CONTROL INTERNO

DE LAS COMPRAS
Y
CUENTAS POR PAGAR

Ciclo de adquisiciones y pagos

Requerimient
o
Pago

Compra

Activo / Gasto
2

Definicin

Actividades realizadas
por la empresa con el
objeto de obtener
materiales y servicios
necesarios para sus
operaciones

Unidad 5

Flujo de compras

Unidad 5

Proceso Compra -- Nacionales

Usuario

Jefe Depto./ Gerencias

Abastecimiento
Comprador

Jefe Abastecimiento

Director Operaciones
Finanzas

Inicio
Generar S.A.

Si

Aprobar

CMP-0200-0100-100

Clarificacin SA
CMP-0300-0100-100

SA
Articulo

SA

Niv.Aut.
.

No

SA

Comprar

Si

Rechaza
S.A

Generar
Cotizacin

No

CMP-0300-0200-300

Proveedor
Aprobar
Cotizacin
< 2.000.000

Cotizac.
SA

Solicita Nueva
Aprobacin

No

CMP -0300-0300-100

Niv.Aut.

Cotizac.
SA

No
Si

Si

Aprobar Cotizacin
CMP -0300-0300-100

Generar Orden
de Compra
Abierta-Especifica
CMP-0300-0400-100

Riesgo+Control
Riesgo

Cotizac.
SA

Control
Lectura
Lectura+Escritura
Contabilidad

Logstica
Recepcin

Firma O/C y
enva Proveedor
CMP-0300-0400-400

O/C

Emite O/C
CMP-0300-0400-200

O/C

Solicitud de requisicin

Generacin de un orden del

inventario de materiales o servicios.
Cumplimiento del presupuesto de
inversiones de capital.
Surgimiento de necesidades de
materiales de acuerdo con el plan de
produccin

Modelo de solicitud de requisicin

REQUISICION DE MATERIALES
Unidad solicitante:

Nmero:
Fecha:
Cdigo

Cdigo
artculo Unidad

Elaborado

Aprobado

Descripcin

Cantidad
solicitada

Departamento de compras

Recibido por

Revisado por

Emisin de la orden de compra

Dpto. que solicita el bien o servicio.

Concepto o descripcin de los
bienes o servicios.
Cantidad de los biens y servicios.
Costo unitario y total.
Fechas de solicitud y de disposicin
de los bienes y servicios.
Autorizaciones necesarias.

Modelo de orden de compra

ORDEN DE COMPRA

Numero:

Proveedor:

Fecha:

Cantida
d

Descripcin

Elaborado por:

C.U. Descto.

IGV

Total

Aprobado por:

Aprobacin de la orden de compra

Ejemplos:
Monto
( S/.)
0 1,000
1, - 10,000
10,-50,000
50,- ms

Unidad de
Aprobacin
Solicitante
Jefe de compras
Gte. Adm/Fin
Gte. Gral

Ejemplos
de compras
Utiles de oficina
Suministros
Suministros,A/F
Suministros,A/F

10

Cotizacin

Busca conseguir:

Mejor material y/o servicios

Mejor precio

Mejor condicin de entrega

Mejor financiamiento

11

Modelo de Resumen de cotizaciones

Proveedo Descripci Precio Desct

r
n
o

IG
V

Tota Entreg
l
a

Pago

A
B
C
Preparado por:

Revisado por:

12

Envo de la orden de compra al proveedor

Conocer los materiales utilizados as

como a sus diferentes proveedores.
Realizar las compras segn los
requerimientos establecidos en
cuanto a cantidad y calidad.
Controlar que los materiales se
reciban oportunamente.
Realizar reclamos: faltantes o calidad

13

Recepcin de los bienes / servicios

Almacn recibe lo
requerido y envia la
documentacin a
contabilidad para su
registro.
La unidad solicitante
hace el seguimiento.

14

Registro del ingreso, recepcin del servicio

Remitir al rea de
contabilidad:

Copia de la orden de
compra.
Factura original del
proveedor.
Informe de recepcin
Otros (por ejm: plizas
de importacin).
15

Pago de bienes y servicios recibidos

Se origina luego de haberse emitido

la
orden de pago.

Solicitante

Receptora

Tesorera

16

Registro del pago

Debe ser efectuado

en el momento en
que la empresa
emite el cheque a
favor del proveedor
o beneficiario

Unidad 5

17

Condiciones de compra

Libre a bordo puerto de embarque

(FOB)
Libre a bordo puerto de destino
Costo, seguro y flete (CIF)
Libre al costado (FAS)
Costo y flete (C&F)
Contra reembolso (Cash on
delivery)

18

Control interno

Integridad: registrar los b/s

adquiridos y la obligacin contrada
Existencia: la transaccin registrada
debe ser por operaciones reales
Exactitud: registro por monto exacto
Autorizacin: realizar compras y
pagos autorizados, segn poltica

19

Procedimientos generales de control

interno de compras y gastos por
naturaleza
1. Deben ser independientes entre s las

siguientes funciones:
a. Departamento de compras.
b. Recepcin y almacenaje de
mercancas.
c. Envos.
d. Comprobaciones de facturas recibidas.
e. Departamento de caja.

