Diseo e implementacin de planeacin

estratgica para la Cooperativa Multiactiva de

Empleados de la UPB seccional Bucaramanga,
COOMEB LTDA
Sara Camila Heredia
Moya

OBJETIVOS
Objetivo general.
Disear e implementar un plan estratgico para la Cooperativa Multiactiva de Empleados
de la UPB, seccional Bucaramanga, COOMEB LTDA que permita direccionar
estratgicamente las actividades de la Cooperativa.
Objetivos especficos.
Presentar un diagnstico del estado actual de COOMEB LTDA mediante informacin
recopilada con entrevistas a la Gerencia y sus empleados, para analizar la aplicacin y
direccionamiento vigente en la Cooperativa.
Realizar un benchmarking con otras cooperativas de la regin, a travs de la revisin de
sus estatutos y su operacin estratgica, con el fin de transferir el conocimiento de las
mejores prcticas y su aplicacin.

 Identificar las debilidades y fortalezas de COOMEB LTDA, por medio de una matriz de
Perfil de Capacidad Interna (PCI), con el fin de
establecer objetivos para su
mejoramiento.
Evaluar las oportunidades y amenazas de COOMEB LTDA a travs de una matriz de Perfil
de Oportunidades y Amenazas (POAM), que permita el anlisis del entorno y actuar de
manera efectiva.
Formular estrategias para el logro de los objetivos de la cooperativa mediante el anlisis
de la matriz IE. (interna-externa)
Realizar ajuste y diseo de los documentos y reglamentos para mejorar el
funcionamiento de la cooperativa a travs de la revisin de estatutos y sugerencias de la
Gerencia.
Presentar ante el Consejo de Administracin el documento del plan estratgico con el fin
de lograr su aprobacin e implementacin.

DIAGNSTICO DE LA EMPRESA
COOMEB LTDA

COOMEB LTDA

SERVICIOS DE COOMEB
LTDA

1. LNEAS DE CRDITO
LNEA DE CREDITO
Libre Inversin

INTERS
1,1%

PLAZO
36 Meses

1,1%

24 Meses

1%

36 Meses

Permite al asociado un crdito por un 10% de su salario.

1,1%

3 Meses

Libre Inversin recursos

externos

permite realizar al asociado un crdito por un valor ms alto y a un

plazo de pago mucho ms extendido para que ste lo invierta en lo
que el desee.

1,4%

60 Meses

Vivienda

Permitir al asociado comprar, reformar o cancelar la hipoteca de

su vivienda.
Este crdito se realiza al asociado por hasta 8 veces el valor de
sus aportes.
Permite al asociado un crdito para pagar algo que haya requiera
o que haya adquirido con una de las empresas con las que se
tienen convenio.

0,9%

60 Meses

0,8%

36 Meses

1,1%

24 Meses

permite a los asociados adquirir productos de las cafeteras y

papeleras, con posibilidad de pagar
un tiempo despus,
realizndose un descuento por nmina.

No Aplica

1 Mes

Credi-Consumo
Crdito de educacin

Credi-Ya

Credi-Aportes
Credi-Convenios

Credi-Servicio

DESCRIPCIN
Esta modalidad de crdito se realiza para que asociado invierta en
lo que desee.
Es un crdito que se le hace al asociado para consumir o realizar
la compra que este desee.
Con este crdito el asociado podr obtener recursos para financiar
su educacin o de un familiar.

2. CONVENIOS

3.SERVICIOS ADICIONALES
Beneficio

Monto

Antigedad

Bonos por referido

25.000

No Aplica

Requisito

El asociado debe haber cancelado

la cuota de admisin y por lo menos
el 25% de los aportes iniciales
Auxilio de Viaje

100.000 determinado por el Consejo

de Administracin.

6 Meses

Ramo Fnebre

50.000

No aplica

Regalo de fin de ao

Establecido por el Consejo de

Administracin

6 Meses

Celebraciones Coomeb

Establecido por el Consejo de

Administracin

6 Meses

Familiares en primer grado de

consanguinidad y primero de
afinidad.
Haber cancelado la cuota de
admisin y por lo menos el 25% de
los aportes iniciales.

