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DESARROLLO

DE LA
AUDITORIA
ADMINISTRATIV
A
Lic. Admn. Mario O. Paredes Snchez.

Desarrollo de la Auditoria Administrativa.

En

esta Fase de Desarrollo de la


Auditora
Administrativa,
los
elementos
vitales
son
la
Investigacin y el Anlisis dentro
de un marco conceptual slidamente
elaborado. No puede haber ningn
procedimiento mecnico de quitar y
poner.

FASE DE PLANEACION

Elementos de la Fase de Desarrollo de una Auditora


Administrativa: (Procesal, Funcional y Analtica)

Cuestionari
os

Entrevistas
planeadas
Recopilac
Hojas de
anlisis
in de
datos
Grficas

Document
os
Informes

Tcnicas
de
Anlisis
Resume
n
de la
Informac
in
obtenida

Anlisis y
Evaluacin
de Datos

Exposicin
del
Informe a
los
Responsa
bles
Formulaci
n del
Informe
Presentaci
n Final
del
Informe

Desarrollo de la Auditoria Administrativa.

Una Auditora Administrativa bien realizada requiere


habilidad analtica, ingenio, razonamiento reflexivo
y procedimientos sistemticos.
Al realizar su trabajo para lograr los objetivos de la
auditoria, el Auditor crea conocimientos a cuatro
niveles:
1.- Verificar la exactitud de los datos e informes
presentados.
2.- Determinar el grado de cumplimiento de las
funciones administrativas: Planeacin,
Organizacin, Direccin y Control.

Desarrollo de la Auditoria Administrativa.

3.- Evaluar Funciones Operacionales: Compras,


Ventas, Finanzas, Marketing, RRHH, entre
otros.
4.- Evaluar los Sistemas y Procedimientos, Puestos
de trabajo, Simplificacin del trabajo, Anlisis de
procesos, Costos, entre otros.
Los niveles 1 y 2 se basan en hechos, los niveles 3 y
4 se puede decir que pertenecen al mbito de la
opinin, pero una opinin basada fundamentalmente
en conocimientos y resultados inconfundibles y
reales.

Desarrollo de la Auditoria Administrativa.

En el Desarrollo de la Auditora Administrativa el


auditor debe obtener toda clase de informacin para
poder hacer un anlisis completo.
El propsito principal de reunir informacin es
acopiarse de hechos relevantes y confiables, dado
que las conclusiones del auditor estarn basadas en
esa informacin.
Cada auditora es nica, y doble; por eso la manera
de abordar la auditora y los factores a examinar
varan con el tipo de auditora administrativa
(Procesal, Funcional, Analtica). Pero, como ya
sabemos, la tarea principal del auditor radica en
dividirla en sus fases componentes.

Desarrollo de la Auditoria Administrativa.

Con base en el anlisis sistematizado, la


interpretacin y experiencias del Auditor, se logra:
Obtener Conclusiones y Recomendaciones en
relacin con la eficacia y la eficiencia de la
administracin y operacin de la organizacin.
Determinar la medida en que la empresa goza
de "buena salud administrativa".
Indicar las oportunidades significativas para
mejorar el desempeo organizacional.
Informar de manera descriptiva acerca de las
fuentes de aparentes reas de dificultad y el
curso de accin recomendado.

Tipos de Auditoria Administrativa.

TIPOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA:

1.- Auditoria Procesal: Es un examen y

evaluacin de las Funciones Administrativas a fin


de detectar deficiencias e irregularidades y emitir
recomendaciones.
Su practica esta basada en la revisin de la
produccin del trabajo con orientacin a hacerla
econmica y eficiente. Es decir, que la empresa deba
obtener la mayor productividad con el mnimo costo
y esfuerzo.
La productividad consiste en lograr el mximo y
mas econmico aprovechamiento de los recursos
materiales y humanos con que se cuenta, dentro de
las mejores condiciones para el empleado.

