Clase de Excel 0001 - Ump

UM
Historia
P de Excel
Expositor :CCARI GUERRA Julio
iversidad Martima del Per
La verdad es que Excel no naci sin competencia. Por el contrario lleg al

mundo teniendo dos fuertes competidores que lideraban el mercado de
hojas de clculo que nacieron en 1979 y 1982 respectivamente: Visicalc y
Lotus 1, 2, 3.
Visicalc fue la primera aplicacin real en lo que a hojas de clculo se
refiere, este software fue creado para Apple II y poda: sumar, dividir,
multiplicar, y hasta obtener porcentaje de los resultados, solo poda ser
usado con el teclado ya que en la poca no se contaba con el ratn, no
posea men y tena muy pocas funciones y solo dos colores por el tipo de
pantalla que exista en esa poca.
Lotus 1-2-3 es un clsico programa desarrollado por la empresa Lotus
Development Corporation y fue lanzado oficialmente al mercado en el
ao 1983, Lotus 1-2-3 fue la primera hoja electrnica en introducir las
celdas, rangos y macros, Con Lotus 1-2-3 es ms fcil la utilizacin de
planillas de clculo y agrega la posibilidad de hacer grficos y bases de
datos. Lotus 1-2-3 es an uno de los paquetes de aplicaciones ms
vendido de todos los tiempos.
Excel hace su aparicin en el ao 1985, aun y cuando Microsoft lanz al
mercado una hoja de clculo llamada Multiplan en 1982 quefue muy
popular en grandes sistemas, pero no pudo superar a Lotus 1-2-3 el cual
UM
P
EXCEL - CRONOLOGA
1987 Excel 2.0

1990 Excel 3.0
1992 Excel 4.0
1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3)
1995 Excel 7.0 (Office 95)
1997 Excel 8.0 (Office 97)
1999 Excel 9.0 (Office 2000)
2001 Excel 10.0 (Office XP)
2003 Excel 11.0 (Office 2003)
2007 Excel 12.0 (Office 2007)
2010 Excel 14.0 (Office 2010)
OFFICE 365 (NUBE ) SERVIDORES DE MICROSOFT
2013 Excel 15.0 (Office 2013)
UM
P
UM
P

Presentacin en pantalla de la hoja de
clculo
VisiCalc, primera hoja de
clculo
electrnica
que
fue
desarrollada por Dan Bricklin en
1979. y fue desarrollada despus
conjuntamente con Bob Frankston.
Ambos crearon la empresa Software
Arts
Inc.
para
desarrollar
su
producto.
Esta
primera
hoja
de
clculo
funcionaba en las computadoras
Apple II y solo contaba con5
columnas y 20 filas, nada que ver
con las posibilidades del Excel 2010:
mas de 16.000 filas y mas de 1 milln
de columnas, pero rpidamente se
expandi su uso en las empresas, as
como la compra de dicho tipo de
UM
P
ISI CALC
Varias informaciones acerca de los

