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Contenido del Modulo

1.

Introduccin
1.1. ISO 9000 ISO 14000 OSHAS 18000

2. Generalidades
2.1. Gestin de la Calidad
2.2. Trminos Relativos a Gestin Ambiental
2.3. Trminos Relativos a la Gestin SYSO
2.4. Conceptos Relativos a la Documentacin
2.5. Jerarqua de la Documentacin
3. Manuales
3.1. Manual del SGI
4. Documentacin SGI
4.1. Requisitos previos
4.2. Caractersticas Generales

Contenido del Modulo


4.3. Documentos Generales
4.4. Planes y Programas
4.5. Procedimientos del SGI
4.6. Instrucciones de Trabajo
4.7. Formularios para el registro de datos (formatos)
4.8. Registros
4.9. Especificaciones
4.10. Listados
4.11. Documentos Externos
4.12. Otros requisitos documentados
5. Control de los Documentos
6. Control de los Registros.
7. La documentacin en organizaciones que estn implementando
un SG.
8. La documentacin en organizaciones que desean adecuar un SG
existente.

INTRODUCCIN
1.1 NB ISO 9000
NB-ISO 9000:2005 Sistema de Gestin de
la Calidad - Fundamentos y Vocabulario
NB-ISO 9001:2008 Sistemas de gestin de
la calidad - Requisitos (Certificable)
NB-ISO 9004:2000 Sistemas de Gestin
de la calidad - Directrices para la mejora del
desempeo
NB-ISO 19011:2002 Directrices para la
auditoria de los sistemas de gestin de la
calidad y/o ambiental

INTRODUCCIN
1.1 NB ISO 9000
LA FAMILIA DE NORMAS NB- ISO 9000
Esta familia de normas internacionales especifica los
requisitos para un sistema de gestin de la calidad,
cuando una organizacin:

Objetivo:
Necesita demostrar su capacidad para proporcionar
regularmente productos que satisfagan los
requisitos del cliente y los legales y reglamentarios
aplicables, y
Aspira a aumentar la satisfaccin del cliente a travs
de la aplicacin eficaz del sistema, incluidos los
procesos para la mejora continua del sistema y el
aseguramiento de la conformidad con los requisitos
del cliente, los legales y reglamentarios aplicables.

INTRODUCCIN
1.1 NB ISO 14000

LA FAMILIA DE NORMAS NB ISO 14000:


Esta familia de normas esta compuesta por:
NB-ISO 14001-05 Sistemas de gestin ambiental - Requisitos con
orientacin para su uso (Primera revisin) (correspondiente a la
norma ISO 14001:2004) (Certificable).
NB-ISO 14004-05 Sistemas de gestin ambiental - Directrices
generales sobre principios, sistemas y tcnicas de apoyo
(Primera revisin) (Correspondiente a la norma ISO 14004:2004).
NB-ISO 14015-03 Gestin medioambiental evaluacin
medioambiental de sitios y organizaciones (Correspondiente a
la norma ISO 14015:2000).
NB-ISO 19011:2002 Directrices para la auditoria de los sistemas
de gestin de la calidad y/o ambiental.

INTRODUCCIN
1.1 NB ISO 14000

LA FAMILIA DE NORMAS NB ISO 14000


Las normas NB ISO 14000 son una serie de
estndares voluntarios internacionales relacionados
con la Gestin Ambiental.
Objetivo:
- Proporcionar a las organizaciones los elementos de un sistema
de gestin ambiental (SGA) eficaz que puedan ser integrados
con otros requisitos de gestin, y para ayudar a las
organizaciones a lograr metas ambientales y econmicas.
- Apoyar la proteccin
ambiental y la prevencin de la
contaminacin
en
equilibrio
con
las
necesidades
socioeconmicas. *
* NB ISO 14001:2004, Sistemas de Gestin Ambiental Especificacin para su uso, 0 Introduccin

INTRODUCCIN
1.1 NB OHSAS 18000
LA FAMILIA DE NORMAS NB OHSAS 18000
Esta familia de normas esta compuesta por:
NB-OHSAS 18001 Sistemas de gestin de la seguridad
y la salud ocupacional Requisitos (Certificable)
NB-OHSAS 18002 Sistemas de gestin de la seguridad
y la salud ocupacional Directrices para la
implantacin de la norma NB-OHSAS 18001

INTRODUCCIN
1.1 NB OHSAS 18000

LA FAMILIA DE NORMAS NB ISO 18000


Las normas NB OHSAS 18000 son una serie de
estndares voluntarios internacionales relacionados
con la Gestin de la Seguridad y la Salud
Ocupacional.
Objetivo:
Estas Normas Internacionales sobre gestin de SYSO tienen
como finalidad proporcionar a las organizaciones los elementos
de un sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional
(SGSYSO) eficaz.
Permiten a la organizacin, controlar sus riesgos para
seguridad y salud ocupacional (SYSO) y mejorar su
desempeo de SYSO.*
* NB OHSAS 18001:2008, Sistemas de Gestin de la Seguridad y Salud Ocupacional Requisitos, 1 Objeto y Campo de Aplicacin

INTRODUCCIN
1.1 NORMAS ISO - OHSAS
REVISIN DE LA FAMILIA DE NORMAS ISO OHSAS
Objetivos de la revisin:
a) Desarrollar un conjunto simplificado de normas
b) Cantidad y detalle de la documentacin adecuada a los
procesos
Con las normas ISO - OHSAS se:
Reducen los requisitos de la documentacin
Flexibiliza la forma de documentar el S.G.I.
Permite desarrollar la mnima cantidad de documentacin
para demostrar la planificacin, operacin y control eficaz
de los procesos y la mejora continua de la eficiencia del
S.G.I.

INTRODUCCIN
1.1 ISO 9000
MODELO DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD NB-ISO 9001:2008

INTRODUCCIN
1.1 ISO 14000
MEJORA
CONTINUA
POLTICA
AMBIENTAL

REVISIN Y
MEJORA

MEDICION
EVALUACION

PLANIFICACIN

IMPLEMENTACIN
Y OPERACIN

MODELO DE UN SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL ISO 14001


BASADO EN PROCESOS

INTRODUCCIN
1.1 OHSAS 18000
MEJORA
CONTINUA
POLTICA
SySO

REVISIN
POR LA
DIRECCION

VERIFICACION
ACCION
CORRECTIVA

PLANIFICACIN

IMPLEMENTACIN
Y OPERACIN

MODELO DE UN SISTEMA DE GESTIN DE SySO OHSAS 18001


BASADO EN PROCESOS

INTRODUCCIN
1.1 ISO 9001
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN NB-ISO
9001:2008

La documentacin del SGC debe incluir:


Declaraciones de poltica y de objetivos de la
calidad.
Manual de la calidad.
Procedimientos requeridos por la NB-ISO
9001:2008.
Documentos necesarios para asegurar eficaz
planificacin, operacin y control de los
procesos.
Registros requeridos por la NB-ISO 9001:2008.