Bono para consumo en

puntos de servicios

Pago directo a la
agencia de viajes

Ramo

Establecido por el
Consejo de
Administracin.

No Aplica

Auxilio de maternidad
y/o paternidad

Auxilio funerario

Haber cancelado la cuota de

admisin y por lo menos el 25% de
los aportes iniciales

Desembolso

200.000

1 ao

Establecido por el Consejo de

Administracin

No aplica

-Registro civil de nacimiento.

-Estar al da con las obligaciones adquiridas
a travs de la corporativa.
- Presentar solicitud dentro de los 3 meses
siguientes al nacimiento

Bono.

Haber cancelado la cuota de admisin y por

lo menos el 25% de los aportes iniciales.

Pago directo con la

funeraria.

4. CAFETERAS.

5. PAPELERAS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACIN

PLANEACIN ESTRATGICA
COOMEB LTDA

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
MISIN

VISIN

VALORES

ANLISIS INTERNO DE LA EMPRESA

MATRIZ DE PERFIL DE CAPACIDAD

INTERNA
Factores
indicadores
Planeacin
Mtodos de
planeacin
Desarrollo gerencial
Organizacin
Manual de funciones
Estructura
Organizacional
Asignacin de
cargos
Direccin
Control
Control financiero
Control
Administrativo
Control fiscal
TOTAL

Ponderacin

AUDITORIA GERENCIAL 20%

Valoracin
Ponderacin
Debilidad Fortaleza
grupal
1
2
3
4
X

Total

0,15

0,03

0,09

0,06

0,012

0,048

0,10

0,02

0,08

0,10

0,02

0,08

0,10

0,02

0,06

0,12

0,024

0,096

0,15

0,03

0,12

0,10

0,02

0,08

0,09
1

0,018
0,194

0,072
0,726

Descripcin
La planeacin es algo dbil en la
empresa ya que no se
realiza un plan en
concreto.

Cargos especficos y
documentados.
Estructura clara.
La Gerencia ejecuta y coordina
las actividades
planeadas.
Se realiza seguimiento adecuad
y permanente por parte
de los entes encargados.

Factores indicadores
Ponderacin

AUDITORIA DE MERCADOS 20%

Valoracin
Ponderacin grupal
Debilidad
1
2
3

Anlisis de los
clientes
Fidelidad
Servicios
Participacin en
organismos de apoyo.

0,075
0,075

0,015
0,015

0,075

0,015

Ingresos vs retiros

0,075

0,015

Alianzas estratgicas
Convenios

0,05

0,01

0,35

0,07

0,05

0,01

0,05

0,01

Auxilios

0,05

0,01

Otros Servicios
Cafeteras
Papeleras
TOTAL

0,07
0,07
1

0,014
0,014
0,198

Venta de servicios
Crditos
Actividades
socioculturales
Capacitaciones

Fortaleza
4

X
X

Total

0,045
0,06
0,03
0,03

0,02
X
X

0,28
0,02
0,02

X
X

0,02
X
X

0,056
0,056
0,637

Descripcin

La mayora de los asociados

llevan entre 1 y 5 aos.
La mayora de los asociados
no se interesan por participar
en los organismos de apoyo
como lo son los comits.
La mayora de los asociados
no ha usado el servicio de
convenios.
Todos los asociados han
adquirido crdito y han
participado de las actividades.
No se han realizado muchas
capacitaciones en Coomeb y
falta dar a conocer ms los
auxilios.
La Cooperativa realiza
encuestas a los clientes de
las cafeteras y papeleras.

AUDITORIA DE SERVICIO 20%

Valoracin
Factores indicadores

Ponderacin

Ponderacin grupal

Debilidad
1

Recursos fsicos
Labor Social
Servicios
Asesora
Tiempo de espera
Logstica
Tarifas
Horario de atencin
Asesora Telefnica
TOTAL

Fortaleza
3

Total

Descripcin

0,10

0,02

0,03

0,10

0,02

0,08

0,20

0,04

0,16

0,10

0,02

0,08

0,10

0,02

0,06

0,10

0,02

0,06

0,10

0,02

0,06

0,10

0,02

0,08

0,10

0,02

0,08

0,2

0,69

El servicio de Coomeb es una

fortaleza para la Cooperativa
ya que cuenta con una planta
adecuada para su prestar
todos sus servicios, adems
la asesora y el tiempo de
espera son favorables para
sus clientes.

