INSTITUTO

TECNOLOGICO
SUPERIOR DE
MISANTLA

5.0 Comunicacin Efectiva

Dr. Luis Meja Macario

5.1.1 Concepto de
La Imagen Directiva
Es la manera por la cual la
empresa trasmite quin es, qu
es, qu hace y cmo lo hace.

ELEMENTOS DE LA
IMAGEN DIRECTIVA O
CORPORATIVA

ELEMENTOS
El nombre de la empresa: Del nombre depende la
primera impresin que losclientes se llevan de una
empresa. Por ello, la importancia de escogerlo
correctamente. Se recomienda que el nombre tenga
relacin con la esencia de su negocio, pero tambin que
sea breve, fcil de recordar y lo suficientemente creativo
como para distinguirse de la competencia.
El logo:puede serlogotipo(compuesto de palabras)

isotipo(de imgenes)

y elisologotipo(combina tipografa e
imagen).

El logotipo debe ser comprensible por el pblico y

atractivo para los clientes potenciales. Por ello, en el
momento del diseo, deber considerar tanto a su
clientela como a la competencia y el mensaje o idea
que desea transmitir.
El eslogan: Para que tenga efecto, es necesario que
sea una promesa sobre los beneficios del producto o
servicio que su empresa ofrece y que los diferencia de
la competencia. Debe una impresin de prestigio y
credibilidad a su negocio. Es de gran efectividad que
sea original.

El sitio web: Es fundamental contar con un dominio

propio, que puede ser el nombre de su empresa o bien
alguna palabra relacionada al negocio. El diseo debe ser
amigable y fcil de manejar para el cliente quien debe
poder informarse fcilmente sobre la empresa, sus
productos y cmo poder adquirirlos .
Brochure:No solo se trata de los folletos y manuales del
negocio, sino de las tarjetas de presentacin, sobres y
etiquetas, carpetas, facturas y hasta la vestimenta de los
vendedores.

ELEMENTOS QUE AFECTAN LA

IMAGEN DIRECTIVA
La imagen es una realidad. Es el resultado
de nuestras acciones. Si la imagen es
falsa y nuestra actuacin buena, es culpa
nuestra por haber sido malos
comunicadores. Si la imagen es real y
refleja nuestra mala actuacin, la culpa
es nuestra por haber sido malos
gerentes.... David Berstein.

UN MAL SERVICIO AL CLIENTE

Una atencin de mala calidad, se refleja
en clientes insatisfechos, y los clientes
son sinnimo de nuestra imagen. Por ello,
preocpese de que sus vendedores estn
tratando con sus clientes correctamente.
"La misin de la empresa es darle al
cliente lo que ste todava no sabe
que necesita y que t solo puedes
darle". Jos Castro.

NO CUMPLIR CON CIERTAS

NORMAS DE PROTOCOLO
En el mundo de los negocios, existen ciertas normas
protocolarias que permiten distinguir cuando una empresa
es profesional o no.
- Vestir adecuadamente en las reuniones de trabajo.
- Utilizar un lenguaje apropiado.
- Contestar los llamados o correos electrnicos correctamente,
- La puntualidad,
- El orden,
- La eficiencia, etc.,
Si fallamos en estos aspectos estaremos dando una mala
imagen a la empresa frente a la competencia.
La empresa es la responsable de la imagen que el
pblico elabora acerca de ella. Daniel Scheinsohn.

NO CONTAR CON UNA ATRACTIVA

PRESENTACIN DE SU EMPRESA Y DE SUS
PRODUCTOS.
Contar con catlogos tanto fsicos como
virtuales, presentaciones multimedia, sitios
webs, tarjetas de presentacin y o
cualquier apoyo visual de su empresa mal
hechos o poco entendidos son factores que
afectan el profesionalismo y seriedad a su
negocio.
Los comunicadores ms eficientes se
orientan hacia las personas y no hacia
las palabras. Daniel Scheinsohn

MALAS RELACIONES
EMPRESARIALES
Tanto con sus clientes como con sus
proveedores, empresas asociadas y hasta
su competencia, son factores que inciden
en una buena imagen empresarial. Una
empresa que hable mal de otros
negocios, o que no responda las llamadas
de sus clientes, o bien que rompa
relaciones constantemente con sus
proveedores sin duda que no generar
confianza alguna en el mercado.

