SISTEMAS DE CLASIFICACIN Y DOCUMENTACIN

A lo largo del Mdulo han ido apareciendo gran cantidad de

escritos que llegan a la empresa. Estos y otros documentos
deben ser guardados, entre otras cosas por circunstancias
legales de obligado cumplimiento.

Como no podemos deshacernos de ellos, los amontonamos en

una habitacin hasta que ya no sirvan y poder enviarlos a
reciclar. No! No nos equivoquemos! Tenemos que
conservarlos y saber dnde estn, no slo por exigencias
legales, sino por la utilidad que nos proporciona toda la
informacin recibida en la empresa, como ya vimos en
unidades anteriores.

PRESENTACIN

Ya que el control es necesario, tendremos que guardar los

documentos de forma ordenada. La empresa y, concretamente,
el personal administrativo debe clasificarlos.

En esta unidad estudiaremos qu entendemos por

clasificacin, sus fines y normas, y ms en profundidad los
sistemas de clasificacin de la documentacin.

Qu clasificacin elegir si todas son vlidas? S, todas son

vlidas; pero dependiendo del material que queramos ordenar,
o de la estructura de la empresa, o quines son nuestro clientes
y proveedores, etc., resultar ms eficiente un sistema u otro.

Aunque inconscientemente
todos sabemos ordenar, estas
nociones sobre la clasificacin
y sus tipos son muy prcticas
tanto para llevar ordenados los
archivos de la empresa, como la
documentacin de la casa
(recibos de luz, agua, telfono,
facturas del mdico, del
electricista, documentacin del
banco,...)

1. CLASIFICACIN
1.1. CONCEPTO Y FINES DE LA CLASIFICACIN

La clasificacin implica seguir un orden o sistema a la

hora de distribuir la documentacin.
Los fines u objetivos que se persiguen con una buena
clasificacin de los documentos, los podemos Concretar
en los siguientes:
* Acceder a la informacin con facilidad y rapidez.
* Facilitar el control de la informacin.
* Cumplir con las exigencias legales en cuanto a la
conservacin de documentos.

1.2. NORMAS DE CLASIFICACIN

A continuacin te proponemos una serie de normas de

clasificacin a fin de que tu trabajo de clasificar
documentacin sea ms eficiente. No todas estas
normas poseen carcter preceptivo, algunas tienen
carcter de recomendaciones.

ACTIVIDADES
Di si las siguientes actividades son verdaderas o falsas:
V

En el Registro de Salida debe apuntarse la fecha en que lleg

el envo.
Para enviar un documento lo ms urgente posible a Lisboa
utilizar el servicio Postal Express.
Si llega una carta como contestacin de una ya enviada, en
el Registro de Entrada anotaremos el mismo nmero que tena
en el Registro de Salida.
Una vez revisados los datos del remitente y del destinatario
pesaremos la carta y la enviaremos directamente.

2.- SISTEMAS DE CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS

Existen diversos mtodos o sistemas, los ms frecuentes

se recogen en el cuadro siguiente.
SISTEMAS DE CLASIFICACIN
Alfabtica.
Numrica.
ltimo dgito.
Geogrfica.
Temtica.
Cronolgica.
Mixta.

ACTIVIDADES

ESQUEMA RESUMEN

Como comentbamos en la unidad anterior, una de las tareas

administrativas ms frecuentes es la del manejo de gran cantidad
de papeles. Es tambin tarea administrativa el archivo y
registro de esos papeles.
En esta unidad intentamos darte una serie de conceptos que te
pueden servir como consejos para la creacin y correcto
funcionamiento de un archivo.

Pero antes de poner en marcha un archivo debes

conocer lo que es y la funcin del mismo. Por ello
hemos querido dedicar un epgrafe bastante amplio al
concepto, fines y clases de archivo. En este epgrafe
descubriremos qu es un archivo, cules son sus
objetivos, qu requisitos debe cumplir y los distintos
tipos de archivos con los que te puedes encontrar.
Deseamos que se aclaren las posibles dudas que en
estos momentos tengas planteadas. Finalizamos el
punto estudiando las posibilidades que ofrece la
mecanizacin e informatizacin dentro de la oficina.

As mismo, analizamos los distintos mobiliarios y

sistemas de archivos. Es importante que conozcas que
sistema emplea la empresa donde trabajas y el mobiliario
que requiere, si se emplea un sistema vertical, horizontal,
lateral,... En funcin del sistema empleado se presentan
una serie de ventajas e inconvenientes que debes tener
presente en el momento de utilizarlo.
Los temas te sern de gran utilidad a la hora de realizar
tu propio archivo.

1.1. DEFINICIN DEL ARCHIVO

El archivo es el conjunto de documentos de la

empresa debidamente ordenados. Muchas veces es
el lugar donde se conservan todos estos
documentos.
La accin de archivar implica llevar un orden.

1. CONCEPTO, FINES Y CLASES DE

ARCHIVO

1.2. FINALIDAD DEL ARCHIVO.

Dentro de la administracin de cualquier empresa, un

archivo es una herramienta imprescindible, que adems
persigue unos objetivos muy concretos.
Los objetivos de naturaleza legal hacen referencia a
una serie de exigencias estipuladas por ley. Es decir, la
empresa debe guardar durante un tiempo determinado
una serie de documentos porque as lo establece la Ley.