AUDITORIA DE TALENTO HUMANO 20%

Factores indicadores

Ponderacin

Ponderacin grupal

Valoracin
Debilidad
1
2

Total
Descripcin

Fortalez
a
3
4

Seleccin de
personal

0,20

0,04

Perfil del personal

0,20

0,04

0,16

Ambiente Laboral

0,20

0,04

0,16

Capacitacin del
personal

0,10

0,02

Herramientas
necesarias

0,20

0,04

Salud Ocupacional

0,20

0,04

0,22

TOTAL

0,12

Falta formalizar los procesos de

reclusin.
Los empleados trabajan en
armona y tienen claras sus
funciones para la operacin.

0,06

Ninguno de los empleados se ha

capacitado para mejorar su
desempeo.

0,16

Los empleados cuentan con las

herramientas necesarias para
realizar su labor de la mejor
manera.

0,12

Se debe implementar el Sistema

de Seguridad y Salud en el
trabajo.

0,84

Factores indicadores

Ponderacin

AUDITORIA FINANCIERA 20%

Ponderacin grupal
Valoracin
Debilidad
Fortaleza
1

Total

Descripcin

Software Contable

0,10

0,02

Indicadores de liquidez

0,30

0,06

0,24

Indicadores de
endeudamiento

0,30

0,06

0,24

Indicadores de
rentabilidad

0,30

0,06

0,24

TOTAL

0,2

0,04

0,76

La parte financiera
es una fortaleza
para de Coomeb ya
que se encuentra lo
slida y puede
responder por las
deudas, tiene
capacidad para
invertir y un buen
margen de
rentabilidad. El
software se
presenta como
debilidad ya que
requiere un sistema
ms robusto.

MATRIZ DE PERFIL DE CAPACIDAD

INTERNA GENERAL
FACTORES

PONDERACIN GENERAL

RESULTADO

20%

0,726

20%

0,637

20%

0,69

20%

0,84

20%

0,76

100%

3,653

INTERNOS
Auditoria
Gerencial
Auditoria de
Mercados
Auditorias del
servicio
Auditoria de
Talento Humano
Auditora
Financiera
TOTAL

ANLISIS EXTERNO DE LA EMPRESA

MATRIZ PERFIL DE
OPORTUNIDADES Y AMENAZAS
Factores indicadores

POAM 100%
Ponderacin

Valoracin
Amenaza

1
Factor Social
Desempleo
Ahorro
Factor Econmico
Polticas crediticias.
Baja tasa de inflacin.
Baja tasas de inters
Capacidad adquisitiva
Factor Poltico
Reforma Laboral
Reforma Tributaria
Factor Competitivo
Competitividad
Factor tecnolgico
Desarrollo tecnolgico
Comercio electrnico
TOTAL

0,10
0,10
0,05
0,05
0,05
0,05

0,10
0,10
1

Oportunidad

X
X
X
X

0,4
0,1
0,15
0,15
0,05
0,1

X
X

0,10
0,10
0,20

Total

X
X
X

0,4
0,4
0,2

X
X

0,4
0,4
3,7

MATRIZ INTERNA - EXTERNA

4

II

III

IV

VI

VII

VIII

IX

MATRIZ DOFA
Oportunidades y amenazas

Fortalezas
-Fidelidad de los asociados
-Cafeteras y papeleras
-Calidad de servicios
-Crditos
-Actividades socioculturales
-Recursos fsicos
-Tiempo de espera
-Beneficio
social
-Logstica
Asesora.
-Tarifas.
-Horario de atencin
-Desarrollo gerencial
Asignacin de cargos
-Organizacin
Control
administrativa
-Manual de funciones
Control fiscal
-Estructura
organizacional
-Control Financiero
-Seleccin del personal
Resultados financieros
Reconocimiento y
cumplimiento con entidades bancaria
-Baja cartera morosa
-Perfil del personal
-Ambiente laboral

Oportunidades
-Bajo desempleo en el departamento
de Santander.
-Polticas crediticias.
-Baja tasa de inflacin.
-Reforma laboral.
-Reforma tributaria.
-Desarrollo tecnolgico.
-Comercio electrnico.

