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ING.

CARLOS ROMERO P
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Para usted, qu es administrar?

Concepto etimolgico
Administracin viene del latn "ad" y significa

cumplimiento de una funcin bajo el mando


de otra persona, es decir, prestacin de un
servicio a otro.

Qu es administracin?
Para Peter Drucker:

La administracin es la actividad ms
importante de nuestra sociedad.
La administracin es una actividad central en
nuestra civilizacin.

Qu es administracin?
Desde hace cunto tiempo existe la

administracin?
Desde cundo existe la necesidad de
administrar?
Desde cundo se estudia sistemticamente
la administracin?

Preguntas orientadoras y
objetivos
Objetivos
Preguntas
Cules fueron los

Entender los orgenes de

orgenes de la
administracin?
Qu entendemos por
administracin?
Cul ha sido la
evolucin de la teora
administrativa?

la administracin.
Comprender el concepto
administracin.
Reconocer la evolucin
histrica de la teora
administrativa

Orgenes de la
administracin
El ser humano es
social por naturaleza,
lo que implica vivir
organizadamente:
dividir funciones
sociales (alimento,
vestido, servicios,
defensa)
La administracin es
una actividad y un
trabajo muy antiguo

Egipcios
(4000-2000 a.C.)
Inventarios,
burocracia,
proyecciones y la
planeacin

00
50

00
40

00
30

Venecianos
Marco legal para el
comercio y los negocios
Iglesia
Estructura jerarquizada
y centralizada
Romanos
Estructura organizada y
autoritaria (funciones)

Chinos
(500 a.C.)
Bases del
buen
gobierno

00
20

00
10

ad
ed

tig a
An tard

ad
Ed erna
d
mo

ad
Ed dia
me

Sumerios
Hebreos
(5000 a.C.)
(4000 a.C.)
Registros
Tramos
escritos:
control,
comercial y direccin por
gubernamental patriarcas

Babilnicos
Griegos
(2000-1700 a.C.) (500-200 a.C.)
Estndares,
tica del trabajo
salarios,
y universalidad
obligaciones
de la
(leyes)
administracin

Industrializacin
Especializacin y
produccin en serie
Explotacin de la
mano de obra

Feudalismo
Estructura de la
servidumbre y
aparecen gremios

co

ad nea
d
E por
m
n te

Tecnologa
Administracin
cientfica
indispensable para
la organizacin

Preguntas de prejuicios
Qu entiendes por el concepto administracin?

Qu cosas se administran?
Qu entiendes por el concepto organizacin?

Qu caracteriza a una organizacin?


Enuncia algunos ejemplos de organizaciones
Qu es una meta?
Qu es un plan?
Qu es un recurso? Menciona algunos ejemplos.

Segn Terry:
Administrar, implica el logro de objetivos por

parte de personas que aportan sus mayores


esfuerzos de acuerdo con acciones
preestablecidas.

Para J. D. Mooney:
La administracin es el arte o tcnica de

dirigir e inspirar a los dems, con base en un


profundo y claro conocimiento de la
naturaleza humana.

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Para Koontz y O
Donnell:
Es la direccin de un organismo social y su
efectividad en alcanzar los objetivos, fundada
en su habilidad de conducir a sus integrantes.

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14 principios de Fayol
1. Divisin del trabajo
2. Autoridad
3. Disciplina
4. Unidad de mando
5. Unidad de direccin
6. Subordinacin del inters

individual al bien comn


7. Remuneracin
8. Centralizacin
9. Jerarqua
10. Orden
11. Equidad
12. Estabilidad del personal
13. Iniciativa
14. Espritu de grupo

Otras definiciones son


Lograr que las cosas se realicen por medio de

otros y obtener resultados a travs de otros.


Crear y conservar un ambiente adecuado
para que grupos de personas puedan trabajar
eficazmente en el logro de objetivos comunes.

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En otras palabras...
Administrar implica saber:
Qu puede hacerse?
Qu se va a hacer?
Cmo se va a hacer?
Con qu se va a hacer?
Cmo lograr que se haga?
Cmo saber cundo se ha realizado?

Qu cree usted?

Administracin: Ciencia o arte?


La administracin, al igual que otras

actividades o disciplinas como la composicin


musical, el bisbol, puede ser considerado
como un arte.
Porque consiste en hacer las cosas de
acuerdo con el contexto de una situacin.

Administracin: Ciencia o arte?


Sin embargo, los administradores pueden

trabajar mejor utilizando el conocimiento


organizado.
Es este conocimiento el que la convierte en
ciencia y, como ciencia, aplica el mtodo
cientfico al desarrollo del conocimiento.

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Administracin: Ciencia o arte?


En conclusin, la prctica es un arte, el

conocimiento en que se sustenta la prctica


es ciencia.
Debe tenerse presente que, en este contexto,
ciencia y arte no son excluyentes, sino
complementarios.
Es necesario recordar que la administracin
es una ciencia no exacta.

Segn el texto:
Es el proceso de disear y mantener un

ambiente en el que las personas, trabajando


en grupos, alcancen con eficiencia metas
seleccionadas, a travs del proceso
administrativo.

Segn el texto:
La administracin comprende la coordinacin

de los hombres y recursos materiales para el


logro de ciertos objetivos.
Es el proceso de realizar actividades y
terminarlas eficientemente con y por medio
de otras personas.

Segn el texto:
En funcin de estas definiciones, podemos

decir, que la administracin es una de las


actividades humanas ms importantes, ya
que coordina el esfuerzo grupal del cual
depende el desarrollo de todas las
organizaciones.

