UNIVERSIDAD AUTONOMA

SAN FRANCISCO
Asignatura: Contabilidad General
Contabilidad computarizada

INTRODUCCIN
Contabilidad tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir operaciones mercantiles
de un negocio con el fin de interpretar sus resultados; los gerentes a travs de la contabilidad
podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y
estadsticos.

Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, corriente de cobros y

pagos, tendencias de ventas, costos y gastos generales.

El objetivo de la contabilidad proporcionar informacin a los dueos y socios de un negocio

sobre lo que se deba y se tiene. Se puede dividir en objetivo administrativo y financiero. El
objetivo administrativo es proporcionar informacin a los administradores para que planifiquen,
tomen las decisiones y control de las operaciones y el objetivo financiero es proporcionar
informacin de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado.

La contabilidad manual se desarrolla manualmente, al menos en un alto porcentaje. Aunque se

utilizan algunas maquinas sumadoras o calculadoras; la mayora de los trabajos son realizados
de forma manual.

La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de
procesar grandes volumen de informacin.

INTRODUCCIN
Un sistema de contabilidad computarizado se vale de computadoras para llevar a cabo los
movimientos contables de las cuentas, manejndolas hasta producir las informaciones finales.
En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es prcticamente
intelectual.
Las ventajas de la contabilidad computarizada es que proporciona informacin con mayor
rapidez, se puede manejar un volumen de operaciones mayor y se reduce mucho el nmero
de errores por que la computadora realiza en forma instantnea tareas que consumen mucho
tiempo cuando se hacen en forma manual.
La contabilidad privada segn la actividad se puede dividir en: Contabilidad comercial,
Contabilidad de costos, Contabilidad bancaria, Contabilidad de cooperativas, Contabilidad
hotelera, Contabilidad de servicios
La contabilidad pblica se encarga de registrar, clasificar, controlar, analizar e interpretar todas
las operaciones de las entidades de derecho pblico y a la vez permite tomar decisiones en
materia fiscal, presupuestaria, administrativa, econmica y financiera.

DEFINICIN
La contabilidad computarizada es una herramienta que
consiste en la aplicacin de los procedimientos
tecnolgicos de la computacin y los diferentes
paquetes contables, para realizar las actividades
contables, desde el punto de vista del registro de una
forma sistemtica y automatizada, de las operaciones y
dems hechos contables que se suceden dentro de la
organizacin.


ANTECEDENTES

La aparicin de las computadoras, la generalizacin de las

corporaciones, el surgimiento de grandes empresas
multinacionales y la globalizacin de los comercios
internacionales, dio un nuevo giro a la orientacin de la
informacin financiera.
Surgiendo la necesidad de crear Sistemas de Contabilidad que
sean tiles en el desenvolvimiento de la gestin contable y
administrativa, dichas informaciones sean efectivas, confiables y
oportunas; esta necesidad impuls hacia la creacin de los
Sistemas de Contabilidad Computarizados.


IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

La importancia de la contabilidad computarizada es ms veloz; ya que por medio de la

creacin del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores
hasta antes propias de los contadores.
Se puede proporcionar informacin con mayor rapidez que uno manual.
Se reduce el nmero de errores, porque la computadora hace los clculos con mayor
exactitud que un ser humano.
En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir
automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes
Especiales que ayuden a la administracin a tomar decisiones.
Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prcticamente
intelectual.
El contador nada mas deber asegurarse de que la configuracin y entrada de una
transaccin sean conectadas, el sistema har el resto.

VENTAJAS
Rapidez y oportunidad: Proporcionar informacin con mayor rapidez que uno manual,
Volumen

de produccin: Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un

sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.

Proteccin

contra errores: Se reduce mucho el nmero de errores, porque la

computadora hace los clculos con mayor exactitud que un ser humano.

Pases

automticos al mayor: Los pases al mayor se realizan en forma automtica en un

sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo.

Preparacin

automtica de informes: En un sistema de contabilidad computarizado, los

informes se pueden producir automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados
Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administracin a tomar decisiones.

Impresin

automtica de documentos: Un sistema computarizado proporciona mucho

de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por
Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados , entre otros.

DESVENTAJAS

Los Sistemas Computarizados tambin tienen sus limitaciones, estas

limitaciones son correctivas y leves en comparacin con los grandes
beneficios que ofrece a la empresa. Las principales limitaciones son:

Alto costo de inversin al instalar un sistema computarizado

El costo de mantenimiento es alto y complejo
El alto costo en el entrenamiento del personal
Los programas deben ser confiables

La lgica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.

Disminucin en la confiabilidad de la informacin contable
Complicado Proceso de Auditoria
Costos Elevados de Software y Hardware
Recurso Humano indispensable para el anlisis de la informacin

En conclusin, las desventajas de un sistema computarizado son, en la mayor

parte, de ndole econmica, lo cual para muchos no es preocupante.

MODALIDADES.
Existe una amplia gama de Softwares o Paquetes de Contabilidad que han formado
parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace ms de 40 aos,
hasta tal punto que hoy en da son el motor de las operaciones de muchas de ellas.
Lo que ha permitido a los Ingenieros en Sistemas y a los propios Contadores el buscar
la forma de satisfacer de una manera ms completa las necesidades en las que se ve
envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las operaciones que esta maneja; por lo
que han tratado de crear Sistemas Computarizados de Contabilidad que brinden los
mismos beneficios que ofrecen los Sistemas Manuales, pero ms eficientes y con
menos posibilidad de errores.
. Dentro de estos Software, los ms conocidos son:

Dac Easy Accounting System. -. Monica.

