PANDUAN TAHAP

TAKING OWNERSHIP

RENCANAAKSI
AKSI
RENCANA
PERUBAHAN
PERUBAHAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

LOGO
Coach : Drs.
Surjadi, M.Si.

CV
CV

LOGO

DOKUMEN
1. PROJECTTAHAP
CHARTER
TAKING OWNERSHIP

2. DOKMEN YANG TERKAIT :

a. Hasil Diagnostic Reading;
b. Undangan Rapat Pembahasan Rancangan Proyek
Perubahan dengan Tim / Stakeholders (Kalau ada);
c. Daftar Hadir Tim / Stakeholders dlm pertemuan
yang diadakan dll yang dipandang relevant.
3. FORM ISIAN UNTUK MENTOR
4. FORM ISIAN UNTUK COACH
5. FOTO-FOTO DOKUMENTASI KEGIATAN (Kalau
Lnjt
ada).
Lnjt
2

LOGO

DIAGNOSTIC READING

1. Dalam bekerja, pemimpin perubahan pada

dasarnya mirip seorang dokter, NAMUN yang
DIDIAGNOSA
bukanlah
tubuh
manusia,
melainkan ORGANISASI YANG DIPIMPINNYA.
2. Dalam melakukan diagnosa, pemimpin terlebih
dahulu menilai kinerja organisasi saat ini,
menemukan area yang bermasalah, kemudian
melakukan intervensi agar kinerja organisasi
meningkat.
3. .................
3

LOGO

DR.

3. Kemampuan
mendiagnosa
organisasi
secara akurat menentukan berhasil tidaknya
pemimpin dalam membawa perubahan bagi
organisasinya.
4. Diklatpim pola baru menghasilkan
pemimpin perubahan (adaptif) dan
asumsi yang dirujuk adalah peserta
diklatpim telah memiliki pengetahuan,
sehingga
diklatpim
diarahkan
untuk
menggali tacit knowledge.
4

LOGO

DR.

5. Diklatpim
lebih
menekankan
pada
keterampilan
memimpin
dari
pada
memberikan pengetahuan tentang teori dan
instrumen.
6. Agenda diagnostik organisasi diarahkan
untuk
melakukan
identifikasi
area
perubahan dan stakeholder agar dapat
dilaksanakan intervensi menuju organisasi
berkinerja tinggi.

LOGO

NAMA PROYEK PERUBAHAN MERUPAKAN

JUDUL KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN

Ingat Area Perubahan ?

Ingat apa yang menjadi Fokus Perubahan ?
Fokus Perubahan adalah hasil Diagnostic
Reading, yaitu Solusi Alternatif yang
dipilih untuk memecahkan masalah
organisasi yang dipilih untuk diselesaikan;
JUDUL AREA PERUBAHAN + FOKUS PERUBAHAN +
SASARAN PERUBAHAN
6

LOGO

FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

JUDUL :
Judul sebaiknya mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi
perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan.

LATAR BELAKANG :
Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan yang
ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa
diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi

PERMASALAHAN (diperoleh dari Diagnosa):

Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal.
Masalah inti yang menjadi perhatian utama.
Analisis Kondisi Saat ini dan upaya Benchmarking.

LOGO

FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

(LANJUTAN)
(LANJUTAN)

PERUBAHAN YANG AKAN DIWUJUDKAN :

Menjelaskan out put dan outcome dari perubahan yang
diinginkan.
Menjelaskan area, isi dan lingkup Proyek Perubahan.
Menjelaskan keuntungan dan kerugian.
Menjelaskan kendala yang diantisipasi terjadi.
Menjelaskan strategi pelaksanaan.

LOGO

FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

(LANJUTAN)
(LANJUTAN)

STAKE HOLDER :
Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder.
Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder.
Memetakan FREQUENSI hubungan kerja Stakeholder.

RENCANA AKSI:

Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan

Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan.
Menjelaskan Faktor-Faktor KEBERHASILAN
Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya.
Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM PELAPORAN

PENUTUP.