Qu tienen en comn todas estas


definiciones?
Proceso: Son las funciones ms

representativas del trabajo administrativo


Objetivos: El fin de la administracin es
alcanzar los objetivos organizacionales.
Recursos: La administracin implica el
adecuado manejo de los recursos de la
organizacin
Trabajo en equipo: La administracin es
una tarea de coordinacin de actividades que
encauzan el esfuerzo individual y colectivo.

Falso o verdadero?
La administracin no se aplica en

organizaciones sin fines de lucro, como una


iglesia.
Todos somos administradores.
La administracin es intuitiva, se basa slo en
la experiencia y no en el conocimiento
cientfico.

ADMINISTRACION
Qu es la administracin?
La administracin se define como el proceso

de crear, disear y mantener un ambiente en


el que las personas, laborar o trabajando en
grupos, alcancen con eficiencia metas
seleccionadas

IMPORTANCIA
Es fundamental para el desarrollo exitoso

de cualquier actividad que se realice. En


casi todos lo actos de nuestra vida nos
encontramos
permanentemente
tomando
decisiones,
eligiendo
alternativas y buscando soluciones, lo
cual no es otra cosa que administrar.
Administrar es liderar e implica coordinar
y delegar responsabilidades

IMPORTANCIA
En administracin es muy importante

alcanzar Eficacia logro de objetivos.


Eficiencia: logro de objetivos con la mnima
cantidad de recursos, es decir minimizando
los costos de los recursos y Efectividad
grado en que logran los objetivos.

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CARACTERISTICAS DEL
ADMINISTRADOR
Dedicacin a la empresa;
Persistente;
Carcter enrgico;
Independiente;
Competitivo;

Tiene objetivos

realistas;
tica;
Innovador y
creativo;
Analtico.


CIENCIAS TCNICAS Y AUXILIARES

DE LA ADMINISTRACIN
CIENCIAS SOCIALES,
CIENCIAS NATURALES
CIENCIAS EXACTAS

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Funciones del
administrador.
Plantear de manera clara y correcta los

objetivos.
Hacer que se cumplan las normas y polticas
de la empresa.
Estar directamente relacionado con sus
empleados.
Tratar de satisfacer las necesidades de cada
uno de los obreros.
Obtener con cada jornada de trabajo la mayor
produccin posible.
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Funciones del administrador.


Cuidar que la comunicacin fluya dentro de la

Funciones del
administrador.

empresa
Elaborar planes de trabajo que no rompan los
ya establecidos.
Proporcionar un ambiente de trabajo
agradable a sus empleados

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PROCESO
ADMINISTRATIVO
El proceso de administracin

se refiere a
planear y organizar la estructura de las
empresas , en la cual se ejecutan direccin y
control para darle seguimiento a los procesos
administrativos.

PLANIFICACION
ORGANIZACIN
PROCESO

DIRECCION-LIDERAZGO

EJECUCION
CONTOL

- Objetivos.-Los objetivos o
PLANIFICACION
Qu voy a hacer?

metas son los fines que se


persiguen por medio de una
actividad de una u otra ndole.
- Estrategias.-Son los que
establecen los lineamientos
generales de la planeacin
- Planes.- Como sern logrados

Una buena definicin es:


El proceso de:
Planear,
Organizar,
Dirigir, y
Controlar
los esfuerzos de los miembros de una

organizacin y los dems recursos para


alcanzar las metas establecidas.

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El proceso
administrativo
Planeacin: Incluye la seleccin de misiones
y objetivos y las acciones para lograrlos;
requiere tomar decisiones constantemente.
Organizacin: Implica establecer una
estructura organizacional de los papeles que
deben desempear las personas en una
organizacin.

El proceso administrativo
Integracin de personal: Se necesita

identificar los requerimientos de la fuerza


laboral.
Direccin: Consiste en influir sobre las
personas que contribuyan a la obtencin de
las metas de la organizacin y el grupo.

El proceso administrativo
Control: implica medir, corregir el

desempeo individual y organizacional para


asegurar que los hechos se ajusten a los
planes (planes y metas).

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LA FUNCION DE LA
PLANEACIN
La planeacin es la funcin administrativa

bsica que implica:


el establecimiento de objetivos y
el planteamiento de las acciones necesarias

para cumplirlos,
apoyando la eficacia en la toma de decisiones y
el manejo adecuado de los recursos
organizacionales.

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LA FUNCION DE LA
PLANEACIN
La administracin sin planeacin no tiene

razn de ser:
Sin objetivos especficos que lograr y

estrategias para alcanzarlos, la organizacin, la


direccin y el control se vuelven innecesarios o
carentes de un sentido prctico.

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PLANEACION
Es un proceso de decidir de antemano qu se

har y de qu manera.
Incluye determinar:

las misiones globales,


identificar los resultados claves y
fijar objetivos especficos,
as como polticas para el desarrollo, programas

y procedimientos para alcanzarlos.

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PLANEACION
Es un proceso que comienza por los objetivos,

define estrategias, polticas y planes


detallados para alcanzarlos.
Establece una organizacin para la
instrumentacin de las decisiones e incluye
una revisin del desempeo y mecanismos de
retroalimentacin para el inicio de un nuevo
ciclo de planeacin.

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PLANEACION
En conclusin, la planeacin es:

el proceso de establecer lo que la organizacin


quiere lograr en el futuro, por medio de la
misin y los objetivos organizacionales,
definiendo resultados claves y las estrategias,
polticas, programas y procedimientos para
alcanzarlos.

