La Negociacin Estratgica de

Compras Un tema en la agenda del

CEO

MARKETING Y NEGOCIACIN DE
CONFLICTOS
UNFV

Agenda

Introduccin

Metodologa de Abastecimiento Estratgico

Etapas de Negociacin - Caso Prctico

Conclusiones

Introduccin

Objetivos de la sesin

Presentar y debatir diversos escenarios de

negociacin que suceden en proyectos de
Abastecimiento Estratgico en los que participa
A.T. Kearney

A.T. Kearney es una firma lder

en consultora de alto valor
agregado
Facturacin de US$ 1.500 millones/ao

Fundada en 1926

66 oficinas en 35 pases

4.000 consultores

2.000 proyectos por ao

70% de repeticin de clientes

Nuestras referencias en
Abastecimiento Estratgico

ABB
AMERITECH
ARCO
Bank of America
Bell Canada
BellSouth
Bristol-Myers Squibb
Chevron
Deutsch Telekom
EDS
Eli Lilly
Euro Disney
Federal Express
Fiat
Ford
France Telecom
General Motors
Hewlett Packard
Kellogg
Lucent Technologies
Nabisco
Sears
Sprint
Swiss Telecom
Telefonica
Telia
Telstra
United Airlines
Volkswagen

Telstra
US$ 650 Millones

As you will see from all the commentary in the press and
analysts, which you and your team led, are pretty much entirely
responsible So many thanks for the sensational efforts
Ziggy Switkowski, CEO, Telstra

Bell South
US$ 650 Millones

A.T. Kearneys helped us achieve results that exceeded our

highest expectations
Gary Forsee, Vice Chairman, Bell South

Sears
US$ 750 Millones

in sharpest contrast A.T. Kearney consultants helped

engineer one of the most stunning corporate turnarounds in
recent memory
Arthur Martinez, CEO, Sears (excerpt, review of Dangerous
Company in Fortune, August 18, 1997)

Bristol-Myers Squibb
US$ 700 Millones

We have monumental goals for productivity improvements,

purchasing is delivering now
Michael F. Mee, CFO, Bristol-Myers Squibb

General Motors
US$ 3500 Millones

A.T. Kearney is really the father of our global purchasing

system. They are our achievement consultants
Jack Smith, CEO, GM

Metodologa de
Abastecimiento Estratgico

El proceso de abastecimiento
estratgico fue diseado para
apalancar la calidad y la
Objetivos del proceso de abastecimiento estratgico
competitividad va
abastecimientos
TQ

Reducir costos
significativamente

Es

Aumentar la
competitividad,
siempre buscando la
calidad total y la
integracin con los
mercados
proveedores ms
competitivos

gia
e
t
tra

Definir las estrategias

de abastecimiento
Transparencia de
precios
Fuerza de
negociacin

La ejecucin de un proyecto de
abastecimiento estratgico se desarrolla en
5 etapas principales
Metodologa de abastecimiento estratgico
1

Diagnstico y Venta

Relevamiento del perfil de las categoras de compra

Determinacin del gasto/inversin futura (Baseline) a trabajar

Anlisis del mercado proveedor actual y potencial

Entendimiento de la dinmica del mercado

Definicin de la estrategia de compra

Desarrollo de las tcticas y escenarios de cotizacin
Elaboracin, envo y anlisis de los pedidos de cotizacin

2
Baseline
3
Inteligencia de Mercado
4
5

Estrategia de compra
y de negociacin
Negociacin con
proveedores

6
Monitoreo y Control

Fuente: Metodologa de A.T. Kearney

Identificacin de oportunidades preliminares

Determinacin de presupuesto y clusulas contractuales

Conduccin de las negociaciones con proveedores hasta el cierre

Establecimiento de ahorros definitivos

Implementacin de los acuerdos

Establecimiento del sistema de seguimiento de erogaciones y ahorros
Evaluacin de desempeo de proveedores
Ajuste de organizacin, procesos y sistemas

Alcance del Proyecto

Inicialmente se realiza un
diagnstico de la estrategia
Diagnostico y Venta
actual de aprovisionamiento
Resultados esperados
del diagnostico
del cliente...
1

1.

Entendimiento de la estrategia
de compras en la empresa con
foco en los puntos fuertes y
dbiles

2.

Visin detallada de la estructura

organizacional e interfaces con
otras reas de la empresa

3.

Entendimiento de
relacionamiento de la empresa
con sus proveedores y de los
criterios de seleccin, validacin
y exclusin

4.