LOGO

MEKANISME / TAHAPAN PRAKTEK

DIAGNOSTIC READING
1. MULAILAH DARI KONDISI
YANG DIHARAPKAN

TAHAPAN
DIAGNOSTIC
READING

2. TENTUKAN SASARAN REFORM

3. PERTAJAM FOKUS SASARAN

4. MENENTUKAN SASARAN ATAU

PENETAPAN SASARAN REFORM

10

OH
T
ON
C
CONTOH

SASARAN REFORM
: PELAYANAN BIDANG KESEHATAN

Mendorong pegawai meningkatkan

pelayanan yang berorientasi hasil yg
Prima.
2. TENTUKAN
Kepuasan Pelanggan Meningkat dalam
SASARAN REFORM
memperoleh Pelayanan Kesehatan
dengan kualitas pelayanan yang prima.
3. PERTAJAM
Percepatan Waktu Pendaftaran Pelayanan
FOKUS SASARAN
kesehatan Rawat Jalan di Rumah Sakit,
sehingga terwujud perbaikan Standar
Pelayanan Publik.
4. MENENTUKAN SASARAN Terwujudnya percepatan waktu
ATAU PENETAPAN
pendaftaran pasien dari 30 menit
SASARAN REFORM
menjadi 8 menit .
1. MULAILAH DARI
KONDISI YANG
DIHARAPKAN

(Meningkatkan Kualitas Pelayanan Rawat Jalan Di Rumah Sakit Melalui

Percepatan Waktu Pelayanan Pendaftaran Pasien Sebagai Upaya Perbaikan
Standar Pelayanan Publik).

11

H
O
NT
LOGO
O
C

CONTOH LAIN
LOKUS : KECAMATAN
Bidang : Pelayanan Administrasi Umum
IDENTIFIKASI KONDISI YANG
DIHARAPKAN :
a. Prosedur mudah, cepat dan tepat (85%)
b. biaya berdasar Perda (100%);
c. Petugas trampil, menerapkan 3S (80%);
d. Terpenuhinya sarana pelayanan (80%);
e. Terpenuhinya prasarana yang
representatif (80%)
f. Kepastian hukum (80%).
12

H
O
T
LOGO
N
O
C

IDENTIFIKASI KONDISI SEKARANG

a. Prosedur mudah, cepat dan tepat (30%)

b. biaya berdasar Perda (50%);
c. Petugas trampil, menerapkan 3S (45%);
d. Terpenuhinya sarana pelayanan (55%);
e. Terpenuhinya

prasarana

(55%)
f. Kepastian hukum (50%).
13

yang representatif

OH
T
N
CO

MEMBANDINGKAN KONDISI YANG

DIHARAPKAN DENGAN KONDISI SEKARANG

PELAYANAN ADMINISTRASI
UMUM DI KANTOR KECAMATAN
a.

PROSEDUR MUDAH, CEPAT DAN

KONDISI
YANG
DIHARAPKAN

KONDISI
SEKARANG

(85%)

(30%)

b. BIAYA BERDASAR PERDA.

(100%)

(50%)

c.

(80%);

(45%)

(80%);

(55%)

(80%)

(55%)

(80%).

(50%)

TEPAT.
PETUGAS TRAMPIL,
MENERAPKAN 3S
d. TERPENUHINYA SARANA
PELAYANAN
e.

TERPENUHINYA PRASARANA
YANG REPRESENTATIF

f.

