Anda di halaman 1dari 53

PELATIHAN & SERTIFIKASI

MANAJEMEN PROYEK

(Project Management Workshop &


Certification )

PROJECT TIME MANAGEMENT

IAMPI

Ikatan Ahli
Manajemen Proyek Indonesia
Pito Sumarno

(Indonesian Society of Project Management Professionals)

Pito Sumarno

Pito Sumarno

Pito Sumarno

Define Activities
Sequence Activities
Estimate Activity
Resources

PROJECT SCOPE MANAGEMENT PROCESS GROUPS


Control
Schedule

Estimate Activity
Durations
Develop Schedule

Pito Sumarno

PMBOK p. 40

6. 1. DEFINE ACTIVITIES

OUTPUTS

.1. Activity List (Daftar Kegiatan)


Adalah daftar aktivitas menyeluruh termasuk semua schedule aktivitas
yang direncanakan dan dilaksanakan pada proyek.
Daftar aktivitas tidak termasuk schedule aktivitas yang tidak diperlukan
pada bagian dari scope proyek.
Daftar aktivitas meliputi kegiatan dari hasil identifikasi dan scope yang diuraikan pada setiap
schedule aktivitas yang kurang detail untuk memastikan bahwa anggota tim memahami
pekerjaan yang harus dilakukan.
Schedule aktivitas adalah komponen terpisah dari schedule proyek tetapi bukan komponen WBS

7
(PMBOK Guide p. 129)

6. 1. DEFINE ACTIVITIES

OUTPUTS

.2. Activity Atributes


Adalah mengindikasikan beberapa attribute yang terkait dengan setiap
schedule aktivitas.
Termasuk meng-identifikasi aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas yang mendahului,
aktivitas yang mengikutinya, hubungan secara logik, jeda waktu didepan dan dibelakang,
persyaratan sumberdaya, penetapan tanggal, batasan, asumsi asumsi, penanggung jawab, lokasi
proyek, jenis schedule aktivitas dan lain lain.
Digunakan untuk pengembangan schedule proyek dan memilih, memerintah, menyingkat
perencanaan schedule aktivitas diberbagai cara untuk tujuan kecepatan dan ketepatan laporan
sesuai modelnya.

6. 1. ACTIVITY DEFINITION

OUTPUTS

.3. Milestone List


Daftar schedule milestone yang mengidentifikasikan semua milestone
dan apakah milestone wajib (diperlukan oleh kontrak) atau pilihan
( berdasarkan informasi proyek lama).
Daftar milestone adalah komponen project management plan (4.3) dan
milestone digunakan pada schedule model.
Milestone adalah Peristiwa yang
diperlukan untuk bagian dari urutan
aktivitas, untuk memastikan bahwa
kebutuhan dalam memenuhi milstone(s)
terpenuhi dengan tidak memiliki durasi (nol)

MILESTONE LIST & CHART


EVENT

JAN

DATA
DATE
FEB

MAR

APR

MAY

JUN

JUL

AUG

Contract Award
Specification Review
Design Review
Value Engineering
Site Preparation
Quality Planning

9
(PMBOK Guide p. 130)

Pito Sumarno

10

INPUT

TOOLS &
TECHNIQUES

Pito Sumarno

OUTPUT

11

1. Precedence diagramming method


(PDM)

Metode yang menggunakan kotak atau rectangel sebagai Node dan


sebagai aktivitas yang kemudian dihubungkannya dengan anak panah
yang menunjukkan ketergantungan.
Precedence diagramming method (PDM)
ES
ES

EF

EF

Activity Name

Activity Name

ES

EF

Duration
Activity Name

Duration
LS

LF

LS

LF

ES

EF

ES

Activity Name

Activity Name

Duration

Duration

LS

LF

LS

Duration

EF
LS

LF

LF

AON : Activity On Node

12
(PMBOK Guide p. 132)

2. Arrow diagramming method (ADM)


Metode yang menggunakan Anak panah sebagai
aktivitas dan menghubungkannya dengan panah
yang menunjukkan ketergantungan.
Meskipun kurang lazim dibanding dengan PDM akan tetapi teorinya masih digunakan
dalam mengajarkan schedule network di beberapa aplikasi areas.
ADM hanya menggunakan jenis ketergantungan finish to start dan dapat dipakai untuk
Dummy atau yang disebut aktivitas dummy, yang biasanya digambarkan dengan garis
strip.
Pada kegiatan dummy tidak menggambarkan schedule aktivitas, maka tidak ada isinya
dan nilainya durasi Zero.

Arrow diagramming method (ADM)


B
Start

A
Finish
F

D
E
AOA : Activity On Arrow

13
(PMBOK Guide p. 133)

3. Schedule network tamplates


Project schedule network diagram template bisa digunakan untuk
mempercepat persiapan network dari aktivitas schedule proyek.
Bisa termasuk seluruh proyek atau hanya bagian tertentu.
Bagian Schedule diagram network proyek sering digunakan sebagai sub
network atau fragment network.
Contohnya: lantai pada high rise office building.