sistemas de informacin y algunas
personas, confirman que la primera
hoja electrnica, llamada Visicalc fue
creada en el ao 1978 por Daniel
Bricklin, quien fue alumno de la
facultad de negocios de Harvard,
adems cabe mencionar que fue l
quien invent las Hojas Electrnicas.
Bricklin
supuestamente
estaba
preparando una Hoja Electrnica para
un HBS (caso de estudio) y para la
1.-Hacerlo
a mano,o
creacin
de esta
tena dos alternativas
2.-Usar una terminal de tiempo compartido que usaba un Mainframe.
Bricklin, quera hacer un programa donde los usuarios obtuvieran la
capacidad de visualizar una hoja cuadriculada tal y como los
Contadores hacan a mano. Su visin era una pizarra electrnica y una
tiza electrnica en un aula.
UM
P
Presentacin
en
pantalla de la hoja de
clculo
electrnica
Multiplan,
desarrollada por Microsoft en 1982
UM
P
EXCEL
95
UM
P
EXCEL
97
UM
P
EXCEL
2000
UM
P
EXCEL
XP
UM
P
EXCEL
2003
UM
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EXCEL
2007
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EXCEL
2010
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Microsoft
Excel Web APPS
P
UM
P
EXCEL
2013
UM
P
Novedades
en Excel 2013
FlashFill
Una tarea comn en Excel es llenar tablas con series de datos repetitivas. Ahora Excel
detecta esos patrones de datos y le ofrece llenar automticamente los rangos de
datos con la caracterstica FlashFill
QuickAnalysis
Al seleccionar un rango de datos en Excel, aparecer el icono de QuickAnalysis, al
hacer click sobre el, Excel le ofrecer una serie de opciones para dar formato, agregar
totales, crear grficos sobre ese rango de datos. Adicionalmente permite ver una vista
previa del resultado que otendra antes de decidir aplicarlo.
QuickExplore
Las tablas dinmicas siempre han sido una de las herramientas ms poderosas de
Excel para analizar datos, pero al mismo tiempo, son de las menos usadas por los
usuarios que nunca han recibido un curso para aprender a usarlas. Excel 2013
pretende cambiar esto con la nueva funcin QuickExplore que le sugiere a los usuarios
la mejor distribucin para la tabla dinmica.
Soporte a multiples monitores

Una pequea mejora en Excel 2013 es que ahora permite a los usuarios con multiples
monitores ver varias copias del mismo documento, una en cada monitor.
UM
P alternativas
Otras
Es una hoja de calculo de

Open Source y software
libre
compatible
con
Microsoft Excel . Es parte
de la suite ofimtica
OpenOffice.org
.Como
con
todos
los
componetes de la suite
OpenOffice.org
Calc
puede usarse a travs de
una
variedad
de
plataformas
incluyendo
Mac OS X , Windows ,
GNU/Linux , FreeBSD y
Solaris , y esta disponible
UM
P
KSpread es una hoja de

clculo libre, dentro del
proyecto de KOffice, una
suite ofimtica integrada
para
el
entorno
de
escritorio KDE. Entre las
funciones de KSpread
estn
las
de
hojas
mltiples por documento,
formateo
clasificado,
ayuda para las ms de
100
funciones
incorporadas, plantillas,
grficos,
corrector
ortogrfico,
hyperlinks,
UM
P
Google Spreadsheets
Es una herramienta
de GOOGLE DOCS
que permite crear
hojas
de
clculo
personales, mediante
nuestro
navegador
web, al estilo de lo
que hacen programas
como
MS
Excel.
Necesita contar con
una cuenta gmail.
UM
P
DESCRIPCION
Este curso le permite hacer

uso de hojas de clculo para
almacenamiento de datos y
procesamiento
de
los
mismos a travs de las
herramientas de anlisis.
Adems de la generacin de
datos y escenarios posibles,
calculados automticamente
haciendo uso de formulas y
funciones brindadas por la
UM
P
QUE ES EXCEL?
Excel
es
una
aplicacin
desarrollado por Microsoft y
distribuido en el paquete Office
para usarse en Windows y
Macintosh. Excel se utiliza para
la creacin de hojas clculo.
El programa posee una interfaz
intuitiva, con herramientas de
clculos y grficos de muy fcil
uso. Es uno de los programas
ms populares para realizar
hojas de clculos.
UM
Un P
nuevo formato de
archivo
Exc
el
201
0
Excel tiene un nuevo formato de archivo. Todava es posible

abrir y modificar libros de versiones anteriores en Excel 2013.
Excel en las versiones 2007 al 2013 tiene un nuevo formato de
archivo. Para qu? Para proporcionar mayor seguridad, reducir
el riesgo de que se daen; reducir el tamao y otra serie de
caractersticas nuevas.
No se preocupe porque no tendr problemas para abrir ni para
UM
Ventajas del nuevo
P
formato
Nuevas caractersticas Adems de las caractersticas vistas en las lecciones

