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MF.1004.

GESTIN DE PROVEEDORES
CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD
Gestin y control del aprovisionamiento (COML0210)

NDICE

UD2 Seleccin de proveedores

2.1. Identificacin de fuentes de suministro y bsqueda de


proveedores.
2.2. Competencia perfecta e imperfecta.
2.3. Criterios de seleccin de proveedores
2.4. Homologacin de proveedores.
2.5. Categorizacin de proveedores.
2.6. Registro de proveedores: el fichero de proveedores.
2.7. Sistemas de aseguramiento de la calidad de proveedores.
2.7.1. Exigencias de los sistemas de certificacin.

2.1. Identificacin de fuentes de suministro y


bsqueda de proveedores
La seleccin de proveedores surge de la necesidad que
tienen las empresas de comprar productos y servicios
(materias primas, componentes, seguros, servicios de
comunicacin, etc.) para poder iniciar sus actividades. Las
personas o empresas que suministran productos y servicios a
otras empresas se denominan proveedores.
La bsqueda de proveedores suele realizarla el
departamento de compras y consiste en identificar las
empresas que fabrican los productos que nos interesan
creando una lista, para solicitarles informacin y
posteriormente seleccionar la ms adecuada a nuestros
intereses.

2.1. Identificacin de fuentes de suministro y


bsqueda de proveedores
Los requisitos bsicos que han de cumplir los proveedores son:
Requisitos

laborables. Los proveedores deben cumplir con


todas las leyes laborales aplicables
Requisitos

legales. Estar al corriente del pago de impuestos,


tasas y cuotas a la Seguridad Social.
Requisitos

ambientales.
legislacin ambiental.

Cumplir

estrictamente

con

la

El proceso de bsqueda y seleccin de proveedores solo se


realiza para la adquisicin de productos que se compren ms
asiduamente ya que tiene un coste econmico y slo es
rentable si el ahorro final que se obtenga es superior a la
inversin realizada en la bsqueda y seleccin de los mismos

2.1. Identificacin de fuentes de suministro y


bsqueda de proveedores
Una vez se tenga claro el tipo de producto, la calidad y la
cantidad del mismo, comienza el proceso en el que podemos
encontrarnos con diferentes situaciones:
Fase

inicial de la empresa. Bsqueda de toda clase de


proveedores.
Fase

de mejora en el suministro. Ya se tienen unos


proveedores que habitualmente le suministran, pero el nivel
de servicio o calidad no es el deseado.
Fase

de optimizacin. Se quiere mejorar las condiciones


comerciales ampliando la cartera de proveedores.

2.1. Identificacin de fuentes de suministro y


bsqueda de proveedores
Se pueden identificar tres fases en el proceso de bsqueda y
seleccin de proveedores: bsqueda de informacin, contacto
con el proveedor, y evaluacin y seleccin de proveedores.
Bsqueda de informacin
Canales de bsqueda:

Internet.

Directorios de empresas como Pginas Amarillas.

Prensa especializada.

Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa.

2.1. Identificacin de fuentes de suministro y


bsqueda de proveedores

Ferias y exposiciones comerciales especializadas en el


sector.

Asociaciones empresariales y Cmaras de comercio.

Bases de datos de organismos pblicos (ministerios,


comunidades autnomas, universidades, etc.)

Exploracin de informacin interna de la propia empresa.

Contacto con el proveedor


La informacin que se solicita a los proveedores potenciales
es la siguiente:

Calidad y especificaciones de los productos.

2.1. Identificacin de fuentes de suministro y


bsqueda de proveedores

Caractersticas tcnicas.

Formacin para los usuarios en su caso.

Posventa y garanta.

Precio unitario.

Descuentos por volmenes de compra.

Forma y plazo de pago.

Transporte y seguro.

Envases y embalajes.

Plazo de entrega.

Devoluciones.

Plazo de validez de la oferta.

2.1. Identificacin de fuentes de suministro y


bsqueda de proveedores
Agrupndolas en relacin con el producto, el precio y otras, nos
quedaran:
Condiciones del producto:

Calidad de los productos y materiales utilizados, composicin y


cualquier aspecto que aporte informacin.

Caractersticas tcnicas, aspectos tcnicos que permitan una


valoracin ms detallada.

Periodo de garanta.

Formacin de los usuarios, en caso de que el producto lo


requiera.

Servicio postventa, concretando la atencin que el cliente


recibir.

Servicio de atencin al cliente.

2.1. Identificacin de fuentes de suministro y


bsqueda de proveedores
Condiciones econmicas:

Precio unitario.

Descuento comercial.

Rappels (descuento por volmenes de compra).

Forma y plazo de pago.

Precios de envases y embalajes, y calidad de los mismos.

Pago y responsabilidad del transporte y el seguro.

Recargos por aplazamientos de pago.

2.1. Identificacin de fuentes de suministro y


bsqueda de proveedores
Condiciones generales:

Periodo de validez de la oferta.

Causas de recisin del contrato.

Circunstancias que pueden dar lugar a revisin de los


precios.

Embalajes especiales.

Devolucin de los excedentes.