-Participacin de los organismos de control

-Ingresos vs retiros.
-Convenios.
-Capacitaciones.
-Auxilios
-Cantidad de trmites para adquirir servicios.
-Publicidad y promocin de los servicios.
-Mtodos de planeacin
-Salud Ocupacional.
-Capacitacin del personal.
-Software contable

Estrategias FO
Penetracin del mercado
-Mejorar la imagen corporativa.
-Incrementar publicidad y mercadeo. (pg. Web, RS)
-Capacitar a los asociados sobre las ventajas de pertenecer a
una cooperativa.

Amenazas
-Poco habito de ahorro de los
colombianos.
-Poca capacidad adquisitiva.
-Bajas tasas de inters.
-Competitividad.

Debilidades

Estrategias DO
Desarrollo de mercado
-Desarrollar mercados mediante el incremento de la cobertura de los
servicios.
-Desarrollar servicios de capacitacin acorde con las necesidades de
Coomeb
-Ofrecer servicios fuera del campus UPB.

Estrategias FA

Estrategias DA

Alianzas estratgicas

Mtodos de planeacin

-Ampliar convenios que sean del inters de los asociados.

-Crear polticas que velen por el beneficio de sus empleados.

-Realizar el presupuesto con base a la planeacin de los comits.

-Actualizar reglamentos de todos los organismos de apoyo donde se
especifique que se debe realizar una planeacin anual

SELECCIN DE ESTRATEGIAS

OBJETIVOS ESTRATEGICOS
1. Mejorar la posicin competitiva de la empresa, por medio de una campaa
publicitaria agresiva y manejo de la tecnologa para poder ser reconocida en el
departamento de Santander en el ao 2020.
2. Alcanzar niveles de excelencia en la calidad y prontitud con que se atiende al
usuario, implementando el Sistema de Gestin de calidad y logrando su
certificacin en el 2018.
3. Disear programas de capacitacin a los empleados de la Cooperativa, para
promover el desarrollo personal y profesional de los empleados, su motivacin
y adhesin hacia los fines organizacionales, y as mejorar el desempeo de sus
labores en el ao 2018.
4. Establecer lineamientos de planeacin creando polticas que inviten prever las
actividades, eventos y gestiones futuras de la Cooperativa a partir del ao
2016.

MATRIZ CUANTITATIVA DE
PLANEACIN ESTRATGICA
FACTORES CRTICOS PARA
EL XITO

PESO

PENETRACIN DEL MERCADO

DESARROLLO DE MERCADO

ALIANZAS ESTRATEGICAS

CA

TCA

CA

TCA

CA

TCA

MTODOS DE
PLANEACIN
CA
TCA

OPORTUNIDADES
Bajo desempleo en el
departamento de Santander.

0,10

0,4

0,4

0,2

0,4

Polticas
crediticias.
Baja tasa de
inflacin.
Reforma laboral.
Reforma tributaria.
Desarrollo tecnolgico

0,05

0,15

0,2

0,15

0,2

0,05

0,05

0,05

0,1

0,13

0,10
0,10
0,10

2
3
4

0,2
0,3
0.4

3
3
4

0,3
0,3
0,4

3
3
2

0,3
0,3
0,2

3
3
4

0,3
0,3
0,4

Comercio electrnico

0,10

0,4

0,4

0,2

0,4

0,10

0,4

0,2

0,2

0,4

0,05

0,1

0,1

0,15

0,15

0,05
0,20

3
4

0,15
0,8

3
3

0,15
0,6

4
3

0,2
0,6

4
3

0,2
0,6

AMENAZAS

Poco habito de
ahorro de los
colombianos.
Poca capacidad
adquisitiva.
Bajas tasas de inters.
Competitividad.