INTRODUCCIN
1.1 ISO 14001
REQUISITOS DE
14001:2005

LA

DOCUMENTACIN

ISO

La documentacin del SGA debe incluir:


La poltica, objetivos y metas ambientales;
la descripcin del alcance del SGA;
la descripcin de los elementos principales del
SGA y su interaccin, as como a los
documentos relacionados;
los documentos, incluyendo los registros
requeridos en esta norma ISO; y
los documentos, incluyendo los registros
determinados por la organizacin para
asegurar la eficacia de la planificacin,
operacin y control de los procesos.

INTRODUCCIN
1.1 OHSAS 18001
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN OHSAS
18001:2008

La documentacin del SGSySO debe incluir:


La poltica y los objetivos de SySO;
la descripcin del alcance del SGSySO;
la descripcin de los elementos principales del
SGSySO y su interaccin, as como a los
documentos relacionados;
los documentos, incluyendo los registros,
requeridos en esta norma OHSAS; y
los documentos, incluyendo los registros
determinados por la organizacin para
asegurar la eficacia de la planificacin,
operacin y control de los procesos.

INTRODUCCIN
1.1 DOCUMENTACION
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN PARA
SGI

La extensin de la documentacin para


Sistemas de Gestin Integrados depende de:
el tamao de la organizacin y el tipo de
actividades,
la complejidad de sus procesos y sus
interacciones,
la competencia del personal.

2. GENERALIDADES
2.1. Gestin de la Calidad
TRMINOS RELATIVOS A LA GESTIN

Sistema
Conjunto de elementos mutuamente
relacionados o que interactan
Sistema de gestin
Sistema para establecer la poltica y los
objetivos y para lograr dichos objetivos
Sistema de gestin de la calidad
Sistema de gestin para dirigir y controlar una
organizacin con respecto a la calidad

2. GENERALIDADES
2.1. Gestin de la Calidad
TRMINOS RELATIVOS A LA GESTIN

Poltica de la calidad
Intenciones globales y orientacin de la
organizacin relativas a la calidad tal como se
expresan formalmente por la alta direccin.
Objetivo de la calidad
Algo ambicionado o pretendido, relacionado con
la calidad.

2. GENERALIDADES
2.1. Gestin de la Calidad
TRMINOS RELATIVOS A LA GESTIN

Planificacin de la calidad
Parte de la gestin de la calidad enfocada al
establecimiento de los objetivos de la calidad
y a la especificacin de los procesos
operativos necesarios y de los recursos
relacionados para cumplir los objetivos de la
calidad.

2. GENERALIDADES
2.2. Trminos Relativos a Gestin Ambiental
POLITICA AMBIENTAL
Intenciones y direccin generales de una organizacin
relacionadas con su desempeo ambiental, como las
ha expresado formalmente la alta direccin.
OBJETIVO AMBIENTAL
Fin ambiental de carcter general coherente con la
poltica ambiental, que una organizacin se establece.
META AMBIENTAL
Requisito de desempeo detallado aplicable a la
organizacin o a partes de ella, que tiene su origen en
los objetivos ambientales y que es necesario establecer
y cumplir para alcanzar dichos objetivos

2. GENERALIDADES
2.2. Trminos Relativos a Gestin Ambiental
PROGRAMA AMBIENTAL (SGA)
Documento que especifica la asignacin de
responsabilidades para lograr los objetivos y metas
en las funciones y niveles pertinentes de la
organizacin, as como los medios y plazos para
lograrlos.
PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactan, las cuales transforman elementos
de entrada en resultados .

2. GENERALIDADES
2.2. Trminos Relativos a Gestin Ambiental
CONTROL OPERACIONAL (SGA)
Ejecucin
de
las
operaciones
criticas
asegurando el control o la reduccin de los
impactos adversos asociados con ellas,
incluyendo todas las partes de la operacin
as como las actividades de apoyo,
mantenimiento y las subcontratadas.
El control operacional puede incluir el
establecimiento de procedimientos, criterios
operacionales, especificaciones, puntos de
control o medicin, requisitos de competencia
y otros aplicables.

2. GENERALIDADES
2.3. Trminos relativos a la Gestin de SYSO
Incidente
Suceso o sucesos relacionados con el trabajo en el cual
ocurre o podra haber ocurrido un dao, o deterioro de la
salud (sin tener en cuenta la gravedad), o una fatalidad.

Peligro
Fuente, situacin o acto con potencial para causar dao en
trminos de dao humano o deterioro de la salud, o una
combinacin de stos.

Identificacin de peligros
Proceso mediante el cual se reconoce que existe un peligro y
se definen sus caractersticas.

2. GENERALIDADES
2.3. Trminos relativos a la Gestin de SYSO
Riesgo
Combinacin de la probabilidad de que ocurra un suceso o
exposicin peligrosa y la severidad del dao o deterioro de la
salud que puede causar el suceso o exposicin.

Riesgo Aceptable
Riesgo que se ha reducido a un nivel que puede ser tolerado
por la organizacin teniendo en consideracin sus
obligaciones legales y su propia poltica de SySO.

Evaluacin de Riesgos
Proceso de evaluar el riesgo o riesgos que surgen de uno o
varios peligros, teniendo en cuenta lo adecuado de los
controles existentes, y decidir si el riesgo o riesgos son o no
aceptables.

2. GENERALIDADES
2.3. Trminos relativos a la Gestin de SYSO
Poltica de SYSO
Intenciones y direccin generales de una organizacin
relacionadas con su desempeo de la SySO como las ha
expresado formalmente la alta direccin (NB OHSAS 18001:2008)

Objetivo de SYSO
Fin de SySO, en trminos de desempeo de SySO, que una
organizacin se fija alcanzar.

Programa de SYSO
Documento que especifica la asignacin de
responsabilidades para lograr los objetivos y metas en
las funciones y niveles pertinentes de la organizacin, as
como los medios y plazos para lograrlos.

2. GENERALIDADES
2.3. Trminos relativos a la Gestin de SYSO
PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactan, las cuales transforman elementos de
entrada en resultados .

CONTROL OPERACIONAL (SGSYSO)


Ejecucin de las operaciones criticas asegurando el
control o la reduccin de los riesgos asociados con
ellas, incluyendo todas las partes de la operacin as
como las actividades de apoyo, mantenimiento y las
subcontratadas.
El control operacional puede incluir el establecimiento de
procedimientos, criterios operacionales, especificaciones, puntos de
control o medicin, requisitos de competencia y otros aplicables.