KEPASTIAN HUKUM

14

OH
T
N
CO

SASARAN REFORM

PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM DI

KECAMATAN

1.MULAILAH DARI
KONDISI YANG
DIHARAPKAN

Meningkatnya Prosedur
Pelayanan
Adm. Um. cepat, mudah
dan tepat
2.TENTUKAN
Terwujudnya kecepatan,
SASARAN REFORM kemudahan dan
ketepatan waktu
pelayanan
3.PERTAJAM
Menyederhanakan
FOKUS
persyaratan dari 7 form
Judul
: (Memperbaiki prosedur pelayanan
di Kantor
SASARAN
menjadiAdministratif
5 form
Kecamatan
melalui Penyederhanaan
Persyaratan Pengurusan
4.MENENTUKAN
Meningkatkan
IKM dari
Pelayanan).
15
SASARAN ATAU
65 %

FORMAT PROJECT CHARTER

H
1.0 IDENTITAS PROYEK
O
T
NAMA CON Memperbaiki prosedur pelayanan

Administratif
di Kantor Kecamatan melalui Penyederhanaan
Persyaratan Pengurusan Pelayanan.

DESKRIP
SI

Berdasar identifikasi masalah , isu strategis yang

diusulkan adalah : Prosedur Pelayanan
Administrasi Umum yang mudah, cepat dan tepat ,
kondisi saat ini masih rendah yaitu 30 %

SPONSOR
PROJECT
LEADER
SUMBER
DAYA TIM

Atasan Langsung (Mentor)

Penanggung Jawab Proyek Perubahan (Peserta
Diklat)
Sumber Daya
Penanggungjawab proyek
Kunci : Dukungan meyakinkan kepada stake
Stake holder yang holder dan mentor bahwa
dilegitimasi oleh
proyek perubahan ini layak
Mentor.
untuk ditindaklanjuti dan
mendapat dukungan.
16

FORMAT
RENCANA PROYEK PERUBAHAN
(PROJECT CHARTER)

LOGO

LEMBAR KERJA
RENCANA NAMA PROYEK PERUBAHAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

N ama Peserta
:
NDH
:
Instansi
:
Jabatan
:
Area Perubahan :
Fokus Perubahan : (Hasil Diagnostic Reading)
Rencana Nama/Judul Proyek Perubahan
(Nama Proyek Chater) : (Area Perubahan + Fokus
Perubahan + Sasaran Perubahan )
18

FORMAT RANCANGAN
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
JUDUL PROYEK PERUBAHAN :
Diambil dari Nama Proyek Perubahan yang ada pada Rencana
Aksi Perubahan/Project Charter (Identitas Proyek).
Kata Pengantar
Daftar Isi

Bab I : Pendahuluan
A.
B.
C.
D.
E.

Latar Belakang
Area dan Fokus Proyek Perubahan
Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan
Ruang Lingkup Proyek Perubahan
Kriteria Keberhasilan

Lanjutan
Bab II

: DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Output Kunci Proyek Perubahan
B. Pentahapan Proyek Perubahan
C. Tata Kelola Proyek Perubahan
D. Steakholder Proyek Perubahan
E. Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubahan
F. Target Capaian Kinerja (berisi target kuantitatif/
persentase pencapaian output sesuai kriteria
keberhasilan)
G. Adopsi Hasil Benchmarking ke Best Practice.

Lanjutan
BAB III : PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
Bab IV : PENUTUP

(Bab III dan Bab IV Disampaikan dalam Pembekalan

Breakthrough II)

21

PENJELASAN BAB-PERBAB

22

BAB I : PENDAHULUAN
A. LATAR
BELAKANG

Berangkat dari kondisi ideal atau normatif yang

akan dicapai dan kondisi eksisting yang riil
terjadi (didukung dengan data dan fakta)
Identifikasi permasalahan yang dihadapi (ini
penting untuk menentukan fokus proyek
perubahan)
Kembangkan dari uraian latar belakang yang
ada pada Project Charter

B. AREA DAN
FOKUS
PROYEK
PERUBAHAN

Area Proyek Perubahan adalah Program Instansi

yang telah dipilih pada waktu Diagnostic
Reading
Fokus Poyek Perubahan adalah hasil Diagnostic
Reading yang dijadikan Judul/Nama Project
Charter
Beri penjelasan seperlunya.
23

Lanjutan ..
C. TUJUAN DAN
MANFAAT
PROYEK
PERUBAHAN

Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan

diambil dari Project Charter Point 3.0 dan
4.0

D. RUANG
LINGKUP
PROYEK
PERUBAHAN

Ruang Lingkup Proyek Perubahan

diambil dari Project Charter Point 5.0
Beri uraian seperlunya !

