Cmo Reconocer y

Clasificar Cuentas en
Contabilidad
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Cmo clasificar cuentas?

Saber

clasificar cuentas es la base

fundamental para llevar contabilidad, si no
se sabe clasificar cuentas desde el principio,
todo lo que se registre en los libros contables
estar malo o con error.

Para

clasificar cuentas, primero tenemos que

tener claro el significado de lo que es una
CUENTA en Contabilidad, as como saber las
partes de que consta cualquier cuenta.

Vemoslo

a continuacin.

Qu es una cuenta?
En

contabilidad, cuenta es:

El nombre comn que se le da a la

agrupacin mental que se hace
de cosas y hechos similares, y es
donde se anotan los aumentos y
disminuciones que tienen
durante un perodo de tiempo
(perodo contable).

Tambin

podramos definir la palabra

CUENTA, como:

La nota literal o el nombre que se le da

en los registros contables a cada
conjunto de objetos o hechos similares,
siendo el lugar donde se anotan los
aumentos o disminuciones que sufren
durante un perodo de tiempo
determinado (perodo contable)

Ejemplo:
Cuando

yo menciono los siguientes

objetos:
silla, escritorio, archivo,
estanteras
en nuestra mente generamos imgenes
de dichos objetos, que en conjunto
llamaremos Mobiliario y Equipo, es
decir que al conjunto de todos esos
elementos los registramos en
contabilidad en una CUENTA llamada
Mobiliario y Equipo.

Ejemplo grfico
Si nosotros observramos los siguientes bienes que estn en
propiedad y al servicio de la empresa para la cual trabajamos
o somos propietarios:

MOBILIARIO Y EQUIPO
Una silla

Un escritorio

Un archivo

Unas estanteras

Otro ejemplo
Si nosotros observramos los siguientes bienes que
estn en propiedad y al servicio de la empresa para la
cual trabajamos o somos propietarios:

Una bicicleta de reparto

VEHCULOS

Un vehculo de reparto

Una moto para

repartir
mercadera

Un camin de reparto

Por otro lado, si la empresa para la cual

trabajamos o somos propietarios, tiene
varias personas o empresas que le
proveen AL CRDITO las mercancas que
sta vende. Al conjunto de todas esas
personas o empresas se registran en
contabilidad
bajo
la
CUENTA
Proveedores.
Ejemplo: Si las siguientes empresas:
MAQUILAS, S.A.
MODAS FASHION,
S.A.
LA EQUITATIVA, S.A.

PROVEEDORES

Partes de una Cuenta

Es en el libro de Contabilidad
denominado Mayor, donde se lleva
registro separado a cada CUENTA.
Cualquier cuenta consta de dos
partes a saber:

DEBE

NOMBRE DE LA CUENTA

QUE OCUPA EL LADO O FOLIO

IZQUIERDO DEL LIBRO MAYOR

HABER

QUE OCUPA EL LADO O FOLIO

DERECHO DEL LIBRO MAYOR

NOTA: Llmese folio a cada una de las pginas de un libro de contabilida

Grupos de Cuentas
En la contabilidad de cualquier empresa se manejan
cuatro (4) grupos de cuentas a saber:
1. Las Cuentas de Activo
2. Las Cuentas Pasivas (o de Pasivo)
3. Las Cuentas de Gasto (o Prdida)
4. Las Cuentas de Ganancia
Nota Importante:
Tenga siempre presente que cualquier CUENTA, solo
admite una sola clasificacin, es decir, o es de activo, o
es de pasivo, o es de prdida o es de ganancia, pero
NUNCA, puede ser de activo y de ganancia al mismo
tiempo, o de pasivo y prdida al mismo tiempo. O es de
activo, o es del pasivo, o es prdida o es de ganancia.

Cmo reconocer cuentas del

Activo?
Las

cuentas de activo se identifican porque estn

representadas por bienes materiales que son propiedad de
la empresa a la cual se le est llevando la contabilidad.

Al

decir bienes materiales, se entiende que estos bienes se

pueden ver con nuestros ojos y tocar con nuestras manos.

