CONTROL: INDICADORES DE

GESTION

OBJETIVOS
Dotar a los participantes, de elementos tanto tericos como
prcticos, que les permitan identificar el valor estratgico del
control de Gestin, para hacer el seguimiento a los procesos, e
introducir los correctivos necesarios de manera oportuna.
Establecer las pautas y parmetros, a travs de los cuales, se
disean Indicadores de Gestin para los diferentes procesos de una
organizacin, partiendo de la estrategia definida, orientada a
garantizar el cumplimiento de las metas organizacionales.

CONTEXTO DE LOS
INDICADORES DE GESTION

FUNCIONES BASICAS DEL

PROGRESO DE CONTROL
La fijacin de estndares de actuacin.
La comprobacin de los resultados reales, frente a los
estndares fijados.
La toma de decisiones correctas cuando los resultados
reales, no satisfacen los estndares.
La puesta en marcha de una accin correctora.

CONTROL DE
GESTION

HERRAMIENTA PARA EVALUAR LAS

ESTRATEGIAS IMPLEMENTADAS
El control de gestin se centra en la identificacin
de los factores claves de xito de cada proceso.
Esto implica que sus miembros identifiquen con
claridad, lo que sus clientes, ya sean internos o
externos, esperan de ellos.
Oportunidad
Calidad
Cumplimiento, etc.

CONTROL DE GESTIN MARCO DE LOS

INDICADORES DE GESTIN
Esta

herramienta

enfatiza

en

el

mejoramiento

permanente

de

la

organizacin, ms all del cumplimiento de las previsiones.

El control de gestin es un proceso mediante el cual, la organizacin se
asegura de la obtencin de recursos, y del empleo eficaz, y eficiente de
tales recursos en el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

PAPEL DE LA ALTA DIRECCIN

EN EL CONTROL DE GESTIN
Apoyo equipo de control de gestin en la
implementacin.
Participacin intensa y contina.
Favorecer la participacin de todos los
niveles.
Eleccin del estilo para el proceso de
control de gestin.

FUNCIONES DEL EQUIPO DE

CONTROL DE GESTION

Concebir el sistema de informacin que se requiere y asumir la responsabilidad por su

buen funcionamiento.
Establecer, coordinar, administrar con la alta direccin, un plan para asegurar el
control de los indicadores de los procesos crticos.
Comparar la realizacin con las metas y con los estndares establecidos.
Escribir informes en los cuales se interpreten los resultados para todos los niveles.
Discutir con los responsables de cada proceso, lo que concierne a los objetivos a
alcanzar, y a los procedimientos de consecucin de esos objetivos.
Formular avisos de precaucin sobre el desenvolvimiento de los aspectos claves, a
travs del comportamiento de sus indicadores y razones.

PARADIGMAS ACERCA DE LA
MEDICIN
La medicin precede al castigo.
No hay tiempo para medir.
Medir es difcil.
Hay cosas imposibles de medir.
Es ms costoso medir que hacer.

QU ES UN
INDICADOR?

INDICADORES DE GESTION
Los indicadores de gestin son medidas utilizadas para determinar
el xito de un proyecto o una organizacin. Los indicadores de
gestin suelen establecerse por los lderes del proyecto u
organizacin, y son posteriormente utilizados continuamente a lo
largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeo y los resultados.
Los indicadores de gestin suelen estar ligados con resultados
cuantificables, como ventas anuales o reduccin de costos en
manufactura.

TIPOS DE INDICADORES DE GESTION

Segn los expertos en Contabilidad Gerencial, por ejemplo, los indicadores de
gestin se clasifican en seis tipos: de ventaja competitiva, de desempeo
financiero, de flexibilidad, de utilizacin de recursos, de calidad de servicio y
de innovacin. Los dos primeros son de "resultados", y los otros cuatros tienen
que ver con los "medios" para lograr esos resultados.

Otro acercamiento al tema de los indicadores de gestin es el

Balanced Scorecard, que plantea la necesidad de hacer
seguimiento, adems de los tradicionales indicadores financieros,
de otros tres tipos: perspectiva del cliente, perspectiva de los
procesos y perspectiva de mejora continua.
Tradicionalmente, las empresas han medido su desempeo
basndose exclusivamente en indicadores financieros clsicos
(aumento de ventas, disminucin de costos, etc.). La gerencia
moderna, sin embargo, exige al gerente realizar un seguimiento
mucho ms amplio, que incluya otras variables de inters para la
organizacin.