2.1. Identificacin de fuentes de suministro y


bsqueda de proveedores
Formas ms habituales para solicitar informacin de los
proveedores:

Visitas de comerciales de las empresas proveedoras:


Las entrevistas con los representantes de los proveedores es
una fuente de informacin fundamental. Las buenas relaciones
con los proveedores son la base de una slida cadena de
suministro que garantice beneficios a ambas partes.

Visitas a las empresas de los proveedores:

En caso que se desee tener un conocimiento ms exhaustivo


acerca de los procesos de los proveedores, aspectos tcnicos,
organizativos o financieros.

2.1. Identificacin de fuentes de suministro y


bsqueda de proveedores
La informacin a recopilar en estas visitas puede ser:

Aspectos de produccin.

Organizacin interna.

Experiencia en el mercado.

Cartas

de solicitud de informacin.

La carta de solicitud de informacin a proveedores debe reunir


la que consideramos informacin bsica de la que deben
disponer para realizarnos una oferta

2.1. Identificacin de fuentes de suministro y


bsqueda de proveedores
Cuando ya se dispone de un listado de proveedores, hay que
proceder a seleccionar los ms idneos realizando un
exhaustivo estudio basndonos en los criterios de seleccin
ya definidos por la empresa. Se debe llegar a un nmero
ideal de 4-5 proveedores.
Para proceder a analizar ese nmero ya reducido de
proveedores debemos elaborar informacin base para una
anlisis ms riguroso con la siguiente estructura:

Una ficha por cada proveedor, con sus datos, las


caractersticas de los artculos de cada proveedor y las
condiciones comerciales ofrecidas.

2.1. Identificacin de fuentes de suministro y


bsqueda de proveedores

Un cuadro comparativo en el que se reflejen las


condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto
a los aspectos claves: calidad/precio, forma de pago,
descuentos, plazo de entrega, etc.

Es recomendable trabajar con varios para garantizar el


suministro y as evitar desabastecimiento.

2.2. Competencia perfecta e imperfecta


Se considera la competencia como un mecanismo de
organizacin de la produccin y fijacin de precios y
beneficios. En funcin del nmero de agentes intervinientes
en el mercado, las condiciones econmicas sern distintas.
Estructuras de los mercados:

Monopolio (un solo productor o vendedor)

Oligopolio (unos pocos productores)

Competencia (muchos vendedores)

2.2. Competencia perfecta e imperfecta


Clases de competencia:

Competencia perfecta:

Es una situacin idealizada en la que la interaccin de oferta


y demanda determinan el precio. Para que funcione deberan
darse una serie de condiciones:
1.

Elevado nmero de compradores y vendedores en el


mercado,(ni los vendedores ni los compradores tienen
poder para decidir el precio de mercado).

2.

Vendedores y compradores son indiferentes respecto a


quien vender o comprar, (productos homogneos, sin
marcas).

2.2. Competencia perfecta e imperfecta


3.

Libre movilidad de recursos productivos, (implica libre


entrada y salida de empresas de un sector econmico).

4.

Conocimiento perfecto de las condiciones de mercado por


parte de vendedores y compradores.

Bajo el trmino de competencia imperfecta se engloban


todas las distintas posibilidades de mercado donde, si ser
situaciones de competencia perfecta por no reunir las
condiciones para ello, se acercan por tener algunos aspectos
caractersticos del mercado en competencia perfecta.

2.2. Competencia perfecta e imperfecta


Para hacer el anlisis de distintos escenarios de competencia
es preciso hacer una diferenciacin en funcin de dos
aspectos del mercado: tipo de producto y nmero de
productores.

Tipo de producto:

Producto homogneo, aquel al que al comprador le resulta


indiferente entre comprar a un vendedor u otro, no existen
diferencias entre los productos.

Producto diferenciado, aquel que posee unas cualidades


intrnsecas que le hacen diferente al resto.

2.2. Competencia perfecta e imperfecta

Oligopolio:

Es una forma de mercado controlada por un pequeo nmero


de productores o vendedores que ofrecen un mismo
producto, ya sea homogneo o diferenciado. Tienen poder
para controlar el mercado.
Las empresas que operan en un mercado de oligopolio
pueden:

Provocar subidas de precios.

Mantener bajos niveles de calidad.

Impedir el ingreso de nuevos competidores.

2.2. Competencia perfecta e imperfecta

Monopolio:

Es una situacin de mercado donde hay un solo vendedor y


tiene por tanto todo el poder de mercado. Esta empresa
monopolstica cubre toda la demanda, controla el precio del
producto y establece las condiciones comerciales.

2.3. Criterios de seleccin de proveedores


Los criterios de seleccin de proveedores deben ser
priorizados en base a los requerimientos de la empresa, la
cual le debe asignar una calificacin a los proveedores en
cada uno de los criterios.
Para la seleccin de proveedores se utilizan bsicamente
criterios econmicos y de calidad .
Criterios econmicos:
Precio:

Es el principal de los criterios econmicos aunque a


su vez est vinculado al resto de aspectos econmicos.
Influyen las economas de escala.
Descuentos

comerciales: Son los descuentos ofrecidos por


pagar anticipadamente a su vencimiento.

