KELOMPOK 3

Usman Muhammad
(140810301182)
Desy Khofifatun
Eva Mei Liawati

BAB 9
SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Jaringan prosedur dalam sistem

akuntansi pembelian

Fungsi
Gudang

Permintaan pembelian
(1)

Fungsi
Pembelian

Permintaan penawaran
harga
(2)
Penawaran harga
(3)

Penyimpanan barang
(6)
Fungsi
Penerimaan

Pemasok

Order pembelian
(4)

Penerimaan barang dari pemasok

(5)

Laporan penerimaan barang

(7)

Fungsi
Akuntansi

Penerimaan faktur dari pemasok

(8)

informasi yg diperlukan oleh

manajemen
1).jenis persediaan yg telah mencapai titik pemesanan
kembali
2).order pembelian yg telah dikirim kpd pemasok
3).order pembelian yg telah dipenuhi oleh pemasok
4).total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
5).saldo utang dagang kpd pemasok tertentu
6).tambahan kuantitas & harga pokok persediaan dari
pembelian

5
register bukti kas keluar
jurnal pembelian
kartu persediaan
kartu utang

surat permintaan pembelian

surat permintaan penawaran harga
surat order pembelian
laporan penerimaan barang
surat perubahan order
bukti kas keluar

catatan
akuntansi yg
digunakan

dokumen yg
digunakan

DOKUMEN DAN CATATAN

AKUNTANSI

unsur sistem pengendalian

intern
Organisasi
fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi
penerimaan
2. fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi
akuntansi
3. fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi
penyimpanan barang
4. transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi
gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, &
fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yg
dilaksanakan secara lengkap hanya oleh 1 fungsi
tsb.
1.

(CONTINUED)
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk
barang yg disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi
pemakai barang, untuk barang yg langsung pakai
6. surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
atau pejabat yg lebih tinggi
7. laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi
penerimaan barang
8. bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau
pejabat yg lebih tinggi
9. pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas
keluar yg didukung dgn surat order pembelian, laporan
penerimaan barang, & faktur dari pemasok
10.pencatatan ke dalam kartu utang & register bukti kas keluar
(voucher register ) diotorisasi oleh fungsi akuntansi
5.

Praktik yg sehat
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi gudang
surat order pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi pembelian
laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak & pemakaiannya dipertanggung-jawabkan oleh fungsi penerimaan
pemasok dipilh berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok
barang hanya diperiksa & diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian
fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yg diterima dari pemasok dgn cara menghitung & menginspeksi barang tsb & membandingkannya dgn tembusan surat order
pembelian
terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, & ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tsb diproses untuk dibayar
catatan yg berfungsi sbg buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dgn rekening kontrol utang dalam buku besar
pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dgn syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai
bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok

bagan alir dokumen sistem akuntansi

pembelian
Bagian Gudang

Mulai

Membuat surat
permintaan
pembelian

Pada
saat
reorder
point

Surat
5
order
pembelian

Laporan 6
penerimaan
barang

2
Surat
1
permintaan
pembelian

Kartu
gudang

1
N

Bagian Pembelian
1

Surat
1
permintaan
pembelian

Laporan 1
penerimaan
barang

Membuat surat
permintaan
penawaran harga

Membuat surat
order pembelian
8

Surat
permintaan
penawaran harga

Surat
penawaran harga

Membuat perbandingan harga

Dikirim ke
pemasok

Mencatat tgl
penerimaan
pada SOP lb
6 dan 7

Faktur

Diterima
dari
pemasok

Faktur

Memeriksa
faktur

PH
SPH
SPP
7

4
3
2

Surat order 1
pembelian

T
5

Perbandingan
harga

Dari pemasok

Dikirim ke
pemasok
3

SPP = Surat Permintaan Pembelian

SOP = Surat Order Pembelian
SPPH = Surat Permintaan Penawaran
Harga
SPH = Surat Penawaran Harga
PH = Penawaran Harga

10

Bagian Penerimaan
Dari pemasok

SOP

Bagian Utang

Surat
pengantar

SOP

Memeriksa
barang yg dikirim

LPB

Bukti Kas 2
Keluar

Register
bukti kas

2
N

Faktur

Faktur
LPB
1
SOP
4
3

10

Membuat bukti
kas keluar

SOP

Laporan 1
penerimaan
barang

Membandingkan
faktur dari pemasok
dgn SOP & LPB

Membuat laporan
penerimaan barang

SOP

Bagian Kartu Persediaan

Dikirim ke
Bagian
Gudang
bersamaan
dgn barang

Bukti Kas 1
Keluar

Register
bukti kas

LPB = Laporan Penerimaan Barang

10

Arsip bukti
kas keluar
yg belum
dibayar

11

Sistem Akuntansi Pembelian Dalam

Lingkungan Pengolahan Data Elektronik
Bagian Utang
Dari Bagian Pembelian

Faktur
LPB
Surat order
pembelian

DP
BKK

Mengisi batch
transfer form

BTF
2

BKK
Register
bukti kas
keluar

Batch
transfer
form

DP
2
Bukti Kas 1
Keluar
T
Mengisi batch
transfer form

Mengisi batch
transfer form
1

BKK = Bukti as Keluar

BTF = Batch Transfer Form

12

BKK

BKK

Batch
transfer
form

Batch
transfer
form

Penyimpangan
& control totals
Register
bukti kas
keluar

Control totals
Register cek
RA

BKK

Batch
transfer
form

Cek
Terminal

Batch input
control
totals log

Arsip
transaksi
pembelian
3

Log and
control
totals

Ke Bagian Kasa

13

Operator Komputer
4
Arsip transaksi
pembelian
Run 1
Sort and Edit

Run 3

Arsip induk
utang
(updated)

Baca & sortasi

Penyimpangan
& Control
Totals

Arsip BKK
yg akan
dibayar

Arsip transaksi
penjualan

Run 4
Membuat cek &
register cek

Run 2
Arsip induk
utang
(updated)

Control
Totals

Membuat register
bukti kas keluar &
update arsip induk

Arsip induk
utang
(updated)

Arsip induk
persediaan

Arsip induk
persediaan
(updated)

Register bukti
kas keluar

Penyimpangan
& Control
Totals

Arsip induk
utang
(updated)

RA
Cek

2
1

Register
cek

Control
Totals

14