2. GENERALIDADES
2.4. Conceptos relativos a la documentacin
Documento
Informacin y su medio de soporte

(NB ISO 9000:2005 - NB ISO

14001:2004)

Manual de la calidad
Documento que especifica el sistema de gestin
de la calidad de una organizacin (NB ISO 9000:2005)
Plan de la Calidad
Documento que especifica qu procedimientos y
recursos asociados deben aplicarse, quin debe
aplicarlos y cundo deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato especfico
(NB ISO 9000:2005)

2. GENERALIDADES
2.4. Conceptos relativos a la documentacin
Documento Interno
Documento establecido al interior de la organizacin sobre
el cual se tiene la responsabilidad de elaboracin, revisin
y aprobacin.
Documento Externo
Documento cuya edicin no es responsabilidad de la
organizacin y podra establecer algn tipo de requisito
para el SG.
Ejemplos: dibujos del cliente, especificaciones, requisitos legales, reglamentarios o
estatutarios, normas, cdigos, manuales u otros.

Programa Ambiental (SGA)


Documento que especifica la asignacin de responsabilidades
para lograr los objetivos y metas en las funciones y niveles
pertinentes de la organizacin, as como los medios y plazos para
lograrlos.

2. GENERALIDADES
2.4. Conceptos relativos a la documentacin

Documento Controlado (copia controlada)


Documento del SG de la organizacin, elaborado,
revisado y aprobado, cuya distribucin asegura
que se evite la utilizacin de versiones obsoletas.

Documento NO Controlado (copia no


controlada)
Documento del SG de la organizacin para el
cual no se prev el control de los cambios y NO
se asegura que su distribucin evite la utilizacin
de versiones obsoletas.

2. GENERALIDADES
2.4. Conceptos relativos a la documentacin
Manual del Sistema de Gestin (GA, GSYSO)
Documento que especifica el sistema de gestin de una
organizacin

Plan de gestin (GA, GSYSO)


Documento que especifica qu procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo
deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o
contrato especfico

Programa de SYSO
Documento
que
especifica
la
asignacin
de
responsabilidades para lograr los objetivos y metas en las
funciones y niveles pertinentes de la organizacin, as
como los medios y plazos para lograrlos.

2. GENERALIDADES
2.4. Conceptos relativos a la documentacin
Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo
una actividad o un proceso (NB ISO 9000:2005 - NB ISO
14001:2004)

Instrucciones de trabajo
Descripciones detalladas de cmo
realizar y registrar las tareas (flujos, dibujos,
fotos, videos, etc.)

(NB ISO/TR 10013:2002 Directrices para la Documentacin del

SGC )

Cual es la diferencia?
Los procedimientos generalmente describen actividades que
competen a funciones diferentes, mientras que las instrucciones
de trabajo se aplican a las tareas dentro de una actividad o
funcin en especifico.

2. GENERALIDADES
2.4. Conceptos relativos a la documentacin
Formulario
Documento utilizado para registrar los datos
exigidos por el sistema de gestin de la calidad. (NB
ISO/TR 10013:2002 Directrices para la Documentacin del SGC )

Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona
evidencia
de
actividades
desempeadas
Especificacin
Documento que establece requisitos

2. GENERALIDADES
2.4. Conceptos relativos a la documentacin
CARACTERSTICAS DE LA DOCUMENTACIN
La documentacin de un SGI puede estar en:
SOPORTE FISICO (papel) o en
SOPORTE ELECTRONICO (dispositivos electrnicos,
magnticos u pticos)

Se clasifican por tipo de documentos


Se asigna una importancia relativa o jerarqua
Son identificables
Tienen un objeto para su aplicacin
Tienen un alcance definido para su aplicacin
Estn interrelacionados entre si

2. GENERALIDADES
2.4. Conceptos relativos a la documentacin

OBJETIVOS DE LA DOCUMENTACIN
Comunicacin de la informacin
Como herramienta para la comunicacin
transmisin de la informacin.

Evidencia de la conformidad
Evidencia de que lo planificado se ha llevado a
cabo realmente.
Compartir conocimientos
Difundir y preservar las experiencias.

2. GENERALIDADES
2.4. Conceptos relativos a la documentacin
PROPSITO Y BENEFICIOS DE LA
DOCUMENTACIN

Describir el SGI de la organizacin


Establecer cmo se van a realizar las actividades
para lograr los requisitos especificados
Suministrar evidencia objetiva de que los requisitos
especificados se han cumplido
Brindar una estructura de operacin clara y
eficiente
Brindar una base para la formacin de nuevos
empleados y la formacin peridica de los
empleados actuales
Brindar consistencia en operaciones basadas en
procesos documentados
Brindar una base para auditar el SGI

2. GENERALIDADES
2.4. Conceptos relativos a la documentacin
RESPONSABILIDAD PARA LA ELABORACIN
DE LA DOCUMENTACIN

La documentacin
desarrollada por las
personas involucradas
con los procesos y
actividades

1 Mejor entendimiento
de requisitos
2 Se crea compromiso en
el personal

La revisin y utilizacin de los documentos


existentes puede acortar el tiempo de desarrollo
de la documentacin del SG.

2. GENERALIDADES
2.4. Conceptos relativos a la documentacin
QUE DEBO HACER ?
Dar formacin al personal involucrado
Determinar estructura y formato para los documentos
Identificar los procesos necesarios para implementar
eficazmente el SG
Entender interacciones entre los procesos
Describir los procesos
Elaborar la documentacin
Revisar y aprobar la documentacin antes de su
liberacin
Validar la documentacin a travs de la implementacin
(uso)

El anlisis de procesos debe servir para definir la


cantidad de documentacin necesaria para el SGI.

PROCESO DE COMPRAS CONTROLADO

Requerimiento
de Materiales

Verificacin de
Material en
Bodega

Aprobacin para
compra del
Material

Compra de
Material

Recepcin de
Recepcion
Materiales

Despacho del
Material

Pago a Proveedores

MP01
MP02
IT10

MP03
IT11

IT12
MP03
IT13
MP04

COMO HACER
LAS COSAS

EVIDENCIA DE LO QUE
SE HIZO

IT14

2. GENERALIDADES
2.5. Jerarqua de la Documentacin
POLITICA DEL SG
Describe el SG de acuerdo
con la poltica y los objetivos
establecidos.
MANUAL
DE
GESTION
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
DE
TRABAJO
REGISTROS

DOCUMENTOS EXTERNOS

Describe los procesos y


actividades interrelacionados
requeridos para implementar
el SG
Son documentos de
trabajo detallados
Son evidencias objetivas de
la ejecucin de procesos,
actividades o tareas
Son documentos externos
utilizados para la operacin
de los procesos y
actividades.

El nmero de niveles puede ajustarse a las necesidades.


Los formatos pueden ser aplicables a todos los niveles.

3. MANUALES
3.1. Manual de la Calidad
La organizacin debe establecer y mantener un
Manual de la calidad que incluya :
Alcance del SGC, incluyendo los detalles y
la justificacin de cualquier exclusin (Ver 1.2)
Procedimientos documentados establecidos
para el SGC o referencia a los mismos
Descripcin de los procesos del SGC y sus
interacciones

3. MANUALES
3.1. Manual de la Calidad
El Manual de la calidad:
Es la base para la evaluacin del SGC.
En l se describen los elementos del Sistema
de gestin de la organizacin, incluidas las
disposiciones para su gestin, es decir los
aspectos de redaccin, revisin, aprobacin,
distribucin y actualizacin.
El Manual facilita la realizacin de auditorias
de la calidad (internas y externas).