Nivel de control del proceso de

compras

5.

Disponibilidad de datos y su
utilizacin para toma de
decisiones

Estrategia de
Compras
2

Organizacin de
Compras
Proceso de
4
5
3 Aprovisiona- Gestin de Control de
Proveedores Compras
miento
6 Control de gestin

Gestin del
conocimiento

Las 7 dimensiones del aprovisionamiento

...en base al diagnostico se priorizan las

categoras de compra segn su impacto
potencial

Ejemplo empresa
minera

Desglose del gasto total Baseline

Altas

Ahorros potenciales

Equipo
pesado
Servicios IT

Servicios
profesionales

Medias
Seguros.

Tubos

Repuestos
de auxilio

3 ola

Telecomunicaciones
Bajas

Medidores

Combustible
Baja

Valor de la categora de compras

Bombas

Trabajos civiles

Fletes

1 ola
Productos
qumicos

Vlvulas

Servicios de seguridad
Viajes
Material
elctrico Sistemas
de control
Hardware
Mktg directo

Servicios
Marketing
Mnt. eq.
Limpieza Telecom

Embalaje

2 ola

Software

Media

Facilidad de implementacin

Alta

Mediante entrevistas con ejecutivos clave y anlisis de

informacin disponible, definimos los factores clave por
familia de compra
Baseline
Precios/Costos

Volumen

Por unidad de negocio

Por ubicacin
Tendencias
...

Especificaciones

Precio
Tendencias
Estructura de costos y
cadena de valor
Costos de tenencia

Funcionales
Diseo
Calidad
Servicio
Estandarizacin

Perfil Bsico
de la Familia
Proceso Actual de Compras

Centralizado vs. Descentralizado

Punto de pedido
Evaluacin de proveedores
Negociacin
Toma de decisiones
...

Fuente: Metodologa A.T. Kearney

Restricciones

Autoimpuestas
Requerimiento de comprar
dentro del grupo
Proveedores preferenciales
Gubernamentales
Legales

A travs de metodologas
especficas se analizan las
Inteligencia de mercado
dinmicas del mercado
proveedor

Tareas

Entregables

Coleccin de informacin
detallada de proveedores
Generar lista larga de
proveedores potenciales
Crear, enviar y analizar
RFI(*)
Desarrollar criterios de
calificacin
Screening de proveedores
potenciales vs. Criterios

RFI y su anlisis
Lista proveedores
segmentados por
capacidad
Criterios de calificacin de
proveedores
Lista corta de proveedores
para el RFQ

Proveedores
conocidos y nuevos

Validacin

Proveedores
validados

Nota: (*) se evaluar la necesidad de trabajar con RFI o con un captulo tcnico dentro del RFQ

Ilustrativo

Validacin va
telefnica/fax
Nombre empresa

Direccin

Telfono

Fax/ e-mail

Contacto comercial

Gama macro de productos

Long list
RFI*

Definido el baseline y abordado el mercado

proveedor, definimos la estrategia de
compra y de negociacin
Estrategia de compra y de negociacin

Explotar poder de compra

Crear ventaja competitiva

Orientacin comercial

Orientacin tcnica

Reduccin del nmero de

proveedores
Consolidacin de las compras
Redistribucin volumen entre
proveedores
Agrupacin con otras familias
Concentracin
de compra
de volumen

Lanzar amenaza
creble
Renegociar precios
Desglosar el
producto del servicio

Mejora en
especificaciones
de productos

Estandarizacin/
Normalizacin, simplificando
la complejidad de las compras
Productos sustitutivos
Optimizacin de los costos
asociados al ciclo de vida

Evaluacin
de mejor
precio

Abastecimiento
Estratgico

Abastecimiento
Global

Desarrollar nuevos
proveedores
Expandir el mbito geogrfico
Agrupacin con otros negocios

Mejora en
procesos
conjuntos

Reestructurar
relaciones

Reingeniera conjunta
con el proveedor
Integracin logstica
I+D conjunto
Compartir las mejoras
en productividad

Establecer alianzas
estratgicas
Desarrollar proveedores clave
Aliarse con otros compradores
Desarrollar la cadena integrada
de aprovisionamiento

Definicin de la
estrategia

Envo y
recepcin de
Solicitudes de
Cotizacin

Anlisis y
Seleccin de
mejores ofertas

Finalmente se conducen las

distintas rondas de
negociaciones
para
definir la
Negociacin
con proveedores
lista definitiva de proveedores
Tareas