2.3. Criterios de seleccin de proveedores


Gastos

de transporte: Lo habitual es que el proveedor asuma


estos gastos. Es importante negociarlo, porque en algunos
casos suponen gastos importantes.
Gastos

de envases y embalajes: Dependiendo de los mismos


los puede asumir el proveedor o la propia empresa.
Descuento

por volmenes de compra (rappels): Pueden


llegar a ser importantes.
Plazos

de pago.

Plazos

de entrega.

2.3. Criterios de seleccin de proveedores


Criterios de calidad:
En funcin de la estrategia definida se pueden valorar otro
tipo de aspectos que no pueden ser cuantificados en algunos
casos. Estos criterios son ms cualitativos que cuantitativos.

2.4. Homologacin de proveedores


La homologacin es un proceso de validacin de la informacin
solicitada al proveedor o recabada de otras fuentes. Su fin es
determinar la capacidad de una empresa para ser proveedor
cumpliendo unos requisitos mnimos establecidos por la
empresa.
El proceso de homologacin de proveedores comienza con las
siguientes pautas:
1.

Un proveedor puede contactar con la empresa ofreciendo


sus productos y solicitando su homologacin.

2.

Se verifica la necesidad de esos productos y se decide si el


proveedor es homologable.

3.

En caso afirmativo inicia el proceso con el envo por correo


de un formulario donde se le solicita informacin:

2.4. Homologacin de proveedores


Datos

de la empresa.

Capacidad
Nivel

operativa y flexibilidad.

de servicio.

Polticas

de RRHH y Medioambiental

Otros aspectos importantes en el proceso de homologacin de


proveedores son:
Profesionalidad

y transparencia.

Integridad.
Compromiso.
Orientacin

en la compra.

2.5. Categorizacin de proveedores


Una adecuada categorizacin de proveedores es un sistema
que posibilita a la empresa la identificacin y monitorizacin
de los proveedores que las empresas contratan.
Con los resultados de este sistema se pueden prever los
riesgos e identificar situaciones conflictivas.
El mtodo de categorizacin de proveedores ms utilizado es
el Mtodo ABC.

2.5. Categorizacin de proveedores


Una segmentacin ABC aplicada a la gestin de proveedores
se realiza as:
Clase

A: es el % de proveedores que representa el 80% del


presupuesto de compras.
Clase

B: es el % de proveedores, sin considerar la clase A,


que representa el 15% de las compras de la empresa.
Clase

C: el resto de % de proveedores sin considerar las


clases A y B que representar el resultado restante: el 5%.

2.6. Registro de proveedores: el fichero de


proveedores
Se pueden identificar dos niveles de registro en el fichero de
proveedores:
1.

Datos de proveedor.
Se recogen todos los datos de la empresa suministradora:
nombre, direccin, datos de contacto, historial de compras,
informacin adicional en procesos anteriores, clasificacin del
proveedor, homologacin y si es solo un proveedor potencial.

2.

Datos de los productos.


Dado que un proveedor puede ser suministrador de varios
productos se abren tantas fichas de productos como sean
necesarias. En ellas se incluyen todas la condiciones
econmicas y de calidad de los productos, as como la
evaluacin de las compras ya realizadas.

2.7. Sistemas de aseguramiento de calidad de


proveedores.
Este proceso se realiza siguiendo estas pautas:
Planificacin

para la provisin de productos y servicios de

calidad.
Garanta

de calidad mediante la resolucin de todas las


desviaciones.
Mejora

continua de la calidad que posibilite el incremento


en el valor de los productos y servicios.

2.7. Sistemas de aseguramiento de calidad de


proveedores.
Aspectos que los sistemas de calidad deben cumplir en una
lnea de colaboracin con los proveedores:
Aspectos
Cadena

ambientales.

de suministro del proveedor.

Aspectos

de salud y seguridad laboral.

Aspectos

de calidad.

Aprobacin
Embalaje

de los proveedores.

y envo.

2.7. Sistemas de aseguramiento de calidad de


proveedores.
2.7.1. Exigencias de los sistemas de certificacin
La Certificacin de los Sistemas de Gestin de la Calidad es un
aspecto clave de las empresas y en sus polticas comerciales. La
implantacin de un sistema de calidad certificada proporciona
una fiabilidad y una mayor capacidad de integracin operativa
con clientes y proveedores.
Los campos de aplicacin de los sistemas de certificacin y
gestin de calidad son muy diversos:
Seguridad
El
La

en las instalaciones industriales.

anlisis y control oficial de productos alimenticios.

certificacin de los sistemas de calidad, medioambiental, de


seguridad alimentara.

2.7. Sistemas de aseguramiento de calidad de


proveedores.
La

inspeccin tcnica de vehculos.

Los
La

ensayos de productos industriales.

calibracin y el control metrolgico de equipos.

Las principales normas para sistemas de gestin se enfocan


en la mejora continua. Implementar un sistema de gestin le
da la oportunidad de centrarse en la optimizacin de las
reas ms importantes de la empresa. La validacin externa
ayuda a las empresas a mejorar continuamente sus
estrategias, operaciones y niveles de servicio.