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PLANEACION
SE OCUPA DE LOS FINES:

QUE DEBE HACERSE?


SE OCUPA DE LOS MEDIOS:

COMO DEBE HACERSE?

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PLANEACION
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS
CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA
EMPRESA.

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Da sentido de direccin
Facilita el control

Planeacin
Reduce la incertidumbre
Visualiza los cambios

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SUPREMACA DE LA
PLANEACIN
La planeacin y el control son inseparables.
Los planes establecen los estndares de

control.
Cualquier control sin planes carece de
sentido.

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Planeacin

Instrumentacin
de los planes

Control
Desviacin
Accin
correctiva

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Principales objetivos de la
planeacin
Facilitar el control:
Al planear se desarrollan objetivos y por su

parte, en la funcin de control se comparar


el desempeo real contra los objetivos.
Sin la planeacin no puede haber control.

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Principales objetivos de la
planeacin
Reducir la incertidumbre:
Obliga a los administradores a ver hacia el

futuro, anticipar los cambios, considerar su


impacto y desarrollar las respuestas
adecuadas.

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Principales objetivos de la
planeacin
Reducir la duplicidad de funciones y la

ineficiencia:
Evita que dos personas realicen la misma
actividad y que el proceso para su realizacin
sea muy largo, confuso o tardado.

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Principales objetivos de la
planeacin
Establecer el esfuerzo coordinado:
Cuando todos lo que estn involucrados

sepan hacia dnde se dirige la organizacin y


qu es lo que deben aportar para lograr los
objetivos organizacionales, pueden empezar a
coordinar sus actividades, cooperar unos con
otros y trabajar en equipos.

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Tipos de planes
Planes por su mbito de influencia
Planes por su horizonte temporal

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Planes por su mbito de


influencia
Planes estratgicos: buscan lograr las

metas generales de la organizacin,


colocndola en trminos de su ambiente y
afecta a todas las reas funcionales.
Planes operacionales. Son aquellos que
especifican los detalles respecto a la forma
como se van a alcanzar los objetivos de la
organizacin. Se derivan de los planes
estratgicos.

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Planes por su horizonte


temporal
Planes a corto plazo. Cubren periodo

menores a un ao.
Planes a mediano plazo. Cubren periodos
entre un y tres aos.
Planes a largo plazo. Abarcan periodos
mayores de tres aos.
Los planes estratgicos se establecen a largo
plazo y los operacionales a mediano y corto
plazo.

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Planes por especificidad


Planes especficos. Son aquellos que estn

claramente definidos y no dan lugar a


interpretaciones.
Planes direccionales. Son flexibles y se
establecen como patrones generales.
Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de
accin.

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HERRAMIENTAS O ELEMENTOS
DE LA PLANEACIN
Propsito y misin estratgicos
Visin
Premisas
Objetivos y metas
Estrategias
Reglas y Polticas
Procedimientos
Programas
Presupuestos
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PROPOSITO Y MISION
ESTRATGICOS
La misin o propsito identifica la funcin o

tarea bsica de una empresa.


Es una declaracin concisa de en cul negocio
est la empresa o se quiere estar durante un
perodo establecido.

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PROPOSITO Y MISION
ESTRATGICOS
El propsito estratgico se enfoca en el

ambiente interno de la organizacin e implica


identificar sus recursos, valores, capacidades
y aptitudes, reflejando lo que sta puede
hacer para aprovecharlos.

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PROPOSITO Y MISION
ESTRATGICOS
La misin se deriva del propsito estratgico,

se enfoca en el exterior e implica la razn de


ser de la organizacin en trminos de
productos a ofrecer y los mercados a cubrir.

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VISION
La visin es la orientacin que la alta

direccin le da a la empresa; es decir, expresa


cmo se quiere idealmente que sea la
empresa en el futuro.

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VISION
Debe cubrir ciertas caractersticas:
ser formuladas por la alta direccin,
conocida y compartida por todos los
colaboradores,
sustentarse en los valores de la organizacin,
ser positiva y alentadora y, lo ms importante,
orientar a todos los miembros de la
organizacin durante la transicin de lo que se
es a lo que debe ser la empresa en un tiempo
determinado.

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Premisas
Las premisas de planeacin son las

condiciones previstas en que operan los


planes.
Esto incluye supuestos o pronsticos sobre las
condiciones futuras que afectarn la
operacin de los planes.

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Premisas
La tcnica ms conocida para elaborar las

premisas es el F.O.D.A.:
fortalezas,
oportunidades,
debilidades y
amenazas.

Esto es parte del anlisis del ambiente interno

y externo de la organizacin.

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OBJETIVOS Y METAS
Metas: Son generales y expresan deseos que

la alta direccin busca satisfacer.

Son fines a los que se quiere llegar.


Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos

de largo plazo.
Surgen de los objetivos.
Las metas se fijan basados en el desempeo
pasado con adaptacin de acuerdo a las fuerzas
futuras de la empresa, las tendencias del
mercado, los recursos.

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OBJETIVOS Y METAS
Objetivos: Son los fines a los que se dirigen

las actividades organizacionales e


individuales.
Deben ser claros, precisos y cuantificables

(verificables).
Los objetivos son el fin determinado.
Son los que permiten alcanzar metas.
Constituyen el plan bsico de la empresa.