Desarrollar estrategias de
negociacin
Objetivos del equipo y roles
Identificar objetivos
proveedores y mensajes
principales
Identificar palancas de
negociacin
Conducir rondas de
negociaciones
Seleccionar proveedores
Identificar ahorros

Entregables

Ofertas formales
Recomendacin de
proveedores, cambios y
acuerdos necesarios
Plan de implementacin de alto
nivel

Ilustrativo
Alta
Performance
-

Proveedores ms atractivos

Calidad
Presencia
Entrega
Servicio
Etc.
Baja
Bajo
Posicionamiento
del proveedor

Precio

Alto

Etapas de Negociacin
Caso Prctico

Recientemente A.T.Kearney utiliz diferentes

mtodos de negociacin en un proyecto de
Abastecimiento Estratgico para un importante
empresa local
Principales players del proyecto

Alta direccin de la empresa

Gerentes de rea

Supervisores

Empresa

Alta direccin de AT
Kearney

Gerente de proyecto

Analista

AT Kearney

Proveedores

Base de proveedores que

actualmente operan con la
empresa
Proveedores potenciales de
gran presencia en el
mercado

La negociacin inicial tiene como

objetivo definir las condiciones
contractuales del proyecto

Diagnstico y
Venta

Baseline

Inteligencia
de Mercado

Tpicos de Negociacin

Estrategia de
Compra y de
Negociacin

Negociacin
con
Proveedores

Participantes de la Negociacin

Diagnstico preliminar de la situacin

actual

Discusin de oportunidades de ahorros

Clusulas contractuales
Propuesta tcnica y econmica
Alcance del proyecto y cronograma
Garantas

Monitoreo y
Control

Alta direccin de
la empresa
Empresa

AT Kearney

Alta direccin de AT
Kearney

Proveedores

En una segunda etapa de

define el Baseline a ser
utilizado en la medicin de los
ahorros
1

Diagnstico y
Venta

Baseline

Inteligencia
de Mercado

Tpicos de Negociacin

Estrategia de
Compra y de
Negociacin

Negociacin
con
Proveedores

Participantes de la Negociacin

Relevamiento detallado de la
informacin de compras
Volmenes, montos, precios,
especificaciones, cobertura
geogrfica, etc.
Identificacin de los perfiles de compra
de cada familia
Mapeo de procesos y especificaciones

Monitoreo y
Control

Nivel gerencial de
la empresa
Empresa

AT Kearney

Nivel de anlisis de
AT Kearney

Proveedores

Asimismo se determinaron los

proveedores actuales y
potenciales a invitar
1

Diagnstico y
Venta

Baseline

Inteligencia
de Mercado

Tpicos de Negociacin

Estrategia de
Compra y de
Negociacin

Negociacin
con
Proveedores

Monitoreo y
Control

Participantes de la Negociacin

Caractersticas de la base actual de

proveedores
Volumen/monto de compra
Perfil de los proveedores

Nivel gerencial de
la empresa
Empresa

Acuerdo de los potenciales proveedores

existentes en el mercado
Consenso de los proveedores a invitar,
tanto actuales como nuevos

AT Kearney

Nivel de anlisis de
AT Kearney

Proveedores

Proveedores
actuales y nuevos

La estrategia de compra y de
negociacin es definida antes
de negociar con los
proveedores
1

Diagnstico y
Venta

Baseline

Inteligencia
de Mercado

Tpicos de Negociacin

Estrategia de
Compra y de
Negociacin

Negociacin
con
Proveedores

Participantes de la Negociacin

Definicin, anlisis y consenso sobre

los resultados de la Solicitud de
Cotizacin (RFQ)
Eleccin de la alternativa estratgica
ms adecuada a las condiciones de la
empresa y del mercado
Seleccin de las mejores ofertas desde
el punto de vista tcnico y comercial

Monitoreo y
Control

Nivel gerencial de
la empresa
Empresa

AT Kearney

Nivel de anlisis de
AT Kearney

Proveedores

Proveedores
actuales y nuevos

La definicin de objetivos de los principales

criterios a negociar favorecen el proceso de
negociacin
Deseado

Pronosticado

Necesitado

Alternativo

Reduccin de costo
actual del 20%

Reduccin de costo
actual del 12%

Reduccin de costo
actual del 7%

Capacidad de
cumplir el 100% de
las necesidades con
personal propio

Capacidad cumplir
el 80% de las
necesidades con
personal propio

Capacidad cumplir
el 60% de las
necesidades con
personal propio

Continuar con el
acuerdo actual con
los proveedores
potenciales sin
acuerdo a largo
plazo

Localizacin de
candidatos dentro
de las 24 horas

...