FORTALEZAS
Fidelidad de los asociados

0,075

0,3

0,3

0,15

0,3

Cafeteras
Papeleras
Calidad de servicios
Crditos
Actividades socioculturales
Recursos fsicos

0,07
0,07
0,20
0,35
0,05
0,10

4
4
4
4
4
4

0,28
0,28
0,8
1,4
0,2
0,4

4
4
4
4
4
4

0,28
0,28
0,8
1,4
0,2
0,4

3
3
2
3
3
2

0,21
0,21
0,4
1,05
0,15
0,2

4
4
4
4
4
4

0,28
0,28
0,8
1,4
0,2
0,4

Tiempo de espera
Beneficio social

0,10
0,10

2
3

0,2
0,3

2
3

0,2
0,3

2
2

0,2
0,2

4
4

0,4
0,4

Logstica
Asesora.

0,10
0,10

3
3

0,3
0,3

2
3

0,2
0,3

2
2

0,2
0,2

4
4

0,4
0,4

Tarifas.
Horario de atencin
Asignacin de cargos
Control administrativo
Manual de funciones

0,10
0,10
0,10
0,10
0,10

3
4
2
2
1

0,3
0,4
0,2
0,2
0,1

3
3
3
2
2

0,3
0,3
0,3
0,2
0,2

3
2
2
2
2

0,3
0,2
0,2
0,2
0,2

4
4
4
3
3

0,4
0,4
0,4
0,3
0,3

Control fiscal
Estructura organizacional

0,09
0,10

1
1

0,09
0,1

2
2

0,18
0,2

3
2

0,27
0,2

4
3

0,27
0,3

Control Financiero
Seleccin del personal
Perfil del personal
Ambiente laboral
Herramientas necesarias
para desempearse en las
labores.
Resultados financieros.

0,15
0,20
0,20
0,20
0,20

3
3
3
2
4

0,45
0,6
0,6
0,4
0,8

2
1
2
2
3

0,3
0,2
0,4
0,4
0,6

3
2
2
2
2

0,45
0,4
0,4
0,4
0,4

4
4
4
3
4

0,6
0,8
0,8
0,8
0,8

0,90

3,6

1,8

2,7

3,6

DEBILIDADES
Participacin
de los
organismos
de control

0,075

0,3

0,225

0,225

0,3

Ingresos vs
retiros.

0,075

0,3

0,3

0,225

0,3

Convenios.
Capacitacione
s.
Auxilios
Mtodos de
planeacin

0,05
0,05

4
4

0,2
0,2

4
4

0,2
0,2

4
4

0,2
0,2

4
4

0,2
0,2

0,05
0,15

4
4

0,2
0,6

4
4

0,2
0,6

4
2

0,2
0,3

4
4

0,2
0,6

Salud
Ocupacional.
Capacitacin
del personal.

0,20

0,8

0,4

0,4

0,6

0,10

0,4

0,4

0,2

0,4

Software
contable
TOTAL

0,10

0,4

0,4

0,3

0,3

142

18,95

135

16,06

112

14,04

165

21,61

ESTRATEGIAS SELECCIONADAS

Plan de accin de estrategias

ESTRATEGIA 1: MTODOS DE
PLANEACIN

ACTIVIDADES

Plan de accin:
1. Realizar los reglamentos de cada uno de los
organismos de control y los organismos de apoyo.
2. Divulgar y comunicar a cada uno de los miembros.
3. Programar las reuniones para realizar la planeacin de
cada uno de los organismos de apoyo y de control
4. Hacer el presupuesto anual en base a la planeacin.

ESTRATEGIA 2: DESARROLLO DE
MERCADOS

ACTIVIDADES
Primer Objetivo:
1. Realizar reuniones con los empleados para
identificar el rea en que se deben hacer
capacitaciones.
2. Designar persona o personas encargadas de
coordinar las capacitaciones.
3. Realizar contratacin de personal que dirigir
la capacitacin.
4. Disear el contenido programtico de las
capacitaciones.
5. Verificar los horarios.
6. Registrar en base de datos a los asistentes.

Tercer Objetivo:
1. La Gerencia junto con el consejo de
administracin, debern realizar un anlisis
exhaustivo de costos.
2. Realizar un anlisis geogrfico, que
permite establecer un lugar estratgico
donde se pretender ofrecer los servicios.
3. Asignar el personal que se encontrar en
el prximo punto.
4. Finiquitar trmites.

