Anda di halaman 1dari 47

Sistem Pengadaan di Instalasi

Farmasi Rumah Sakit


FG-3

DEFINISI DAN PANDUAN


PENGADAAN OBAT

OUTLINE
1.
2.
3.
4.

5.

6.

7.

8.
9.
10.

Definisi dan panduan pengadaan obat


Siklus pengadaan obat
Pemasok obat dan komponen kontrak
Jenis pengadaan- berdasarkan sifat pengadaan barang
dan berdasarkan sifat penggunaan
Jenis pengadaan berdasarkan waktu pengadaan dan
indikator pengadaan obat-frekuensi pengadaan tiap item
obat
Indikator pangadaan obat-frekuensi kesalahan frakturdan
frekuensi tertunda pembayaran o/ RS
Metode pengadaan obat-tender terbuka dan tender
tertutup
Metode pengadaan obat negosiasi, pengadaan langsung
Metode pengadaan obat-produksi
Prinsip pengadaan obat dan perbekalan kesehatan

DEFINISI
Pengadaan merupakan proses penyediaan obat
yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit
pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh
dari pemasok eksternal melalui pembelian dari
manufaktur, distributor, atau pedagang besar
farmasi.

PRINSIP PENGADAAN OBAT


a.

Mutu obat terjamin, memenuhi kriteria, khasiat,


keamanan

dan

keabsahan

obat

serta

telah

mempunyai izin edar (nomor registrasi);


b.

Pengadaan obat dilaksanakan secara efisien dan


efektif sesuai dengan kebutuhan;

c.

Menerapkan konsepsi Obat Esensial Generik;

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 468/MENKES/SK/IV/2004 tentang Pedoman Umum
Pengadaan Obat Pelayanan Kesehatan Dasar Tahun 2004

PRINSIP PENGADAAN OBAT


d.

Pengadaan

Obat

Pelayanan

Kesehatan

Dasar

(PKD)

dilaksanakan melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF). Untuk


pengadaan sediaan narkotika diadakan langsung melalui PT.
Kimia Farma Tbk;
e.

Produk Alat Kesehatan harus memiliki nomor izin edar dari


Departemen Kesehatan RI;

f.

Pengadaan Alat Kesehatan dilaksanakan melalui Penyalur


Alat Kesehatan yang mempunyai izin dari Departemen
Kesehatan RI yang masih berlaku, serta izin dari cabang dan
Sub Penyalur Alat Kesehatan dari Dinas Kesehatan Propinsi.

PRINSIP PENGADAAN OBAT


WHO
a.

b.
c.

d.
e.
f.
g.
h.
i.

Pengadaan obat hanya terbatas pada DOEN


atau obat yang termasuk dalam formularium
Rumah Sakit
Harus terencana dengan baik
Jumlah obat yang diadakan harus sesuai
dengan kebutuhan
Adanya komitmen pengadaan
Manajemen keuangan yang baik
Seluruh prosedur pengadaan obat harus tertulis
Pembagian tugas yang jelas
Audit tahunan
Buat laporan periodic terkait kinerja pengadaan

SIKLUS PENGADAAN OBAT

PEMILIHAN OBAT DAN


MENENTUKAN JUMLAH KEBUTUHAN

Menurut Kepmenkes nomor


1197/MENKES/SK/X/2004, kegiatan pemilihan
meliputi:
a. Meninjau masalah kesehatan yang terjadi di
rumah sakit;
b. Identifikasi pemilihan terapi, bentuk, dan dosis;
c. Menentukan kriteria pemilihan dengan
memprioritaskan obat esensial;
d. Standarisasi sampai menjaga dan
memperbaharui standar obat.

MENYEIMBANGKAN KEBUTUHAN
DANA

Menurut Kepmenkes noor 1121/MENKES/SK


XII/2008 tentang pedoman teknis pengadaan
obat publik dan perbekalan kesehatan, perkiraan
anggaran untuk total kebutuhan obat yaitu
dengan cara:
a. Analisis ABC;
b. Analisis VEN (kategori obat berdasarkan vital,
esensial dan non esensial);
c. Menyusun prioritas kebutuhan dan
penyesuaian kebutuhan dengan anggaran
yang tersedia.

MEMILIH METODE PENGADAAN


Secara umum metode pengadaan yang dapat
dilakukan ada dua antara lain: secara tender
dan secara langsung dari pabrik atau
distributor atau pedagang besar farmasi atau
rekanan.

MEMILIH PEMASOK DAN


MENENTUKAN BATAS KONTRAK
a.

b.

c.

Pemasok obat untuk rumah sakit pada umumnya


adalah industri farmasi dan pedagang besar
farmasi.
Untuk memperoleh obat/sediaan obat yang
bermutu baik, perlu dilakukan pemilihan pemasok
yang baik dan produk obat yang memenuhi
semua persyaratan dan spesifikasi mutu.
Jadi salah satu komponen dari Praktik Pengadaan
Obat yang Baik (PPOB) ialah pemasok yang
memenuhi persyaratan.