3. MANUALES
3.1. Manual de la Calidad
Estructura del Manual
La estructura del Manual es decisin de cada organizacin.
Una estructura convencional podra ser:
1 Seccin introductiva
ndice
Alcance
Exclusiones
Presentacin de la organizacin
Estructura organizativa
Gestin del manual
2 Seccin administrativo-tecnolgica
Estructura del Sistema de la calidad de la organizacin con la
identificacin de los requisitos de la NB-ISO 9001:2008 y la
estructura de la documentacin de la organizacin.
Se deben establecer las referencias a los procedimientos,
planes, etc.

3. MANUALES
3.1. Manual de la Calidad
PRESENTACIN
El Manual de la calidad se podra compaginar
de modo que su consulta sea fcil, que su
forma sea durable y que su actualizacin se
vea facilitada (ejemplo: libro de hojas
intercambiables).
Los ejemplares del Manual podran ser
numerados y debiera mantenerse una lista de
distribucin que indique a quienes se
entregaron.

3. MANUALES
3.1. Manual de la Calidad
POLTICA Y OBJETIVOS DE LA CALIDAD
El Manual de la calidad puede incluir una
declaracin de la poltica y los objetivos de la
calidad.
La poltica de la calidad debera incluir el
compromiso de cumplimiento con los requisitos y
de mejora continua de la eficacia del SGC.
Los objetivos se derivan de la poltica de la
calidad y deben ser alcanzados. Cuando los
objetivos se cuantifican se convierten en metas y
son medibles.

3. MANUALES
3.1. Manual de la Calidad
DESCRIPCIN DEL SGC
El Manual de la calidad debera presentar una
descripcin del SGC y su implementacin.
Tambin deberan incluirse las descripciones de
los procesos y sus interacciones, los
procedimientos documentados o referencia a
ellos.
El Manual de la calidad debera reflejar los
mtodos para satisfacer la poltica y objetivos.

3. MANUALES
3.1. Manual del Sistema de Gestin Ambiental
Manual de Gestin Ambiental
La norma NB ISO 14001:2005, no requiere
explcitamente la presentacin de un manual de
Gestin Ambiental.
La norma hace mencin a que la documentacin
del SGA debe incluir:
a) la poltica, objetivos y metas ambientales;
b) la descripcin del alcance del sistema de
gestin ambiental;

3. MANUALES
3.1. Manual del Sistema de Gestin Ambiental
Manual de Gestin Ambiental
c) la descripcin de los elementos principales del
sistema de gestin ambiental y su interaccin, as
como la referencia a los documentos relacionados;
d) los documentos, incluyendo los registros
requeridos en esta Norma Internacional; y
e) los documentos, incluyendo los registros
determinados por la organizacin como necesarios
para asegurar la eficacia de la planificacin,
operacin y control de procesos relacionados con
sus aspectos ambientales significativos.

3. MANUALES
3.1. Manual del SGSYSO
La norma NB OHSAS 18001:2008, no requiere
explcitamente la presentacin de un manual de
Seguridad y Salud Ocupacional.
La norma hace mencin a que la Documentacin del SG
SySO debe incluir:
a) la poltica y objetivos de SySO;
b) la descripcin del alcance del SG SySO.
c) la descripcin de los elementos principales del SG
SySO y su interaccin, as como al referencia a los
documentos relacionados

3. MANUALES
3.1. Manual del SGSYSO
d) los documentos, incluyendo los registros requeridos
por esta norma OHSAS;
e) los documentos incluyendo los registros determinados
por la organizacin como necesarios para asegurar la
eficacia de la planificacin, operacin y control de los
procesos relacionados con la gestin de riesgos para
SySO
NOTA 1.

Es importante que se conserve el mnimo de documentacin requerido para


que sea eficaz y eficiente.
NOTA 2.

El manual del sistema de gestin podra ser elaborado al final del proceso
de implementacin, como un resumen del SG

4. DOCUMENTACION DEL SGI


4.1. Requisitos previos

Que necesito antes de empezar?


1 Debo definir:
Como sern mis documentos?
Como los voy a identificar?
Que tipo de documentos voy a utilizar?
Cual ser el contenido por tipo
documentos?

de

Respuesta:
Esto se PODRIA definir en un primer
(procedimiento) Elaboracin y codificacin de
documentos del S.G.I.

4. DOCUMENTACION DEL SGI


4.1. Requisitos previos
2 Debo definir:
Como aprobar los documentos en cuanto a su
adecuacin antes de su emisin?
Como revisar y actualizar los documentos cuando
sea necesario y aprobarlos nuevamente?
Como asegurar que se identifican los cambios y
el estado de revisin actual de los documentos?
Como asegurar que las versiones pertinentes de
los documentos aplicables estn disponibles en los
puntos de uso?
Como asegurar de que los documentos
permanecen legibles y fcilmente identificables?

4. DOCUMENTACION DEL SGI


4.1. Requisitos previos
Como asegurar que se identifican los
documentos de origen externo ? Y como
se controla su distribucin?
Como prever el uso no intencionado de
documentos obsoletos? Se van a mantener
documentos obsoletos? Si se mantienen,
como identificarlos?
Respuesta:
Esto se DEBE definir en el procedimiento de
Control de documentos del S.G.I.

4. DOCUMENTACION DEL SGI


4.1. Requisitos previos
3 Debo definir:
Como identificar los registros que se generan en el S.G.?
Como almacenar los registros del S.G.?
Como proteger los registros del S.G.?
Como garantizar la recuperacin de los registros?
Por cuanto tiempo se guardan? (tiempo de retencin)
Que se hace luego con ellos? (disposicin final)
Como asegurar que permanezcan legibles, identificables y
trazables?
Respuesta:
Esto se DEBE definir en el procedimiento de Control de los
registros del S.G.I.