NO PREOCUPARSE DEL DISEO

No preocuparse por un buen diseo puede
generar una mala imagen en la mente del
cliente. Un diseo aburrido del envase de su
producto o un mal servicio de entrega puede
marcar la diferencia. Piense en qu aspectos
pueden llamar la atencin de su cliente:
La presentacin, el tamao, etc. En cuanto al
diseo interno del local, preocpese de
aspectos como la visibilidad, la iluminacin, la
amplitud y el correcto uso de colores y del
ambiente.

NO PODER ASEGURAR LA CALIDAD

DE LO QUE OFRECE
No poder comprobar que su producto
o servicio es el mejor del mercado
puede
afectar
su
imagen
empresarial.

NO SER UNA EMPRESA

TRANSPARENTE.
Una empresa tiene una mala imagen cuando
no acta bajo la verdad. Esto quiere decir,
por ejemplo, que si sus productos no son del
todo seguros o bien carecen de ciertas
caractersticas, es mejor siempre ir con la
verdad a ocultarla. Ser siempre transparente
y reconocer los errores en el momento y
lugar adecuados hablarn de una empresa
lo suficientemente profesional como para
seguir creyendo en ella.

Fin de exposicin 31 de Marzo, 2014

5.1.2 Protocolo Directivo

Es un conjunto de normas,
recomendaciones,
metodologas y prcticas de
cortesa,
que
contribuirn
definitivamente al desarrollo
armnico de las relaciones
humanas dentro y fuera de la
misma y servirn, para reforzar
el estilo propio, el cuidado de
los detalles y la personalidad
nica de la organizacin.

Importancia del protocolo

La utilizacin del protocolo en la
empresa es importante para el
sano crecimiento de la misma.

Identidad Corporativa
Se
consigue
con
el
establecimiento de una marca,
unos colores corporativos, una
uniformidad, etc., marcando
adems un estilo propio de
actuar
por
parte
de
la
organizacin, una manera de
organizar los actos, que est en
consonancia con todas las
dems
actividades
empresariales en el campo de
la
mercadotecnia,
la
comunicacin
y
de
las
relaciones externas.

S diferente y llegars al xito

Las empresas que consiguen
diferenciarse
de
su
competencia tienen ms fcil el
camino hacia el xito. Unas lo
consiguen por el servicio que
prestan, otras por la marca y
algunas por su logotipo o
colores corporativos, pero la
verdadera diferencia debe
verse
representada
en
todos y cada uno de los
aspectos
de
la
comunicacin,
desde
el
mensaje
del
contestador

 El crear un conjunto de normas, recomendaciones,

metodologas y prcticas de cortesa, contribuirn
definitivamente al desarrollo armnico de las
relaciones humanas dentro y fuera de la misma y
servirn para reforzar un estilo propio, cuidando de
los detalles y la personalidad nica de la
organizacin.

INSTITUTO
TECNOLOGICO
SUPERIOR DE
5.2 Conduccin
de Presentaciones Orales y
MISANTLA
Escritas

Luis Meja Macario

La conduccin de presentaciones orales y

escritas se clasifican de la siguiente manera:
1. Pasos para preparar una presentacin oral.
2. Tcnicas para iniciar una presentacin oral.
3. Estrategias tiles para iniciar una presentacin.
4. Tcnicas para terminar una presentacin.
5. Indicaciones generales para una presentacin.
6. Presentacin escrita.
TOASTMASTERS INTERNATIONAL
TOASTMASTERS DE MXICO

La clave para desarrollar una presentacin altamente

profesional es preparando un plan, un contenido y
practicando practicando y practicando.

