Agenda
Objetivos de la Sesin
Teora de la Comunicacin Efectiva
Gestin de las Comunicaciones
8.1 Planificar las Comunicaciones
8.2 Gestionar las Comunicaciones
8.3 Controlar las Comunicaciones
Objetivos de la Sesin
Los objetivos de la presente sesin
son:
Describir los conceptos bsicos de la gestin de
las comunicaciones.
Entender los procesos de la Direccin de
Proyectos relacionados a la gestin de las
comunicaciones.
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Objetivos de la Sesin
Teora de la Comunicacin Efectiva
Gestin de las Comunicaciones
8.1 Planificar las Comunicaciones
8.2 Gestionar las Comunicaciones
8.3 Controlar las Comunicaciones
Director
de
Proyecto
Comunicacin
lateral:
colegas, otros
grupos
funcionales y
clientes
Comunicacin
lateral: amigos,
grupos sociales
org. Formales e
informales
Comunicacin informal
Entre grupos informales por razones de intereses, amistad, hobby,
etc.
EMISOR
RECEPTOR
retroalimentacin
Interna (dentro del proyecto) y externa (al cliente, los medios de comunicacin, el
pblico, etc.).
Tres estados:
Introduccin (decir lo que dirs)
Explicacin (decirlo)
Resumen (decir lo que usted dijo)
9
10
11
Probable significado
Agresividad
Impaciencia, aburrimiento
Incertidumbre, riesgo
Incertidumbre con las palabras
o deshonestidad
Inters
Superioridad o confianza
Actitud defensiva
Expectativa
Nerviosismo
Agenda
Objetivos de la Sesin
Teora de la Comunicacin Efectiva
Gestin de las Comunicaciones
8.1 Planificar las Comunicaciones
8.2 Gestionar las Comunicaciones
8.3 Controlar las Comunicaciones
13
reas de
Conocimiento
Planificacin
Ejecucin
Seguimiento y
Control
Gestin de la
Calidad
Planificar la Calidad
Realizar el
Aseguramiento de la
Calidad
Gestin de
Recursos
Humanos
Adquirir el Equipo
Desarrollar el Equipo
Gestionar el Equipo
Gestin de las
Comunicaciones
Planificar las
Comunicaciones
Gestionar las
Comunicaciones
Gestin de los
Riesgos
Gestin de las
Adquisiciones
Planificar las
Adquisiciones
Efectuar Adquisiciones
Controlar las
Adquisiciones
Planificar la gestin de
los Interesados
Gestionar la
participacin de los
Interesados
Controlar la
participacin de los
Interesados
Gestin de los
Interesados
Identificar a
los Interesados
14
Cierre
Controlar la
Calidad
Controlar las
Comunicaciones
Controlar los
Riesgos
Cerrar las
Adquisiciones
15
16
18
Ej: temas
contractuales
Legal
Construccin
Comunicaciones
Capacitacin
Ej: Productividad
y facilidad de uso
en el producto final
Pruebas
Logstica
Ej: Liberacin de
un producto de
calidad
Ej: Implantacin y
Administracin eficaz
Los DP emplean una gran cantidad de tiempo comunicndose con los otros interesados.
Debemos optimizar nuestro tiempo y atencin
20
Esto es parte
comunicaciones.
21
del
planeamiento
de
las
Qu me habr
querido decir?
Qu significar el
gesto que hizo?
Mensaje
Receptor
Emisor
22
Fundamentos de la Comunicacin
Modelo Bsico de Comunicaciones
El equipo de direccin
del proyecto gasta
gran parte de su
tiempo comunicndose
Fundamentos de la Comunicacin
Barreras para las Comunicaciones
Falta de
informacin
Demasiada
informacin
Semntica
Vocabulario
Redaccin
Resultados
deseados
Gestin del
Alcance, Tiempo,
Costo, Calidad,
RR HH y
Contratos
Diferencias culturales
Filtros
Percepciones y
personalidades
24
Conocimiento de lo
que se quiere decir
Objetivos
del Proyecto
Fundamentos de la Comunicacin
- Eleccin de medio:
- Escrito vs oral,
- Cara a cara vs. E-mail
- Memo vs. Informe
- Estilo de redaccin:
- Voz activa vs. Voz pasiva,
- estructura de la oracin,
- eleccin de las palabras.