REQUISITOS COMUNES PARA SGI


Poltica de Calidad Ambiental SySO.
Objetivo de Calidad Metas y Programas
Requisitos legales y otros requisitos
Responsabilidad, autoridad y comunicacin
Control de documentos
Control de registros
Auditoria internas
No
conformidad,
accin
correctiva
y
preventiva
Revisin por la direccin

4. DOCUMENTACION SGI
4.2. Caractersticas Generales
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos del SGI, cuentan con tres
caractersticas importantes:
1 FORMATO - (forma) Presentacin uniforme para los
documentos
2 CONTENIDO - (fondo) Contenido uniforme para
cada tipo de documento
3 IDENTIFICACION - La identificacin de un
documento puede incluirse dentro del formato o dentro
del contenido del documento.
La codificacin no es un requisito, pero es una buena
practica para identificar los documentos

4. DOCUMENTACION SGI
4.2. Caractersticas Generales
1 FORMATO
MANUAL DE
El tipo de documento
Identificacin (titulo,
nombre y/o codificacin )
El paginado (ej. x de y)
El nmero de versin,
revisin o edicin
La persona o sector que
elabora (opcional)
La persona o sector que
revisa
La persona o sector que
aprueba y libera el
documento para su
distribucin
Las fechas
correspondientes

PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO PARA LA
REDACCIN DE PROCEDIMIENTOS

MP-PRO-001

Elabor

Nombre
Cargo
Fecha
Firma

Emisin: 2011-10-13
PD 4.2.2 Rev. 1
Ed. 0
Pgina 1 de 5

Revis

Aprob

DanielCastro
G.Admin
2011-08-21

EstherFuentes
G.deCalidad
2011-09-26

GabrielArteaga
GerenteGeneral
2011-10-13

4. DOCUMENTACION SGI
4.2. Caractersticas Generales
2 CONTENIDO
Ttulo (Para que se establece el documento?)
Objeto (Cuando y en que circunstancias se aplica?)
Alcance (q actividades involucra el documento)
Documentos de referencia
Definiciones, smbolos y abreviaturas (opcional)
Responsabilidad y autoridad
Descripcin de actividades
Registros (derivados de la ejecucin de las actividades)
Referencias a planes o instrucciones aplicables
Identificacin de los cambios
Anexos

3 IDENTIFICACION

Identificar por el tipo de documento?


Identificar por el nombre del documento?
Identificar por el rea que genera el documento?
Identificar correlativamente los documentos?
Aplicar una codificacin?
Como se codificaran documentos y registros?
Como interrelaciono los documentos con sus
respectivos registros?

Ejemplo:

Procedimiento de Administracin: PRO-ADM-01

Registros:

PRO-ADM-01-REG-01

Registros:

REG -01-PRO-ADM-01

Alcance del Sistema:

La organizacin debe definir y documentar el alcance de su


sistema de gestin.

Considerar:

Implementacin del SGI en toda la organizacin o en unidades


operativas especficas
Aclarar los lmites de la organizacin dentro de los cuales se
aplicar el SGI, especialmente si la organizacin es parte de
otra ms grande en un lugar dado.
Si una parte de una organizacin est excluida del alcance de
su SG, la organizacin debera poder explicar esta exclusin.

Alcance del Sistema de Gestin:

Una organizacin tiene libertad y flexibilidad para definir


sus lmites y puede elegir si implementa la Normas ISOOHSAS con respecto a la totalidad de la organizacin, o a
unidades operativas o actividades especficas de ella.

Las organizaciones no deberan limitar su alcance de


manera que se excluya de la evaluacin una operacin o
actividad necesaria para la operacin general de la
organizacin, o que tenga impacto sobre el MA y la SYSO
de sus empleados y de otras partes interesadas.

Poltica de la Calidad:
La alta direccin debe asegurarse de que la poltica de la
calidad:
a) es apropiada al propsito de la organizacin;
b) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de
mejorar continuamente la eficacia de sistema de gestin de
la calidad;
c) proporciona un marco de referencia para establecer y
revisar los objetivos de la calidad;
d) es comunicada y entendida dentro de la organizacin, y
e) es revisada para su continua adecuacin.

Objetivos de la calidad:
La alta direccin debe asegurarse de que los objetivos de la
calidad, incluyen:
aquellos necesarios para cumplir los requisitos para el
producto
se establecen en las funciones y los niveles pertinentes
dentro de la organizacin
Los objetivos de la calidad debe:
deben ser medibles y
coherentes con la poltica de la calidad.

Poltica Ambiental:
La alta direccin debe definir la poltica ambiental de la
organizacin y asegurarse de que, dentro del alcance
definido de su sistema de gestin ambiental, sta:
a) es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos
ambientales de sus actividades, productos y servicios;
b) incluye un compromiso de mejora continua y prevencin
de la contaminacin;
c) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos
legales aplicables y con otros requisitos que la organizacin
suscriba relacionados con sus aspectos ambientales;

Poltica Ambiental:

d) proporciona el marco de referencia para establecer y


revisar los objetivos y las metas ambientales;
e) se documenta, implementa y mantiene;
f) se comunica a todas las personas que trabajan para la
organizacin o en nombre de ella; y
g) est a disposicin del pblico.

Objetivos, Metas y Programas Ambientales:


La organizacin debe establecer, implementar y mantener
objetivos y metas ambientales documentados, en los niveles y
funciones pertinentes dentro de la organizacin.
Considerar que los Objetivos:
deben ser medibles
deben ser coherentes con la poltica ambiental
deben considerar el compromiso con la prevencin de la
contaminacin
deben considerar el compromiso de cumplir los requisitos
legales aplicables y otros
debe considerar el compromiso con la mejora continua

Poltica de SYSO:
La alta direccin debe definir y autorizar la poltica de SySO
de la organizacin y asegurarse de que, dentro del alcance
definido de su sistema de gestin de SySO, esta:
a) es apropiada a la naturaleza y magnitud de los
riesgos para SySO de la organizacin;
b) incluye un compromiso de prevencin de los daos y el
deterioro de la salud, y de mejora continua de la gestin de
SySO y del desempeo de SySO;
c) incluye un compromiso de cumplir al menos con los
requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la
organizacin suscriba relacionados con sus peligros para
SySO;

Poltica de SYSO:
proporciona el marco de referencia para establecer y
revisar los objetivos de SySO.
e) se documenta, implementa y mantiene;
f) se comunica a todas las personas que trabajan para la
organizacin con el propsito de hacerles conscientes de
sus obligaciones individuales en materia de SySO;
g) est a disposicin de las partes interesadas; y
h) se revisa peridicamente para asegurar que sigue siendo
pertinente y apropiada para la organizacin.
d)

Objetivos y programa(s) de SYSO:


La organizacin, debe establecer, implementar y mantener
objetivos de SySO documentados en los niveles y funciones
pertinentes dentro de la organizacin.
Los objetivos deben:

Ser medibles cuando sea factible,


Coherentes con la poltica de SySO,
Incluir los compromisos de prevencin de los daos y
deterioro de la salud,
Incluir los compromisos de cumplimiento de requisitos
legales y otros que la organizacin suscriba

Objetivos y programa(s) de SYSO:


Considerar cuando se establecen los objetivos de SySO:

Requisitos Legales y otros aplicables,


Sus riesgos de SySO,
Opciones Tecnolgicas
Requisitos financieros, operacionales, del negocio y
comerciales
Opiniones de las partes interesadas pertinentes

4. DOCUMENTACION SGI
4.4. Planes y Programas
Plan
Documento que especifica que procedimientos
y recursos asociados deben aplicarse, quien
debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato especifico
Programa
Documento que especifica la asignacin de
responsabilidades para lograr los objetivos y
metas en las funciones y niveles pertinentes de
la organizacin, as como los medios y plazos
para lograrlos.