Pasos para preparar una Presentacin

Oral.
1. Clarifique y determine los objetivos generales y
especficos:
Al principio, es importante formular los objetivos
generales y especficos que pretendemos desarrollar en
nuestra presentacin oral. Estos objetivos son usados
para el desarrollo de la introduccin, del cuerpo
principal y conclusin del mensaje.

2. Analice la Audiencia: Al preparar la presentacin, es importante

considerar la composicin de la audiencia. Esto significa preguntarse:
1. Qu es lo que sabemos con respecto al pblico receptor de
nuestro mensaje?
2. Cual es su nivel de conocimiento sobre el tema especfico a
tratar?
3. Cual es la actitud inicial del pblico con respecto al tema?
4. Qu debera considerar para fortalecer mi mensaje?
Use esta informacin para adaptar su presentacin a la concurrencia.
Debe estarespecialmente consciente de que las audiencias estn
generalmente compuestas de personas que poseen distintos niveles
de conocimiento, actitudes y valores.

3. Seleccione sus materiales: Considerando que lo que

usted presentar oralmente puede variar de alguna manera
con el contenido escrito, debe tener claro qu informacin
incluir/excluir en su presentacin.
Es til considerar el tiempo que requerir para desarrollar
cada una de las reas importantes. .
Organice sus materiales: Con respecto a la organizacin
del material, es necesario determinar en primerlugar, el
orden lgico en que ir el presentando el material
seleccionado. tambin es importante preparar:
a)
b)

Los puntos claves que se incluirn en la presentacin.

Una conclusin que enfatiza los puntos importantes
presentados.

Es tambin importante prestar atencin al uso apropiado de la

transicin de una idea a otra.
Tcnicas para comenzar una presentacin oral:
1. Asegurar la atencin y buena disposicin de sus oyentes.

2. Hacerlos sentir cmodos.

3. Determinar claramente el objetivo de su conferencia.

Algunas estrategias tiles para iniciar una presentacin:

1.Referencia a materias o situaciones anteriores: Para
prepararel ambiente de la presentacin proporcionando
informacin previa .

Ejemplo:
Yo estoy contento de estar aqu hoy da para comunicarles las
innovaciones ms recientes en nuestros productos.
2. Formular preguntas: Para hacer que la audiencia reflexione
acerca del tema o de la discusin.

Ejemplo:
Cuntos de ustedes recuerdan lo que suceda el invierno pasado
al tener que esperar en largas filas para comprar un poco de gas?

3. Usar citas textuales: Para atraer la imaginacin y la

inteligencia del auditorio. Ejemplo:
Los aos 60s fueron los mejores de los tiempos.
4. Usar un ejemplo: Para motivar el inters en el tema.
5.- Establecer un punto de partida, como un hecho u
opinin: Para despertar el inters de la audiencia.
6.- Usar una referencia personal o de bienvenida: Para
atraer a la audiencia mientras se establecen relaciones
positivas con ella.

Tcnicas para terminar una presentacin.

1. Ayudar a que los oyentes se centren en el tema principal de
su charla.
2. Resumir los puntos claves que se discutieron.
3. Preparar a la audiencia para comunicar el fin de la
presentacin.
Indicaciones generales para una presentacin
4. Los gestos.
2. Lenguaje corporal.
3. Contacto visual.
4. Ambiente fsico.

Presentacin Escrita.
Todo discurso puede dividirse en tres partes:
1. La apertura.
2. El cuerpo.
3. La conclusin.
1. LA APERTURA: Persigue captar la atencin del oyente.
Dejar una buena sensacin. Ha de tener una estructura lgica
y un orden secuencial.

2. EL CUERPO: Desarrollo de la sesin. Personalizar el

mensaje. Despertar el inters. Ayudarse de Diagramas,
Transparencias y Diapositivas.
3. CONCLUSIN: Resumir el contenido. Proponer o resolver.
Agradecimiento.