Auditoria Procesal.
Y

la nica manera de alcanzar la


productividad, es planeando, organizando,
dirigiendo y controlando las actividades por
realizar, ya que todos estos elementos hacen
posible la productividad.

Auditoria Procesal.
Examen

y Evaluacin mediante Cuestionarios


sobre las Funciones Administrativas:
A.- Planeacin.Objetivos:
oCmo estn estructurados los objetivos?
Detllelos.
oCada que tiempo se revisan los objetivos?
oQuines intervienen en dicha revisin y
creacin de objetivos?
oQu dificultades se han tenido en la
implantacin de objetivos?
oExplique brevemente como programa sus
o objetivos.(tiempo).

Auditoria Procesal.
Polticas:
o

Como estn estructurados las polticas?


Detllelos.
Estn estipulados claramente y se han dado a
conocer a todo el personal involucrado en los
diferentes niveles?
Cada que tiempo se evalan los resultados de
las polticas establecidas y aplicadas?
Cuando se detecta que una poltica no es la mas
adecuada Qu medidas se toman para
corregirlas?
En que medida considera usted que una poltica
es acertada o la mas adecuada?

Auditoria Procesal.
Procedimientos:
o

Qu grado de utilidad le da a los


procedimientos? Explique.
Estn los procedimientos plasmados por escrito
y se han dado a conocer a todo el personal
involucrado en los diferentes niveles?
Cada que tiempo se revisan los
procedimientos? Quines intervienen y como
lo hacen?
Considera usted que los procedimientos son los
mas adecuados para la empresa? Explique.
Se cuenta con un Manual de
Procedimientos?Esta actualizado?

Auditoria Procesal.

B.- Organizacin. Divisin del Trabajo:


o Cmo se realiza la delimitacin de las
actividades?
o El trabajo da lugar a una especializacin y
perfeccionamiento?
o Las actividades de cada puesto estn
claramente especificadas y relacionadas?
o La estructura organizacional ha sido diseado
en base a los objetivos?
o Se calcula el numero de subordinados para
cada rea? Cmo?

Auditoria Procesal.
Jerarquizacin:
o

Existe una lnea definida de autoridad y


responsabilidad desde la direccin hasta el
ultimo de los subordinados?
Existen mas de 3 niveles en la estructura
orgnica?Se justifican?
Existe delegacin adecuada, en el grado y con
las medidas necesarias para su eficaz
cumplimiento?
Responde y obedece cada subordinado ante
un solo superior?
Los subordinados respetan las lneas de
autoridad establecidas?

Auditoria Procesal.

Departamentalizacin:
Se sigue un proceso para efectuar la
departamentalizacin?
Cmo se fija la autoridad-responsabilidad y
obligaciones?
Se explican claramente las relaciones entre
departamentos?
Cul es el tipo de departamentalizacin de la
empresa?
Alcanza la organizacin sus fines con el
mximo de eficiencia y el mnimo de esfuerzo?

Auditoria Procesal.
Descripcin
o

de Funciones:
Las actividades de la empresa estn divididas
y agrupadas de manera que constituyan
funciones?
Cada funcin bsica se realiza en una sola
seccin o departamento de la empresa?
Se utilizan cuadros de distribucin del trabajo y
asignacin de personal, para revisar las
actividades?
Se cuenta con un MOF?Esta actualizado?

Auditoria Procesal.
Coordinacin
o

del Trabajo:
Hay reuniones interdepartamentales del
personal ejecutivo?Con que periodicidad?
Son efectivas las formas actuales de
comunicacin interdepartamental?
Esta centralizada la informacin?

Auditoria Procesal.

C.- Direccin. Mando o Autoridad:


o Se han asignado a cada puesto la autoridad y
responsabilidad en todos los niveles?
o Tienen los jefes departamentales la suficiente
autoridad para tomar decisiones?
o Existen reas donde se presenta duplicidad de
mando?