- Tcnicas de presentacin
- Lenguaje corporal,
- Ayudas visuales
- Tcnicas de gestin de reuniones
- Agenda adecuada,
- Gestin de conflictos
25
26
Agenda
Objetivos de la Sesin
Teora de la Comunicacin Efectiva
Gestin de las Comunicaciones
8.1 Planificar las Comunicaciones
8.2 Gestionar las Comunicaciones
8.3 Controlar las Comunicaciones
27
Recordar!
Tecnologa de la
Comunicacin
Mtodos de
Comunicacin
Registro de
Interesados
Reuniones
Factores
Ambientales de la
Empresa
ACTUALIZACIONES
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
Plan de Gestin
de las
Comunicaciones
Documentos
del Proyecto
29
8.1 Entradas
Registro de Interesados
Este documento contiene todos los detalles relacionados con los
interesados identificados, entre ellos:
La informacin de identificacin.
La informacin de evaluacin.
La clasificacin de los interesados.
30
8.1 Entradas
31
8.1 Entradas
Factores Ambientales de la Empresa
La estructura de la organizacin tendr un efecto considerable
sobre los requisitos de las comunicaciones, por ello es preciso
adaptar las comunicaciones al entorno del proyecto.
32
33
34
Y yo que pensaba ir a la
playa a tomar sol
36
Tecnologa para
teleconferencia
Mensajera
instantnea
Paso 2: Director de
compras
37
8.1 Salidas
Plan de Gestin de las Comunicaciones
Forma parte del Plan de Direccin de Proyecto (PDP).
38
Matriz de comunicacin
Para qu sirve?
Para asegurar el mantener informados a los Interesados (para
asegurar una comunicacin efectiva).
Qu incluye?
Cundo utilizarla?
Se disea durante la planeacin y se actualiza a lo largo del
proyecto.
39
Leyenda
@ e-mail
impreso
* genera la informacin
Sem: semanal
Men: mensual
40
Ejecutivo o
estratega
Miembros del
Equipo de
Proyecto
Otros
Interesados
Reportes a recibir
(contenido principal)
Formato requerido
Reporte de resultados
principales
Usar colores
Eventos ms significativos
Mecanismo de
Distribucin
Mensual
Trimestral
Semanal
Usar diagramas y
grficos
Problemas ms
significativos (incluyendo
su solucin)
Formato resumido
Items pendientes
Recursos empleados y
requeridos
Documentacin
detallada y de soporte
(de requerirse)
Artculos
Fax
Quincenal
Mensual
Eventos clave
Reporte de resultados
41
Frecuencia
de reporte
Resmenes
3
36
18
21
42
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Objetivos de la Sesin
Teora de la Comunicacin Efectiva
Gestin de las Comunicaciones
8.1 Planificar las Comunicaciones
8.2 Gestionar las Comunicaciones
8.3 Controlar las Comunicaciones
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44
Plan de Gestin
de las
Comunicaciones
Tecnologa de la
Comunicacin
Modelos de
Comunicacin
Mtodos de
Comunicacin
Sistema de
Gestin de la
Informacin
Informes de
desempeo
Informes de
desempeo
del trabajo
Factores Ambientales
de la Empresa
Comunicaciones
del proyecto
ACTUALIZACIONES
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
45
Documentos
del Proyecto
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
8.2 Entradas
Informes de Desempeo del Trabajo
Son una recopilacin de informacin sobre el desempeo
y el estado del proyecto, que puede utilizarse para
facilitar la discusin y para crear comunicaciones.