E. KRITERIA
Kriteria Keberhasilan usahakan bersifat
KEBERHASILAN
kuantitatif/measurable/dapat diukur

(indikator kinerja kegiatan)

Usahakan berupa Outcome / hasil
kegiatan
Ambil dari Project Charter Point 13.
24

BAB II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. OUTPUT
KUNCI
PROYEK
PERUBAHAN

Output kunci adalah output yang akan

dihasilkan dalam proyek perubahan, baik output

jangka pendek, jangka menengah maupun

jangka panjang;
Diambil dari Project Charter Point 6.0.
B. PENTAHAPAN Pentahapan Proper adalah merupakan Milestone
PROYEK
Pentahapan Proper adalah capaian-capaian yang
PERUBAHAN
ditarget dapat dicapai tepat waktu dan tepat
sasaran
Terdiri atas Tahapan jangka Pendek, Jangka
Menengah dan Jangka Panjang
Diambil dari Project Charter Point 7.0

25

Lanjutan
C. TATAKELOLA
PROYEK
PERUBAHAN

Berisi struktur peran masing-masing tim/orang

yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek
perubahan;
Ambil dari Project Charter Point 8.0 dan
berikan uraian tatalaksananya.

D. STEAKHOLDER
PROYEK
PERUBAHAN

Ambil dari Project Charter Point 10

Beri penjelasan peran, pengaruh dan
hubungan kerjanya.

E. FAKTOR KUNCI
KEBERHASILAN

Faktor yang dianggap menjadi kunci

keberhasilan pencapaian tujuan proyek
perubahan secara tepat sasaran dan tepat
waktu
Diambil dari Project Charter Point 14
26

Lanjutan
F.

TARGET
CAPAIAN
PROYEK
PERUBAHAN

G. HASIL ADOPSI
BENCHMARKING

Berisi target hasil yang ingin dicapai

oleh Proyek Perubahan;
Target ini bersifat kuantitatif
sehingga dapat diukur tingkat
keberhasilannya;
Berdasarkan ukuran output kunci
dan kriteria keberhasilan Proyek
Perubahan
Contoh *)
Berisi best practice yang dapat
diadopsi dari kegiatan benchmarking
dan sesuai dengan Fokus Proyek
Perubahan.
27

RENCANA AKSI PERUBAHAN

(Project Charter)
( Lampiran : 1 )

01. IDENTITAS PROYEK

NAMA

Nama Proyek Perubahan yang akan dilakukan

DESKRIPSI

Gambaran singkat mengenai Proyek Perubahan.

SPONSOR

Atasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung

Proyek Perubahan.

PROJECT
LEADER

Penanggung Jawab Proyek Perubahan

SUMBER
DAYA TIM

Sumber dukungan dan

legitimasi bagi Tim
untuk menjalankan
Proyek Perubahan

Penjelasan Singkat
Penanggung Jawab Pro.Per.
Sehingga mendapatkan
dukungan yang legitimate.

02. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Latar belakang perlunya proyek dilakukan.

Berangkat dari Kondisi yang Ideal atau Normatif
yang akan dicapai dan Permasalahan yang dihadapi.
Penetapan Fokus Proyek Perubahan sesuai hasil
Identifikasi Masalah.
03. TUJUAN

Tujuan Pro.Per. Yang akan dicapai baik secara Jangka

Panjang (satu atau dua tahun), Jangka Menengah
(satutahun) dan Jangka Pendek (tiga minggu/sampai
berakhirnya Diklat. Pim. Tk. IV)
Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan
hanya Jangka Pendek dan Jangka Menengah.
29

04. MANFAAT

Manfaat Pro. Per. Dalam mendukung Reformasi

Birokrasi dan Perbaikan Kinerja Kebijakan serta
Kualitas Pelayanan Publik yang menjadi tanggung
jawab Instansinya.
05. RUANG LINGKUP

Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan

dalam Proyek Perubahan. Rumusan Kegiatan tersebut
disesuaikan dengan Rumusan Tujuan pada Bagian 03.