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ESTRATEGIAS
La estrategia es la determinacin del

propsito, misin y objetivos bsicos a largo


plazo de una empresa, as como la adopcin
de cursos de accin y de los recursos
necesarios para cumplirla.
Es una gua de accin para la organizacin y

todos sus miembros.

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REGLAS Y POLTICAS
Reglas: Emiten acciones u omisiones

especificas no sujetas a discrecionalidad.


Son normas que dictan la accin o la

abstraccin y no permiten la excepcin o la


eleccin personal.
Ejemplo: No fumar.

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REGLAS Y POLTICAS
Polticas: Enunciados o criterios generales

que orientan o encausan el pensamiento


durante la toma de decisiones en la empresa.
La esencia de las polticas es la existencia de

cierto grado de discrecionalidad (libertad) para


guiar las decisiones.
Pueden ser escritas o verbales.
Ejemplo: poltica salarial.

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PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos establecen mtodos

para el manejo de actividades cotidianas.

A diferencia de las polticas que son guas de

accin y no de pensamiento.
Son los planes que establecen un mtodo o
forma para llevar a cabo una actividad o serie
de actividades.
Pueden definirse como series cronolgicas,
pautas a seguir, que indican la forma exacta en
que se debe de realizar una actividad.

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PROGRAMAS
Los programas son un conjunto de

actividades interrelacionadas y
cronolgicamente ordenadas, que describen
las actividades que se tienen que realizar,
quines las van a realizar y cundo van a
terminarse.

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PROGRAMAS
Tcnicamente los programas se dira que son

el conjunto de metas, polticas,


procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y
otros elementos que son necesarios para
ejecutar un determinado curso de accin,
normalmente respaldado por capital y
prepuestos de operaciones.

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PRESUPUESTOS
Un presupuesto es un listado que detalla los

recursos o dinero asignado para la realizacin


de una actividad o un proyecto.
Son una expresiones en trminos numricos.
Obligan a la empresa a prepararse por

adelantado a los recursos que se necesitarn.


Constituyen medios de control.

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PRESUPUESTOS
Existen varios tipos de presupuestos:
Presupuesto de operacin: Es el ms
importante se utiliza para planear y controlar
los ingresos y gastos de una organizacin, as
como las utilidades resultantes de la operacin
de la empresa.
Presupuesto de gastos: Contempla los
recursos necesarios para la operacin de cada
una de las reas funcionales de la empresa.

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PRESUPUESTOS
Presupuesto de ingresos: Planea y controla

todas las entradas de dinero provenientes de


las ventas.
Presupuesto de efectivo: Conocido como
flujo de efectivo, contempla las entradas y
salidas de dinero en efectivo producto de la
operacin normal de la empresa.
Presupuesto de capital. Es utilizado para el
control de grandes proyectos o inversiones
actualizndose cada ao.
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Propsito
Propsito
yymisin
misin
Visin
Visin
Premisas
Premisas
Objetivos
Objetivosyymetas
metas
Estrategias
Estrategias
Reglas
Reglas yypolticas
polticas
Procedimientos
Procedimientos
Programas
Programas
Presupuestos
Presupuestos
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OBJETIVOS
Son los fines importantes hacia los que se

dirigen las actividades organizacionales e


individuos.
Existen objetivos:
a largo y corto plazo,
generales y especficos.

Los objetivos deben ser verificables:


se debe determinar si se alcanzan o no en un
perodo determinado.

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Prop.
socioeconmico
Misin

Mtodo
descendente

Objetivos generales de la
organizacin (largo plazo-estrat.)

Mtodo
ascendente

Objetivos generales ms especficos


reas claves (Costos-inversin - calidad)
Objetivos Divisionales
Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Individuales: Desempeo y Objetivos de desarrollo personal


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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
La Administracin por Objetivos (APO) es una

tcnica de planeacin y control que implica


establecer y comunicar objetivos
organizacionales, identificando los objetivos
individuales relacionados con ellos y
estudiando la actuacin del personal en torno
a los mismos.

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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
En la administracin por objetivos:
los gerentes y sus subordinados definen en
conjunto sus metas comunes,
especifican las reas principales de
responsabilidad de cada puesto en relacin con
los resultados esperados de cada uno, y
utilizan esas medidas como guas para mejorar
la operacin del rea, verificando a la vez la
contribucin de todos y cada uno de sus
miembros.

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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
La mayor aportacin de la APO a la TGA es la

conceptualizacin del trabajo.


El nfasis se coloca entonces ya no slo en el
qu, sino tambin en el cmo del desempeo
organizacional.

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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no

profundiz en su desarrollo.
La APO represent un gran avance para el
desarrollo de la ciencia administrativa que sus
modelos y tcnicas eran muy precisos y
basados en investigaciones de muchos aos
en diversas empresas.

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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
Adems, su implantacin adecuada incide

directamente en la motivacin y actitud del


personal, ya que los involucra en su trabajo y
con sus objetivos personales y laborales al
hacerlos claros y alcanzables.

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ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
La administracin por objetivos es un

conjunto formal de procedimientos que


establecen y revisan el progreso hacia las
metas comunes por parte de los
administradores y sus colaboradores.
La APO explica el proceso mediante el cual los
objetivos caen en cascada por medio de los
diversos niveles de la organizacin.

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BENEFICIOS DE LA APO
Mejora la administracin (planeacin

orientada a resultados).
Obliga a los gerentes a clarificar la estructura
de la organizacin.
Estmulo del compromiso personal, tanto con
los objetivos propios como los
organizacionales.