En el diseo de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de Actualidad, Capacidad y Potencialidad:

Actualidad:
Valor fluctuante, basado en la medicin acerca
de lo que se hace en el presente con los
recursos y restricciones existentes.

Capacidad
: Es un valor fijo, significa lo mximo que se podra
hacerse con los recursos existentes y bajos las
restricciones presentes. Es importante hacer explcitos
los recursos y restricciones que se relacionan con la
capacidad mxima

Potencialidad:
Es lo mximo que se puede obtener si se
desarrollan los recursos.

La gestin se desarrolla en la organizacin en tres niveles diferentes:

Gestin
Estratgi
ca

Gestin
Operativ
a:

Gestin
Tctica

POR QU MEDIR INDICADORES DE GESTIN?

La evaluacin cualitativa y
cuantitativa del desempeo,
conlleva el compromiso de todos
los involucrados en la generacin
del servicio o "producto" que
ofrece su respectiva
organizacin o unidad.

PAUTAS PARA EL
ESTABLECIMIENTO
DE INDICADORES
Conocimiento de la organizacin
Informacin de soporte.
Identificacin de las necesidades de
la organizacin

A QUIN INTERESA O BENEFICIA LA MEDICIN DE GESTIN?

La
medicin
de
indicadores de gestin,
que en estricta lgica
tendra que iniciarse por
el
proceso
integral
Planificacin Estratgica.

QU SON LAS METAS DE

PRODUCTIVIDAD Y DE
GESTIN?
Segn

Para evaluar
parmetros
Establecer
adecuadamen
previamente
metas de
te la gestin
establecidos
productividad
de una
y acordados
y de gestin
organizacin.
por todos sus
miembros.


QU INFORMACIN SE REQUIERE PARA EVALUAR LA GESTIN?

Adems de las definiciones estratgicas, la

medicin de indicadores de gestin est
condicionada por la capacidad de la
institucin de generar la informacin
necesaria y de elaborar los indicadores, con
niveles adecuados de calidad, certeza y
confiabilidad.

CMO SE CONSTRUYEN LOS

INDICADORES DE GESTIN?

ECONOMI
A

EFICIENIC
A

EFICACIA

CALIDAD
DE
SERVICIO

EFICACIA
Extensin

en

la

que

se

realizan

las

actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados. (ISO 9000 numeral
3.2.14).

VALOR DE ACTUALIDAD (Capacidad)

El valor de actualidad es el resultado
obtenido al analizar la situacin real de
la empresa en este momento.
Se asocia al concepto de eficacia.

EFICIENC
Relacin
entre el resultado alcanzado
IA
utilizados. (ISO 9000 numeral 3.2.15)
VALOR DE
POTENCIALIDAD

los

recursos

Se asocia con el concepto de eficiencia y por lo tanto, con el

de productividad.
Se orienta a la mejor situacin posible, con los recursos
disponibles.

Ventajas Indicadores de Gestin

Motivar a los miembros

del equipo para alcanzar
metas retadoras, y
generar un proceso de
mantenimiento continuo
que haga que su proceso
sea lder

Estimular y promover
el trabajo en equipo

Contribuir al desarrollo y
crecimiento tanto
personal como del
equipo dentro de la
organizacin

 Generar un proceso de
innovacin e
enriquecimiento del
trabajo diario.

Impulsar la eficiencia la
eficacia y productividad
de las actividades de
cada uno de los negocios.

Disponer de una
herramienta de
informacin sobre la
gestin del negocio para
determinar que tan bien
se estn logrando los
objetivos y metas
propuestas.

Identificar fortalezas
en las diversas
actividades que
puedan ser utilizadas
para reforzar
comportamiento
preactivos.

Contar con
informacin que
permita priorizar
actividades basadas en
la necesidad del
cumplimiento de
objetivos de corto,
mediano y largo plazo.

Establecer una
gerencia basada en
datos y hechos.

 Evaluar y visualizar
peridicamente el comportamiento
de las actividades claves de la
organizacin, y la gestin general
de las unidades del negocio con
respecto al cumplimiento de sus
metas.