Para optimizar este proceso, es importante que los
informes sean integrales, precisos y disponibles en el
momento oportuno.
46
48
EDT
ALCANCE LINEA BASE
Lista de Actividades
Recursos
49
Costos
INGRESO vs COSTO
ACUMULADO
140
INGRESO vs COSTO
MENSUAL
900
120
800
100
600
MILES DE US$
MILES DE US$
700
500
400
300
80
60
40
200
20
100
0
0
PERIODOS (EN MESES)
COSTO PPTO
COSTO REAL
INGRESO NUEVA PROY.
50
90
45.00%
80
40.00%
MILES DE US$
70
35.00%
60
30.00%
50
43.56%
43.27%
40.79%
39.21%
37.07%
31.31%
30.58%
29.95% 29.67% 30.05%
28.02%
27.66%
27.38%
27.25%
26.96%
26.90%
25.00%
40
20.00%
30
15.00%
20
10.00%
10
5.00%
0.00%
PRESUPUESTO
51
REAL
Presupuesto
Real
Aplica Control
de Plazo
Si/No ?
Si
Fecha de
Entrega
15/10/2008
Ampliacion
Riesgo
Nueva Fecha Alerta
de Plazo
Gerencia de
de Entrega
Roja
Si/No ?
Divisin
Si
22/01/2009
Comentarios
Alto
MTC
Si
01/12/2008
Si
31/05/2009
Alto
CPSAA-DESPACHOS
Si
09/03/2009
Si
18/05/2009
Medio
ORGANIZACIN Y MEJORAS A
LA GESTION DE VENTAS
Si
31/12/2008
Si
Cerrado
Bajo
52
53
8.2 Salidas
Comunicaciones del proyecto
Las comunicaciones del proyecto pueden incluir:
Informes de rendimiento, estado de los entregables,
progreso horario y el costo incurrido.
Comunicaciones
del
proyecto
pueden
variar
significativamente y estn influenciados por factores tales
como,
Urgencia y el impacto del mensaje, mtodo de la entrega, y
el nivel de confidencialidad.
54
8.2 Salidas
Actualizaciones al Plan de Direccin del Proyecto
El plan de gestin del proyecto proporciona informacin
sobre las lneas de base del proyecto, la gestin de las
comunicaciones y gestin de los interesados. Cada una
de estas reas pueden requerir actualizaciones basadas
en el desempeo actual de la proyecto en relacin con la
lnea base de medicin del desempeo (PMB).
La lnea base de medicin del desempeo general
integra alcance, cronograma y costo parmetros de un
proyecto, pero tambin pueden incluir parmetros
tcnicos y de calidad
55
8.2 Salidas
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto que pueden actualizarse,
se incluyen, pero no se limitan a:
Registro de Emisin,
Cronograma del proyecto
financiacin del proyecto.
56
las
necesidades
de
8.2 Salidas
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organizacin
Documentacin sobre lecciones aprendidas. La
documentacin incluye las causas de los problemas, el
razonamiento detrs de la accin correctiva elegida y
otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestin de
las comunicaciones.
Las lecciones aprendidas deben ser documentados y
distribuidos de manera que se convierte en parte de la
base de datos histricos tanto para el proyecto y la
organizacin ejecutante.
57
58
Agenda
Objetivos de la Sesin
Teora de la Comunicacin Efectiva
Gestin de las Comunicaciones
8.1 Planificar las Comunicaciones
8.2 Gestionar las Comunicaciones
8.3 Controlar las Comunicaciones
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60
Comunicaciones
del proyecto
Sistema de
Gestin de la
Informacin
Juicio de
expertos
Informacin sobre el
desempeo del trabajo
Registro de
Incidentes
Solicitudes
de Cambio
Datos del
desempeo
de trabajo
ACTUALIZACIONES
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
61
Documentos
del Proyecto
Activos de los
Procesos de la
Organizacin
8.3 Entradas
Registro de Incidentes
Se utiliza para documentar y monitorear la resolucin de
problemas / conflictos. Puede ser utilizado para facilitar la
comunicacin y garantizar un entendimiento comn de
las discrepancias.