Auditoria Procesal.
Comunicacin:
o

Se les proporciona a los gerentes la


informacin necesaria para cumplir con sus
responsabilidades y ejercer su autoridad?
Existe una comunicacin fluida entre cada jefe
y su personal?
Se planean, disean y controlan los formatos
de los informes de la empresa?

Auditoria Procesal.
Toma
o

de Decisiones:
Se evalan peridicamente la calidad de las
decisiones?
Se considera el tiempo como punto critico en
la toma de decisiones?
Poseen los gerentes la suficiente informacin
para tomar decisiones?

Auditoria Procesal.
Motivacin:
o

o
o

Se considera la motivacin para lograr


implantar una decisin?
Cmo motiva a su personal?
Se toma en cuenta las necesidades humanas
del personal?

Auditoria Procesal.
Supervisin:
o

Se ejerce una supervisin sobre las tareas de


los subordinados?
Se revisan y evalan los resultados
peridicamente con los supervisores y
gerentes?
Qu grado de supervisin se esta ejerciendo
actualmente?
Se le proporciona la suficiente informacin
para que los supervisores ejerzan su funcin
eficientemente?

Auditoria Procesal.

D.- Control. Fijacin de Sistemas de Informacin:


o Se cuenta con un sistema de informacin y
comunicacin eficiente dentro de la empresa?
o El sistema de informacin actual cubre todas
las necesidades de la empresa?
o Cmo fluye la informacin descendente y
ascendente?
o Existe informacin interdepartamental?

Auditoria Procesal.
Desarrollo
o

de Normas de Actuacin:
El control esta basado en normas objetivas,
precisas y apropiadas?
Las normas de actuacin estn especificadas
claramente y por escrito?
Se revisan peridicamente las normas de
actuacin?
Cmo se evalan las normas de actuacin?

Auditoria Procesal.
Medicin
o

de Resultados:
Se comparan los resultados con los planes
establecidos?
Los controles descubren eficientemente las
desviaciones?
Se establecen los mecanismos de control con
caractersticas de retroalimentacin?
Se informa a los niveles superiores sobre las
desviaciones importantes?

Auditoria Procesal.
Toma
o

o
o
o

de Medidas Correctivas:
Se toman medidas para corregir las
desviaciones?
Quin toma las medidas correctivas?
Se hacen en forma inmediata?
Qu tcnicas se aplican para tomar medidas
correctivas?
Al tomar una medida correctiva se le comunica
al personal involucrado?

Auditoria Funcional.

2.-

Auditoria

Funcional:

Es un
examen y evaluacin de las Funciones
Operacionales, con el propsito de detectar
deficiencias
e
irregularidades
y
emitir
recomendaciones.
Se hace necesario preparar un listado de cada
una de las funciones orgnicas que integran
una organizacin y se lleva a cabo ponderando
cada una de ellas.
La asignacin de puntos que se les otorgue
estn influenciados por el criterio del Auditor.

Auditoria Funcional.

Debe estar orientada a determinar su efectividad y


su vinculacin sincronizada con lo objetivos y
controles de la organizacin.
Los
resultados deben estar orientados a
perfeccionar dichas reas y a lograr que se reduzca
la incidencia de irregularidades, desviaciones y
riesgos en el desarrollo de las operaciones de la
empresa.
Sin perder de vista y teniendo en cuenta que cada
una de estas, forma parte de la organizacin y
expresa su dinamismo que tendr que tratarse en
toda su complejidad.

Auditoria Funcional.

Examen
y
Evaluacin
mediante
Cuestionarios
sobre
las
Funciones
Operacionales:
A.- Auditoria a Ventas y Comercializacin:
Polticas.o Se cuenta con polticas de ventas por escrito?
o Reflejan los objetivos de la Direccin?
o Conoce las polticas el personal del Dpto.?
o Las polticas describen ciertas condiciones:

Caractersticas del vendedor

Seleccin del vendedor

Auditoria Funcional.