Reorientar polticas y
estrategias con respecto
a la gestin de la
organizacin

ATRIBUTOS DE LA INFORMACION PARA

LOS INDICADORES
Exactitud
Forma
Frecuencia
Extensin
Origen
Temporalidad
Relevancia
Integridad
Oportunidad

PRINCIPIOS PARA EL DISEO DE

INDICADORES
Los Indicadores deben ser sencillos, objetivos
y de fcil manejo.
Se deben adecuar a las necesidades de la
organizacin.
Los indicadores deben estar ligados a la
evaluacin sistemtica de resultados.

Metodologa para establecer los

indicadores de Gestin
Contar con Objetivos y Planes
Identificar Factores crticos de xito
Establecer Indicadores para cada
Factor Crtico

Caractersticas que deben reunir

los indicadores
RELEVANCIA

PERTINECIA

OBJETIVIDA
D

ACCESIBILID
AD

SENSIBILID
AD

PRECISION

ELEMENTOS PARA EL DISEO DE

INDICADORES
DE GESTION
1. Nombre
2. Procedimiento de clculo
3. Unidad
4. Sentido
5. Fuente de informacin
6. Frecuencia de la toma de datos
7. Valor de actualidad (capacidad)
8. Valor de potencialidad
9. Meta
10. Frecuencia de anlisis
11. Responsable del anlisis

CUADRO DE MANDO INTEGRAL (BSC)

Es un sistema de gestin integral que une indicadores financieros y no financieros.
ste ofrece una manera prctica de llevar a la prctica los contenidos estratgicos,
traducindolos en indicadores, inductores y metas. Es una forma concreta de saber
cmo vamos, si cumplimos o no lo que dijimos que bamos a hacer, cmo van los
indicadores que hablan de las fortalezas y las debilidades, cules son los procesos
que tenemos que sostener o cambiar. Se trata de una herramienta que se disea y
aplica a partir de una visin y misin estratgicas, con definiciones y objetivos
claros.

El Cuadro de Mando Integral est concebido como el instrumento

para monitorear y revisar regularmente el cumplimiento de los
objetivos estratgicos y de esta forma saber que tan cerca o que tan
lejos estamos de cristalizar la Planificacin Estratgica.
EL BSC fue desarrollado, por el profesor Robert Kaplan de
Harvard y el consultor David Norton de la firma Nolan & Norton
(inicios de 90s)
Este modelo de gestin parte de un principio bsico :slo se
puede gestionar lo que se puede medir

De acuerdo con Robert S. Kaplan y David P. Norton, el Cuadro de Mando

Integral traduce la estrategia y la misin de una organizacin en un
amplio conjunto de medidas de la actuacin, que proporcionan la
estructura necesaria para un sistema de gestin y medicin estratgica,
poniendo a la disposicin de los directivos el equipo de instrumentos que
necesitan para navegar hacia un xito competitivo futuro.
El cuadro de mando mide la actuacin de la organizacin desde cuatro
perspectivas equilibradas: las finanzas, los clientes, los procesos
internos, y la formacin y crecimiento.

Pone nfasis en la consecucin de objetivos financieros y no financieros,

pero tambin incluye los inductores de actuacin de esos objetivos y as,
el Cuadro de Mando Integral complementa los indicadores de la
actuacin pasada con medidas de los inductores de actuacin futura.

PASOS PARA LA CONSTRUCCION

DE CUADROS DE MANDO
Identificacin de los factores claves.
Determinacin de los indicadores que se
van a analizar.
Estructuracin de los indicadores.
Anlisis comparativo entre los resultados
y los estndares establecidos.

CARACTERISTICAS DEL CUADRO

DE MANDO
-

Presentar slo informacin relevante de una forma

sencilla y resumida.

Evidenciar los parmetros que no evolucionan como

estaba previsto.

Simplificar su presentacin mediante grficos, tablas,

curvas, cuadros de datos, etc. (juego de colores).

Uniformidad en su elaboracin para facilitar el

contraste de resultados entre procesos.

- Se elaboran peridicamente y facilitan la evaluacin

en el corto plazo.