....

Precio fijo por 2

aos

......

......

Materializar los
ahorros cotizados
en todos los
proveedores

..........

Reporte mensual

MDO
Most Desired Output

NORM
Expected Outcome

LAA
Least Acceptable
Agreement

BATNA
Best Alternative To
Negotiated Agreement

Si el objetivo necesitado no es conseguido (LAA), el alternativo es

elegido (BATNA)

El objetivo de la negociacin
con los proveedores es definir
los detalles del contrato
1

Diagnstico y
Venta

Baseline

Inteligencia
de Mercado

Tpicos de Negociacin

Estrategia de
Compra y de
Negociacin

Negociacin
con
Proveedores

Participantes de la Negociacin

Diseo y consenso de la estrategia de

negociacin a seguir

Alta direccin y nivel

gerencial de la
empresa

Seleccin final de proveedores como

resultado de la negociacin
Diseo y acuerdo de un plan de
implementacin de alto nivel
Consenso sobre los ahorros
identificados con la alta direccin y el
nivel gerencial de la empresa

Monitoreo y
Control

Empresa

AT Kearney

Alta direccin de
AT Kearney

Proveedores

Proveedores
actuales y nuevos

Las sesiones de negociacin

deben seguir una secuencia
predefinida
Comienzo

Presentacin de
los participantes
Establecimiento
de:
Objetivos de la
reunin
Agenda y
tiempos
Reglas de
juego

Anlisis
de las
propuestas

Presentaciones

Breve descripcin
de la situacin
Definicin de la
situacin actual del
proceso de
Abastecimiento
Estratgico
Descripcin del
proveedor (si
aplica)
Empresa,
productos,
capacidades,
etc.

Presentacin de la
propuesta de la
otra parte
Clarificacin de
dudas tcnicas y
comerciales
Comunicacin de
la posicin propia
a negociar
Evaluar la
respuesta y
flexibilidad de la
otra parte

Problem
Solving

Enfatizar las reas de

acuerdo
Introducir la
metodologa de
resolucin de
conflictos en los
puntos de
desacuerdo
Focalizar en los
problemas, no en las
personas
Trabajar solamente
sobre los problemas
que puedan ser
resueltos durante la
sesin

Utilice la agenda y documentacin preparada!

Cierre

Documente los
principales puntos
de la reunin
Acuerdos
Open issues
Defina los pasos a
seguir, con
responsables y
fechas

Las sesiones de negociacin deben

conducirse a nivel profesional, manteniendo
el control y la documentacin adecuada

Profesionalismo

Ser puntual y permanecer durante toda la reunin

Traer toda la documentacin necesaria

Tener bien preparados y clarificados los objetivos de la reunin

Control de la reunin

Seguir la agenda de la reunin controlando los tiempos

Asegurar que todos los participantes comprenden los puntos a

negociar; reformular mensajes si fuese necesario

Designar un lder de la negociacin que monitora y maneje el

comportamiento del equipo

Utilizar la opcin cuarto intermediocuando sea apropiado

Reorientar la estrategia de acuerdo a la nueva informacin recibida

Acordar planes de accin y mensajes de feedbackantes de

compartirlos con la otra parte

La materializacin de los ahorros, en general, es

llevada a cabo directamente por el empresa
1

Diagnstico y
Venta

Baseline

Inteligencia
de Mercado

Tpicos de Negociacin

Definicin del plan de implementacin

(puede tener apoyo de AT Kearney)
Comunicacin vertical y horizontal de
los cambios necesarios a todos los
departamentos involucrados en el
proceso
Comienzo de las operaciones con los
proveedores resultantes

Estrategia de
Compra y
Negociacin

Negociacin
con
Proveedores

Monitoreo y
Control

Participantes de la Negociacin

Alta direccin y nivel

gerencial de la empresa
Empresa

AT Kearney

Proveedores

Proveedores
actuales y nuevos

Conclusiones

Demostrar valor agregado para el cliente es el objetivo principal

de la negociacin durante el proceso de venta

Diferentes negociaciones del tipo WIN-WIN son realizadas en el

transcurso de todo el proceso de Abastecimiento Estrtegico

Una negociacin final con los proveedores actuales y la

incorporacin de nuevos proveedores permiten mantener una
base de abastecimiento saludable

Cada negociacin es diferente Es necesario tener presente los

objetivos, incentivos y mnimos aceptables de cada uno de los players
antes comenzar la sesin