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TECNOLOGICO
SUPERIOR DE
MISANTLA
5.3 ELEMENTOS ESENCIALES DE LAS PRESENTACIONES EFECTIVAS

Dr. Luis Meja Macario

5.3 ELEMENTOS ESENCIALES DE LAS PRESENTACIONES EFECTIVAS

DURANTE LA
PLANEACION ,SE DEBEN
CONSIDERAR Y AADIR
LOS SIGUIENTES
ELEMENTOS A UNA
PRESENTACION.

1. DIAPOSITIVAS
DE TITULO

2. INFORMACION DEL
PRESENTADOR

3. LOGOTIPOS
PERSONALIZADOS

4. INFORMACION
DE COPYRIGHT
(Derechos de
autor)

5. DIAPOSITIVAS
DE INICIO A FIN

6. DIAPOSITIVAS
DIVISORAS DE
SECCION

7. SONIDOS

8. PRUEBAS

9. ARCHIVOS
ADJUNTOS

COMO SE APLICAN?

Se escoge un tipo de letra fuente que

sea sencillo simple de leer no se usa
letra muy complicada o confusa. El
color de texto ,de fondo de las
diapositivas para que sea fcil de
leer . As mismo se debe de usar un
tamao adecuado de texto para que
se pueda leer a cierta distancia.
Tambin en lugar de oraciones o
textos extensos puedes hacer las
vietas cortas o palabras claves

NOTA: NO debes sobrecargar tu

informacin RECUERDA QUE ES
PREFERIBLE USAR
PALABRAS CLAVES .

ELEMENTOS CLAVES

1.-CAPTURAR LA ATENCION DE TUS RECEPTORES Y HACER

PREGUNTAS
2.- PRESENTACION ENFOCADA DE TUS PROSPECTOS YA LAS
CARACTERSTICAS DEL PROYECTO
3.- SER BREVE PERO SIEMPRE ENFOCARSE EN LO QUE DESEAS
LOGRAR.
4.- RECALCAR LOS BENEFICIOS DEL PROYECTO

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Habilidades Directivas II
5.4 Conduccin de la Entrevista.

Dr. Luis Meja Macario

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Habilidades Directivas II
Seleccin de Personal.
Una vez que se tiene una cantidad suficiente de solicitantes
obtenido mediante el reclutamiento, se da inicio al proceso de
seleccin.
El proceso de seleccin consiste en una serie de pasos
especficos que se emplean para decidir qu solicitantes deben
ser contratados. El proceso se inicia en el momento que una
persona solicita un empleo y termina cuando se produce la
decisin de contratar a uno de los solicitantes.

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Administracin Gerencial
Seleccin de Personal.
El proceso de seleccin consta de pasos especficos que se
siguen para decidir cul solicitante cubrir el puesto vacante. La
funcin del administrador de recursos humanos consiste en
ayudar a la organizacin a identificar el candidato que mejor se
adecue a las necesidades generales de la organizacin.

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Administracin Gerencial
Seleccin de Personal.
Seleccin Interna:
En la mayor parte de los casos, los gerentes tienden a esperar
que se produzca una vacante para proceder a llenar una
solicitud de personal nuevo. Es probable que la poltica interna
de la compaa determine que el puesto se debe ofrecer al
personal interno por un mnimo de dos semanas antes de
ofrecerlo al mercado externo.
Seleccin Externa.
El proceso externo de reclutamiento y seleccin puede aadir
semanas al objetivo de llenar una vacante.

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Seleccin de Personal.
El personal de recursos humanos debe de analizar las solicitudes
de empleo y hacer una primera seleccin de candidatos que
cumplan con el perfil deseado.
Esto tiene gran inters, ya que slo as se podr tomar una
decisin objetiva.
a) Datos personales:
El deber tico de mantener confidencial la informacin
disponible.
El reclutador debe mantener la atencin en las caractersticas
que realmente son operativas para el puesto.
b) Preparacin acadmica:
La educacin recibida constituye un indicador decisivo para la
evaluacin de los candidatos.