20

Procedimientos generales de control

interno de compras y gastos por
naturaleza
2. Las compras se ordenarn mediante pedido u

orden de compra que debe ser confeccionado

por el rea que solicit el material, los que
deber ser prenumerados. Los precios,
condiciones de entrega y pago pactadas con
los proveedores, figurarn en los pedidos, que
sern autorizados por personal responsable.
3. Evidenciar que, antes de la compra, se ha
consultado el kardex para justificar la compra.

21

Procedimientos generales de control

interno de compras y gastos por
naturaleza
4. Se deber evidenciar que la compra fue

en las mejores condiciones, para ello

ser necesario el uso de licitaciones,
cotizaciones y/o concurso de precios.
5. Una persona independiente del rea de
compras debe revisar peridicamente los
precios de la factura y condiciones.
6. La recepcin de los productos debe
quedar evidenciado en documentos.

22

Procedimientos generales de control

interno de compras y gastos por
naturaleza
7. Deber evidenciarse que los ingresos se

verificaron de acuerdo a lo solicitado

(cantidad, calidad, descripcin, etc.)
8. El registro deber ser inmediato a la
recepcin del bien, por lo que contabilidad
deber recibir copia del ingreso, si es que no
es automtico.
9. El rea de compras debe responsabilizarse
sobre las reclamaciones que se efecten a
los transportistas o compaas de seguros
por prdidas y/o siniestros.
23

CUENTAS POR
PAGAR

24

Definicin segn NIC

Provisiones, es un pasivo
(obligacin presente que surge de
eventos pasados) de oportunidad.
Provisiones, cuando una empresa
tiene una obligacin presente, es
probable una salida de flujos, y
puede ser hecha una estimacin
confiable

25

Control interno de Cuentas por Pagar

Llevar un registro auxiliar por cada

proveedor.
Conciliar mensualmente con la
cuenta de control (Mayor)
Confirmar saldos con los
proveedores en forma peridica

26

Procedimientos generales de control

interno de las cuentas por pagar
1. En las facturas se debe evidenciar

claramente que se ha realizado las

siguientes comprobaciones:
a. Con la orden de compra/pedido
b. Con el documento de ingreso
c. Que se ha verificado la parte numrica
d. Que la autorizacin del pago ha sido
consignada por la persona responsible.

27

Procedimientos generales de control

interno de las cuentas por pagar
2. Normas que establezcan registros contables

de todos los pasivos, contratos, etc., y en

general cualquier tipo de obligacin.
3. Medidas de control contable que aseguren
que el registro individual de las cuentas han
sido efectuadas correctamente.
4. Las facturas por pagar debern ser
conciliadas peridicamente con las cuentas
del mayor y con las facturas del archivo
pendiente de pago.
5. Se deben hacer confirmaciones de saldos.

28

Ejemplo de conciliacin - Cuenta de

control con Registro auxiliar

M
A
Y
O
R
G
E
N
E
R
A
L
C
u
e
n
t
a
4
2
.
0
0
1
:
C
u
e
n
t
a
C
o
n
t
r
o
l
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P
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o
v
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s
5
5
0
A
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X
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L
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A
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D
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C
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E
N
T
A
S
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R
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1
4
0
0
rP
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o
r
2
1
0
0
rToo
v
e
e
d
o
r
3
5
0
tal
550
29

Modelo de Registro auxiliar (Cuenta corriente)

Codigo
Proveedor
Fech Docu
a
m

Cargo Abon
o
US
$

S/. US
$

Saldo

S/. US
$

S/.

30

Proceso de la compra de existencias

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Proceso
Registro
Orden de requisicin
No
Autorizacin
No
Cotizacin
No
Orden de compra
No
Autorizacin
No
Envo de la existencia
por parte del proveedor
S
Envo de la factura por
proveedor (Registro de compra)
S
31

Proceso de la cancelacin de la
compra de existencias

Unidad5

Proceso
Registro
Preparacin de la
autorizacin de pago
No
Autorizacin
No
Preparacin del cheque
S/No
(algunas empresas registran
la preparacin del cheque)
Firma del cheque
No
Entrega del cheque (abono en
la cuenta corriente del proveedor
S
32