Pilares Gestin Documental,

Enfoque de Valor en la practica.

Cumplimiento de resolucin 8934 de 2014 SIC

Jorge Javier Caldern Cullar

Bogot D.C. Diciembre 4 de 2014,

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Previamente habamos identificado y tratado:

Conceptos Previos Gestin Documental:

Alcance y sentido de la practica de la Gestin

Documental.
Alcance de la Resolucin
Responsabilidad del comit interno de Archivo.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Previamente habamos identificado y tratado:
Concepto de Gestin Documental:
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la

planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida

y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Colombia.
Archivo General de la Nacin, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el
cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.*

*Fuente: banco terminolgico AGN. http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?

tema=143&/gestion-de-documentos-records-management

Pilares de la Gestin Documental

Algunos conceptos de generacin de valor a partir de la

implementacin de un programa de Gestin Documental y de las
herramientas de gestin documental.
Sustento
Sustento de
de la
la memoria
memoria organizacional
organizacional o
o empresarial.
empresarial.
Cimientos
Cimientos del
del Proceso
Proceso de
de gestin
gestin del
del conocimiento
conocimiento
Evidencia
Evidencia de
de las
las transacciones
transacciones yy procesos
procesos de
de la
la empresa.
empresa.
Salvaguarda
Salvaguarda frente
frente a
a los
los Procesos
Procesos legales
legales
Apoyo
Apoyo a
a Grupos
Grupos de
de inters
inters gobierno
gobierno yy entidades
entidades de
de control.
control.
Eficiencia:
Eficiencia: Apoyo
Apoyo yy agilidad
agilidad en
en la
la gestin
gestin de
de la
la compaa.
compaa.

Fuente: Conclusiones y elaboracin propia

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Requisitos a cumplir segn la Resolucin 8934 de 2014

Context
o de los
Requisit
os a
cumplir:

Diseo de Un programa de
Gestin Documental

Reglamento interno de Archivo

Valido: la poltica y una base de
conocimiento aplicado.

Implementacin de instrumentos
para cumplir la normatividad y
los estndares de conservacin.

Cuadro de Clasificacin
Documental
Tablas de Valoracin
Documental
Tabla de Retencin Documental

Propsito superior del Ministerio

de cultura y del AGN.

Alineacin con las disposiciones

aplicables a entidades privadas
segn la normatividad vigente.

Asegurar que la implementacin

se haga segn las normas
aceptadas en Colombia y con
estndares tcnicos para su
operatividad.

Archivos tcnicamente
organizados y dotados que
cumplan normatividad.
Informacin tcnicamente tratada.

Fuente: Conclusiones y elaboracin propia esquema presentacin, fuente de informacin

para el anlisis: Resolucin 8934 de 2014

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Consideraciones para la Gestin de un plan de
implementacin
Debemos sugerir un orden lgico y operativo en el proceso de

implementacin de un Programa de Gestin Documental.

xito de las tablas esta en su comprensin, aplicacin y actualizacin.
Nuevo ciclo.
Hay un factor clave de xito: La integracin de un equipo interdisciplinario, la
gestin por proyectos puede ser una muy buena alternativa para tener xito.
Integrar conocimiento pertinente y de otras disciplinas. Informtica, gestin y
proyectos, asesores.
Compromiso de la Gerencia o directivos.
Cada Negocio es particular, cada caso merece un anlisis y estudio
adecuados a las necesidades de la compaa.

Fuente: Anlisis y Conceptualizacin Propia Jorge Javier Caldern.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Proceso de implementacin sugerido a un

programa de Gestin Documental
Proyeccin de Un programa de Gestin

Documental:

Planteamiento
de Un
Diagnstico y
Brechas frente
al deber ser.

Priorizacin de
planes y/o
proyectos
segn brechas
y criticidad,

Elaboracin de
planes o
proyecto de
Implementaci
n del
Programa.

Plan de Trabajo
enfoque
pragmtico y
aplicable.
Enfoque al
cliente.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Planteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber ser
Programa de Gestin Documental:
En virtud de la ley 594 de 2000 y el decreto 2609 de 2012, se concibe el programa de
gestin documental para la compaa,
Documento que materializa el plan estratgico de gestin documental para una
organizacin, su visin aplicable a todos los horizontes de planeacin:

Implementacin y mejoramiento de prestacin de servicios al interior de la compaa o

de la entidad.
Desarrollo de los procedimientos tcnicos y con las mejores practicas.
Implementacin de programas especficos del proceso de gestin documental.