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DESVENTAJAS DE LA APO
En ocasiones los administradores dejan de

explicar la filosofa basada en el autocontrol y


autodireccin, y no dan pautas para la fijacin
de objetivos.
Los administradores deben conocer los
objetivos de la empresa.
Hincapi en metas a corto plazo, por encima
de la solidez que ofrece una organizacin en
el largo plazo.

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Planeacin
Planeacin:
es el proceso sistemtico y consciente de

tomar decisiones acerca de las metas y


actividades que un individuo, grupo, unidad u
organizacin perseguirn.

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de contribucin al objetivo.
Todos los planes tiene que ser elaborados en

funcin de los objetivos organizacionales.

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de primaca de la planeacin.
Indica que la planeacin precede a todas la

dems funciones administrativas

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de eficacia de los planes.
Indica que todos los planes debern generar

ms beneficios en su relacin con los costos.

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de adhesin al objetivo.
Los objetivos deben tener significado y ser

atractivos por los miembros de la


organizacin.

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de flexibilidad.
Con este principio se establecen los mrgenes

de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos


inesperados en un plan de trabajo).

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
Principio de cambio de ruta.
Bajo este principio se establece la revisin de

los planes y su reelaboracin en caso de que


as se requiera, para el cumplimiento de
objetivos.

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Partes de la planeacin
Fines. Especificar metas y objetivos
Medios. Elegir polticas, programas, procedimientos, para
alcanzar los objetivos.
Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos
necesarios para alcanzar los objetivos.
Realizacin. Disear los procedimientos para la toma de
decisiones
Control. Disear un proceso para prever y detectar los errores o
fallas del plan.
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administrativa

ORGANIZACIN
NATURALEZA y PROPSITO

ORGANIZACIN FORMAL
Cuando las actividades de dos o mas personas estn explicitamente
coordinadas para el logro de ciertos objetivos.
PRINCIPIOS ORG.FORMAL:
Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite
contribucin de cada individuo al objetivo de la organizacin)
Principio de eficiencia (si facilita la obtencin de objetivos a un costo
mnimo)

ORGANIZACIN
NATURALEZA y PROPSITO

ORGANIZACIN INFORMAL
El propsito de las organizaciones informales es cubrir necesidades
humanas.
Necesidad de informacin
Es importante integrar la organizacin informal.

ORGANIZACIN

RELACIN SUBORDINADO-SUPERIOR

CADENA DE MANDO:Conjunto de relaciones de dependencia desde


cpula a base.

UNIDAD DE MANDO:Slo supervisor.

TRAMO DE CONTROL:Nmero de personas que supervisa un superior.


Cuanto ms ascendemos menos personas se supervisa.

ORGANIZACIN

RELACIN SUBORDINADO-SUPERIOR

TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el nmero de


personas supervisadas por un mismo jefe:
Nmero

de actividades es un mismo sector


Grado de incertidumbre en el trabajo
Mayor responsabilidad y complejidad en los puestos de los
subordinados
Mayor capacitacin de los subordinados.
Procedimientos estandarizados
Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no)

ORGANIZACIN

COORDINACIN INTERSECTORIAL

INTERRELACIN QUE EXISTE ENTRE DEPARTAMENTOS.

INDICADOR
DEL
GRADO
DE
COORDINACIN:NIVEL
DE
INCERTIDUMBRE CON RESPECTO A LA TAREA QUE COMPARTEN
LOS SECTORES.

ORGANIZACIN

MECANISMOS DE COORDINACIN

PLANES y REGLAS (proc.estandariz)


CANALES VERTICALES DE AUTORIDAD (uso cadena mando)
REUNIONES IMPROVISADAS
REUNIONES PROGRAMADAS
RESPONSABILIDADES DEPARTAMENTALES de COORD.
INTERMEDIARIOS
DISEO MATRICIAL

ORGANIZACIN

DESCENTRALIZACIN DE LA AUTORIDAD

CENTRALIZACIN: Concentracin de la autoridad y decisiones en la


parte ms alta de la organizacin.

DESCENTRALIZACIN: Cantidad de autoridad y toma de decisiones a


DELEGAR.

ORGANIZACIN

DELEGAR: Proceso mediante el cual los administradores asignan tareas,


autoridad y responsabilidad.

DELEGACIN EFECTIVA:
COMPLETA
(se
asigna
objetivo/responsab.)

TODA

tarea

necesaria

CLARA (comprendan con claridad tareas,responsab.y autoridad )

SUFICIENTE (autoridad suficiente)

para

ORGANIZACIN

GRADO DE DELEGACIN:

Se delega responsabilidad y autoridad, pero los superiores nunca se


desprenden de la responsabilidad.
EJEMPLOS:
Analiza este problema dame los hechos y decidir que hacer
Analiza este problema y recomienda acciones alternativas y
recomienda solucin
Analiza este problema y hazme saber lo que hars
Emprende acciones, y no necesito ningn contacto posterior

ORGANIZACIN

ERRORES de ORGANIZACIN

PLANEACIN INAPROPIADA (cambio de planificacin manteniendo


estructura
NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD LAS RELACIONES (autorid.y
respons.)
NO DELEGAR AUTORIDAD
NO EQUILIBRAR LA DELEGACIN
CONFUSIN DE LNEAS DE AUTORIDAD e INFORMACIN
OTORGAMIENTO DE AUTORIDAD sin RESPONSABILIDAD

ORGANIZACIN

ERRORES de ORGANIZACIN

RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD


MALA COMPRENSIN DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO
(departamentos que son apoyo y se consideran un fin en s mismo)
EXCESO DE ORGANIZACIN (procedimientos excesivamente
complejos)

Sistemas
participativos
Descentralizados.
Existen varios centros de decisin.
Mucha comunicacin. ( )
Las personas sienten
responsabilidad en todos los niveles
de la organizacin.
Basados en la confianza y la
motivacin.
Control sobre los resultados no
sobre las tareas.