14
(PMBOK Guide p. 133)

4. Dependency determination
Ada tiga jenis ketergantungan yang digunakan untuk menggambarkan
urutan kegiatan :

Mandatory dependencies
Ketergantungan Wajib yang tidak bisa dipisahkan dari
yang telah dilakukan.
Ketergantungan wajib adalah juga dinamakan Hard Logic.

wujud pekerjaan

Discretionary dependencies
Ketergantungan tidak wajib, biasanya ditentukan oleh tim proyek.
Mempunyai kepedulian ( dan secara penuh di-dokumentasikan), Pada
umumnya digambarkan berdasar pada pengetahuan : Best practise, dan yang
tidak umum, dan biasanya dinamakan Prefered logic, Preferential logic, atau
shoft logic.

External dependencies
Ketergantungan eksternal yang melibatkan suatu hubungan antar
aktivitas proyek dan yang bukan aktivitas proyek.
15
(PMBOK Guide p. 133)

5. Applying leads and lags


Tim manajemen proyek menetapkan ketergantungan (6.2.2.4) mungkin
memerlukan lead atau lag dalam mengakuratkan hubungan secara
logic.
Yang terkait dengan asumsi selalu didokumentasikan.
Lead membolehkan percepatan kegiatan yang mengikutinya (-lag).
Sedangkan Lag diarahkan pada perlambatan kegiatan yang
mengikutinya. (+lag)

16
(PMBOK Guide p. 134)

Activity Relationships Types


Finish To Start

Start To Start

Activity
A
Activity
A

Activity
B
Start To Start
With Lag

Activity
B

Finish To Finish

Activity
A

Activity
Finish To Finish A

FF + 3

Finish To Start
With Lag

With Lag

Activity
A
Activity
B
Activity
A

SS + 5

Activity
B

Activity
B

Start To Finish

Activity
A

Start To Finish
With Lead = - Lag
FS + 7

Activity
B

Activity
B
Activity
A

SF - 2

Activity
B
17

Pito Sumarno

18

Network
A

B
C

Begin

Begin

End

Arrow Diagram Method (ADM)

12 activities, 23 logic diagram

Precedence Diagram Method (P

End

12 activities and 2 dummies


I
K

Pito Sumarno

19

Pito Sumarno

20

CONTOH CPM
Calculation Early dates, Late dates and Total Float Identify Critical
Path.

SS + 5

Activity D

Activity E

Duration= 8

Duration=2

Activity B
Activity A

Activity G

Duration=10

Duration=5

Duration= 5
Activity F
Duration=5
Activity C

FF + 2

Duration=15

21

CONTOH CPM
Calculation Early dates
Foreward Pass
11
SS + 5

5
Activity A

19

20

Activity D

Activity E

Duration= 8

Duration=2
23

6
1

18

15

27

Activity G

Activity B
Duration=5
Duration=10

Duration= 5

21

25

Activity F
6

20

Activity C

Duration=5

FF + 2

Duration=15

ES
EF

= Early Start
= Early Finish

= EF pred terbesar + 1
= ES + OD 1
22

CONTOH CPM
Calculation Early dates, Late dates
Backward Pass
11
SS + 5

Activity E

Duration= 8

Duration=2

20

21

22

15

27

Activity G

Activity B

Duration= 5

20

23

Activity A

19

Activity D

13

18

Duration=5
Duration=10
8

20

20

Activity C

21

25

23

27

Activity F
Duration=5
21

25

FF + 2

Duration=15
6

LF
LS

= Late Finish
= Late Start

20

= ES suc 1
= LF OD + 1
23

CONTOH CPM
Calculation Early dates, Late dates, Total Float
Foreward Pass
Backward Pass
11
SS + 5

18

Activity E

Duration= 8

Duration=2

Duration= 5

TF

TF

1
0

= Total Float

20
2

21
2

15

22
2

23

27

Activity G

Activity B

5
Activity A

20

Activity D

13
6

19

Duration=5
Duration=10
8
2

21

20
5

5
0

25

Activity F

20

Duration=5

Activity C

21

25

Duration=15

20

23
0

27
0

FF + 2

Critical Path

= ES suc EF pred 1 = Zero = Critical


= LS ES; LF EF
FF
= Free Float
= LF OD ES ; FF is defined as the amount of time an activity can be
delayed without delaying the early start of any immediately following activities
Float
= Float or slack is a measure of scheduling flexibility.
24

CONTOH BAR CHART

Bar Chart = Gantt Charts


Show tasks relative to time (activity start and end dates), expected
duration, usually not show dependencies.
Relatively easy to read start/finish date and view progress
Most proper for the Management

25

Pito Sumarno

26

INPUT

TOOLS &
TECHNIQUES

Pito Sumarno

OUTPUT

27

INPUT

TOOLS &
TECHNIQUES

Pito Sumarno

OUTPUT

28

Pito Sumarno

29

Pito Sumarno

30

PERT Duration Calculation


For a singgle Activity (Tree-Point
Estimates)

Higher

Most Likely
(Used in original CPM calculation)
TE
PERT Weighted Average =
Optimistic + 4 X Most Likely + Pessimistic