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Reclutamiento y Seleccin de Personal.
Formas de solicitud de empleo
c) Antecedentes Laborales:
Los empleos anteriores permiten saber si el solicitante es una
persona estable.
d) Pertenencia a instituciones, distinciones,
pasatiempos:
Especialmente cuando se recluta para llenar vacantes de nivel
ejecutivo, las compaas suelen tener muy presente el hecho de
que sus empleados constituyen la imagen de la organizacin.
Los pasatiempos revelan las facetas importantes de la
personalidad.
Qu imagen da en la sociedad?Pertenece a un club social?
Cul es su comportamiento? Qu deporte practica? Con
quines?

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Habilidades Directivas II
Reclutamiento y Seleccin de Personal.
Formas de solicitud de empleo.
e) Referencias:
Las referencias revelan aspectos importantes del candidato.
Quin te conoce? Quin te recomienda?
f) Autenticidad:
Es comn solicitar al candidato que firme la solicitud de su puo
y letra. Bajo la rbrica aparece una leyenda que advierte al
solicitante que cualquier inexactitud, ocultamiento deliberado
har nulo su contrato de trabajo.

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Administracin Gerencial

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Administracin Gerencial

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Toda la informacin es muy importante

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2.1.2 Seleccin de Personal.
Aspectos clave en la seleccin del personal:
1. Evaluar cada vacante antes de llamar para una entrevista.
2. Busca nuevos candidatos antes de considerar uno interno.
3. Imagine el candidato ideal para un puesto vacante.
4. Verificar la descripcin del puesto con su equipo cuando se
ha creado una vacante.
5. Use la oportunidad de la vacante para cuestionar/justificar su
existencia.
6. Verificar si los requisitos que se requieren para el trabajo han
cambiado.
7. Considere contratar a tiempo parcial y flexible en vez de
tiempo completo.
8. Verifique los salarios para puestos similares en otras
empresas.
9. No pierda su tiempo entrevistando personas no aptas para el

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2.1.2 Seleccin de Personal.
Aspectos clave en la seleccin del personal:
11. Si se va a publicar la vacante asegrese de que cubre la
informacin importante.
12. Sea muy objetivo al considerar entrevistar a un pariente de
un amigo, conocido o colega. Cuidado!
13. Inicie un registro de las personas que han aplicado para
entrevista, sobre todo las que potencialmente podran ser
consideradas en un futuro.
14. Use requerimientos mnimos (importantes) para hacer una
primera seleccin.
15. Use correos electrnicos para responder a todos los
candidatos.
16. Hgalos escribir una pequea composicin en su CV para
analizar su escritura y lgica mental.
17. Seale los puntos de inters en el CV para discutir en la

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2.1.2 Seleccin de Personal.
Aspectos clave en la seleccin del personal:
18. Pregntese si el formato y el estilo de su CV crean en usted
una impresin positiva.
19. Considere segundas opiniones de colegas cuando est
considerando a dos candidatos potenciales finales.
20. Acte con mucho tacto al rechazar a un candidato. Merece
una amable respuesta.
21. Desarrolle un formato de:
Criterios para el
Puesto VS Experiencias y Habilidades Valor (1-5)
22. Puede hacer entrevistas informales antes de hacer una
entrevista formal con los candidatos con ms potencial.
23. Si un buen candidato se pone nervioso le puede ofrecer agua
o un refresco.
24. Evite que lo interrumpan cuando hace una entrevista.

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2.1.2 Seleccin de Personal.
Aspectos clave en la seleccin del personal:
25. Usted debe de estar al 100% y descansado al hacer una
entrevista.
26. Le puede indicar cortsmente al candidato en donde se
puede sentar.
27. Estructure la entrevista para que pueda cumplir con su
estrategia.
28. Si es muy importante identificar a una persona que debe de
trabajar en equipo puede desarrollar un ejercicio en grupos
(5-6) para identificar a los lderes.
29. Hacer preguntas abiertas que requieran respuestas ms de
un si o no.
Por qu desea de cambiar de trabajo?
Cmo es su relacin con sus colegas? Le gusta trabajar
solo?