Por

ejemplo: El dinero, las mercaderas, el mobiliario y

equipo, el equipo de computacin, los vehculos y los
inmuebles (como edificaciones y terrenos), los podemos ver
y tocar y si stos son propiedad de la empresa, forman parte
del grupo de cuentas del ACTIVO.

 Tambin

forman parte del grupo de cuentas

del ACTIVO, los derechos o cuentas por cobrar
que tenga la empresa a la cual se le lleva la
contabilidad.
Un derecho se origina para la empresa,
cuando sta, entrega bienes o servicios a otras
personas o empresas sin que stas ltimas le
paguen de inmediato esos bienes o servicios.
Es decir cuando se entregan al crdito.
Cuando usted como empresario, da algn bien
y servicio a otra persona sin que sta se lo
pague de inmediato, automticamente usted
tiene el derecho de cobrar a dicha persona
en un futuro el valor de esos bienes y servicios
que le dio al crdito.
Es por ello que a los derechos tambin se les

Ejemplo de cmo se genera un

derecho
COMERCIANTE X

PERSONA Y

Si el
comerciante, X,
entrega
mercaderas a la
persona Y, al
crdito, es decir,
sin que la
persona Y, los
pague de
inmediato, en
ese preciso
momento se
origina un
derecho para el
comerciante X,
el derecho de
cobrarle a la
persona Y el

Tambin se clasifican dentro del

grupo de cuentas del ACTIVO,
algunos
bienes
intangibles
propiedad de la empresa a la cual
se le lleva la contabilidad.
La
propiedad de estos bienes que no
se pueden ver ni tocar estn
representadas por un documento
legal, tal es el caso de:
Las Marcas y Patentes
El Derecho de Llave
El Crdito Mercantil

 Por

ltimo, entre el Grupo de las cuentas

del ACTIVO, se deben clasificar los Pagos
Anticipados, pues los mismos representan
un derecho.

Ejemplo:

Si la empresa a la cual se le
lleva la contabilidad, paga por adelantado
el valor de tres mensualidades de
alquiler, eso le da el DERECHO de gozar
de esos tres meses de alquiler, pues ya
estn pagados por adelantado.

Resumiendo
Entre

el grupo de las cuentas del

ACTIVO se encuentran.
1. Los bienes materiales
2. Los derechos o cuentas por
cobrar
3. Los bienes intangibles
4. Los pagos por anticipado.

Cmo reconocer cuentas del

Pasivo?
Las

cuentas del Grupo del PASIVO, estn

representadas por las obligaciones o
cuentas que la empresa, a la cual le
estamos llevando la contabilidad, debe
de pagar en un futuro.

La

obligacin surge cuando la empresa

recibe bienes y servicios al crdito, es
decir que los recibe sin pagarlos en el
acto, sino que se ve OBLIGADA a
pagarlos o cancelarlos en el futuro.

Ejemplo de cmo se origina un

pasivo para la empresa
Si nos fijamos en la imagen de abajo, el Comerciante
X, est entregando un bien material, a la Comerciante
Y, Si le estuviramos llevando la contabilidad a la
Comerciante Y y sta no paga el precio de los bienes
que est recibiendo de manera inmediata, o en el acto,
surge una OBLIGACIN para la Comerciante Y, la
obligacin de pagarlos en un futuro.

COMERCIANTE
X

COMERCIANTE
Y

Cmo reconocer las cuentas de

gasto o prdida?
Las

cuentas que pertenecen al Grupo de Gasto o

de Prdida, estn representadas por todos
aquellos SERVICIOS recibidos por parte de la
empresa a la cual le llevamos la Contabilidad.

Para

Richard L. Sandhusen, "los servicios son

actividades, beneficios o satisfacciones que se
ofrecen en renta o a la venta, y que son
esencialmente intangibles y no dan como
resultado la propiedad de algo" .

Tomado Del libro: Mercadotecnia, Primera Edicin, de Sandhusen L. Richard, Compaa Editorial
Continental, 2002, Pg. 385.