Obligaciones del vendedor


Forma de realizar la venta
Adiestramientos
Comisiones, etc.

Auditoria Funcional.

o
o

Registros:
Existe diseos y controles de registros?
Existe informacin de los clientes y un registro
adecuado?
Qu registros existen para informacin sobre
ventas?

Auditoria Funcional.

o
o

Control:
Existe un control efectivo sobre los aspectos
generales de ventas?
Existen presupuestos de ventas?
Se elaboran estadsticas de ventas por
vendedor y productos?
Se controlan los volmenes de devolucin,
quejas, servicios de visitas y gastos de
ventas?
Cmo miden la rentabilidad por vendedor y
por territorio de ventas?

Auditoria Funcional.

Pronsticos de Ventas:
Se elaboran pronsticos de ventas por cada
producto?
Qu tcnicas se utilizan para realizar las
proyecciones?

Auditoria Funcional.

Investigacin de Mercados:
Realizan investigacin de mercados?
Cmo se investigan nuevos mercados?
Se recibe la informacin de los clientes por
intermedio de los vendedores?

Auditoria Funcional.

o
o

Promocin:
Son adecuados los presupuestos de
publicidad?
Se evala y compara los gastos realizados
con el incremento de las ventas?
Como evalan su campaa publicitaria?
Qu informacin se transmite sobre los
productos?
Es adecuada la literatura tcnica de ventas?

Auditoria Funcional.

o
o

Fuerza de Ventas:
Se comparan los volmenes de ventas por
vendedor con los resultados obtenidos?
Qu acciones se toman con las desviaciones?
Elaboran reportes los vendedores?Con que
frecuencia?
Se asignan cuotas de ventas a cada
vendedor?

Auditoria Funcional.

Servicio al Cliente:
El servicio al cliente forma parte de la
actividad del Departamento?
Se lleva un control de las quejas de los
clientes?
Se evalan y analizan las quejas de los
clientes?Que se hace para solucionarlos?

Auditoria Funcional.

B.- Auditoria a Compras:


Organizacin y Operacin:
o Existe un departamento que centralice todas
las compras de la empresa?
o Existe un Procedimiento de Compras por
escrito?
o Existen otras reas o personas que efectan
compras?Quienes y porque?
o Conoce y esta a disposicin del personal los
Manuales de Procedimientos de Compras?

Auditoria Funcional.

Informacin:
Existe coordinacin entre compras, control de
inventarios y planeacin de la produccin
para establecer nuevos pedidos?
Se recepciona informacin para evitar
compras en exceso o para reducir al mnimo
los inventarios?
Existen diseos de formatos preestablecidos
para cotizaciones y ordenes de compras
adecuados?
Qu tipo de anlisis de control de calidad se
utilizan para evaluar las compras?

Auditoria Funcional.
o

Se efecta una programacin de compras y


entregas?
Cules son los criterios que se utilizan para
evaluar y aprobar una compra?

Auditoria Funcional.

Investigacin:
Se llevan a cabo estudios sobre el mercado
de proveedores?
Se exige que los productos adquiridos(si as
lo requiere) cumplan con los requisitos
mnimos de estndares de calidad
establecidos internacionalmente?
Se realizan revisiones peridicas sobre
materiales de desecho, obsoletas y
excedentes?

Auditoria Funcional.

Planeacin de Compras:
Se Planifican las Compras y se asignan los
presupuestos para llevarlos a cabo?
Interviene el jefe de compras en la planeacin
y programacin de los mismos?Existe
coordinacin?
Se lleva a cabo una Programacin y Control
de las compras?

Auditoria Funcional.

o
o
o

Polticas de Compras:
Existen polticas de compras por escrito?
A que nivel se ha establecido las polticas?
Existen polticas que describan las
condiciones bajo los cuales se pueden
efectuar compras directas?

Auditoria Funcional.