DECISION
ES

PRINCIPIOS PARA EL USO DE LOS

CUADROS
DE MANDO
Estructura

organizacional

bien

definida

con

responsabilidades

predeterminadas.
Flujo permanente, sistemtico y objetivo de la informacin.
Convergencia de objetivos, coherencia de polticas y unidad de criterio
respecto a los factores claves de desarrollo.

ACCIONES DE
MEJORAMIENTO

ELEMENTOS DEL PLAN DE MEJORA

(Plan de Accin):
1. Aspecto a mejorar.
2. Determinacin de los resultados a esperar
en el indicador.
3. Fecha lmite para obtener resultados.
4. Actividades a desarrollar.
5. Recursos necesarios.
6. Costo de los recursos.
7. Plazo para reunir todos los recursos
necesarios.

TIPOS DE INDICADORES
DE GESTION

LOS INDICADORES SON

JUZGADOS POR:

Su grado de fidelidad con respecto a la

realidad que representa.
Su relevancia y comprensibilidad para el
usuario de la informacin.
Por la magnitud del costo de la recoleccin
y el anlisis de la informacin contenida en
el indicador.

LOS INDICADORES SE
USAN PARA
Variaciones de un estndar
Anlisis de desvos con respecto a una

programacin
(de
produccin
de
servicios, de presupuesto, etc).
Tendencias histricas.
Comportamiento de la variabilidad de
costos y gastos

ENFOQUE DE INDICADORES

EFICIENCIA

EFICACIA

Es el uso racional
de los recursos
disponibles en el
funcionamiento de
la organizacin y
en la prestacin
del servicio.

Es el logro de las
metas
organizacionales y de
los
atributos
de
calidad
del
producto
que
satisface
las
necesidades
y
demandas
de
los
clientes
y
partes
interesadas.

EFECTIVIDAD

1. Es la evaluacin del
impacto de la gestin
del proceso en el
cliente de acuerdo al
uso racional de los
recursos.
2. Es la evaluacin de la
utilidad
de
los
resultados en funcin
de los intereses ms
amplios
de
la
organizacin.

CLASIFICACIN DE LOS
INDICADORES DE
GESTION
A. INSTANCIA EN QUE SE GENERAN
B. LO QUE PUEDEN MEDIR

A. DESDE LA INSTANCIA DONDE SE

GENERAN
Corporativos.
Por unidades estratgicas de negocios o centros
de responsabilidad.
Operativos

INDICADORES DE GESTION
CORPORATIVOS
Permiten monitorear el comportamiento total de
la organizacin. Ejemplo: Cobertura del rgimen
subsidiado

en

la

determinado perodo.

poblacin

durante

un

INDICADORES DE GESTION POR

UNIDADES ESTRATEGICAS DE
NEGOCIOS O CENTROS DE
RESPONSABILIDAD
Miden los resultados de cada una de las
dependencias que tiene bajo su responsabilidad
una lnea de produccin o de apoyo

INDICADORES DE GESTION
OPERATIVOS
Son el resultado de la gestin a nivel de las
dependencias ms operativas, que hacen parte de
una unidad estratgica de negocios o un centro
de responsabilidad.

B. DESDE EL PUNTO DE VISTA

DE LO QUE PUEDEN MEDIR
(TIPOS DE INDICADORES DE
GESTION)
De eficiencia.
De eficacia (corporativos y por unidades
estratgicas de negocios).

INDICADORES DE EFICIENCIA
Relacin entre el resultado
alcanzado y los recursos
utilizados.

COMO UNA RAZN:

Consumo de Recursos
Producto

Grado de aprovechamiento
de los recursos
Recursos/Productos o
Actividades
indicador
es de
eficacia

COMO UN
NDICE :
Unidad de Recursos
Unidades Esperadas/ Unidad de
Recurso

X 100

EJEMPLO INDICADORES DE EFICIENCIA

COMO UNA RAZN:
No. H-H laboradas
Puestos de Trabajo
Atendidos
No. H-H laboradas
Usuarios Atendidos
No. H-Ausentismo
No. De Horas Programadas

COMO UN
NDICE:

266 Uds/Hora

279 Uds./Hora Esperadas

X 100

Ejecucin presupuestal
Calidad de los Insumos
Cantidad de los Insumos
Oportunidad en la entrega de los Insumos

INDICADORES DE
EFICIENCIA

De
De
De
De
De
De
De
De

ejecucin o cumplimiento.
suficiencia o disponibilidad.
productividad.
utilizacin
concentracin.
rendimiento.
costos.
oportunidad.