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2.1.2 Seleccin de Personal.
Aspectos clave en la seleccin del personal:
30. Resuma lo que el candidato est diciendo y muestre al
mismo tiempo que lo est escuchando con inters.
31. No pierda de vista el lenguaje corporal y la vista del
candidato. Hacer notas de sus observaciones.
32. Si el candidato ha llegado temprano a la entrevista, le puede
hacer saber que est enterado y a la hora que lo va a
atender. Le puede ofrecer agua o un refresco. Es su
obligacin mantener relajado al candidato.
33. Vista de tal manera que no sea un elemento de distraccin
para el candidato.
34. Use el CV del candidato para hacer preguntas objetivas y
concretas.
35. Evite hacer preguntas personales que sean irrelevantes al
puesto.

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2.1.2 Seleccin de Personal.
Aspectos clave en la seleccin del personal:
37. Prepare preguntas relacionadas a verificar las habilidades del
candidato:
Organizacin, anlisis, toma de decisiones,
social y comunicacin.
38. Mencione al candidato sobre cuntos otros candidatos han
aplicado para la vacante.
39. Tome nota de que tan pulcro en su vestir ha ido el candidato
a la entrevista.
40. Al final de la entrevista, mantenga la dignidad y la
autoestima del candidato y de las gracias por la oportunidad
de entrevistarlo.
41. Si ningn candidato cumple con los requerimientos, NO tiene
que decidir por el menos peor!
42. Para segundas entrevistas formales pregunte al candidato si
aun est interesado en la vacante.

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2.1.2 Seleccin de Personal.
Aspectos clave en la seleccin del personal:
44. Si en la segunda entrevista formal van a entrevistar 2 3
personas, decidir quin va a hacer cul pregunta.
45. Asegrese de que el candidato comprende las funciones y
obligaciones del puesto a desempear
46. Pregunte al candidato sobre la hora ms apropiada de
contactar sus referencias personales.
47. Prepare las preguntas a las referencias basado en la
informacin del CV y las entrevistas con el candidato.
48. Llegar a un acuerdo sobre el salario. Que sea justo,
competitivo, y conforme con ambas partes.
49. Entregar por escrito la confirmacin y oferta del trabajo.
50. De al candidato una fecha lmite para contestar su
ofrecimiento de trabajo.

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2.1.2 Seleccin de Personal.
Las 45 preguntas ms importantes
Prepara una respuesta breve para las siguientes preguntas:
Hbleme de usted.
Cules son sus fortalezas?
Cules son sus debilidades?
Dnde se ve a usted mismo en 5 aos?
Qu experiencia ha tenido que le prepara para este puesto?
Por qu est buscando un empleo nuevo?
Qu le motiva?
Por qu deberamos contratarle?
Se considera a s mismo como una persona que resuelve
problemas creativamente? Deme un ejemplo.

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2.1.2 Seleccin de Personal.
Las 45 preguntas ms importantes
Por qu dej su ltimo cargo?
Su currculo indica que se ha movido mucho, cmo s yo que
va a quedarse en esta empresa?
Qu piensa de su ltimo jefe?
Describa su puesto ideal.
Qu le gusta/le gust de su actual/ltimo trabajo?
Qu no le gusta/no le gust de su actual/ltimo trabajo?
Cules son sus mejores logros?
Cmo se comporta bajo presin?
Describa su jefe ideal.
Qu tiene usted para ofrecerle a esta organizacin que otros
candidatos quizs no tengan?
Qu nivel de salario est buscando?

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2.1.2 Seleccin de Personal.
Las 45 preguntas ms importantes.
Cul fue su ltimo salario?
Qu ha ganado y aprendido en su trabajo actual o anterior?
Cules son sus responsabilidades y tareas actuales?
Trabaja bien con otras personas? Deme un ejemplo.
Se considera una persona organizada?
Qu cualidades o caractersticas admira en otros?
Cules son sus intereses?
Cmo maneja el rechazo?
Hbleme de su mejor logro.
Cul ha sido su experiencia educativa ms importante?