Segundo Objetivo
1. Realizar reuniones con los
empleados para identificar el rea en
que se deben hacer capacitaciones.
2. El comit de educacin ser el
rgano encargado de coordinar las
capacitaciones.
3. Disear el contenido programtico
de las capacitaciones.
4. Verificar los horarios.
5. Registrar en base de datos a los
asistentes

ESTRATEGIA 3: PENETRACIN DE
MERCADOS.

ACTIVIDADES
Primer Objetivo:
1. Abrir un cargo de comunicaciones en la
Cooperativa.
2. Realizar llamadas de servicio al cliente.
3. Capacitar a los empleados en Servicio al Cliente.
4. Actualizar diariamente las redes sociales con las
que cuenta la Cooperativa
5. Mantener actualizar la pgina Web, para poder
hacer uso de ella y tener un contacto ms cercano
con los asociados
6. Elaborar encuestas de satisfaccin al cliente acerca
del servicio.
Tercer Objetivo:
1.Designar la labor de mercadeo a una persona de la
Cooperativa.
2.Realizar un estudio de mercados a los empleados de la UPB, en
dnde se verifique cuantas personas hay laborando en la
universidad, cuantas de ellas estn afiliadas, cuantas personas
no se han afiliado y cuntas estn afiliadas a otras cooperativas.
3. Realizar una base de datos en donde se registre cada una de
las personas, con sus datos.
4.Realizar llamadas una vez al mes a las personas que no se han
afiliado, ofrecerle los servicios que presta la cooperativa y sus
beneficios y ventajas de ser asociado.
5.Realizar una charla anual a la comunidad UPB, personal
Coomeb y sus familiares que quieran asistir para que conozcan
ms sobre la Cooperativa.
6.Mejorar la imagen corporativa de la Cooperativa, creando un
slogan y una mascota que genere reconocimiento.

Segundo Objetivo
1. Contratar un profesional que asesore la
implementacin del Sistema de Gestin de Calidad.
2. Capacitar a todos los empleados de la Cooperativa en
materia de calidad y del proceso a realizar.
3. Establecer la poltica de calidad.
4. Estructurar cada uno de los procesos que se realizan
en la Cooperativa.
5. Diseo los formatos obligatorios y los necesarios para
preservar el buen funcionamiento de la Cooperativa.
6. Documentar el sistema de gestin de calidad
incluyendo registros de los procesos donde se requiera.
Implementar el sistema de gestin de calidad.
7. Realizar auditoras internas que permitan identificar
las no conformidades.
8. Corregir las no conformidades.
9. Lograr la certificacin en ISO 9001.

CONCLUSIONES

 Una de las debilidades ms fuertes de la Cooperativa se ve reflejada en los mtodos de

planeacin, lo cual hace que las actividades se realicen muy sobre el tiempo y esto permitira
una mejor organizacin de las mismas.
El desarrollo de la tecnologa ha permitido crear software que permitan a las personas
realizar pagos en lnea, realizar simulaciones confiables de crdito, y ser mucho ms
competitivo frente a los bancos, por lo que se hace necesario implementar en la cooperativa
un sistema ms robusto y eficiente.
Las redes sociales han sido de gran xito para el posicionamiento de las empresas, por
medio de ellas se puede acceder mucho ms fcil a los clientes y asociados y as lograr un
mayor reconocimiento, es por esto que la cooperativa debe empezar hacer uso de estas.
La Cooperativa cuenta con muchas fortalezas que significativas para la estabilidad de la
misma, una de ellas es contar con las papeleras y cafeteras que se encuentran dentro del
campus UPB.

 El servicio de crdito es uno de los ms solicitados por los asociados y que permite
que estos mismos se afilien a la Cooperativa.
Teniendo en cuenta que los asociados de la cooperativa no son solo de la UPB, pues
se incluyen entre estos a los familiares, la cooperativa se vendra muy beneficiada y
podra lograr reconocimiento al encontrarse en otro lugar de la ciudad, y as poder
generar impacto en la regin.
La certificacin en calidad es una ventaja competitiva que se genera al implementar el
Sistema de Gestin de Calidad y que es una oportunidad para la Cooperativa de
estructurar los procesos de esta.
Los empleados son una de las partes ms importantes de la Cooperativa, por lo cual
se hace necesario velar por su bienestar, para ello se requiere de implementar el
Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

GRACIAS