Anda di halaman 1dari 31

Oleh

Nur Azis, S.Pd

Pengertian arsip
Bahasa yunani archium artinya peti untuk

menyimpan sesuatu
Inggris archieve artinya warkat, catatan
Arsip adalah setiap catatan yang tertulis,
tercetak yang mempunyai arti atau tujuan
tertentu yang disimpan menurut sistem
tertentu sehingga bila diperlukan dapat
ditemukan dengan mudah

Syarat syarat arsip


Mempunyai arti
Mempunyai kegunaan
Disimpan dengan teratur

Jenis-jenis arsip
Berdasarkan bentuk fisik
Berdasarkan masalahnya
Berdasarkan pemiliknya
Berdasarkan sifatnya
Berdasarkan fungsinya

Berdasarkan bentuk fisik


Arsip berbentuk lembaran
Arsip tidak berbentuk lembaran

Arsip berdasarkan
masalahnya
Financial record
Inventory record
Personal record
Sales record
Production record

Arsip berdasarkan
pemiliknya
Lembaga pemerintahan
Instansi pemerintah

Arsip berdasarkan sifatnya


Arsip tidak penting adalah arsip yang hanya

mempunyai nilai informasi contoh : undangan


Arsip biasa adalah arsip yang semula penting
akhirnya tidak digunakan lagi contoh : lamaran
kerja
Arsip penting adalah arsip yang ada hubungannya
dengan masa lalu dan masa yang akan datang
contoh surat perjanjian
Arsip sangat penting adalah arsip yang dapat
dijadikan alat pengingat selamanya
Arsip rahasia adalah arsip yang tidak boleh
diketahui oleh oranag lain

Arsip berdasarkan
fungsinya
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan
langsung dalam penyelenggaraan administrasi
suatu instansi. Arsip dinamis dibedakan atas
- arsip aktif
- arsip semi aktif
- arsip inaktif
Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi suatu instansi

Nilai guna arsip


Nilai penerangan
Nilai yuridis
Nilai historis
Nilai ilmiah
Nilai guna fiskal

Adalah suatu proses kegiatan mulai dari


penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pemeliharaan, dan penyimpanan warkat
sesuai sistem tertentu, sehingga pada saat
diperlukan dapat ditemukan dengan cepat
dan mudah

Filing cabinet
Adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa

laci 1 6 laci
Per laci dapat menampung 5000an lembar
Arsip disusun secara vertikal
Untuk menyimpan arsip yang masih aktif
Arsip dimasukkan ke dalam hanging folder

Rotary
Adalah semacam filing cabinet tapi

penyimpanan arsip dilakukan secara berputar


Arsip disimpan secara lateral

Lemari arsip
Adalah lemari yang digunakan untuk

menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip


Arsip bisa disusun secara lateral dengan
dimasukkan dalam ordner dan secara
horizontal arsip dimasukkan dalam map

Rak arsip
Adalah lemari pintu tempat menyimpan arsip

yang disusun secara lateral


Arsip dimasukkan dahulu dalam order

Map arsip
Adalah lipatan yang terbuat dari karton atau

plastik yang digunakan untuk menyimpan


surat
1 50 lembar

Macam-macam arsip
Stopmap folio
Map snelhecter
Folder
Hanging folder

Guide
Adalah lembaran kertas tebal yang digunakan

sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam


penyimpanan arsip
Terdiri dari tab guide dan badan guide

Ordner
Memuat 500 lembar arsip
Arsip disusun secara lateral

Adalah kotak yang digunakan untuk


menyimpan arsip yang bersifat inaktif

Adalah alat yang digunakan untuk


memisahkan warkat yang diterima,
diproses, dikirimkan dan disimpan