C.- Auditoria a Recursos Humanos:


Objetivos y Polticas de Personal:
o Se han establecido planes y objetivos por
escrito? Son claras y adecuadas?
o Los objetivos estn alineados con los
objetivos generales de la empresa?
o Se pueden mejorar los planes y objetivos de
personal?

Auditoria Funcional.

Evaluacin y Categorizacin de Puestos:


Existe un Sistema de Remuneraciones
concordante con la situacin econmica y el
grado de competencia?
Existe una jerarquizacin de los puestos de
trabajo?
Existe una delimitacin de la autoridad,
responsabilidad y funciones de cada uno de
los cargos que coadyuven a la operatividad
del trabajo?

Auditoria Funcional.

Proceso de Reclutamiento:
Existe un proceso de reclutamiento y
seleccin adecuado?
Existe un programa de capacitacin y cubre
las necesidades de la empresa?

Auditoria Funcional.

o
o

Administracin de Sueldos y Salarios:


Existe una Estructura Salarial de acuerdo con
las exigencias del mercado?
Se realizan Anlisis de Puestos de Trabajo?
Se lleva a cabo un programa de calificacin
de meritos?
Existe un plan de incentivos basado en el
nivel de desempeo?

Auditoria Funcional.

o
o
o

Control de Personal:
Se cuenta con registro de personal y estn
debidamente archivados y custodiados?
Existe un listado de personal actualizado?
Es controlado y revisado los trabajos extras?
Existe un registro adecuado sobre los
movimientos y vacaciones del personal?

Auditoria Funcional.

o
o

Contratos Colectivos:
Se ajustan a los preceptos legales y a las
obligaciones contractuales?
Se respetan los Pactos Colectivos?
Existe una armoniosa relacin con el
organizacion sindical?

Auditoria Funcional.

o
o

Reglamento Interno de Trabajo:


Se cuenta con un RIT actualizado y adecuado
a las normas legales vigentes?
Conocen los trabajadores el RIT?
Ha sido divulgado a todo el personal de la
empresa?
Incluye las obligaciones y derechos a que
estn sometidos los trabajadores?

Auditoria Funcional.

Higiene y Seguridad Industrial:


Son adecuados los procedimientos existentes
para la proteccin de la planta y la seguridad
de los trabajadores?
Se revisan peridicamente las medidas de
prevencin de accidentes de trabajo y se les
provee de los materiales e instrumentos para
contrarrestarlos?
Existe un rea encargada de dar y mantener
una seguridad al trabajador?

Auditoria Funcional.

D.- Auditoria a Crditos y Cobranzas:


Polticas de Crditos:
o Existe un manual administrativo sobre las
polticas de crditos y cobranzas?
o Cules son las condiciones para adoptar una
poltica liberal de crditos?
o Se dan a conocer en forma adecuada las
polticas de crditos al personal de esta rea?
o Cul es el sistema de crdito adoptado por la
empresa?
o Se cuenta con expedientes de crditos por
cliente?

Auditoria Funcional.
o

o
o

Son congruentes los objetivos del


departamento de crditos y cobranzas con lo
objetivos de la empresa?
Son autorizados todos los pedidos de crditos
por el Departamento?
El personal de crdito esta organizado en
funcin de la cantidad de clientes?
Se investiga a los clientes potenciales sujetos
de crdito?
Quin autoriza los crditos?
Se analizan peridicamente los limites de
crdito establecido a los clientes?

Auditoria Funcional.

o
o

Polticas de Cobranzas:
Se cuenta con polticas de cobranzas
claramente definidas?
Se indican los periodos de cobros?
Se cuenta con polticas irrestrictas en cuanto
a no aceptar a un cliente con saldos
pendientes?
Qu mtodos de cobranza a adoptado la
empresa?
Se enva estados de cuenta a los
clientes?Cada que tiempo?