MONITORING STATUS PESANAN,


MENERIMA, DAN MEMERIKSA OBAT
Setelah memilih pemasok pada waktu yang
ditentukan akan datang obat yang telah dipesan,
maka perlu dilakukan monitoring apakah obat
yang dipesan benar, apakah kondisi nya baik dan
memenuhi persyaratan.

MELAKUKAN PEMBAYARAN
Biaya yang dikeluarkan biasanya meliputi, biaya
pembelian, biaya pemesanan, biaya
penyimpanan, biaya kekurangan persediaan, dan
biaya kesempatan.

DISTRIBUSI OBAT
a.

b.

Kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi


di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam
proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat
jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.
Sistem distribusi dirancang atas dasar
kemudahan dijangkau oleh pasien dengan
mempertimbangkan efisiensi dan efektifitas
sumber daya yang ada; metode sentralisasi
dan desentralisasi. (Depkes RI, 2004)

PEMASOK OBAT DAN


KOMPONEN DALAM
PERSYARATAN
KONTRAK

DEFINISI PEMASOK OBAT


Pemasok

adalah suatu organisasi/ lembaga yang menyediakan atau

memasok produk atau pelayanan kepada konsumen. Pemasok obat


untuk rumah sakit pada umumnya adalah Industri Farmasi atau
Pedagang Besar Farmasi

Untuk memperoleh obat atau sediaan obat yang bermutu baik, perlu
dilakukan pemilihan pemasok obat yang baik dan produk obat yang
memenuhi semua persyaratan dan spesifikasi mutu. Jadi, salah satu
komponen dari Praktek Pengadaaan Obat Yang Baik (PPOB) ialah
pemilihan pemasok yang memenuhi persyaratan.

KRITERIA PEMASOK OBAT

Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk


melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar)

Telah diakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan


ISO 9000

Mempunyai reputasi yang baik, artinya tidak pernah:

a.

Melakukan hal-hal yang melanggar hukum yang berlaku

b.

Menghasilkan/menjual produk obat yang tidak memenuhi


syarat

c.

Mempunyai sediaan obat yang ditarik dari peredaran karena


mutu yang buruk

Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya


sebagai pemasok produk obat yang selalu tersedia dan
dengan mutu yang tertinggi, dengan harga yang terendah

PROSES UNTUK MENGIDENTIFIKASI


PEMASOK SEDIAAN FARMASI
a.

Mengevaluasi sistem mutu yang diterapkan pemasok,


berdasarkan evaluasi dokumen dan evaluasi di lapangan.

b.

Menganalisis informasi tentang kerja pemasok, dan harus


dikembangkan ketetapan serta kriteria operasional dan
ditetapkan untuk mengases kehandalan pemasok dan
menghindari subjektivitas.

c.

Untuk pemasok yang baru, adalah penting menginspeksi


secara visual sampel sediaan obat, kemasan dan
penandaan.

d.

Menguji mutu sediaan obat di laboratorium IFRS (jika ada),


mengkaji hasil uji laboratorium pihak ketiga yang telah
diakreditasi, atau hasil uji laboratorium pemasok yang telah
diakreditasi

PROSES UNTUK MENGIDENTIFIKASI


PEMASOK SEDIAAN FARMASI
e.

Mengkaji pengalaman terhadap sediaan pemasok yang


dipublikasikan oleh pengguna lain atau informasi dari
berbagai rumah sakit lain.

f.

Mengevaluasi riwayat mutu, sediaan farmasi yang lampau


yang disuplai oleh pemasok

g.

Mengkaji acuan tentang kepuasan konsumen (dokter dan


penderita)

h.

Mengevaluasi pengalaman yang relevan dengan pemasok

i.

Kemampuan logistik termasuk lokasi dan sumber

PERSYARATAN DAN KETENTUAN


PEMASOK OBAT
Ketentuan Teknis yang mencakup:
Atas permintaan apoteker, pemasok harus memberikan:
a.

Data pengendalian analitik

b.

Data pengujian sterilitas

c.

Data kesetaraan hayati

d.

Uraian prosedur pengujian bahan mentah dan sediaan jadi

e.

Informasi lain yang dapat menunjukkan mutu sediaan


obat jadi tertentu. Data pengujian dari laboratorium
independen yang telah diakreditasi harus diberikan tanpa
dibayar

f.

Semua obat dan/atau sediaannya harus memenuhi


persyaratan Farmakope Indonesia Edisi IV atau
persyaratan lain yang ditetapkan oleh PFT dan IFRS.

PERSYARATAN DAN KETENTUAN


PEMASOK OBAT
g.

Nama dan alamat manufaktur dari bentuk sediaan akhir


dan pengemas atau distributor harus tertera pada etiket
sediaan.

h.

Tanggal kedaluwarsa harus secara jelas tertera pada


etiket kemasan.

i.

Informasi terapi, biofarmasi, dan toksikologi harus


tersedia untuk apoteker atas permintaan.

j.

