Anda di halaman 1dari 52

PENGURUSAN STOK

DAN INVENTORI
STOK

Barang-barang yang
belum diguna dan
perlu disimpan untuk
tujuan operasi atau
penyelenggaraan
termasuk bekalan
pejabat, ubat-ubatan,
alat ganti, keselamatan,
makmal, bengkel dan
sebagainya.

INVENTORI

Merujuk kepada
barang-barang,
sumber atau bahan
yang disimpan oleh
organisasi

KEPENTINGAN
KAWALAN

Untuk merekod
supaya teratur dan
dikemaskini dari
semasa ke
semasa.

Catatan atau
rekod penerimaan
dan pengeluaran
dapat
dicatat/rekod
dengan segera.

Barang-barang
lama, usang dan
Pemeriksaan dan
rosak yang tidak
pemverifikasi stok
digunakan dan
dapat dilakukan.
tidak disimpan.
Barang dapat disusun
dengan kemas dan
lokasi jenis barang
diletakkan di tempat
sepatutnya.

Dapat
melaporkan
kehilangan
barang dan
diambil tindakan
hapuskira.

Mengenalpasti
barang rosak,
tidak boleh
guna dan
usang.

Mengenalpasti
kekurangan
atau kelebihan
pada stok.
Pengesyoran
tindakan
kepada barang
rosak usang.

KATALOG BARANG
STANDARD/
MASTERLISTING

hendaklah disenaraikan oleh Stor Pusat


dalam satu katalog yang mengandungi
maklumat-maklumat mengenai nombor
kod,

perihal

rupabentuk,

unit

dan

harga. ( PP-TPS Panduan 96)


Mempunyai segala maklumat barang.
Hendaklah dicetak dan difailkan untuk
tujuan rujukan dan audit.
Hendaklah

sentiasa

dikemas

kini

STOR hendaklah
Pegawai KOD
penerima
memberi

kod

barang-barang
atau

kepada
yang

bekasnya

semua
diterima
dengan

menggunakan teg atau tanda


pengenalan bagi memudahkan
pengendalian penstoren.

PENGUJUDAN KOD
DAN MENGEMASKINI
KOD BARANG YANG
AKAN DIGUNAKAN

menambah dan memadam semua kod stor adalah di


bawah kuasa Pegawai Stor.
Semasa mengendalikan kod stor perkara berikut
diberi perhatian:
a. Penggunaan
permulaan

kod
oleh

akan

ditentukan

Pegawai

Stor

pada

semasa

mengujudkan stor dan tidak boleh dipindapinda.


b. Sila rujuk kategori kod barang stor.
c. Semasa membuat deklarasi kepada kod jenis
perlu

masukkan

bersama

tahap

pesanan

semula, tahap minima, tahap maksima, unit


ukuran dan gambar barang (jika ada).

CONTOH DEKLARASI KOD BARANG:


KATEGORI

SUB KATEGORI

JENIS

XX

XX

XXX

99 Kategori

99 SubKategori

99 Jenis

CONTOH KOD BAGI PEN BIRU:


KATEGORI

SUB KATEGORI

JENIS

XX

XX

XXX

99 Kategori

99 SubKategori

99 Jenis

i. Kod penuh bagi pen biru


mata bola ialah : 0101001
ii.Paras

pesanan

barang

bagi pen biru mata bola :


10 batang
iii.Unit Ukuran bagi pen biru
mata bola: Batang

Lokasi stok bagi semua barangLOKASI STOK


barang hendaklah direkodkan di
dalam lejar /kad Stok dan kad
petak.
Sekiranya perlu dibuat simpanan
rambang,

lokasinya

hedaklah

ditunjuk di dalam satu carta lokasi


stok

yang

dikemaskini.

(PP-TPS

DAFTAR LOKASI

KodPENYIMPANAN
BARANG
lokasi

akan

dikendalikan oleh Pegawai


Stor ketika mendaftar kod
lokasi.
Sistem kod lokasi yang

KETERANGAN

CONTOH

KOD

Jenis Penyimpanan

R untuk Rak

XX

Rak No.

01

XX

Baris/ Tingkat

01

XX

Lajur/ Lot

01

XX

Ruang

01

XX

Contoh :
Rak Pertama, Tingkat 1, Lot no 1 dan Lot penyimpanan pertama, oleh
yang demikian deklarasi penuh bagi ruang ini ialah :R01010101.