Auditoria Funcional.
o

o
o

Estn debidamente clasificados los


vencimientos de pago de los clientes?
Se cobran intereses por pagos vencidos?
Existen saldos acreedores en la Cuenta por
Cobrar?
Se analiza la cartera de clientes morosos y
sus causas?
Con que frecuencia se realizan arqueos de
caja?Se comparan los resultados con los de
contabilidad?

Auditoria Analtica.

3.- Auditoria Analtica: Es un examen

y evaluacin de los Sistemas Operativos a fin


de detectar deficiencias e irregularidades y
proponer soluciones y recomendaciones.

Implica evaluar y examinar: sistemas,


procedimientos, mtodos, anlisis de puestos,
actividades, formatos, costos de proceso
productivos, etc. con la finalidad de detectar
deficiencias
y
recomendar
mejoras
y
actualizaciones de los mismos en busca de la
eficiencia y eficacia.

Auditoria Analtica.

o
o
o
o
o

o
o

Aspectos a examinar durante el desarrollo


de una Auditoria Analtica:
Las Polticas
La estructura orgnica
Los objetivos del Sistema
Informacin sobre la Carga Laboral
Informacin sobre el atraso de la ejecucin de
las actividades
Frecuencia de Actividades
Los Costos de Operacin

Auditoria Analtica.
o
o
o

Manuales Administrativos
Simplificacin del Trabajo Administrativo
Utilizacin de Maquinas

Auditoria Analtica.

Objetivos de Auditoria Analtica:


Fundamentar la opinin del auditor sobre la
actuacin del sistema operativo.
Proporcionar los suficientes conocimientos
sobre el Sistema de Control y Operativo, que
permitan recomendar mejoras orientados a
incrementar la eficiencia y eficacia de la
estructura de los procedimientos.

Auditoria Analtica.

Ventajas de la Auditoria Analtica:


Se logra una comprensin clara del Sistema de
Control y del Sistema Operativo.
Se obtiene una mayor apreciacin del Control
Interno de la empresa.
Proporciona recomendaciones objetivas, tanto
del sistema de control como de la eficacia de
los Sistemas y Procedimientos.
Esta orientado a una Racionalizacin
Administrativa en reas que requieren mayor
atencin.

Auditoria Analtica.
o

Fomenta el incremento de la Productividad al


lograr un mayor rendimiento del personal.

METODOS
DE
ANALISIS.

Mtodos de Anlisis.

Una vez obtenida la informacin (recopilacin y


registro de datos), esta debe ser sometida a un
procedimiento de anlisis para conocer la
eficiencia con que la empresa ha logrado o esta
logrando sus objetivos y adems para descubrir
las causas que impiden sus operaciones
normales de sus sistemas, procedimientos y
mtodos de trabajo, provocando con ello una
reduccin de su eficiencia.
El propsito del anlisis estar orientado a
establecer las bases para desarrollar opciones
de solucin al problema que se estudia, con el

Mtodos de Anlisis.

fin de introducir medidas de mejoramiento


administrativo.
Un enfoque muy eficaz en el momento de
anlisis de datos, es mediante una actividad
interrogativa, formulando una serie de
preguntas que resuman los aspectos de una
situacin administrativa para arribar a
conclusiones:

Hecho
Observado

Critica

Anlisis

Mejora
Propuesta

Qu se esta
haciendo?
(Propsito)

Por qu?

Qu otra cosa
podra hacerse?

Qu debera
hacerse?
(Eliminar)

Dnde se hace?
(Lugar)

Por qu?

En que otro
lugar podra
hacerse?

Dnde debera
hacerse?

Cundo se
hace? (OrdenSucesion)

Por qu?

Cundo podra
hacerse?

Cundo debera
hacerse?

Quin lo hace?
(Persona)

Por qu?

Qu otra
persona podra
hacerlo?

Quin debera
hacerlo?

Cmo se hace?
(Medio)

Por qu?

De que otro
modo podra
hacerse?

Cmo debera
hacerlo?
(Simplificacin)

(Combinando: Lugar-Orden-Persona)

Mtodos de Anlisis.