DE EJECUCIN O
CUMPLIMIENTO
El cumplimiento en la ejecucin de objetivos,
metas, actividades y presupuesto de todos los
planes, programas y proyectos de la institucin.

DE SUFICIENCIA O DISPONIBILIDAD
Se refieren a los aspectos estructurales de la
entidad y miden la capacidad de la estructura
para desarrollar un proceso. Es decir, se mide la
cantidad de recursos existentes en trminos de
las

necesidades

poblacin.

de

la

institucin

de

la

DE PRODUCTIVIDAD
Expresan el desempeo y funcionamiento frente
a los sujetos y/o medios atendidos. Expresa los
recursos invertidos en trminos del producido
como nmero de actividades en un tiempo
determinado

DE UTILIZACIN
Expresan la relacin que hay entre la cantidad
del

recurso

efectivamente

aprovechado

respecto al existente segn tipo o actividad.

con

DE CONCENTRACIN
Expresa la relacin existente entre el nmero de
servicios o actividades finales o intermedias por
cada usuario en un perodo definido

INDICADORES DE EFICACIA

Extensin en la que se
alcanzan los resultados
planificados.

COMO UNA RAZN:

Cantidad de unidades
aceptadas
Total Unidades Producidas

COMO UN NDICE :
Atributos de calidad,
Producto/Grado de
satisfaccin del cliente

Cantidad de Unidades Aceptadas / Unidades

X 100
Producidas
Nivel de Referencia

EJEMPLO INDICADORES DE EFICACIA

COMO UNA
RAZN:
Nmero de Personas Capacitadas
Total Empleados

Nmero de Asesoras Eficaces

Total Asesoras

COMO UN
No. de NDICE:
Personas Capacitadas /
Total Empleados
0.90

X 100

No. de Asesoras Oportunas

Total Asesoras
Programadas
No. de Solicitudes Informticas
Oportunas
Total Solicitudes
No. de Documentos entregados
Total Documentos Recibidos

INDICADORES DE
EFICACIA
(CORPORATIVOS O DE
IMPACTO)
De cobertura
De equidad
De competitividad externa

COBERTURA
Proporcin de la poblacin que usa un servicio
determinado en un perodo de tiempo

EQUIDAD
Miden la justicia, imparcialidad o igualdad con
que la organizacin retribuye sus grupos de
inters:

comunidad,

colaboradores

(Balance social de la institucin)

Estado.

DE COMPETITIVIDAD
EXTERNA.
(Benchmarking
externo).

Comparacin de los resultados de la

gestin de toda la organizacin en un
perodo

con

respecto

al

mejor

estndar logrado por cualquiera de

las

instituciones

mismo perodo.

similares

en

ese

INDICADORES DE EFECTIVIDAD
COMO UNA RAZN:
Extensin en la que se
realizan las actividades
planificadas y se optimizan
los recursos.

Actividades Realizadas
Actividades Esperadas

COMO UN NDICE :
Nmero de Personas Beneficiadas /Poblacin
X 100
Objetivo
Nivel de Referencia

EJEMPLOS INDICADORES DE
EFECTIVIDAD
COMO UNA RAZN:
Nmero de Personas
Beneficiadas
Poblacin Objetivo
Nmero de Asistencias Efectivas
Total de Asistencias

COMO UN NDICE:

Nmero de Personas Beneficiadas / Poblacin

Objetivo
X 100
0.98

GESTION DEL VALOR GANADO

Es un mtodo para medir el desempeo de un proyecto, permite
comparar la cantidad de trabajo planificado con la cantidad de
trabajo real que se ha realizado. As se puede determinar si el
trabajo va segn lo previsto y dentro del presupuesto del
proyecto.
EVM cubre las tres lneas base de la Gestin de Proyectos:
Alcance, Costo y Tiempo. Unificndolo en un marco comn que
permite representar matemticamente las

VARIABLES PRINCIPALES DEL EVM

VARIACIONES DE COSTO Y COBRANZA

INDICES DE DESEMPEO

GRAFICO DE VALOR GANADO, COSTO REAL Y

VALOR PLANEADO