LINGKARAN LOKASI

Sistem lokasi stok hendaklah


dirangka semudah mungkin.
Setiap

stor

hendaklah

mempunyai satu sistem yang


tetap.
(PP-TPS, Panduan 127)

PARAS STOK

Jumlah stok yang perlu


disimpan pada satu masa
dan

ditentukan

berikut :

seperti

Paras Stok Maksimum:


Kuantiti stok tertinggi yang
disimpan pada satu-satu
masa.
Paras Menokok Stok:

Kuantiti stok yang


menunjukkan telah sampai
masa untuk memesan stok
baru kerana baki stok hanya
cukup untuk menampung
pengeluaran dalam tempoh

Paras Stok Minimum:


Kuantiti stok terendah
yang
pada
Parasdisimpan
Stok yang
harus
satu-satu
disimpanmasa.
pada satu-satu

masa:
a.Kuantiti Stok Maksimum-3
bulan penggunaan
b.Angka Menokok Stok-2
bulan penggunaan
c.Kuantiti Stok Minimum-1

PESANAN SEMULA

a.Mencetak

laporan

penggunaan

bulanan

barang.

Seperti

kadar
yang

dinyatakan di dalam tajuk laporan.


b.Semasa

membuat

mengeluarkan

pembelian

borang

atau

permohonan

pembelian stok, pegawai perlu melihat


kadar penggunaan dan baki semasa stok .
Tujuannya:

mengelakkan

pembelian

berlebihan.
c.Pembelian barang-barang yang berlebihan

BARANG-BARANG
YANG PERLU
DIPESAN

Barang-barang

yang

mencapai

paras

untuk pesanan semula boleh didapati di


icon Senarai Barang Pesanan Semula.
Setiap barang dibawah paras memesan
akan ditandakan dengan

warna merah

bagi memudahkan pemerhatian keperluan


barang.
Tidak semestinya setiap barang yang
ditandakan merah perlu dipesan sertamerta.

BARANG-BARANG
BERTARIKH LUPUT

tempoh penggunaan dan tarikh luput


disenaraikan

oleh

Stor

Pusat

(PP-TPS,

Panduan 95).
Dalam

sistem

SPS,

Pegawai

Stor

hendaklah:
Menyemak

senarai

barang-barang

bertarikh

luput

sekurang-kurangnya

seminggu

sekali

bagi

mengelakkan

barang tidak boleh digunakan lagi.


Mencetak senarai barang bertarikh luput
dan

membuat

perancangan

kepada

BARANG-BARANG
TIDAK BERGERAK

tiada transaksi pengeluaran dalam


tempoh yang ditetapkan ia akan
masuk ke dalam senarai item tidak
bergerak.
Pegawai stor perlu memastikan
barang

tidak

bergerak

tidak

dipesan untuk tambahan stok dan


membuat semakan kepada barang
tersebut untuk tujuan pelupusan.

PERGERAKAN ALATAN

PEMOHONAN
DAN
PENGELUARAN

PEMERIKSAAN
- Pengiraan

MEREKOD

PERGERAKAN
ALATAN

Stok
- Pemeriksaan
Stok
- Verifikasi Stor

PENYIMPANA
N

PERMOHONAN DAN
PENGELUARAN

dari stor hendaklah

dibuat hanya

setelah dibenarkan oleh Pegawai Stor.


Ketua

Jabatan

hendaklah

mengeluarkan arahan bertulis kepada


Pegawai

Stor

memberi

kuasa

kepadanya meluluskan pengeluaran


barang-barang stor.
Setiap

pengeluaran

hendaklah

dicatatkan dalam kad petak dan kad


stok dengan serta merta supaya baki

Setiap barang yang dikeluarkan perlu


disertai

dengan

Borang

Permintaan

Barang-Barang.
Pegawai Stor hendaklah memastikan
borang

penerimaan

dikembalikan

selepas barang-barang diakui terima.


Semua pesanan barang-barang untuk
stor gunasama (stor pusat) hendaklah
dibuat dengan menggunakan Borang

Pengeluaran

stok

hendaklah

mengikut sistem Masuk Dahulu-KeluarDahulu (MDKD).


Sistem

pengeluaran

yang

penting untuk
mengelakkan
a. Pengeluaran
Tanpa :
Kebenaran
b. Pengeluaran Tidak
Mengikut Kuantiti Dan Tidak
Seperti Yang Dipesan
c. Stok Yang Telah Lama
Disimpan Tidak Dikeluarkan

cekap

KAEDAH PERMOHONAN
BARANG-BARANG STOR
MENGGUNAKAN SISTEM

Semua permohonan bagi pengeluaran barangbarang stor perlu melalui sistem SPA
Setiap bahagian melantik pengguna sistem yang
akan menjadi wakil permohonan pengeluaran
barang.
Wakil bahagian akan mengagihkan barang kepada
pengguna akhir.
Setiap permohonan bagi pengeluaran perlu
mendapat pengesahan daripada pegawai stor di
bahagian.
Barang-barangperingkat
yang diluluskan
pengeluaran oleh
pegawai stor/pusat/Kementerian/Jabatan sahaja
dibenarkan pengeluaran oleh penyelenggara stor
dan diambil oleh pemohon barang

Pengguna
DILARANG YANG
mengambil
barang terus di
PERKARA-PERKARA
PERLU DIPATUHI:
stor tampa melalui proses permohonan on-line.
Pengguna

dinasihati

memohon

barang-barang

dengan betul untuk mengelakkan kesukaran dalam


proses pengeluaran.
Hanya permohonan yang mempunyai sokongan
daripada pegawai stor bahagian sahaja yang akan
diproses untuk semakan pegawai stor Jabatan atau
Kementerian.
Pegawai

stor

Kementerian/Jabatan

meluluskan

pengeluaran

mengikut

akan

keperluan

Rekod pengeluaran

Penyelenggara perlu

barang perlu dilakukan

mencetak baucer

oleh penyelenggara stor

pengeluaran sebagai

apabila barang

rekod pengeluaran stok

dikeluarkan dari stor.

kepada pengguna.