anteriores, el nmero de filas ha crecido en Excel 2007 -2013 de 65.536 a 1.048.576 y el
nmero de columnas ha aumentado de 256 a 16.384. Puede escribir frmulas ms largas
en la nueva barra de frmulas de tamao variable. Y si hace clic en grandes fragmentos
de texto en una celda, la barra de frmulas ya no ocupa parte de la cuadrcula de la hoja
de clculo.
Archivos ms seguros Los libros que contienen macros o cdigo no deseado se
identifican y bloquean ms fcilmente.
Menor riesgo de que los archivos se daen Excel ha mejorado la capacidad de
abrir archivos daados y recuperar una parte del trabajo que, de otro modo, se perdera.
Menor tamao de archivo Los libros estn comprimidos; el tamao de archivo es
entre 50 y 75 por ciento ms pequeo que en versiones anteriores de Excel. Los archivos
comprimidos se abren y se guardan del mismo modo que abra y guardaba cualquier
archivo de Excel.
UM
Nuevos
P formatos de archivo y
nuevas opciones al guardar
Puede elegir entre varios tipos de archivos para guardar en Excel 2007-2013.
Libro de Excel (*.xlsx) Guarde libros que no contengan macros ni cdigo de Microsoft
Visual Basic para Aplicaciones (VBA) como libros de Excel. Si intenta guardar como Libro de
Excel un libro que contiene comandos de macros o proyectos de VBA, Excel le notificar que
se eliminar la macro o el cdigo VBA.
Libro de Excel 97-2003 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir el
archivo con alguien que trabaja con versiones anteriores del programa y no cuenta con el
Paquete de compatibilidad de Microsoft para Office 2007.
Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm) Guarde un libro con este formato de
archivo cuando contenga macros o cdigo VBA. Si intenta guardar un libro que contiene
macros o VBA como Libro de Excel, Excel le advertir para que no elija esta opcin.
Plantilla de Excel (*.xltx) Guarde el libro como este tipo cuando necesite una plantilla.
Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm) Guarde un libro como este tipo de
archivo cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o cdigo de VBA.
Libro binario de Excel (*.xlsb) Guarde el libro como este tipo de archivo cuando tenga
un libro especialmente grande; este tipo de archivo se abrir antes que un libro de Excel
grande. Este formato mantiene las nuevas caractersticas de Excel salvo XML.
Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga que compartir
el archivo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayor parte de las caractersticas de
UM
P de los formatos :
Iconos
UM
Formas
P de ingresar a la aplicacin
Primera forma
1. En Windows 8 combine las

teclas + Q para ingresar
al Buscador de
aplicaciones y escriba
Excel
2. Seleccione de los resultados
Excel 2013forma
Segunda
1. Combine las teclas : + R
2. Ingrese : EXCEL luego Aceptar
UM
P

Al ingresar Microsoft Excel muestra la pantalla de inicio Cada aplicacin es compatible con
una nueva pantalla de inicio con cdigos de colores: verde para Excel, azul para Word , naranja
para PowerPoint, verde para Publisher. Como las pantallas de inicio de otras aplicaciones, la de
Excel muestra una lista de libros recientes.
Aunque la creacin de un libro en blanco es la opcin predeterminada, puedes seleccionar una
plantilla alternativa, buscar algunas plantillas en lnea o hacer clic en abrir otros libros para
buscar alguno en disco o en una carpeta de SkyDrive.
UM
resarPen modo seguro
El modo seguro (a prueba de fallos) de Microsoft Office permite usar con seguridad
cualquier programa de Office que encuentre problemas al iniciarse. Cuando el problema se
detecta al iniciar el programa, Office por defecto ingresa al modo a prueba de fallos y
repara el error o lo asla. As, la prxima vez que se inicia el programa aparece un mensaje
que identifica el problema y le pregunta si desea deshabilitar el elemento del programa que
lo causa.
Para ingresar a MS EXCEL de modo seguro puede optar por realizar cualquiera de
las siguientes operaciones:
1. Pulse la tecla Control mientras carga Excel, o
2. Escriba Excel.exe /safe desde el Cuadro Ejecutar (no olvide dejar por lo menos
un espacio en blanco antes de escribir el parmetro /safe).
Cuando pulse la tecla CTRL observar el siguiente cuadro de dilogo (Haga clic en S)
UM
P