Probability
of
Occurrence

6
Beta Distribution

Optimistic

Pessimisti
c

Lower
Shorte
r

Possible Durations

Longer
Jack R. Meredith, Samuel J. Mantel,JR,
31
Project Management, p. 344

INPUT

TOOLS &
TECHNIQUES

Pito Sumarno

OUTPUT

32

Pito Sumarno

33

Pito Sumarno

34

.3. Schedule compression


Compression (With Crashing)

Minimum Cost Total


Crash
as
Cr

Tools : Duration Compression

Program Cost ( $ / IDR )

All Activity Crash

Crashing :
Increase cost

Normal Operation

Doing anything to reduce the schedule


completion of the project .
The rule in implementing Crashing are :
a. Crash on Critical Path
b. Crash Critical Activities
whose have cheapest cost

Program completion Time, Weeks


35
(PMBOK Guide p. 145)

Compression (With Fast Tracking)


Start

Start Mfg

Design

Detail

Design

Detail

Check

Purchase
Material

Purchase
Material
Check
Compression

Tools : Duration Compression

2. Fast Tracking
Activities that schedule sequence are scheduled to be done with some overlap.
Hints : a. Leads, b. Logic relationship.

36

Primavera Inc,
summarized by Pito.S

Formulas
ES
EF
LF
LS
TF

= Early Start
= Early Finish
= Late Finish
= Late Start
= Total Float

= EF pred terbesar + 1
= ES + OD 1
= ES suc 1
= LF OD + 1
= ES suc EF pred 1 = Zero = Critical
= LS ES; LF EF
FF = Free Float
= LF OD ES ; FF is defined as the amount of time an activity can
be delayed without delayingthe early start of any immediately following activities.
Float = Float or slack is a measure of scheduling flexibility.
OD = Original Duration
Pred = Predecessor (yang mendahului)
Suc = Successor (yang mengikuti)
Bwpas = LF(1) akhir
LF(2)

= EF akhir
= LS suc terbesar 1

Bwpas = LF(1) require = EF akhir


LF(2)
= LS suc terbesar 1
CPM (Critical Path Method) : Determine the group of activities that cannot be delayed without delaying the
completion date for the entire project.
In order to find :
1.
Early Dates: By forward Pass Calculation
2.
Late Dates : By Backward Pass Calculation
3.
Total Float : By substract early dates from late dates
4.
Total float is belong to entire string of activities Not to an individual activity

37

Pito Sumarno

38

Pito Sumarno

39

WEEK 1

WEEK 2

DESCRIPTION

WEEK 3

WEEK 4

Activity-1
Activity-2
Activity-3
Activity-4
Activity-5
Activity-6

Pito Sumarno

40

Pito Sumarno

41

Pito Sumarno

42

CONTOH PERT CHART


Network Diagram

Program Evaluation and Riview Technique

43

CONTOH ARROW DIAGRAM


D
2

13

13

10

23

23

23

23

F
C

23

23

32

32

36
36

11
Red color : Identified CPM (Critical Path Method)

44

CONTOH BAR CHART

Bar Chart = Gantt Charts


Show tasks relative to time (activity start and end dates), expected
duration, usually not show dependencies.
Relatively easy to read start/finish date and view progress
Most proper for the Management

45

.5. Resource leveling

a
4

c
1

8
a

6
Workers

activity

a
b

Sebelum
Resource
Leveling

Days
Days

6
Setelah
Resource
Leveling

b
c

Workers

a
activity

Jack R. Meredith, Samuel J. Mantel,JR,


Project Management, p. 401
Days

Days

46

INPUT

TOOLS &
TECHNIQUES

Pito Sumarno

OUTPUT

47

Schedule Control Flow


Progress Monitoring
Schedule
Assessment
Variance Analysis
Corective Action

Forecasting

Replanning
48

Schedule Assessment
Impact
Completion
Date

Update
Progress

Review Critical
& Next Critical
Activities

Variance
Analysis

Prepare
Report
Schedu
le

Variance
report
49

Progress Monitoring
Progress

Progress

Progress

Progress

Agregate
Progress

No

Approved

Yes

Schedule
Assessment

50

How to Improve Progress


Tingkatkan Productivity
Tingkatkan/tambah Manpower
Kerja Overtime
Kurangi Scope of Work bila memungkinkan
Subcontracting sebagian dari pekerjaan
Fast-Tracking

51

Earned Value
Analysis
Projected Budget Completed

JutaIDR%

Cost Overru

2000 100
Actual Cost (AC)
(ACWP)

1800 90
1600 80
1400 70
1200 60

Cost

Projected Time Completed

Planned Value (PV)


(BCWS)

Schedule Overrun

1000 50
800

40

600

30

400

20

200

10

Work Performed (EV)


(BCWP)

3
1

6
2

12
3

25
4

35
5

52
6

75
7

Data Date

85
8

95
9

98
10

99
11

100
12

%
13

Month
52

Pito Sumarno

53

MANAJEMEN WAKTU/JADWAL
PROYEK

TERIMA KASIH

Pito Sumarno

54