Organizacin lineal
o jerrquica
Basada en los principios de autoridad
y unidad de mando.
Cada persona sabe de quin depende
y quines dependen de l.
Las decisiones las toma siempre la
misma persona y los dems estn
acostumbrados a obedecer no a
decidir.

Organizacin
funcional

Basada en los principios de divisin del


trabajo y especializacin, comunicacin y
descentralizacin.

Se pretende aumentar la productividad


va especializacin.

Se elimina el principio de unidad de


mando, de forma que cada trabajador est
subordinado a diferentes especialistas
dependiendo de la tarea a realizar.

Organizacin Mixta

Combina autoridad y especializacin.

Aparece la figura del staff.

Los staff son especialistas que no


tienen mando en la organizacin, sino
que su papel consiste en asesorar o
realizar estudios tcnicos.

Organizacin Formal
Las relaciones entre los

miembros de la organizacin
se lleva a cabo a travs de
normas previamente
establecidas.

Organizacin Informal
Relaciones entre los

miembros de la organizacin
que surgen de forma
espontnea a consecuencia
de intereses comunes
(amistad, afinidad,
proteccin mutua, ...)

Organigrama
Es la representacin
grfica de la estructura
organizativa de una
entidad, y de la
interdependencia entre
sus departamentos.

Los departamentos
Aparecen como consecuencia
de la aplicacin de los
principios de organizacin, y
son centros de trabajo que se
encargan de una actividad
concreta de la empresa.

Los departamentos o
reas funcionales
Produccin

Aprovisionamiento

Comercial

Econ-Financiera

Recursos Humanos

Administracin

Produccin

La funcin de produccin
tiene por objeto:
La planificacin de la
produccin.
La fabricacin.
El control de calidad.

Aprovisionamiento

Tiene por objeto:


Conseguir las materias primas
necesarias para la fabricacin,
en la cantidad y calidad
requerida, y al mejor precio.
Debe sincronizarse con la
funcin de produccin y la
financiera.

Comercial o Marketing
Investigacin del mercado.
Caractersticas del producto.
Fijacin de precios.
Distribucin y venta.
Publicidad, Promociones.
Previsiones de venta.
Atencin al cliente.

Econnico-Financiera
Proporcionar los fondos

necesarios, en el momento
preciso y al mnimo coste
posible.
Presupuestos y su control.
Contabilidad.
Clculo de costes.

Administracin
Ejerce el control de todas las
reas de la empresa a travs
del manejo de documentacin.
Secretara.
Archivos.
Correspondencia.

Recursos Humanos
Planificacin de plantilla.
Seleccin de personal.
Formacin. Motivacin.
Contratacin. Disciplina.
Nminas y Seguros Sociales.
Relacin con representantes

de
los trabajadores.
Prevencin de riesgos
laborales.

127

Concepto
Organigrama es la representacin grfica
de la estructura orgnica de una institucin
o de una de sus reas, en la que se
muestran las relaciones que guardan entre
s los rganos que la componen.

Objeto
Es el instrumento idneo para plasmar y
transmitir en forma grfica y objetiva la
composicin de una organizacin.

128

Utilidad
Proporciona

una

imagen

formal

de

la

organizacin.
Facilita
el
conocimiento
de
una
organizacin, as como de sus relaciones de
jerarqua.
Representa un elemento tcnico valioso
para el anlisis organizacional.
Constituye una fuente autorizada de
consulta

129

Requisitos
Fundamentales
Precisin:

en los organigramas,
unidades
administrativas
y
interrelaciones
deben
definirse
exactitud.

las
sus
con

Sencillez: debe ser muy simple, para que

se comprenda fcilmente.

130

Uniformidad: para facilitar su interpretacin

conviene homogenizar las lneas y figuras


que se utilicen en su diseo

Presentacin: en su preparacin deben

considerarse criterios tcnicos


servicio, en funcin de su objetivo.

de

Vigencia:

debe mantenerse actualizado


(nombre de quien lo prepar y fecha de
autorizacin o actualizacin)

131

Clasificacin de
organigramas
Por su naturaleza:
MICROADMINISTRATIVOS:

una

sola

organizacin
MACROADMINISTRATIVOS:

involucran a

ms

de una organizacin

132

Por su mbito
Generales: representan nicamente a los

rganos principales de la institucin y sus


relaciones bsicas.
Especficos: se refieren nicamente a una

dependencia o unidad administrativa en


concreto .

133

Organigrama General
G E R E N C IA
AREA

AREA

DEPARTAM ENTO DEPARTAM ENTO DEPARTAM ENTO DEPARTAM ENTO


134

Organigrama Especifico
D IR E C C IO N D E
F IN A N Z A S
D EPAR TAM EN TO
REC.HUMANOS
S E C C IO N

S E C C IO N

D EPAR TAM EN TO
P R O D U C C IO N
S E C C IO N

S E C C IO N
135

Por su contenido
INTEGRALES:

representacin grfica de
todas las unidades administrativas de una
organizacin y sus relaciones de jerarqua o
dependencia.

