN MONEDA

DATOS PROCESABLES O NO
PROCESABLES
NECESARIOS
RELEVANTES

PROVIENEN
DE LA COMUNICACIN ORAL, Y NO ESTAN INSTRUMENTADOS
DE LA COMUNICACIN ESCRITA, UNIFORME, Y SE INSTRUMENTA
POR MEDIO PRE-IMPRESO= FORMULARIO

FORMULARIO

QU ES?=CONCEPTO
PARA QU SIRVE?
QUIN LO CONFECCIONA?
CUNDO?
DNDE?

 Concepto: Es el medio pre-impreso apto

para contener y simplificar los datos que
se originan en el curso de los actos o
hechos econmicos repetitivos,
permitiendo que sean comunicados al SIC
de manera uniforme.

Formularios
Especficos, diseados por la Organizacin:
Confeccionado para
Contener datos
Cuantitativos, cualitativos:

GENERADOS EN:
LUGAR

de Hechos Econmicos Repetitivos,

frecuentes:
INSTANTE
ventas,
pagos:proveedores, a empleados(sueldos),
cobranza de documentos,
depsitos bancarios.
Hechos Econmicos no repetitivos, no frecuentes: no justifica creacin de
Formulario Especfico(contratos).
Uniformidad de la informacin: Segn el tipo de hecho econmico repetitivo
que tengamos: implicar un determinado diseo y tipo de formulario, y
requerir la misma calidad y cantidad de informacin.

FORMULARIO
Quin debe disearlo?
Accin conjunta de departamentos
involucrados con el formulario a disear
+ supervisin de rea o departamento
que tenga:
1. Conocimiento global organizacional
2. Conocimientos sobre: comunicacin,
diseos, formas, impresin, etc.

FORMULARIO

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Manual de Formularios:
Contiene:
La rutina o circuto por donde transitar el formulario.
Instrucciones sobre cmo emplear el formulario:
En qu hechos econmicos?
Cmo se lo confecciona o completa?
Cundo? (momento)
Quin lo confecciona?
Cuntas copias?
Cul es el destino, o dnde va cada formulario?
TODO ESTO ES NECESARIO:
MEJORAR EL CONTROL DE LAS OPERACIONES.
LOGRAR BUENA COORDINACIN Y CORRELACIN ENTRE EL JUEGO DE
FORMULARIOS: evitar repeticin y superposicin de la informacin.
CONTINUIDAD ORGANIZACIONAL: si existe un recambio de funcionarios, eso no
impide que la forma de trabajar con los formularios, sea desconocida para los
nuevos funcionarios que ingresen en la organizacin.

FORMULARIO

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Variables a tener en cuenta para el diseo:

Nombre
Informacin a comunicar
Vas de comunicacin
Quin disea? Dnde?
Quin ser el usuario y receptor de la informacin del
formulario?
Qu tipo de operaciones realiza la organizacin?
Tipos de control a implementar en los formularios.
Tipos de Archivo para formularios.

FORMULARIO
1.
2.
3.
4.

Nombre
Informacin a comunicar
Vas de comunicacin
Quin disea? Dnde?

1. Unvoco, Representativo,
2.
3.

4.
EMITI

REGISTR

CONTROL

GTE. REA

TESORERA

GERENCIA

.. .. .. .. .. ..

evitar Superposiciones.
Del H.E.: cualitativa y
Cuantitativa.(evitar omisin y
repeticin).
Circuto que seguir(dentro y
fuera de la
organizacin)Minuta de
Seguimiento.
Responsable o rea, pblico,
empleados. En escritorio, a
mano, mquina, mostrador,
en la calle.

FORMULARIO
1.
2.
3.
4.

Quin ser el usuario o

receptor de la informacin del
formulario?
Qu tipo de operaciones realiza
la organizacin?
Tipos de control a implementar
en los formularios.
Tipos de Archivo para
formularios.

1. Tercero a la

organizacin(identificarlo), la
propia organizacin
(identificar:rea emisora y
receptora).
2. Operaciones masivas(ventas a
bajo precio, ticket) pocas
operaciones(ventas a alto precio,
comprobante especfico).
3. Controles cruzados, punto, rea
y tipo de control. Constancia de
participacin.Datos clave:
numeracin correlativa preimpresa.
4. Necesidad de guarda de la
documentacin: copias para
archivo.Forma de archivar:Fecha
emisin-N correlativos.