Debe estar armonizado con la planeacin de la empresa, tanto en lo estratgico como en

los planes de accin anuales, puede indicarse tambin como un modelo sostenible en el
largo plazo para asegurar la gestin y mantenimiento de la gestin adecuada y pertinente
de la documentacin e informacin de la compaa.
Fuente: Informacin AGN pagina web. Reflexin y anlisis, conceptualizacin del autor.

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Programa de Gestin Documental: Es obligacin para:
Obligados a
Programa de
Gestin
Documental

Toda entidad publica: todas las ramas del poder

publico, a todo nivel.

rganos, organismos de control, entidades

independientes y autnomas pblicas.

Personas naturales y jurdicas que prestan funcin

publica, aquellas directamente relacionadas con
informacin pblica.
Partidos polticos, y grupos de inters publico.
Entidades que administran recursos pblicos, o
parafiscales.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Planteamientos y alcance de un Programa de Gestin
Documental
Formular Poltica de gestin de Informacin.

Formular poltica de gestin documental.

Es clave para identificar el marco de referencia para la
gestin de informacin de la empresa.
Involucra instrumentos archivsticos para la gestin
documental, segn el marco normativo existente.
Involucra los 8 procesos de la gestin documental. Tanto
para documentos fsicos como para documentos
electrnicos de archivo.
Requiere la habilitacin tecnolgica en varios alcances.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Planteamientos y alcance de un Programa de Gestin
Documental
Concepto:
Instrumento archivstico para implementar a corto, mediano y largo plazo,
en forma sistemtica y permanente enfocados al ciclo de gestin:
planeacin, procesamiento, manejo y organizacin de la documentacin
que gestiona y recibe la entidad, para facilitar la utilizacin y conservacin.
El alcance e implicaciones se materializa en una poltica de Gestin
Documental para la entidad, organizacin, institucin o empresa.
De la metodologa de proyectos, se acua el termino: programa: como
conjunto de proyectos. El Programa de Gestin Documental, consiste en
una serie de proyectos, para lograr desarrollar su alcance transversal.
Fuente: Manual Implementacin de un programa de gestin documental

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Planteamientos y alcance de un Programa de Gestin
Documental
Prerrequisitos:
Formular la poltica de gestin documental segn el articulo 6 del decreto
2609 y Designar el responsable de Archivo.
Contar con profesionales calificados, segn art. 8 de ley 1409 de 2010.
Conformar equipo interdisciplinario para iniciar el programa para
armonizarlos con los otros sistemas de gestin.
Realiza un diagnostico integral, para identificar un estado, brechas, grado
de madurez, como proceso de implementacin.
Aplicar e implementar las buenas practicas de metodologa de proyectos
Elaborar, aprobar y publicar, los cuadros de clasificacin documental y las
tablas de retencin documental.
Fuente: Manual, implementacin de un programa de Gestin documental.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Mapa Conceptual Programa de Gestin Documental.

Fuente: Elaboracin propia a partir de contenido programa de gestin documental

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Mapa Conceptual Programa de Gestin Documental.

Fuente: Elaboracin propia a partir de normatividad decreto 2609 de 2012,

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Relacin Lineamientos vs. Procesos de Gestin Documental,
algunos ejemplos
Procesos de
Gestin
Documental

Administrativo

Tecnolgico

Econmico

Corporativo o
normativo

Planeacin

Los servicios de
documentacin
deben facilitar los
procesos de Negocio

Definir todas las

modificaciones en las
herramientas mediante
una metodologa de
desarrollo de sistemas.

Los costos de los

nuevos procesos
deben considerar
un 5% de costo en
gestin de
informacin.

Cumplir los
requisitos legales
en el diseo de los
documentos.

Produccin

Sustentar el mejor
desempeo de las
operaciones.

Habilitar e integrar los

tipos documentales en
la automatizacin o
integracin de
sistemas.

Validar y
racionalizar
recursos en la
produccin masiva
de documentos.

Los documentos y
formatos nuevos,
deben ser
aprobados por el
comit de gestin
documental.

Habilitar
correctamente los
niveles de servicio al
cliente y definir
indicadores de
atencin.

Integrar herramientas
y planeacin de
tecnologa. CRM VS.
ECM.

La contratacin de
los terceros debe
ser contratada por
concurso.

Se deben cumplir
los lineamientos de
la SIC, SUPERSOC.
Segn el negocio.

El servicio de
conservacin y
organizacin
puede
2609
decobrarse
2012, por
separado con
proveedor

Todos los archivos

se contrataran con
terceros calificados
y que cumplan con
el acuerdo 014 del
AGN.