Al ingresar a Excel observar el siguiente indicador como seal de haber
ingresado en Modo Seguro
UM
P

1
4
5
Interfaz de EXCEL 20
6
1 Ficha Archivo
6 Barra de estado
2 Barra de herramientas de
acceso rpido
7 rea de Vistas
3 Barra de ttulo
8 rea de ZOOM
UM
El nuevo
P centro de control: La
Cinta de Opciones.
S, es mucho lo que ha cambiado en las versiones 2007 -2013, sobre todo en l

rea superior de la ventana.
Pero es un buen cambio, porque lo que se necesita est ms visible y ms a
mano. En lugar de tener unas 30 barras de herramientas ocultas y comandos
escondidos entre mens, hay un centro de control, la cinta de opciones, que
aglutina los elementos esenciales y los presenta en primer plano.
Cuando pruebe el nuevo diseo, descubrir que tiene sentido la forma en que
se han agrupado los comandos que ya sabe utilizar.
Nota : Para minimizar la cinta de opciones :

Doble clic en cualquier ficha
CTRL + F1
Clic derecho en cualquier ficha y seleccione : Minimizar la
UM
QuPhay en la cinta de
opciones
?
1
Los tres componentes de la cinta de opciones son las

fichas, los grupos y los comandos.
Son tres los componentes bsicos de la cinta de opciones:
1
Fichas Hay ocho en la parte superior y cada una de
ellas representa una de las tareas bsicas que se hacen en
2
Excel.
Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran
3
elementos
relacionados entre s.
Comandos Un comando es un botn, un cuadro en el
que se escribe informacin o un men.
UM
P
BARRA DE HERRAMIENTAS DE
ACCESO RAPIDO
Acceso desde cualquier parte a los comandos

que mas utiliza , muestra los comandos
iniciales : Guardar , Deshacer y Rehacer
UM
Personalizando
la barra de
P
herramientas de acceso rpido
Agregar comandos :
1. Haga clic derecho en cualquier comando ,

por ejemplo en el comando Negrita
2. Luego seleccione : Agregar a la barra
de herramientas de acceso rpido
3. Observe el comando ahora en la barra de

herramientas de acceso rpido
UM
Quitar comandos :
P
1. Haga clic derecho en un comando de la
barra de herramientas , por ejemplo en el

comando Negrita luego seleccione :
Eliminar de la barra de herramientas
de acceso rpido
UM
P
LA FICHA
ARCHIVO
Esta ficha muestra acceso a los

libros abiertos recientemente y
a las opciones ya clsicas en el
men archivo de versiones
anteriores o botn de office en
Excel 2007.
Este nuevo elemento reemplaza

al Botn de office que exista en
el Excel 2007
UM
VISTA
BACKSTAGE
P
Si se hace clic en el men Archivo, se puede obtener acceso a la

nueva vista de Backstage que permite buscar caractersticas
usadas comnmente y descubrir nuevas posibilidades para trabajar
con los libros de Excel. La vista de Backstage es donde se
administran los archivos y sus datos (creacin, guardado, inspeccin
en busca de metadatos ocultos u opciones de configuracin e
informacin personal). En resumen, es todo lo que se le hace a un
archivo sin hacerlo en el archivo.
Pulse
la
tecla
ESC
para cerrar
la
vista
BACKSTAG
E
UM
HERRAMIENTAS CONTEXTUALES
P
Las herramientas contextuales proveen de caractersticas y

opciones de acuerdo al objeto en el que se est trabajando;
por ejemplo si estamos en un grfico, se muestran
herramientas para grficos como: cambiar el diseo, cambiar
el color.
Herramient
a
Contextual
Grfico
en
seleccin
UM
La hoja
P de Clculo
La mayor parte de esa ventana est ocupada por la hoja de clculo

propiamente dicha, constituida por una cuadrcula de 16384 columnas,
que nombraremos con las letras del abecedario y combinacin de ellas, y
1048576 filas, que estarn numeradas. Para referirnos a una celda en
concreto pondremos la letra de la columna, seguida del nmero de la fila:
A1, Z28, etc.
Cuadro de nombre
Barra de frmula
Filas
Celda
activa
Column
as
104857
6
Barra de
etiquetas
Insertar nueva
hoja
16384
UM
P