Ejemplos de servicios
Entre los servicios que pude recibir
una empresa tenemos:
El
servicio que prestan los
empleados a la empresa. Estos
se traducen en Sueldos Pagados.
Los

servicios
de
Energa
Elctrica, Agua y Telfono, se
traducen en gasto para la
empresa y se registran bajo la
cuenta GASTOS GENERALES.

En

fin todos los servicios que

recibe la empresa pertenecen al
Grupo de Cuentas Gasto o
Prdida.

Cmo reconocer cuentas de

Ganancia?
Las

cuentas del Grupo de Ganancia,

estn representadas por la utilidades
que recibe la empresa, al proporcionar o
vender servicios, o al vender bienes a
un precio mayor del costo de
adquisicin.
La cuenta principal de ganancia en una
empresa comercial es la cuenta
VENTAS.
Mientras que para un Banco podra ser
la cuenta INTERESES GANADOS.

Otras claves para clasificar

cuentas.
Si

una cuenta representa BIENES TANGIBLES

e INTANGIBLES propiedad de la empresa, son
del grupo del ACTIVO.

Tales

como: Caja (dinero) Bancos (dinero en

el banco) Mercaderas, Mobiliario, Vehculos,
Equipo de Computacin, Inmuebles, etc.

Si

una cuenta lleva al final la frase POR

COBRAR, sta pertenece al ACTIVO

Tales

como: Intereses por Cobrar,

Alquileres por Cobrar,
Cuentas por Cobrar,
IVA por Cobrar (o su sinnimo IVA Crdito
Fiscal)
Tambin se deben clasificar dentro del Grupo
del Activo, las siguientes cuentas:
Clientes, Deudores, porque representan el
derecho de cobrarles a dichas personas.

Las cuentas que al final lleven la

frase PAGADOS POR ANTICIPADO,
tambin forman parte del Grupo
del ACTIVO. Tales como:
Intereses Pagados Anticipados
Alquileres Pagados Anticipados
Publicidad Pagada Anticipada
Sueldos Pagados Anticipados
Servicios Pagados por Anticipado

Las

cuentas que al final lleven la frase POR

PAGAR, pertenecen al Grupo del PASIVO,
tales como:

Cuentas

por Pagar
IGSS por Pagar
IVA por Pagar
Alquileres por Pagar
Tambin son del pasivo las siguientes cuentas:
Proveedores, Acreedores, Hipotecas,
Prstamos Bancarios, pues representan
obligaciones o deudas para la empresa.

Las cuentas que al final lleven la frase

COBRADOS POR ANTICIPADO, son del Grupo del
PASIVO, tales como:
Alquileres Cobrados por Anticipado
Intereses Cobrados por Anticipado
Comisiones Cobradas Anticipadas
Servicios Cobrados por Anticipado

Lo anterior se debe a que si la empresa, a la

cual le estamos llevando la contabilidad, cobra
dinero por anticipado, sta (la empresa) queda
OBLIGADA a prestar el bien o servicio que ya
fue cancelado por anticipado.

 Las

cuentas que al final llevan la palabra

PAGADOS(AS), son del grupo del cuentas de
GASTO o PRDIDA, tales como:

Sueldos

Pagados
Servicios Pagados
Intereses Pagados
Cuotas Patronales Pagadas
Tambin

se deben incluir en este Grupo, las

siguientes cuentas: COMPRAS, DEVOLUCIONES Y
REBAJAS SOBRE VENTAS, DESCUENTOS DE
VENTAS.

Por ltimo, las cuentas que al final lleven la

palabra GANADOS(AS) o COBRADOS(AS),
son de GANANCIA, tales como:
Intereses

Ganados
Alquileres Cobrados
Comisiones Cobradas
Servicios Cobrados
Tambin se deben incluir dentro de este
grupo las siguientes cuentas: VENTAS,
DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE COMPRA,

Fin de la Presentacin

Material extrado del libro

Prontuario de Contabilidad General
Del autor: J. Ernesto Molina