de Control
Un presupuesto es un plan que expresa los resultados esperados en
trminos numricos; pero tambin es un instrumento de control,
puesto que habr que hacer el seguimiento de la ejecucin
presupuesta , para tomar las acciones correctivas de ser necesarias
Entre los tipos de presupuestos ms importantes podemos citar:
Balance General Proyectado
Estado de Resultados Proyectado
Flujo de Caja Proyectado
Presupuesto de Ventas
Presupuesto de Produccin
Presupuesto de Compras de Mercaderas,etc
planeacin
Direccin
De
marketing
control
ejecucin
Factores del
Entorno
Macro y micro
ambiente
Estrategia
de
marketing
Control
Accione
Correccin para
superar
Respuesta
Del
mercado
Resultados
De la
empresa
Oportunidad
Economa
Cualquier sistema de control tiene que justificar los
beneficios que proporciona, en relacin con los costos
que se incurre.
Ejemplo de falta de criterio de economa:
No tendra sentido contratar - en pro de mejorar el
control - a una persona cuyo sueldo sea de S/.8OO por
mes, para que se
dedique a calcular exactamente el desgaste diario y
mensual de tiles de escritorio usados en cada
departamento de la empresa (minicalculadora, lpices,
lapiceros, borradores, papel, etc.)
Flexibilidad
Los controles efectivos deben ser suficientemente
flexibles como para poder ajustarse a los cambios
adversos o para obtener ventaja de nuevas
oportunidades.
Ejemplo:
En una empresa que dispone de un sistema de control
computarizado para registrar el ingreso y salida de!
personal; en caso que se corte el fluido elctrico,
debera disponer de un equipo electrgeno, o en su
defecto tener un cuaderno para que firmen os
trabajadores, indicando la hora de entrada y salida;
mientras dure la falta de suministro elctrico normal.
Comprensin
Los sistemas de control deben ser simples y
comprensibles para los trabajadores.
Ejemplo de falta de simplicidad:
En el caso de la empresa que dispone de un sistema de
control computarizado para registrar el ingreso y salida
del personal; dos trabajadores recin contratados, a
pesar que pasaban su tarjeta por la computadora, no
se registraba su entrada y salida debido a que no
manejaban correctamente el sistema computarizado.
Criterios razonables:
Los estndares de control deben ser razonables y de
fcil alcance; en caso contrario dejarn de motivar.
Ejemplo de falta de criterios razonables:
A los vendedores se les fija una cuota de ventas de
20televisores por semana; y en base a ello se controla
su avance de rendimiento. En vista que se trata de una
meta muy elevada los trabajadores se sienten
impotentes y consecuentemente ya no se esfuerzan por
mejorar sus niveles de ventas, y ms bien se preparan
para la renuncia o despido
Colocacin estratgica
No se puede controlar todo lo que sucede en !a
organizacin, puesto que los beneficios adquiridos no
justificaran los gastos, por lo tanto los controles deben
enfocarse en los factores estratgicos o actividades
crticas.
Ejemplo: Si se quiere controlar el ingreso y salida
respecto al campus universitario, no es necesario
colocar vigilantes en iodo el permetro de la
universidad; bastara colocarlos en las puertas de
entrada y salida.
nfasis en la excepcin
Los controles no pueden abarcar todas las actividades y
detalles, ni an se trate de los factores crticos o
estratgicos; ms bien deben referirse solamente a las
desviaciones que sobrepasadlos lmites establecidos.
Ejemplo:
Si la meta de ventas del mes de enero fue de colocar en
el mercado mercaderas por un valor de S/.50,00CS, y
se leg a vender S/.49,6G0; observamos que la
diferencia es mnima, por lo tanto en este aspecto no es
necesario impulsar acciones correctivas de control.
Criterios mltiples
El desempeo no puede ser evaluado de manera
objetiva, mediante un indicador nico; se requiere de
mltiples criterios y variables para ejercer un control
integral.
Ejemplo: El ndice de liquidez no es suficiente para
medir ia salud de una empresa; se requiere de otros
indicadores como son de solvencia y rentabilidad. De
igual manera se deben evaluar las variables cualitativas
de la empresa, como son el clima organizacional y la
motivacin de los trabajadores
Accin correctiva
No basta sealar. el problema, se debe buscar la
solucin; para* ello se tomarn las acciones que
permitan corregir las desviaciones o de ser ei caso
ajustar os indicadores o estndares.
Ejemplo: Si las ventas planeadas del mes de julio fueron
de S/. 100,000 y en la prctica apenas ha alcanzado un
nivel de 3/ 80,000; se debe buscar la causa de la
desviacin y en base a ello aplicar medidas correctivas.