136

Organigrama Integral o
Estructural
G E R E N C IA
AREA

AREA

DEPARTAM ENTO DEPARTAM ENTO DEPARTAM ENTO DEPARTAM ENTO


137

FUNCIONALES Y DE FUNCIONES: incluyen

las principales funciones, adems de las


unidades y sus interrelaciones.
Es de utilidad para capacitar al personal y
presentar a la organizacin en forma
general.

138

Organigrama Funcional y
de Funciones
D ir e c c i n g e n e r a l
1 . C u m p lir lo s a c u e r d o s d e la
ju n t a a d m in is t r a t iv a
2 . C o o r d in a r a la s d ir e c c io n e s
D ir e c c i n t c n ic a
1 . E v a lu a r y c o n t r o la r la a p lic a c i n
y d e s a r r o llo d e lo s p r o g r a m a s
2 . F o r m u la r e l p r o g r a m a a n u a l

D ir e c c i n fin a n c ie r a
1 . O b t e n e r lo s r e s u lt a d o s n e c e s a .
2 . F o r m u la r e l p r o g r a m a a n u a l d e
fin a n c ia m ie n t o
139

DE

PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES O


NOMINAL: indican para cada unidad
administrativa los puestos y el nmero de
plazas existentes o necesarias. Tambin
pueden incorporar los nombres de las
personas que ocupan las plazas.

140

Organigrama de Puestos,
Plazas y Unidades o
NominalD i r e c c i n g e n e r a l 4 4
D ir e c t o r
A u x ilia r
S e c r e ta r ia s

D ir e c c i n t c n ic a
D ir e c t o r
A n a lis t a s
S e c r e ta r ia s

5
1
2
2

1
1
2

5
1
2
2

1
1
2

D ir e c c i n f in a n c ie r a
D ir e c t o r
A u x ilia re s
S e c r e t a r ia s

5
1
2
2

7
1
4
2

141

Por su presentacin
VERTICALES:

presentan las unidades de


arriba hacia abajo, el rgano de mayor
jerarqua est colocado en la parte superior,
desagregando
los
diferentes
niveles
jerrquicos en forma escalonada, y las
relaciones entre las unidades se representan
por lneas verticales.
Son los de uso ms generalizado en la
administracin, por lo cual se recomienda su
uso en los manuales de organizacin.
142

Organigrama Vertical
G E R E N C IA
AREA

AREA

DEPARTAM ENTO D EPAR TAM ENTO DEPARTAM ENTO D EPAR TAM ENTO
143

HORIZONTALES: despliegan las unidades de

izquierda a derecha y colocan el rgano


superior en el extremo izquierdo, los
niveles jerrquicos se ubican en las
columnas y las relaciones entre las
unidades se representan por lneas
horizontales.

144

Organigrama Horizontal

145

MIXTOS:

esta
presentacin
utiliza
combinaciones verticales y horizontales
para
ampliar
las
posibilidades
de
graficacin. Se recomienda su utilizacin
en el caso de organizaciones con un gran
nmero de unidades administrativas.

146

Diseo de
organigramas
1. FIGURAS: los elementos grficos esenciales

para la elaboracin de organigramas son


las figuras (comnmente rectngulos) para
presentar las unidades administrativas y
las lneas de conexin para expresar los
grados de autoridad y responsabilidad, as
como la clase de relacin entre los rganos
de la institucin.

147

2. FORMA: es recomendable representarlas

bajo un solo tipo de figura y estandarizar


el tamao de la misma.
3. DIMENSION: los rectngulos que forman

parte de un organigrama deben tener


dimensiones semejantes
4. COLOCACION DE LAS FIGURAS: se debe
tener presente el nivel jerrquico que
ocupa
la
unidad
dentro
de
la
organizacin y es importante tomar en
cuenta la clase o tipo de organigrama
que se desea elaborar
148

LINEAS DE CONEXION: muestran los diferentes tipos


de relaciones que se dan entre las unidades
administrativas
1)RELACION

LINEAL: en ella la autoridad y la


responsabilidad se transmite mediante una sola lnea.
2)RELACION DE AUTORIDAD FUNCIONAL: relacin de
mando especializado. Se representa por medio de
lneas cortas de trazo fino discontinuo
3)RELACION DE COORDINACION: tiene por objeto
interrelacionar las actividades que realizan diferentes
unidades de la organizacin. Se representa por medio
de lneas largas de trazo descontinu
4)RELACION DE ASESORIA: existe entre unidades que
brindan
informacin
tcnica
o
conocimientos
especializados a unidades de lnea.
149

Lneas de autoridad
INTERNA:

es la que proporcionan las


unidades asesoras, que forman parte de la
estructura organizacional, a los rganos
de lnea. (estn conformadas con recursos
de la empresa).
Se representan por medio de lneas
continuas
de
trazo
fino
colocadas
perpendicularmente a la lnea de mando
de la unidad a la cual se adscriben.
150

EXTERNA: es la que suministran unidades

asesoras a los rganos de lnea, que


aunque forman parte del grfico de la
organizacin, desempean sus funciones
en forma independiente de sta.
Su colocacin en el organigrama se hace
a travs de lneas de trazo discontinuo
colocadas perpendicularmente a la lnea
de mando de la unidad de la cual
dependen jerrquicamente.