FORMULARIO

A.
B.
C.

Distribucin grfica:
ENCABEZAMIENTO
CUERPO
PIE

A. Datos Fijos= Datos del:

Emisor del comprobante

y del Formulario en s.
(Formulario uso
Externo).
B. Datos Cualitativos
(objetivos y subjetivos),
Datos Cuantitativos.
C. Aclaraciones del H.E. a
contener en el
formulario(leyendas
aclaratorias, firmas),
Minuta de seguimiento.

FORMULARIO VS
COMPROBANTE
FORMULARIO

COMPROBANTE

COMPROBANTE
Es un documento fuente,

ya que es un instrumento
material que revela la
existencia de un acto o
hecho econmico que
puede ser un hecho
registrable o no
registrable.
Si es registrable ser
soporte de entrada al
proceso contable.
Si es no registrable, ser
documentacin fuente del
H.E. informativo.

Puede ser :

comprobante propio o
comprobante de terceros.
Si es comprobante
propio:
De uso interno
De uso externo
De confeccin:
Incompleta
A completar.

Ejemplos:
Funcin Compras:
PEDIDO INTERNO DE

COMPRAS:
Los departamentos solicitan la
provisin de artculos.
Es propio(confecciona nuestra
organizacin).Interno(enviado
entre reas o dptos.
A completar(Almacenes
informa la existencia).
No registrable.
Ejemplo:empresa ATGE S.A.
El Dpto. Almacenes solicita a
Dpto. Compras, la compra de
500 cuadernos.

 SOLICITUD DE COTIZACIN:
El dpto. Compras enva a

proveedores, solicitando
precio, plazo de entrega y
financiacin de artculos.
Propio
Externo(enviado al proveedor).
A completar(por el proveedor)
No registrable(no afecta
igualdad contable).
Ejemplo: El Dpto. Almacenes
de la empresa ATGE
S.A.enva a la empresaEl
precio justo una Solicitud de
cotizacin, por 500
CUADERNOS.

 FACTURA DEL PROVEEDOR:

Llega al dpto. Contadura de

nuestra empresa, la factura

por los artculos comprados al
proveedor.
De Terceros: confeccionado
por el proveedor.
Externo: proviene del
proveedor.
Completo: confeccionado
totalmente por el proveedor.
Registrable: modifica la
igualdad contable.

Funcin Ventas:
Factura al cliente:
Es para constancia

de la mercadera que
se vendi.
Es propio.
Es externo.
Completo.
Registrable.

COMPROBANTES
Funcin Contable:
Registrables: fuente de

informacin(uniforme y
estadarizada) al proceso
contable. Se procesa(cuentas,
registros), informa de la
situacin financiera,
econmica y patrimonial a
usuarios). Fuente de respaldo
para las registraciones.
No registrables: fuente de
comunicacin(uniforme y
estandarizada), ampla y
aclara.

Funcin Legal:
Art. 43 + 44 + 68 del Cdigo

de Comercio:
Las constancias contables en
los libros de comercio, son
vlidas, si y slo si, estn
respaldadas por
comprobantes fehacientes.

ARCHIVOS
Lugar donde se guardan los

comprobantes.
Sistema de archivos:
Tipo de comprobantes a ser archivados.
Tiempo.
Cmo ordenar en el archivo.
Dnde: espacio disponible, ubicacin,
medios tcnicos.

 Comprobantes a archivar: Todos aqullos que sirven como

documentacin respaldatoria de H.E. cuantificables registrables y

registrados, y de H.E. no registrables.
Tiempo: Art. 67 Cd. de Comercio (modif. Ley 16478) diez aos
contados desde su fecha(a partir del cierre del ejercicio econmico,
en que son registrados los comprobantes).
Cmo archivar: Criterio Objetivo(S/ H.E. que representan).
Criterio Subjetivo(S/ sujeto interviniente en las
operaciones).
Dnde?: tipo de archivo: directo: conservar el comprobante tal
cual se emiti.
indirecto:Microfilmado(gran nmero de
comprobantes)u otro tipo de soporte electrnico(CDs, DVDs)