4. DOCUMENTACION SGI
4.4. Planes y Programas
TIPOS DE PLANES
plan de gestin
plan de ensayo/prueba e inspeccin
plan para las auditorias internas.
plan para un proceso, producto, proyecto o contrato
FORMATO
Los planes deben definir:
Las estructuras organizativas y funcionales
involucradas
Las actividades y acciones necesarias para
alcanzar los objetivos
La asignacin de recursos necesarios
La designacin de responsabilidades y autoridad
Cundo deben aplicarse

4. DOCUMENTACION SGI
4.4. Planes y Programas
Ejemplo de plan.
OBJETIVO GENERAL: En dos aos la Institucin Educativa implementar un manejo
eficiente de residuos slidos, asegurando su disposicin final.

OBJETIVOS
ESPECFICO
S

ACTIVIDADES

MATERIALES y
RECURSOS

METAS

RESPONSABLES

TIEMPO

INDICADORES

Ensear
a
los alumnos
formas
adecuadas
de disponer
sus residuos
slidos

Implementar
tachos
de
residuos de
colores para
que
los
estudiantes
puedan
segregar sus
residuos

Manuales que
contengan
informacin
acerca
de
cmo clasificar
los
residuos
slidos
Contenedores
para
los
residuos

el 100%
de
las
aulas
dotadas
con batera
de tachos
de basura
en
dos
semanas

Director de
la
Institucin
Educativa

2
semanas

1 - Numero de
bateras tachos
de basura por
aula en cada
aula de clase

Realizar
talleres
reciclaje
papel

Cajas
para
acopiar
el
papel
Agua
Licuadora
Esponja
Nrdex
Papel peln

1 taller
realizado
por
semestre
por curso

Profesor
de
cada
aula
de
clases

de
de

2 das, 1
vez
por
semestre

2 Numero de
talleres
de
reciclaje
de
papel realizados
por semestre por
aula

4. DOCUMENTACION SGI
4.4. Planes y Programas
Ejemplo de plan.
OBJETIVO GENERAL O PARTE DE LA POLITICA:
prevencin de la contaminacin .
OBJETIVO
ESPECFICO

ACTIVIDAD

Reducir en
un 20% la
generacin
de residuos
slidos, en
el plazo de
un
ao,
respecto a la
cantidad de
residuos
slidos de la
gestin
2011.

Realizar
el
mantenimiento
correctivo de la
maquinaria
y
equipos

RRFF
RRHH

Implementar
procesos
de
reciclado,
reutilizacin
y
segregacin de
residuos slidos

RRFF
RRHH

Analizar
optimizar
proceso
produccin

RRFF
RRHH

y
el
de

RECURSOS

trabajamos comprometidos con la

METAS
100%
Maquinaria
equipos
revisados
reparados

RESPONSABLES

PLAZO

INDICADORES

Jefe
de
Produccin

8 semanas

(N
Horas
Hombre / Maquina
o Equipo)

Proceso
formalizado
(planes,
procedimientos
y registros)

Responsable
Sistema de
Gestin

8 semanas

N
Documentos
formalizados

Proceso optimo
(planes,
procedimientos,
especificaciones
y registros)

Responsable
Sistema de
Gestin

y
y

%
residuos
reciclados

Jefe de
Produccin

Jefe de
Produccin

6 meses

Indicadores de
eficacia de los
procesos

4. DOCUMENTACION SGI
4.4. Planes y Programas
Ejemplo de Programa:

4. DOCUMENTACION SGI
4.5. Procedimientos ISO 9001
La norma NB-ISO 9001:2008 requiere
especficamente que la organizacin tenga
procedimientos documentados para los seis
requisitos siguientes:

4.2.3
4.2.4
8.2.2
8.3
8.5.2
8.5.3

Control de los documentos


Control de los registros
Auditoria interna
Control del producto no conforme
Accin correctiva
Accin preventiva

4. DOCUMENTACION SGI
4.5. Procedimientos ISO 14001
La norma NB ISO 14001 requiere especficamente
que la organizacin tenga procedimientos para los
siguientes requisitos(12):
4.3.1 Identificacin de aspectos ambientales y

4.3.2
4.4.2
4.4.3
4.4.5
4.4.6
4.4.7

determinacin de impactos significativos


Requisitos legales y otros requisitos
Competencia, formacin y toma de conciencia
Comunicacin interna y externa
Control de documentos
Control Operacional los que sean necesarios
Preparacin y respuesta ante emergencias

4. DOCUMENTACION SGI
4.5. Procedimientos ISO 14001
4.5.1 Seguimiento y Medicin (operaciones, desempeo
y conformidad con objetivos y metas)

4.5.2 Evaluacin del cumplimiento legal


4.5.3 No Conformidad, Accin Correctivas y
Accin Preventiva
4.5.4 Control de los Registros
4.5.5 Auditoria Interna
Tener en cuenta que en la mayor parte de los casos, se
hace referencia a uno o varios procedimientos para
cumplir un requisito.

4. DOCUMENTACION SGI
4.5. Procedimientos OHSAS 18001
La norma NB-OHSAS 18001 requiere
especficamente que la organizacin tenga
procedimientos para los siguientes requisitos(14):

4.3.1 Identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y


determinacin de controles
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
4.4.2 Competencia, formacin y toma de conciencia
4.4.3 Comunicacin, Participacin y Consulta
4.4.5 Control de documentos
4.4.6 Control Operacional los que sean necesarios
4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias
4.5.1 Medicin y seguimiento del desempeo +
Calibracin y mantenimiento de equipos

4. DOCUMENTACION SGI
4.5. Procedimientos OSHAS 18001

4.5.2
4.5.3.1
4.5.3.2

4.5.4
4.5.5

Evaluacin del Cumplimiento


Investigacin de incidentes
No conformidad, accin correctiva y
accin preventiva
Control de los registros
Auditoria Interna

Tenga en cuenta que en la mayor parte de los casos, se hace


referencia a uno o varios procedimientos para cumplir un
requisito.

4. DOCUMENTACION SGI
4.5. Procedimientos
GENERALIDADES
De acuerdo a la organizacin se podra:
-combinar procedimientos para varias actividades en
un nico procedimiento documentado.
- documentar una actividad utilizando ms de un
procedimiento documentado.
Se
puede
adicionar
ms
procedimientos
documentados si los mismos agregan valor al sistema
de gestin o si son crticos para el mismo.
Realizacin del producto
Control operacional

4. DOCUMENTACION SGI
4.5. Procedimientos
OBJETIVOS
Establecer claramente como se desarrollan las
actividades dentro de un proceso
Establecer que criterios operacionales se deben
cumplir en el proceso
Hacer que la gente trabaje de manera uniforme
Permitir que el comportamiento de los procesos
sea predecible
Reducir la dependencia con respecto a
determinadas personas en procesos crticos
Clarificar las responsabilidades
Crear condiciones de autocontrol
Permitir la generacin de evidencias del
cumplimiento de actividades o puntos de control

4. DOCUMENTACION SGI
4.5. Procedimientos
ESTRUCTURA Y FORMATO
La organizacin podra definir la estructura y
formato en las siguientes formas: texto,
diagramas de flujo, tablas, etc.
Deben contener la informacin necesaria y
deben tener una nica identificacin.
Los procedimientos generalmente describen
actividades que competen a funciones
diferentes, mientras que las instrucciones de
trabajo se aplican a las tareas dentro de una
funcin.