PeachTree. -. Quickbook.
Macola. -. SBT.
20-20.

MODALIDADES.

Existen softwares que son creados para determinada rea de una empresa, los cuales tienen
como fin llevar el control contable de determinadas cuentas o procesos.

Por ejemplo, un software aplicado al rea de los costos en un Restaurante.

Al igual que este, existen softwares ideados para determinada empresa, los cuales han sido
creados para uso exclusivo de cada una de ellas y no son producidos con fines comerciales.

Entre los softwares comerciales el ms usado y reconocido por todos es el DacEasy

Accounting System, el cual desde los aos 70 es conocido en el mercado como uno del
Software de Contabilidad ms completo.

SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE

Combinacin
del
personal,
registros
y
procedimientos que se usan en una organizacin,
con el propsito de cubrir con las necesidades de
informacin
financiera
que
permita
el
cumplimiento de los objetivos de dicha
organizacin.


MODELOS DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN

A MANUALES O COMPUTARIZADOS

Son llevados de la siguiente forma:

Recopilacin de los documentos en los cuales se basan las
operaciones de la organizacin.

Organizacin y procesamiento que implica el anlisis de las

operaciones registradas,

Generacin del resultado por medio de los estados financieros,

incluyen la informacin que debe ser comunicada para la toma de
decisiones.


MODELOS DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN

B SISTEMA MANUAL

Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.

Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operacin.

Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un orden cronolgico.

Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor.

Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo

Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor

Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobacin ajustado, estado de
resultados, estado de situacin y asientos de cierre.

Se prepara el balance de comprobacin posterior al cierre


MODELOS DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN

C SISTEMA COMPUTARIZADO

Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.

Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operacin.

Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara

automticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento.

El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automticamente.

Se determinan automticamente los saldos de cada cuenta

Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automticamente.

La preparacin del balance de comprobacin ajustado, estado de resultados, estado de situacin

y asientos de cierre, es automtico.

El software prepara automticamente el balance de comprobacin posterior al cierre.

INSTALACION DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

A EN UNA EMPRESA QUE SE INICIA

El asiento de apertura se registra en el diario principal
Se crea la organizacin con caractersticas en el sistema
utilizado
Se incluyen todas las cuentas de acuerdo con el catalogo de
cuentas y con sus montos de apertura, clasificndolas de
acuerdo a los PCGA.
Se comienzan a procesar las operaciones de la organizacin
tomando en cuenta el cdigo correspondiente a cada cuenta.

INSTALACION DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

B EN UNA EMPRESA EN MARCHA

Se prepara un Balance de Comprobacin con todas las cuentas
incluidas en el libro mayor y sus respectivos montos.
Se crea de igual forma la organizacin dentro del sistema
contable seleccionado.
Se transcribe el Balance de Comprobacin en el Software con
sus respectivos montos y clasificado de acuerdo al catalogo de
cuentas.
Se procesan las operaciones normales de la organizacin

SISTEMA CONTABLE QUE SE IMPLEMENTAN DENTRO DE UNA EMPRESA

A LA CONTABILIDAD FINANCIERA

Es una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y

estructuradamente informacin cuantitativa expresada en unidades
monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica y de
ciertos eventos econmicos identificables que la afectan.

B LA CONTABILIDAD DE COSTOS

Es un sistema de informacin que clasifica, acumula, controla y asigna

los costos, para determinar los costos de actividades, procesos y
productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeacin y el
control administrativo.

SISTEMA CONTABLE QUE SE IMPLEMENTAN DENTRO DE UNA EMPRESA

C LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

Es la manera ms directa a una informacin preparada y presentada para ser

utilizada por las personas que internamente en la entidad, da a da, deben tomar
decisiones respecto a la administracin de sta (directores, gerentes,
administradores, funcionarios, etc.).

D LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Es el conjunto de principios, normas y procedimientos, para registrar, resumir,

analizar e interpretar las transacciones realizadas por los entes pblico con la
finalidad de preparar Estados Financieros y Presupuestarios que faciliten el
anlisis de la mismas y la obtencin de indicadores que permitan una racional
evaluacin de ingresos y gastos, as como la Situacin Financiera de la Hacienda
nacional, durante y al termino de cada ejercicio fiscal.

PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

EQUIDAD: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en la contabilidad.

ENTE: Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como
tercero. El concepto de "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producir estados financieros de
varios "entes" de su propiedad.

BIENES ECONMICOS: Los estados financieros se refieren siempre a bienes econmicos, bienes materiales e inmateriales
que posean valor econmico.

EMPRESA EN MARCHA: Se refiere a todo organismo econmico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyeccin
futura.

VALUACIN AL COSTO: El valor de costo adquisicin constituye el criterio principal y bsico de la valuacin, que condiciona
la formulacin de los estados financieros.

EJERCICIO: En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestin de tiempo en tiempo.

PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD
COMPUTARIZADA

DEVENGADO: Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado
econmico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado.

OBJETIVIDAD: Los cambios en los activos, pasivos y en la expresin contable del patrimonio neto.

REALIZACIN: Los resultados econmicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando
la operacin que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas
comerciales aplicables.

PRUDENCIA: Consiste en contabilizar todas las prdidas cuando se conocen y las ganancias solamente
cuando se hayan realizado.

UNIFORMIDAD: Los principios generales, cuando fuere aplicable, y las normas particulares utilizadas para
preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un
ejercicio al otro.

EXPOSICIN: Los estados financieros deben contener toda la informacin y discriminacin bsica y
adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados
econmicos del ente a que se refieren.

GRACIAS