Gestin y
trmite

Organizacin

La prestacin del
servicio de
organizacin puede
contratarse
conaun
Fuente: Elaboracin
propia
partir
tercero.

La negociacin del
sistema de informacin
debe considerar,
licenciamiento
de
normatividadpara
decreto
mdulos de inventarios
y prestamos.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Relacin Lineamientos vs. Procesos de Gestin Documental,
algunos ejemplos
Procesos de
Gestin
Documental

Administrativo

Tecnolgico

Econmico

Corporativo o
normativo

Transferencia

Control de la
trazabilidad y edad
de los prestamos al
archivo central.

Los programas de
ECM, deben contar
con un inventario
para esa
inventarios deben
Habilitacin
tecnolgica

Racionalizacin de
costo en
conservacin: el
control de las TRD
debe ser mensual.

Cumplir la
normativa del AGN.
Alinearse a la
poltica
institucional

Disposicin de
documentos

Se consideraran
para el museo
institucional de la
organizacin.

Las rutinas de
borrado o dar de
baja a archivos se
hace o

La facturacin a los
proveedores de
materiales se
distribuyen
proporcionalmente.

Los documentos
que se eliminan
tendrn una
posibilidad de
aplicacin
inmediatamente.

Preservacin a
largo plazo

Como se
desarrollan los
contratos:
requisitos tcnicos
y fsicos.

Habilidad de
recuperacin con
distintos medios de
conservaci

Valoracin

Fuente: Elaboracin propia a partir de normatividad decreto 2609 de 2012,

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Lineamientos sobre los procesos Alineacion estrategica
Objetivos
Estratgicos
de la Empresa
Identificar los
Procesos Estratgicos
,
Conocer la Particularidad del Negocio,
buscar patrocinio como los apoyan
identificar el valor para la empresa.
los documentos.

Definicin del Modelo y Programa de Gestin

Documental
Multimedial para la Informacin,
Multidimensional Sistemas integrados

Transversal en soporte y alcance .

de Gestin, Procesos y Tecnologa.

Despliegue de Proyectos segn priorizacin.

Atender a Riesgos crticos, considerar
amplitud en tipos de Informacin.

Gestionar la disponibilidad de
Recursos, Gestionar por proyectos.

Fuente: Elaboracin propia a partir de reflexin y anlisis sobre la normatividad decreto

2609 de 2012.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Conceptos clave par la practica, sobre Valor de los documentos,
Se fundamentan en el uso, y el propsito para el cual fueron

creados.
Valoracin Documental: Proceso mediante el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo.
Valor primario: el que tienen los documentos mientras sirven en la institucin
productora y al generador, destinatario o beneficiario.
Valor secundario: El que interesa a investigadores de informacin
retrospectiva. Se da inmediatamente se acaba el valor inmediato o primario. Los
documentos que tienen ese valor se conservan permanentemente.

Fuente: Minimanual para elaboracin de tablas de Retencin Documental.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Planteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber ser
Conceptos clave par la practica, sobre Valor de los documentos,
Principio de Origen y de Procedencia.

Principio de orden
original: mantener el
orden otorgado por su
emisor. H. Von Syebel.

Principio de Procedencia
o respeto a los fondos o
respeto al orden natural:
Por virtud del cual, se
asignan a un emisor o
fondo y no a otro. Natalis
De Wailly 1841

Fuente: Minimanual para elaboracin de tablas de Retencin Documental.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Planteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber ser
Principios Bsicos de las tablas de Retencin, Deber ser.*
Alineacin

La estructura orgnico funcional de la empresa o entidad,

define, segn este diseada de manera funcional o por
procesos, como ser la estructura de las tablas.

Definicin

Los periodos de retencin y disposicin se definen segn

normativa , reglamento o sugeridos por los gestores de la
documentacin.

Coherencia

La retencin debe ser coherente con las necesidades

administrativas y Ajustarse a las disposiciones legales.

Comunicacin

Amplia difusin y apropiacin de este conocimiento por

parte de los empresarios, Gerentes y Colaboradores.

*Identificado, conceptualizados y propuesto por el autor, a partir del planteamiento en

el manual No. 4 para elaboracion de tablas de retencin documental y transferencias
documentales (fuente de referencia).

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Planteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber ser

Proces
os
tcnico
s

Identificacin: Foco y Direccionamiento al quehacer de

organizacin o empresa, aproximacin del alcance
cobertura de las tablas de retencin y procesos
actividades y tareas. Corte de alcance. Clave en
confeccin, insumo previo.

la
y
,
la

Valoracin: Determinacin del valor de los documentos,

para definicin de aplicacin de las series, subseries y
tipos documentales a conservar y transferir.