REKOD
PENGELUARAN

Baucer pengeluaran

Semua rekod

WAJIB ditandatangani

pengeluaran perlu

oleh penerima atau

difailkan di fail khas

pengambil barang.

pengeluaran barang.

PENGELUARAN SECARA MANUAL


1. Pengguna
2. Permohonan
mengisi borang
perlu mendapat
permohonan
kelulusan
pengeluaran
Bahagian.
3.
Penyelenggara
Stor
barang stor.
mengeluarkan barang dan
mengesahkan pengeluaran
tersebut. Stor merekod
4. Penyelenggara

pengeluaran di dalam sistem dan


mencetak borang pengeluaran.
5. Pengguna
6. Failkan borang
mengesahkan
pengeluaran.
pengeluaran
barang.

PENGIRAA
N STOK

PEMERIKSAA
N
VERIFIKAS
I STOR

PEMERIKSA
AN STOK

PENGIRAAN
STOK
PENGIRAAN
STOK

setahun sekali oleh pegawai stor.


Pegawai Stor hendaklah menyediakan
senarai barang-barang yang dikira. (PP. TPS
Panduan 205)
Boleh dilaksanakan dengan membandingkan
fizikal barang dengan senarai stok terkini.
Sekiranya terdapat perselisihan, pegawai
stor perlu menyediakan atau mencetak
Penyata penyesuaian Stok (KEW 300 K ) dan
dikemukakan kepada Pegawai Pengawal

PEMERIKSAAN
PEMERIKSAAN
STOK
STOK

Ketua

Jabatan

pegawai-pegawai

hendaklah
yang

melantik

tidak

tidak

terlibat dengan stor yang diperiksa.


Hendaklah mematuhi perkara-perkara
berikut :
Pemeriksaan dilaksanakan sekali (1)
setahun ke atas semua stok secara
100%.
Semasa

pemeriksaan

dilaksanakan

tiada sebarang transaksi dibenarkan

transaksi di Kad Kawalan Stok dan


hendaklah

ditandatangani

serta

ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa.


Stok

yang

diperiksa

disenaraikan

dalam Laporan Pemeriksaan/Verifikasi


Stor KEW.PS-14
KEW.PS-14 disimpan untuk disemak
dan

disahkan

Pemverifikasi

Stor

oleh
dan

Pegawai
mengambil

VERIFIKASI STOR

a. Membuat verifikasi stok mengikut

TUGAS-TUGAS
masa yang sesuai
VERIFIKASI:

b. Barang Tidak menarik perlu


diverifikasi dua tahun sekali
c. Barang Menarik perlu diverifikasi
setahun sekali.
d. Barang sangat menarik perlu
diverifikasi tidak kurang 2 kali
setahun.
e. Menyediakan Laporan Verifikasi.

PENYIMPANAN

Penyimpanan alatan dan bahan di dalam stor


Kemahiran Hidup mengamalkan konsep 5s iaitu:
sisih,
susun,
sapu,
seragam dan
sentiasa amal.
Amalan ini dipraktiskan supaya :
stok tidak mudah rosak,
senang dikeluarkan dan
penggunaan ruang yang optimum.

perkara berikut :
Ruang

stor

Kemahiran

hendaklah

digunakan

dengan

mengambilkira

Hidup

sepenuhnya
faktor

keselamatan, kemudahan pengeluaran,


verifikasi dan kekemasan stor.
Stor perlu mempunyai susun atur
yang

sistematik

dan

praktik

untuk

membolehkan aktiviti pengurusan stor


berjalan

dengan

lancar,

selamat,

memudahklan kakitangan dan alat


pengendalian barang-barang
bergerak dengan selamat.
Rak-rak yang sesuai digunakan
bagi penyimpanan barang-barang
mengikut jenis disusun pada setiap
rak tingkat, petak supaya teratur
dan kemas.
Penyimpanan stok di tingkat rak
paling atas mempunyai jarak 50cm

MEREKOD STOK
Stok yang diterima oleh stor
direkodkan dengan tujuannya:
1. Mengetahui kedudukan stok
simpanan
2. Memastikan bilangan dan fizikal
stok sentiasa tepat
3. Mengawal paras stok

TERIM
A
KASIH