El cuadro de nombre y la barra de frmulas, que adems de indicarnos las
coordenadas de la celda activa, tambin nos muestra la formula ingresada en
una celda.
La barra de etiquetas que contiene accesos a las diferentes hojas

que componen el libro y la barra de estados que contiene los distintos
tipos de vista: normal, vista diseo y vista previa de salto de
pgina, y el zoom.
Algunas combinaciones de teclas para operaciones que se realizan muy a

menudo
CTRL+ SHIFT +$
Aplica el formato Moneda con dos

decimales (los nmeros negativos
aparecen entre parntesis).
CTRL+ SHIFT +%
Aplica el formato Porcentaje sin

decimales.
CTRL+ SHIFT +#
Aplica el formato Fecha con el da, mes y

ao.
CTRL+ SHIFT +@
Aplica el formato Hora con la hora y los

minutos e indica a.m. o p.m.
CTRL+ SHIFT +!
Aplica el formato Nmero con dos

decimales, separador de miles y signo
menos (-) para los valores negativos.
CTRL+SHIFT+:
Inserta la hora actual.
CTRL+;
Inserta la fecha actual
CTRL + U
Crea un nuevo libro en blanco
CTRL + 9
Ocultar fila
CTRL + SHIFT + 8
Recuperar fila
CTRL + 0
Ocultar columna
CTRL + SHIFT + 8
Recuperar columna
SHIFT + F2
Insertar comentario en la celda

seleccionada
ALT+ENTER
Ms de una lnea en la misma celda
CTRL+AVPAG O
CTRL+REPAG
Desplazarse entre hojas de clculo de

Excel
UM
CELDAS
P Y RANGOS DE CELDAS
CELDA
Interseccin de una columna y

una fila . Las celdas se nombran
de acuerdo a la letra de la
columna y el nmero de fila en
que se intercepte.
Celda : B3
RANGO DE CELDA
Conjunto de celdas continuas. Se denomina mediante la celda de una
esquina del rango (superior izquierda), luego dos puntos y la esquina
opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6,
C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la
figura vemos la representacin del rango de ejemplo.
C4
Rango :
C4:E7
E7
UM
Tipos de punteros en la hoja de
P
clculo
SELECCIN DE
CELDAS
Posicione el puntero
dentro de la celda ,
haga clic y arrastre
Rango seleccionado
-> A1:C4
UM
SELECCIN
CON
P
TECLADO

Continuo
Puede utilizar la tecla SHIFT junto con las teclas de direccin para
seleccionar celdas continuas .
Discontinuo
Para seleccionar celdas discontinuas , realice los siguientes pasos :
1. Seleccione el primer rango de celdas utilizando la tecla SHIFT + las
teclas direccionales.
2. Luego pulse las teclas SHIFT + F8 (note que en la barra de estado se
muestra el mensaje Agregar a la seleccin)
3. A continuacin use las teclas de direccin para moverse a otra celda .

4. Ahora seleccione otro rango pulsando la teclas SHIFT y las teclas de
Extender
la seleccin
direccin
.
5. Seleccione
Repita el proceso
pulsando
otraF8
vez(notara
SHIFT +que
F8 .aparece el indicador
1.
una celda
.Pulse
Ampliar seleccin en la barra de estado.
2. Utilice las teclas de direccin para extender la seleccin o haga clic en
la ltima celda que desea seleccionar .
3. Para finalizar pulse F8.
UM
P