151

Recomendaciones
para las lneas de conexin
Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que

interconectan las figuras rectangulares, que el


que se utiliza para trazar las figuras
Las lneas de conexin no deben terminar con
flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe
el principio de autoridad-responsabilidad.
Todas las unidades que dependen de un superior
deben quedar vinculadas a l por una sola lnea.
Evitar todos los trazos y tramos injustificados
Mantener el mismo grosor de las lneas de
interconexin en todo el organigrama.
152

Procedimiento para elaborar o


actualizar organigramas
1. AUTORIZACIN

PARA
REALIZAR
EL
ESTUDIO: debe emanar del titular de la
organizacin apoyado por los niveles de
decisin, en especial por el responsable
del rgano administrativo.

2. INTEGRACION DEL EQUIPO DE TRABAJO:

personal compenetrado en la materia.


153

3. DETERMINACION

DEL PROGRAMA DE
TRABAJO: planeacin de actividades
plasmada en un documento (grfica de
Gantt)

4. CAPTACION

DE
INFORMACION:
entrevistas con los empleados, revisar
archivos y documentos

154

5. CLASIFICACION

Y REGISTRO DE LA
INFORMACION: ordenarse en carpetas, y
utilizar equipos de computo.

6. ANALISIS DE INFORMACION: analizar los

datos obtenidos con el fin de detectar


contradicciones o duplicidad de funciones.

7. DISEO DEL ORGANIGRAMA: integracin


del documento con las opciones de
estructuras especficas.

155

ORGANIGRAMA
Es la representacin grfica de la

Estructura Organizacional de una


Empresa.
Es una fuente de consulta con fines de
informacin.
Permite ver la fallas que existen en la
Organizacin.

UN ORGANIGRAMA MUESTRA
La Divisin de Funciones
Niveles Jerrquicos
Lneas de Autoridad y

Responsabilidad
Canales formales de Comunicacin
Los Jefes de cada Grupo de
Empleados

VENTAJAS DEL ORGANIGRAMA


Muestra la Estructura General de la Organizacin.
Relaciones de Trabajo en la Organizacin.
Muestra Quien depende de Quien.
Puntos fuertes y dbiles de la Organizacin.
Aclarar Ideas.

Las lneas verticales indican autoridad

formal de los Niveles Jerrquicos


superiores a los inferiores.
Cuando las lneas verticales caen
directamente sobre la parte media del
recuadro indican Mando Sobre.
Las lneas horizontales indican
Especializacin y Correlacin.
Si hay una lnea horizontal colocada
lateralmente indica una Relacin de
Apoyo.

Las lneas no continuas formadas por

puntos se utilizan para expresar


relaciones de coordinacin entre las
diversas Unidades Administrativas de
la Organizacin.
Las lneas verticales y horizontales
que terminan en flecha indican
continuidad de la organizacin con
unidades semejantes que no estn
expresadas dentro de la estructura.
Las lneas quebradas o en zig-zag
representan relacin especial.

Pueden ser
POR SU OBJETO
Estructurales: Muestra la conformacin

de la Empresa.
Funcionales: Se destacan partes
importantes de la Empresa.
Especiales: Se destaca algunas partes
de la Empresa

Pueden ser
POR SU AREA
Generales: Presenta toda la

Empresa, se llama Carta.


Departamentales: Presenta la
Empresa por departamentos o
secciones.

Pueden ser
POR SU CONTENIDO
Esquemticos: Contiene solo los

rganos Principales, no tiene


detalles
Analticos: Son ms detallados.

EJEMPLOS
DE
ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA
HORIZONTAL

ORGANIGRAMA LINEAL - STAFF

ORGANIGRAMA
CIRCULAR

MANUALES
Incluye los Cargos o Unidades

Administrativas que intervienen en la


Organizacin, precisando su
responsabilidad y participacin.
Contiene la descripcin de actividades
que deben seguirse en la realizacin de
las funciones de una Unidad
Administrativa

Qu tiene un Manual?
Describe Tareas
Ubicacin
Requerimientos y Puestos
Responsables de la ejecucin de

las Tareas.

Para Qu sirve un Manual?


Ayudan en la Induccin del

Personal
Capacitaciones de la parte
Administrativa
Permite conocer los detalles de las
actividades del Cargo.

Un Manual puede ser


De Polticas
Departamentales
De procedimiento
De Tcnicas
Mltiples

AUTORIDAD

Poder de actuar o de mandar con

Responsabilidad.
La autoridad es esencial dentro de
la Empresa la ejerce el
administrador y esta se delega para
que sea efectiva dentro del proceso
de logros propuestos por la
Empresa

AUTORIDAD

La autoridad ase puede ver en el

Organigrama.
La Autoridad Legal o en Lnea se
delega hacia abajo.
Las Ordenes emanan de arriba y
fluyen hacia abajo y los miembros
en la lnea de mando se encargan
de realizarlo

DELEGACION DE
AUTORIDAD

Es el proceso por medio del


cual se asigna poder a un
individuo para ejercer
autoridad legal que le concede
un nivel ms alto en la
organizacin.

DELEGACION DE
AUTORIDAD
Involucra:
La asignacin de Tareas a ciertos

individuos.
La autoridad especifica para actuar y
llevar a cabo tareas asignadas.
Responsabilidad.
Crea obligaciones que no pueden ser
en si misma delegadas.

COORDINACIN DEL TRABAJO


Puede hacerse mediante:
Ajuste Mutuo
Supervisin Directa
Estandarizacin
Normalizacin

La mejor forma de
aprender es poner en
practica los
conocimientos
adquiridos
FELICIDADES !

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