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2.1.2 Seleccin de Personal.
Las 45 preguntas ms importantes.
Cmo se desempeara en un puesto de alta presin?
Cmo se siente al realizar trabajo rutinario?
Qu pasos est tomando para mejorar?
Dgame una meta personal que quiere lograr?
Cual piensa que sera el aspecto ms difcil de este trabajo?
Qu habilidades/talentos especiales posee?
Cules son sus metas para la vida?
En su ltimo trabajo, qu tipo de decisiones tuvo que tomar?
Cul es la decisin ms difcil que ha tomado?
Qu hace cuando hay una decisin que tomar pero no existe un
proceso definido para tomarla?

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2.1.2 Seleccin de Personal.
Las 45 preguntas ms importantes.
Con qu tipo de persona trabaja mejor?
Qu cualidades personales piensa usted que son necesarias
para tener xito en el trabajo?
Con qu precisin evaluaron su trabajo en su ltimo cargo?
En qu reas cree que necesita mejorar?
Tiene alguna pregunta?
De esta lista, quizs la ms importante sea la ltima pregunta:
Tiene alguna pregunta?

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5.5 Cmo programar una junta efectiva?

Dr. Luis Meja Macario

5.5 Cmo programar una junta efectiva?

Existen mltiples beneficios al
llevar a cabo juntas efectivas tales
como mantener al equipo en el
camino adecuado y reducir tiempos
y esfuerzos. Est comprobado que
al llevar a cabo juntas efectivas se
incrementa la probabilidad de xito
de los proyectos.

Cmo se elabora?
A) Elabore una agenda.
Se deber elaborar una agenda para cada
junta. La agenda debe incluir los temas a
discutir, el tiempo que se destinar a cada
tema y la persona responsable de cada tema.
B) Seleccione a un moderador.
El moderador ser responsable de mantener
la junta enfocada en los temas propuestos y
que se avance en el desarrollo de los
mismos. El lder del grupo puede ser el
moderador o bien los miembros del equipo
rotarn esta responsabilidad entre los
miembros en cada sesin.

 C) Establezca un compromiso para la

participacin y la comunicacin.
El moderador deber de tratar de motivar a
los participantes a participar y facilitar la
comunicacin resumiendo y/o sintetizando
las ideas y presentando conclusiones,
regulando las participaciones de todos en
orden e interviniendo si la discusin se sale
de tema.
D) Tmese el tiempo para hacer notas.
Se debern tomar notas de los temas
principales y los puntos clave que sern
discutidos en la junta.

 E) Evale la junta.
Siempre haga una revisin con los
participantes para evaluar la junta, para
considerar factores que puedan mejorar
en las prximas reuniones de trabajo.
F) Elabore un reporte de la junta
Elabore un reporte. Al terminar la junta
distribuya el formato debidamente
llenado a los participantes. De ser
posible distribuya el reporte antes de que
termine el da en que se llev a cabo la
junta.

Recomendaciones:
Explique el propsito de la reunin.
De ser necesario determine las
normas del desarrollo de la reunin y
posibles responsables.
Asistencia. Motive a los integrantes
para que todos lleguen a tiempo. Esto
evitar interrupciones.
Presente de cada punto del orden del
da, asignando tiempos para ellos.

 Inicio. Invite a expresar

opiniones. De la oportunidad de
hablar a todas las personas.
Controlar la discusin. Si piensa
que se est desviando de su
objetivo y se est perdiendo
tiempo, hay que interrumpir.
Mantenga siempre la cohesin
del grupo. Si hay muchas
opiniones y se empieza a
complicar, hay que hacer un
resumen para aclarar lo que se
ha entendido.

 Respetar las normas de tiempo.

