Los Presupuestos como instrumentos

de Control
Un presupuesto es un plan que expresa los resultados esperados en
trminos numricos; pero tambin es un instrumento de control,
puesto que habr que hacer el seguimiento de la ejecucin
presupuesta , para tomar las acciones correctivas de ser necesarias
Entre los tipos de presupuestos ms importantes podemos citar:
Balance General Proyectado
Estado de Resultados Proyectado
Flujo de Caja Proyectado
Presupuesto de Ventas
Presupuesto de Produccin
Presupuesto de Compras de Mercaderas,etc

Otros medios de Control

Financiero
Control de las operaciones
El xito de una organizacin depende en gran medida
de su capacidad para producir bienes y servicios con
eficiencia y efectividad. Las tcnicas de control de
operaciones abarcan la vigilancia de las actividades de
produccin para cerciorarse que se efectan segn lo
programado; tambin comprende las actividades
relacionados con el abastecimiento de las materias
primas y otros insumos, cuidando la cantidad, calidad,
costos y oportunidad ; as como de un adecuado
mantenimiento de la maquinaria y equipo y dems
instalaciones de la empresa.

Control del Marketing

La razn de ser de una empresa no termina con la
produccin de bienes y servicios; s no que se proyecta hasta
lograr la satisfaccin y fidelidad del cliente. Para alcanzar
ello es necesario controlar las acciones relacionados con este
campo como son:
los niveles de ventas.
la participacin del mercado.
el impacto de la publicidad.
los cambios en los gustos y preferencias del consumidor.
las acciones de la competencia.
la evolucin de los precios.
la innovacin de productos, etc.

planeacin

Direccin
De
marketing
control
ejecucin

Factores del
Entorno
Macro y micro
ambiente

Estrategia
de
marketing

Control
Accione
Correccin para
superar

Respuesta
Del
mercado

Resultados
De la
empresa

CONDICIONES O CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA

EFECTIVO DE CONTROL
Los sistemas de control de una organizacin, para ser efectivos
deben cumplir por lo general las siguientes condiciones o
caractersticas:
Precisin
Un sistema de control debe generar informacin exacta y confiable.
Ejemplo de falta de precisin:
Al realizar un inventario en el almacn de las materias, se
determina (errneamente) que todo est conforme y en
consecuencia no hay faltante alguno, sin embargo el Departamento
de Produccin informa que no es atendido de manera oportuna
porque una materia prima determinada no hay en existencias.

Oportunidad

La mejor informacin tiene poco valor si est

fuera de tiempo; por lo tanto un sistema de
control debe proporcionar la informacin en
forma oportuna. informacin a Tiempo real
Ejemplo de falta de oportunidad:
En una reunin de Directorio, el contador de la
empresa se excusaba de no presentar los
Estados Financieros, porque an no llegaban los
reportes del estado de cuenta de los bancos .

Economa
Cualquier sistema de control tiene que justificar los
beneficios que proporciona, en relacin con los costos
que se incurre.
Ejemplo de falta de criterio de economa:
No tendra sentido contratar - en pro de mejorar el
control - a una persona cuyo sueldo sea de S/.8OO por
mes, para que se
dedique a calcular exactamente el desgaste diario y
mensual de tiles de escritorio usados en cada
departamento de la empresa (minicalculadora, lpices,
lapiceros, borradores, papel, etc.)

 Flexibilidad
Los controles efectivos deben ser suficientemente
flexibles como para poder ajustarse a los cambios
adversos o para obtener ventaja de nuevas
oportunidades.
Ejemplo:
En una empresa que dispone de un sistema de control
computarizado para registrar el ingreso y salida de!
personal; en caso que se corte el fluido elctrico,
debera disponer de un equipo electrgeno, o en su
defecto tener un cuaderno para que firmen os
trabajadores, indicando la hora de entrada y salida;
mientras dure la falta de suministro elctrico normal.

 Comprensin
Los sistemas de control deben ser simples y
comprensibles para los trabajadores.
Ejemplo de falta de simplicidad:
En el caso de la empresa que dispone de un sistema de
control computarizado para registrar el ingreso y salida
del personal; dos trabajadores recin contratados, a
pesar que pasaban su tarjeta por la computadora, no
se registraba su entrada y salida debido a que no
manejaban correctamente el sistema computarizado.

Criterios razonables:
Los estndares de control deben ser razonables y de
fcil alcance; en caso contrario dejarn de motivar.
Ejemplo de falta de criterios razonables:
A los vendedores se les fija una cuota de ventas de
20televisores por semana; y en base a ello se controla
su avance de rendimiento. En vista que se trata de una
meta muy elevada los trabajadores se sienten
impotentes y consecuentemente ya no se esfuerzan por
mejorar sus niveles de ventas, y ms bien se preparan
para la renuncia o despido

 Colocacin estratgica
No se puede controlar todo lo que sucede en !a
organizacin, puesto que los beneficios adquiridos no
justificaran los gastos, por lo tanto los controles deben
enfocarse en los factores estratgicos o actividades
crticas.
Ejemplo: Si se quiere controlar el ingreso y salida
respecto al campus universitario, no es necesario
colocar vigilantes en iodo el permetro de la
universidad; bastara colocarlos en las puertas de
entrada y salida.

 nfasis en la excepcin
Los controles no pueden abarcar todas las actividades y
detalles, ni an se trate de los factores crticos o
estratgicos; ms bien deben referirse solamente a las
desviaciones que sobrepasadlos lmites establecidos.
Ejemplo:
Si la meta de ventas del mes de enero fue de colocar en
el mercado mercaderas por un valor de S/.50,00CS, y
se leg a vender S/.49,6G0; observamos que la
diferencia es mnima, por lo tanto en este aspecto no es
necesario impulsar acciones correctivas de control.

Criterios mltiples
El desempeo no puede ser evaluado de manera
objetiva, mediante un indicador nico; se requiere de
mltiples criterios y variables para ejercer un control
integral.
Ejemplo: El ndice de liquidez no es suficiente para
medir ia salud de una empresa; se requiere de otros
indicadores como son de solvencia y rentabilidad. De
igual manera se deben evaluar las variables cualitativas
de la empresa, como son el clima organizacional y la
motivacin de los trabajadores

Accin correctiva
No basta sealar. el problema, se debe buscar la
solucin; para* ello se tomarn las acciones que
permitan corregir las desviaciones o de ser ei caso
ajustar os indicadores o estndares.
Ejemplo: Si las ventas planeadas del mes de julio fueron
de S/. 100,000 y en la prctica apenas ha alcanzado un
nivel de 3/ 80,000; se debe buscar la causa de la
desviacin y en base a ello aplicar medidas correctivas.

ANLISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO

PUNTO DE EQUILIBRIO (PE)

Es el nivel de venias, en el cual los ingresos son iguales
a los egresos (costos y gastos), y la utilidad neta es
igual a cero. Constituye una importancia tcnica de
control, ya que permite coffccer el nivel mnimo de
ventas necesarias, para no. ganar ni perder;
entendindose que por sobre dicho nivel, se estarn
obteniendo utilidades; en caso contrario se estar
incurriendo en prdidas.

COSTOS FIJOS Y COSTOS VARIABLES

Suponga usted que va a organizar una fiesta, y
consecuentemente va ha realizar varios tipos de gastos.
Para simplificar, supongamos que dichos gastos son:
Por pago de orquesta
Por compra de alimentos
Por compra de bebidas