4. DOCUMENTACION SGI
4.5. Procedimientos
1. Registrar
fecha, rea y
firma en el
FORM1
2. Registrar
fecha, y firma
de VoBo en
el FORM1

3. Registrar
fecha, y firma
de aprobacin
de compra en
el FORM1

4. DOCUMENTACION SGI
4.6. Instrucciones de Trabajo
GENERALIDADES
Tambin denominadas instructivos, son documentos que
indican la forma especfica en que se ejecutan una o varias
tareas dentro de una actividad. Una actividad se podra
afectar por la falta de estas instrucciones.
Las instrucciones deben:
describir la forma en la cual se debe ejecutar una tarea
particular
ser completas y claras
estar suficientemente detalladas
ser comprensibles para quienes la utilizan
estar redactadas en el lenguaje ms apropiado para el
nivel educativo de los usuarios

4. DOCUMENTACION SGI
4.6. Instrucciones de Trabajo
ESTRUCTURA Y FORMATO
La estructura, formato y nivel de detalle utilizados se
deberan adaptar a las necesidades del personal de la
organizacin y dependen de la complejidad del trabajo, de
los mtodos utilizados, la formacin y las habilidades y
calificaciones del personal.
Deben contener el ttulo y una nica identificacin. Pueden
estar incluidas o referenciadas en los procedimientos.
No existe un formato establecido, puede definirse el ms
conveniente para una situacin particular, siempre que este
se mantenga en las instrucciones empleadas por la misma
organizacin. Puede asemejarse al formato de los
procedimientos.

4. DOCUMENTACION SGI
4.6. Instrucciones de Trabajo
CONTENIDO
Deberan describir las actividades crticas y el grado de
detalle podra reducirse por la formacin del personal y
cuando se cuente con la informacin necesaria para hacer
el trabajo correctamente.
TIPOS DE INSTRUCCIONES
Para ejecucin de tareas de carcter operativo
Para ejecucin de tareas de inspeccin y/o
verificacin
Para ejecucin de ensayos y/o pruebas
Para ejecucin de tareas posventa, en especial
cuando son realizadas por subcontratistas

4. DOCUMENTACION SGI

4.7. Formularios para el registro de datos (formatos)

Se elaboran y mantienen para registrar


los datos que demuestran conformidad
con los requisitos del SGI.
Deberan llevar:
ttulo,
nmero de identificacin,
estado de actualizacin.
Se deberan referenciar en la
documentacin del SGI.

4. DOCUMENTACION SGI
4.8. Registros
Los registros del SGI muestran los resultados
logrados o brindan evidencia que las actividades
descritas en procedimientos e instrucciones se
desarrollaron.
Los registros constituyen la principal fuente de
informacin para demostrar la conformidad de los
procesos, productos y del SGI.
Adems de los registros exigidos por la norma, las
organizaciones son libres de desarrollar otros
registros que puedan necesitarse para demostrar la
conformidad de sus procesos, productos y del SGI.
21 registros requeridos por la norma ISO 9001:2008
8 registros requeridos por la norma ISO 14001:2005
9 registros requeridos por la norma OHSAS 18001:2008

4. DOCUMENTACION SGI
4.8. Registros

PP
RR
OO
VV
EE
EE
DD
OO
RR

5.6.1 Revisin por la direccin


6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin
7.1 Planificacin de la realizacin del producto
7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto
7.3.2 Elementos de entrada para el diseo y desarrollo
7.3.4 Revisin del diseo y desarrollo
7.3.5 Verificacin del diseo y desarrollo
7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo
7.3.7 Control de los cambios del diseo y desarrollo
7.4.1 Proceso de compras

EMPRESA
7.5.2 Validacin de los procesos de produccin
y prestacin del servicio
7.5.3 Identificacin y trazabilidad
7.5.4 Propiedad del cliente
7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medicin
7.6 La base utilizada para la calibracin o la verificacin
7.6 Resultados de la calibracin y la verificacin
8.2.2 Resultados de las auditorias internas
8.2.4 Seguimiento y medicin del producto
8.3 Control de producto no conforme
8.5.2 Acciones correctivas
8.5.3 Acciones preventivas

CC
LL
II
EE
NN
TT
EE

21 registros requeridos por la norma NB ISO 9001:2008

4. DOCUMENTACION SGI
4.8. Registros

PP
RR
OO
VV
EE
EE
DD
OO
RR

4.4.2. Registros de educacin, formacin y experiencia


4.4.2. Registro de las necesidades de formacin
4.5.1. Registros de la calibracin o verificacin de los equipos
4.5.2.1. Registro de los resultados de la evaluaciones del
cumplimiento legal

EMPRESA

CC
LL
II
EE
NN
TT
EE

4.5.2.2. Registro de los resultados de la evaluaciones de otros


requisitos
4.5.3. Registro de los resultados de la acciones preventivas y
correctivas
4.5.5. Registro de la auditoria interna
4.6.
Registro de la revisin por la direccin

8 registros requeridos por la norma ISO 14001:2005

4. DOCUMENTACION SGI
4.8. Registros

PP
RR
OO
VV
EE
EE
DD
OO
RR

4.4.2.
4.4.2.
4.5.1.
4.5.1

Registros de educacin, formacin y experiencia


Registro de las necesidades de formacin
Registro de los datos y los resultados del seguimiento y
medicin
Registros de las actividades y los resultados de
calibracin y mantenimiento

EMPRESA

CC
LL
II
EE
NN
TT
EE

4.5.2.1. Registro de los resultados de la evaluaciones del


cumplimiento legal
4.5.2.2. Registro de los resultados de la evaluaciones de otros
requisitos
4.5.3.2. Registro de los resultados de la acciones preventivas y
correctivas
4.5.5. Registro de la auditoria interna
4.6.
Registro de la revisin por la direccin

9 registros requeridos por la norma OHSAS 18001:2008

4. DOCUMENTACION SGI
4.8. Registros

CARACTERSTICAS
Los registros deben:
Ser legibles
Identificables
Fcilmente recuperables
Estar disponibles
OTRA FINALIDAD DE LOS REGISTROS
Los datos contenidos en los registros se
deberan sistematizar, ordenar y analizar
para generar informacin para la toma de
decisiones