Seleccin: Aplicacin de criterios de valor, habiendo

identificado
documentacin.
Conocimiento
de
la
organizacin o del proceso para que sea exitosa la
eliminacin y genere valor.
Eliminacin: Aplicacin segn TRD* Har parte del ciclo
de transferencias y genera valor en la medida de su
oportunidad y precisin.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Planteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber ser
Paradigma y modelo general para identificacin de estructura
Documental en una organizacin.
FONDO
DOCUMENTAL
- EMPRESA

Denominacin dada a la
toda la documentacin
producida
por
la
organizacin, institucin
o empresa titular del
programa de gestin
documental ..

Seccin
Gerencia,
Proceso,

Agrupacin documental
Segn
la
estructura
empresarial,
nivel
o
niveles jerrquicos de las
organizaciones.

Subseccin,
Subgerencia,
subproceso

Segundo
nivel
o
subniveles
de
las
organizaciones,
que
agrupan funcionalmente
o por subprocesos a los
documentos.

Fuente: Conceptos claves mini manual No. 4 para la elaboracin de tablas de retencin documental y
normatividad archivstica. Descripcin conceptualizacin y anlisis del autor.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Planteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber ser
Paradigma y modelo general para identificacin de estructura
Documental en una organizacin.

Serie
Documental

Agrupacin documental constituida

por unidades documentales simples o
complejas, de contenido homogneo,
unidad bsica de valoracin.

Subserie
Documental.

Un subnivel
agrupaciones
documentales
complejidad.

de

Tipo
Documental

las

segn

Unidad
bsica
primaria
para
la
gestin
administrativa
y
documental.

Fuente: Conceptos claves mini manual No. 4 para la elaboracin de tablas de retencin documental y
normatividad archivstica. Descripcin conceptualizacin y anlisis del autor.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Planteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber ser
Criterios y Fases de para definir el valor del documento en sus fases.

Uso

Frecuencia
de uso
Normas produccin

Fase
activa y
Semiactiva

Fase
Inactiva

Valor Primario, protagonistas:

productores como profesional
Gestin Documental.

Valores Secundarios,
protagonistas: productores,
archivistas e historiadores.

Fuente: Conclusiones y elaboracin propia esquema presentacin, fuente de informacin

para el anlisis: Minimanual No. 4 para implementacin de tablas de retencin Documental.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Planteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber ser
Administrativo

Valor de Documentos

Jurdico
Valores
Primarios

Legal
Fiscal
Contable

Valores
Secundarios

Reconstruccin de
la organizacin

Fuente: Conclusiones y elaboracin propia esquema presentacin, fuente de informacin

para el anlisis: Minimanual No. 4 para elaboracin de tablas de retencin documental.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Planteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber ser
Pasos en la implementacin de las tabla de retencin documental.
Investigacin
Investigacin sobre
sobre la
la empresa
empresa
-Identificacin de
documentos origen,
estructura, funciones y
procedimientos.
-Anlisis de produccin y
tramite documental.
-Identificacin valores
primarios

Anlisis
Anlisis e
e Interpretacin
Interpretacin de
de la
la informacin
informacin
Elaboracin
Elaboracin yy Presentacin
Presentacin

-Conformacin de series y
subseries.
-Propuesta de Tablas de
-Valoracin y Seleccin
Retencin Documental.
Documental.
-Presentacin de
introduccin y anexos a las
mismas.
-Difusin y oficializacin.
Instructivos, Normas para los
archivos.
*Entidad Gobierno:
aprobacin ante el AGN

Fuente concepto: mini manual No. 4 para tablas de retencin documental

AGN

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Planteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber ser
Ejemplo de formato de Inventario Documental, el cual puede utilizarse para
transferencias documentales, valoracin de fondos acumulados. Fusin y
supresin de entidades.
Solo aplica

para
transferencia
primaria y
secundaria.

Orden:
consecutiv
o de las
unidades o
documento
s
El cdigo,
correspond
e a las
convencion
es internas
de la
empresa,
(si las hay).

Para
identificar los
medios en los
cuales se
encuentra la
informacin:
Fsico,
magnetico.

Fuente: MINIMANUAL 4 para la elaboracin de tablas de retencin documental y transferencias

documentales.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Planteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber ser

Accin en
la fase de
eliminaci
n
Segn la
empresa y
con
propositos
de
simplicidad
siempre

http://
www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/GestionDocumental/FormatoTablasRetencionDocumental

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica

Planteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber ser

https://agmlapalma.wordpress.com/responsables-del-archivo/

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