30

06. 0UTPUT KUNCI

(Key Project Deliverables)
NAMA

Nama output kunci yang

akan dihasilkan;
Output berupa Output
Antara (yang akan dicapai
Jangka Pendek dan
Menengah) dan Output
Akhir (yang akan dicapai
Jangka Menengah).

DESKRIPSI

Penjelasan singkat Output

yang hendak dihasilkan
dalam Proyek Perubahan.

31

07. PENTAHAPAN (Milestone)

No.

TAHAP UTAMA

WAKTU

1. Tahapan dalam proyek perubahan

merupakan capaian-2 yang sangat
penting, sehingga harus
diperhatikan dalam menjamin
terlaksananya proyek perubahan
secara tepat waktu dan tepat
sasaran. Milestone berbeda dengn
Time Schedule yang akan diuraikan
secara lebih rinci pada Laporan
Breakthrough-2;
2. Milestone bisa dibedakan antara
tahapan Jangka Pendek dan
Panjang.

Target waktu
pelaksanaan
(minggu,
bulan, tahun)

32

08. TATA KELOLA PROYEK

STRUKTUR

DESKRIPSI

Gambaran Struktur Tim / orang

yang terlibat dalam
penyelenggaraan proyek
perubahan. Contoh :

Project
Leader

Pokja

Sponsor :
Project Leader :
Pokja :

Sponsor

Coach

Penjelasan peran masing-masing

dalam penyelenggaraan proyek
perubahan.

Coach :

Pokja
33

09. ANGGARAN
JUMLAH

DESKRIPSI

(Estimasi Jumlah Anggaran yang dibutuhkan) (Penjelasan Peruntukan)

(Estimasi Jumlah Anggaran yang dibutuhkan) (Penjelasan Peruntukan)

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

No.

Identifikasi Instansi / Individu yang berkepentingan dan memiliki

sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari Proyek Perubahan.
Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau
negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat
dibedakan antara Stakeholder Internal (masih dalam satu instansi)
atau Stakeholder Eksternal yaitu instansi lain atau individu yang
berpengaruh di luar Instansi Peserta.
34

11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH

No.

DESKRIPSI
Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat
kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek
perubahan.

12. RESIKO
No.

DESKRIPSI
Penjelasan tentang tentang resiko yang harus diantisipasi bagi
keberhasilan pencapaian tujuan proyek prubahan sesuai target
waktu, yang telah ditetapkan.

35

13. KRITERIA KEBERHASILAN

Ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran
tersebut harus dapat diukur. Misalnya dengan prosentase capaian,
norma waktu, uang dsb.
14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK)
Faktor-faktor yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan
pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu.
15. DISETUJUI
Project Sponsor (Atasan Peserta)
(tanda tangan)
Tempat, tgl. / bulan / tahun.

36

FORMULIR BAGI MENTOR

PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP

( Lampiran : 2 )
1. Nama Peserta
2. Instansi

:
:

3. Topik yang dijadikan Project

:
Perubahan (Lingkup Eselon IV)
Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta :

Rekomendasi :

Surabaya, .
MENTOR,

37

FORMULIR BAGI COACH

PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
( Lampiran : 3 )
1. Nama Peserta

2. Instansi

3. Topik yang dijadikan Project

:
Perubahan (Lingkup Eselon IV)
Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta :

Rekomendasi :

Surabaya, .
COACH,

38

LOGO

BIMBINGAN VIA E_MAIL

LEARNING PRODUCT DIKIRIMKAN VIA

E_MAIL DENGAN ALAMAT Sbb.

suryadi_widyaiswara@yahoo.co.id
No. HP 0811362496

39

Thank You !
Add your company slogan

40

LOGO