4. DOCUMENTACION SGI
4.9. Especificaciones
CONCEPTO
Las especificaciones establecen, en forma escrita,
los requisitos que deben reunir los productos o
procesos. Son nicas al producto y a la organizacin.
OBJETIVO
Son establecidas para dejar constancia de acuerdos
con respecto a ciertos requisitos que deben
satisfacer los productos o procesos.
TIPOS
de productos
de procesos
de ensayos

4. DOCUMENTACION SGI
4.9. Especificaciones
FORMATO
Una especificacin puede contener o hacer
referencia a:
valores nominales y tolerancias
esquemas
dibujos
planos
fotografas
modelos
prototipos
clasificacin por seriedad de los defectos o de
las no conformidades
planes de muestreo para efectuar las
inspecciones
metodologas de inspeccin

4. DOCUMENTACION SGI
4.10. Listados
DATOS

INFORMACIN
ORDENADA Y
CLASIFICADA
EN BASE A ALGUN
CRITERIO

LISTADOS

Listado de aspectos significativos


Listado de riesgos por reas
Listado de productos liberados
Listados de requisitos legales
aplicables
Listados de las existencias (stocks)
Listados de procedimientos e
instrucciones de trabajo
Listado de equipamiento.

4. DOCUMENTACION SGI
4.11. Documentos Externos

Se debe tener en cuenta los documentos


externos y su control.
Los documentos externos pueden incluir:
Dibujos del cliente
Especificaciones
Requisitos estatutarios y reglamentarios
Normas internacionales, nacionales,
sectoriales
Cdigos
Manuales de equipamiento y de
mantenimiento.

4. DOCUMENTACION SGI
4.12. Otros Requisitos Documentados
Los nicos documentos mencionados especficamente
en la norma ISO 9001:2008, aparte de los seis
procedimientos documentados, son:

poltica de la calidad (apartado 4.2.1 a)


objetivos de la calidad (apartado 4.2.1 a)
manual de la calidad (apartado 4.2.1 b)

Pero existen varios requisitos de la norma ISO


9001:2008 con los que una organizacin podra
aportar valor a su SGC mediante la preparacin
de otros documentos, incluso cuando la norma no
los exige especficamente.

4. DOCUMENTACION SGI
4.12. Otros Requisitos Documentados
Adems de los Procedimientos exigidos por la Norma ISO
14001 se mencionan tambin, los siguientes requisitos
documentados:

Alcance del SGA (4.1)


Poltica Ambiental (4.2)
Aspectos Ambientales e Impactos significativos (4.3.1)

Objetivos, metas y programas ambientales (4.3.3)


Recursos, funciones, responsabilidad y autoridades
(4.4.1)
Comunicacin externa de aspectos (4.4.3)
Documentacin (4.4.4)

4. DOCUMENTACION SGI
4.12. Otros Requisitos Documentados
En la Norma OHSAS 18001 se mencionan los
siguientes requisitos que deben estar documentados:
Alcance del SySO (4.1)
Poltica de SySO (4.2)
Identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y
determinacin de controles (4.3.1)
Objetivos y programas de SYSO (4.3.3)
Recursos, funciones, responsabilidad, obligacin

de rendir cuentas y autoridad (4.4.1)


Documentacin del SGSySO (4.4.4)
Preparacin y respuesta ante emergencias (4.4.7)
Investigacin de incidentes (4.5.3.1)
No conformidad, accin correctiva y Preventiva
(4.5.3.2).

5. CONTROL DE LA DOCUMENTACIN
La organizacin debe establecer, un
procedimiento documentado que defina
los controles necesarios para:
Aprobar los documentos en cuanto a su
adecuacin antes de su emisin
Revisar y actualizar los documentos cuando
sea necesario y aprobarlos nuevamente
Asegurarse que se identifican los cambios y
el estado de revisin actual de los
documentos
Asegurarse de que las versiones pertinentes
de los documentos aplicables estn
disponibles en los puntos de uso

5. CONTROL DE LA DOCUMENTACIN
Asegurarse de que los documentos
permanecen legibles y fcilmente
identificables
Asegurarse de que se identifican los
documentos de origen externo y se controla
su distribucin
Prevenir el uso no intencionado de
documentos obsoletos y aplicarles una
identificacin adecuada en el caso de que se
mantengan por cualquier razn

5. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS


INICIO
ELABORAR
REVISAR

REAPROBAR

ACTUALIZAR

SI

NO

NO

ADECUADO
?

ACTUALIZAR
?

SI

APROBAR

REVISAR

EDITAR

NO

IDENTIFICAR
REVISIN
VIGENTE
DISTRIBUIR

IDENTIFICAR
DOCUMENTOS
EXTERNOS

LEGIBLE
IDENTIFICABLE
SI

NO
DISPONIBLE
?

SI

OBSOLETOS
?
NO

DESTRUIR

NO

UTILIZAR EN
LAS REAS

SI
CONSERVAR
?

FIN

SI

IDENTIFICAR

NO
SI
REVISAR
?

6. CONTROL DE LOS REGISTROS


Los registros deben establecerse y mantenerse para
proporcionar evidencia de la conformidad de los requisitos
as como la operacin eficaz del SGI. La organizacin
debe establecer un procedimiento documentado para
definir los controles necesarios para:

identificacin,

almacenamiento,

proteccin,

recuperacin,

tiempo de retencin y disposicin de los registros.

Los registros deben permanecer legibles, identificables y


recuperables.

6. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS


INICIO
FIN

ELABORAR

DISPOSICIN
DE LOS
REGISTROS
PROTEGER

IDENTIFICAR

ESTABLECER
TIEMPOS DE
RETENCIN

ALMACENAR

RECUPERAR

7. LA DOCUMENTACIN EN
ORGANIZACIONES QUE ESTAN
IMPLEMENTANDO UN SGI
La documentacin de los procesos debe
ser en la extensin necesaria y debe ser
un instrumento para asegurar la operacin
y control eficaz de estos procesos.
El anlisis de los procesos debera ser la
fuerza impulsora para definir la cantidad
de documentacin necesaria para el SGI,
teniendo en cuenta los requisitos de las
normas ISO - OSHAS.

8. LA DOCUMENTACIN EN
ORGANIZACIONES QUE DESEAN
ADECUAR UN SG EXISTENTE
Una organizacin con un SG existente no debe
volver a escribir la documentacin con el fin de
cumplir con los requisitos de las normas ISO OSHAS, si la organizacin estructur su SG
basado en la manera en que realmente opera,
empleando un enfoque basado en procesos, la
documentacin existente puede ser adecuada.
Una organizacin que no ha empleado un enfoque
basado en procesos, necesitar poner especial
atencin a la definicin de sus procesos, secuencia
e interaccin para poder implementar su
documentacin independientemente del SG que
pretende implantar.

Muchas Gracias
Consultas:
Ing. Mirko Peredo R.
Cel: 79785758
E-mail: mirkoperedo@hotmail.com