SELECCIN TOMANDO MLTIPLES COLUMNAS Y FILAS
Para
hacer
seleccin de
mltiples
rangos
use
la tecla CTRL
En este ejemplo se tiene la

seleccin de los rangos :
A1:C2
A4:C5
A7:C8
UM
Seleccin
de
P
columna
Haga clic y
arraste hasta la
columna C
Observe la seleccin de las

columnas A,B,C
Seleccin de fila
Haga clic y
arraste hasta la
fila 4
Observe la seleccin de las filas

1,2,3,4
UM
Ancho de columna
P
Para dar un mismo ancho a un grupo de columnas

seleccione las columnas
Luego ubique el puntero en la lnea que divide a cualquier columna de las

seleccionadas y arrastre a la derecha o izquierda
Observe como las 4
columnas adoptan el
mismo ancho
Lo
mismo
debe
de
hacer
para
cambiar
el
alto de una o
UM
Generando
P Series y Listas
En la celda A2 ingrese un
dato que tenga un nmero
al final
Seleccione la
1
celda A2 y
ubique el
puntero en la
parte inferior
derecha
Haga clic y arrastre hasta

la celda A5 observe el
resultado
Haga clic en Opciones de

relleno y observe las opciones
de copiado
UM
P

En la celda : B2 ingrese :
Enero
Luego seleccione y arrastre
desde el punto hasta B5
Series con nmeros

En la celda : A2 ingrese : 1
Manteniendo pulsado la
tecla CTRL arrastre desde
el punto hasta la celda A5
observe resultado
Cuando el dato inicial es solo un
nmero( 1,4,100,) o un texto
(Julio, Pedro,..) se genera solo
Una copia
UM
Mover
P

Ubique el puntero al contorno
de la seleccin hasta que se
muestra una cruz flecha luego
arrastre y suelte por ejemplo a
la celda B6 y observe resultado
Para generar copiar arrastre y suelte

manteniendo pulsado la tecla CTRL
UM
P , ALinear , Orientacin
Combinar
,Ajustar texto,..
Se desea crear el siguiente

cuadro :
Rango A1:E1 , combinado

, alineacin al medio y
centrado
Rango ,B2:E2 , alineaci
al medio y centrado ,
Alineacin al medio ,
izquierda y ajustar texto
Rango A2:A8 ,
combinado , alineacin
UM
P

1. Seleccione las celdas : A1:E1 , luego haga clic en el comando :
modifique el alto de la fila a 39 , e ingrese Reporte de equipos y
aplique el formato
necesario
2. Luego haga clic en el comando : y
observe el
resultado
3. Combine las celdas : A2:A8 y aplique un ancho de columna de 6
4. Modifique el alto de la fila 2 a : 36.75
5. Clic en la celda combinada e ingrese como texto : Ventas 2011 y
aplique el formato necesario haga clic en los comandos : Alinear en
el medio y Centrar
6. Para cambiar la orientacin seleccione la celda combinada y haga
clic en :
y seleccione : Girar texto hacia arriba , observe el resultado :
7. Ingrese los ttulos respectivos en el rango : B2:E2 y aplique las
alineaciones
Necesarias , el ancho de las columnas son :
B 10.71 D--11.14
C -- 21.43 E-- 10.71
UM
ar unaP
contrasea a una hoja de clculo
proteger una hoja de la edicin realice los siguientes pasos :
Clic derecho en la etiqueta de la hoja a la cual desea asignar un contrasea

Luego seleccione Proteger hoja
2
3
1
3. Ingresar y luego confirmar la contrasea
UM
P contrasea al abrir el libro
nar una
Haga clic en la ficha Archivo

Seleccione Informacin Proteger libro Cifrar con contrasea
Ingresar y confirmar la contrasea

Clase de Excel 0001 - Ump

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La verdad es que Excel no naci sin competencia. Por el contrario lleg al

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1987 Excel 2.0

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Soporte a multiples monitores

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Es una hoja de calculo de

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KSpread es una hoja de

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Este curso le permite hacer

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Excel tiene un nuevo formato de archivo. Todava es posible

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Nuevas caractersticas Adems de las caractersticas vistas en las lecciones

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nuevas opciones al guardar

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1. En Windows 8 combine las

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