Existen otros objetivos de carcter tcnico que hacen

referencia a la utilidad prctica del archivo; en otras
palabras, las caractersticas esenciales que debe tener un
archivo para que sea til:

ACTIVIDADES

1.3. CLASES DE ARCHIVOS

A la hora de realizar una clasificacin de
los distintos tipos de archivos, podemos
realizarla atendiendo a diversas variables.
En el siguiente cuadro se recogen los
archivos ms frecuentes.

Segn el tipo de organizacin

Segn el sistema de
archivo

Segn el
soporte

Segn el grado de
utilizacin

1.4. REQUISITOS DEL ARCHIVO

Al igual que exigamos unas normas de ordenacin, como

vimos en la unidad anterior, igualmente si queremos que el
archivo que hemos creado sea til, deberemos tener en cuenta
una serie de requisitos.
El archivo debe ser de fcil utilizacin.
El archivo debe estar actualizado.
El archivo debe ser flexible.
El archivo no debe ocupar demasiado espacio ni suponer
un elevado coste.
El archivo debe garantizar la seguridad y la conservacin
de los documentos en l guardados.
El archivo debe estar controlado.

1.5. MECANIZACIN E INFORMATIZACIN

La aparicin de nuevas tecnologas hace posible que el trabajo
dentro de la empresa est mecanizado y automatizado. A su vez,
esta mecanizacin e informatizacin permite a la empresa obtener
un ahorro considerable en tiempo y esfuerzos, as como
conseguir un trabajo ms eficiente.

A la hora de introducir la informacin puedes hacerlo mediante:

- El teclado: Transcribiendo la informacin del documento
original.
- El escner: Obteniendo una imagen del documento original y
conservndola, o utilizar un programa informtico que convierta la
imagen en texto sin necesidad de transcribirlo y as conservarlo.
- Reconocedores de la voz: Dictando el documento original al
ordenador y este reconocindolo y convirtindolo en texto sin
necesidad de escribirlo.

Posteriormente, la informacin puede ser almacenada

en una base de datos, de forma que la informacin est
ordenada y sea fcilmente accesible.

La forma de colocar la documentacin, una vez

clasificada, da origen a diferentes sistemas de archivo.
Como ya avanzamos al analizar los distintos tipos de
archivos, diferenciamos entre tres sistemas de archivos:
sistema horizontal, sistema vertical y sistema lateral. Cada
uno de estos sistemas emplea un mobiliario distinto.

2. MOBILIARIO Y SISTEMAS DE
ARCHIVOS

Los documentos son archivados uno encima de

otro, colocndolos en carpetas, cajas archivadoras,
etc. Seguro que en alguna ocasin has utilizado este
sistema de archivo a la hora de clasificar tus apuntes
introducindolos dentro de unos clasificadores o
archivadores, o amontonando una carpeta sobre otra,
igual que hojas de papel.
Este sistema presenta ventajas y desventajas.

2.1. SISTEMA HORIZONTAL

SISTEMA
HORIZONTAL

VENTAJAS

DESVENTA
JAS

Es uno de los sistemas ms frecuentes de archivo,

muy utilizado en las empresas.
En este caso, como su propio nombre indica, los
documentos descansan verticalmente. Los
documentos se archivan en carpetas individuales
que suelen quedar suspendidas de una o varias
guas.
Este sistema presenta ventajas y desventajas.

2.2. SISTEMA VERTICAL

SISTEMA
VERTICAL

Desventaj
as

Ventajas

Los documentos se archivan uno al lado

del otro, introducindose dentro de carpetas
o archivadores que se colocan tambin una
al lado de la otra. La denominacin del
documento se coloca en el lomo de la
carpeta y/o caja. Este sistema de archivos
se podra comparar con la colocacin de
libros en una estantera de una biblioteca.
Este sistema presenta ventajas y
2.3. SISTEMAS LATERALES
desventajas.

Ventajas

SISTEMAS
LATERALES

Desventaj
as

Los sistemas multiusos consisten en el empleo de unos

archivadores que permiten guardar distintos tipos de
documentos de formatos, materiales y contenidos
distintos. As en un mismo archivo podemos guardar
documentos en soporte papel, disquetes, mapas, etc.
Engloba las caractersticas, ventajas e inconvenientes de
los sistemas horizontales, verticales y laterales analizados
anteriormente. Ello es as debido a que este sistema
multiusos no es ms que un sistema en el que se
combinan distintos sistemas de archivo.

2.4. OTROS

Los sistemas automatizados son similares a los

sistemas de archivo vertical pues tienen suspendidos las
carpetas de los archivos sobre unas guas que actan de
cintas transportadoras. Se utiliza un mecanismo elctrico
para enviar los documentos seleccionados.
La principal ventaja el alto nivel en cuanto a la
ordenacin de la informacin, as como la posibilidad de
almacenar cantidades enormes de documentos.
El principal inconveniente lo podemos encontrar en su
coste. Resulta algo costosa su implantacin y puesta en
marcha.

ACTIVIDADES

ESQUEMA RESUMEN