Despus de discutir, lo siguiente es hacer un
resumen de las decisiones que se tomaron y
sus conclusiones.
Trabajo con agenda en mano, no se permiten
las agendas ocultas.
Separe y resuelva en otra reunin con los
casos difciles.
Fin de la reunin. Resumen de todo lo que se
hizo. Asigna las responsabilidades
correspondientes y fija una fecha lmite para
su cumplimiento. Plan de Accin.
Fije el objetivo y fecha de la siguiente reunin.

Quien dirige la reunin debe

evitar:
Cambiar los comentarios de un participante.
Decir a un participante que est mal.
Decir a los dems lo que deben hacer.
Hacer preguntas dirigidas, diga:
Qu sucedera si... o
Cul fue su experiencia...?,
en vez de: No cree Ud. que...?
Hablar rpido y enredado.

Quien dirige la reunin debe

evitar:
No se puede discutir, mucho menos
ridiculizar a
nadie.
Tomar partido.
Tratar de ser chistoso.
Presentarse como el experto o la
autoridad.
Dejar que alguien monopolice la
discusin, incluyndote.

 Si la reunin se convoca para obtener las

ideas de todos, es muy importante que
todos participen de una u otra manera.
Pida regularmente los comentarios de
aquellos que no han expresado sus
ideas. Pida a los extrovertidos que
esperen un momento para plantear sus
ideas y pdale a alguien ms que d su
opinin.

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Superior de Misantla

5.5.3 Cmo conducir una junta?

Dr. Luis Meja Macario

Es importante conocer los elementos de una junta exitosa, los

recursos clave para la facilitacin de la misma y conocer el proceso
de evaluacin y toma de decisiones se convierte en aspectos
sumamente importantes para poder lograr la efectividad de toda
junta. Es por ello, que antes de convocar a una reunin de trabajo,
primeramente nos preguntemos:
Qu tipo de reunin es la que vamos a tener que llevar a cabo?
Es una reunin peridica o de seguimiento?
O tal vez una junta estratgica?

Una vez resuelto este cuestionamiento, entonces

los siguientes puntos a evaluar deben ser:

1. Quin debe participar en la reunin?

2. Cules deben ser los temas a tratar?
3. Cual debe ser la duracin de cada tema, y de la reunin
en general?
4. Da, lugar y hora de la reunin.
5. Cmo se va a manejar y controlar la minuta de acuerdos
y la manera de
dar seguimientos a los mismos?
6. Cmo se va a hacer la asignacin de roles y
responsabilidades de la
reunin?

La asignacin de roles y responsabilidades es

un elemento clave para el xito de la reunin,
normalmente los roles que se deben asignar
son:
Coordinador de la reunin (la persona
responsable de la reunin).
Facilitador (es quien modera la reunin y
asigna la palabra a los participantes).
Secretario (el responsable de documentar la
reunin en la minuta correspondiente).
Cronometrista (quien mide el tiempo que se
lleva invertido en cada tema de la reunin).
Participantes (los asistentes a la reunin).
El que cuestiona!

Una vez que se ha preparado dicha junta, el supervisor

convocar a las personas indicadas y pasar a la fase de
realizacin, esta fase consta de:

Bienvenida.
Exposicin del objetivo de la junta, duracin
y reglas del juego.
Si es necesario, se nombra un secretario de
actas o alguien que registre los acuerdos
ms importantes.
Se le pide a algn miembro que cronometre
el tiempo de las intervenciones.

Las habilidades que debemos tener

para conducir la junta son:

Escuchar activamente.
Motivar, permitir y hacer que participen todos.
Explicar la informacin de manera clara y concisa.
Delegar actividades y responsabilidades
COMPROMETERSE DE MANERA RESPONSABLE.
En la fase de EJECUCIN, motivar a los miembros
del equipo para que las actividades se realicen
hasta obtener los resultados.
La fase de SEGUIMIENTO, solicitar informacin de
manera profesional para verificar si se cumplieron
todos los acuerdos de la junta anterior.