Brinda ayuda en asignar la responsabilidad para resolver
los problemas especficos en una fecha lmite.
Esta informacin es importante para el proceso de control
de las comunicaciones, ya que proporciona un registro de
lo que ya ha sucedido en el proyecto y una plataforma
para comunicaciones a futuro que deber ser
entregadas.
62
8.3 Entradas
Datos del Desempeo del Trabajo
Organiza y resume la informacin recopilada, y presenta
los resultados de un anlisis comparativo con la lnea
base de medicin del desempeo.
Son las observaciones y mediciones recabadas durante
el curso de la ejecucin del proyecto.
63
64
8.3 Salidas
Informacin sobre el desempeo del trabajo
Es la informacin del desempeo que es elaborada por
los diferentes procesos de monitoreo y control,
analizados en su contexto e integrados con los datos
entre reas de conocimiento.
Estos datos de rendimiento normalmente proporciona el
estado y el progreso de informacin sobre el proyecto;
con el nivel de detalle requerido por los distintos grupos
de inters.
Esta informacin se comunicar a las partes interesadas
de proyecto.
65
8.3 Salidas
Informacin sobre el desempeo del trabajo
ESTADO DE RESULTADOS
EXPRESADO EN US$
MENSUAL
REAL
PPTO
ACUMULADO
Real / Ppto
REAL
PPTO
Nueva
Real / Ppto
Proyeccion
Ppto.
INGRESOS
99,125
91,010
9%
1,331,845
1,259,086
6%
2,298,860
2,203,141
95,719
4%
BIENES Y SUBCONTRATAS
MANO DE OBRA
AMORTIZ. DE LA INVERSION
GASTOS GENERALES
-2,818
-68,786
-3,974
-1,685
-515
-67,680
-3,582
-990
447%
2%
11%
70%
-40,870
-886,109
-51,347
-12,687
-38,658
-878,056
-50,144
-13,266
6%
1%
2%
-4%
-49,320
-1,595,542
-121,083
-31,057
-43,808
-1,584,761
-93,125
-23,166
-5,512
-10,781
-27,958
-7,891
13%
1%
30%
34%
-77,262
-72,767
6%
-991,012
-980,124
1%
-1,797,002
-1,744,860
-52,142
3%
MARGEN CONTRIBUCION
GASTOS GENERALES INDIRECTOS
DEPREC. Y AMORTIZACION
INGRESOS/GASTOS FINANCIEROS
GASTOS FINANC. POR FIANZAS
UTILIDAD BRUTA
21,863
-9,271
18,243
-8,732
20%
6%
340,833
-118,921
278,962
-117,615
22%
1%
501,858
-212,552
458,281
-209,383
43,577
-3,168
10%
2%
809
809
3,779
3,779
17,241
17,241
13,401
10,321
225,690
165,126
306,547
266,139
40,408
15%
22.06%
13.52%
20.05%
11.34%
25.59%
16.95%
22.16%
13.11%
21.83%
13.33%
20.80%
12.08%
66
30%
37%
8.3 Salidas
Solicitudes de Cambio
Permite actualizar las estimaciones de costos nuevos o
revisados,
secuencias
de
actividades,
fechas
programadas, necesidades de recursos, y el anlisis de
alternativas de respuesta a los riesgos:
Las adaptaciones del plan de gestin de proyectos y
documentos
Las recomendaciones de acciones correctivas que pueden
traer los resultados esperados del proyecto a futuro
Las recomendaciones de acciones preventivas que pueden
reducir la probabilidad de un desempeo negativo del
proyecto
67
Estado
Series de tiempo
Valor ganado
Progreso del proyecto
68
Tcnica Delphi
Tormenta de ideas
Distancias
Escucha activa
69
71
Preguntas?
Gracias
72