Atas permintaan, pemasok harus memberikan tanpa


biaya, suatu kuantitas yang wajar dari produknya yang
memungkinkan apoteker untuk mengevaluasi sifat fisik,
termasuk keelokan farmasetik (penampilan dan
ketidakadaan kerusakan atau cacat fisik) kemasan dan
penandaan (Siregar, 2004:291).

PERSYARATAN DAN KETENTUAN


PEMASOK OBAT
Kebijakan Distribusi ;
a.

Apabila memungkinkan, penghantaran tiap jenis sediaan obat


harus berasal dari suatu nomor lot/bets tunggal.

b.

Kecuali ditetapkan atau dipersyaratkan lain oleh pertimbangan


stabilitas, tidak kurang dari suatu jarak waktu 12 bulan harus
tersedia, antara waktu penghantaran sediaan dan tanggal
kedaluwarsanya.

c.

Pemasok harus menerima, kemasan sediaan obat yang belum


dibuka

yang

dikembalikan

yang

belum

lewat

tanggal

kedaluwarsa. Pengembalian uang penuh seharga pembelian


harus kontan atau dimasukkan ke dalam rekening rumah sakit.

PERSYARATAN DAN KETENTUAN


PEMASOK OBAT
d.

Pemasok

harus

mengirimkan

semua

pesanan

sediaan obat tepat waktu, ongkos kirim prabayar


oleh pemasok, dan menyertakan daftar kemasan
pada setiap pengiriman. Semua sediaan obat yang
habis persediaan harus dicatat, dan ketersediaan
yang diantisipasi dari sediaan itu harus secara jelas
dinyatakan

PERSYARATAN DAN KETENTUAN


PEMASOK OBAT
Kebijakan Pemasaran dan Penjualan :
a.
b.

c.

d.

Pemasok, tidak diperkenankan menggunakan nama apoteker


atau nama IFRS dalam iklan atau materi promosi.
Pemasok harus menghormati keputusan sistem formularium
yang dibuat oleh PFT, dan PPF (Perwakilan Perusahaan
Farmasi) harus memenuhi peraturan rumah sakit yang
menguasai kegiatan PPF.
Pemasok tidak diperkenankan memberikan uang, alat atau
barang kepada IFRS atau stafnya sebagai bujukan untuk
membeli produk pemasok.
Pemasok harus menjamin menyediakan pada harga yang
ditetapkan setiap sejumlah minimum sediaan obat yang
ditetapkan. Jika pemasok tidak mampu memenuhi janji
pasokan itu, pemasok harus mengganti pengeluaran rumah
sakit untuk memperoleh sediaan obat itu dari sumber lain

KOMPONEN DALAM PERSYARATAN


KONTRAK
a.
b.

c.

d.

e.
f.

Harga harus dicantumkan.


Syarat pembayaran. Pembayaran dilakukan
melalui bank, oleh karena itu perlu surat jaminan
atas dasar kerja atau atas waktu (30,40 hari, dst)
Dokumen yang menjelaskan standar mutu harus
dilampirkan, seperti data farmakologik,
farmasetik, atau farmakokinetik
Perlu mencantumkan nama dagang, nama
generik dan Spesifikasinya agar tidak terjadi
kesalahan penggunaan.
Tanggal pengiriman, hak paten dan pengepakan
Waktu kadaluarsa, nomor batch, dll

JENIS-JENIS PENGADAAN

JENIS PENGADAAN OBAT DI RS


Berdasarkan

BERDASARKAN PENGADAAN BARANG


a.

b.

c.

Pengadaan farmasi.
Pengadaan obat-obatan yang telah ditentukan dalam formularium
rumah sakit ataupun diluar formularium namun dibutuhkan dalam
pelayanan rumah sakit.
Pengadaan bahan dan makan Pengadaan bahan baku obat-obatan
yang dibuat sendiri oleh rumah sakit, pelarut salin untuk infus, dan
bahan makanan untuk pasien rawat inap.
Pengadaan barang-barang logistik
Pengadaan jarum suntik steril, kapas, kasa, neck crane, dan
sebagainya yang digunakan dalam pelayanan di rumah sakit

BERDASARKAN SIFAT PENGGUNAAN


a.
b.
c.
d.

Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika


untuk pembuatan salep antibiotic
Bahan pembantu, misalnya : Saccharum
lactis untuk pembuatan racikan puyer
Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
untuk kapsul racikap
Bahan jadi, misalnya : cairan infus

JENIS PENGADAAN OBAT DI IFRS


BERDASARKAN WAKTU PENGADAAN

Annual Purchasing
Schedule
Perpetual
Purchasing
Purchasing

ANNUAL PURCHASING (PEMBELIAN


TAHUNAN)
Dilakukan setiap setahun sekali untuk seluruh item
Jumlah pemesanan biasanya dalam jumlah besar.
Setelah jumlah yang akan dipesan ditetapkan,
diakukan
tender untuk membeli untuk seluruh item.
Mempermudah

Harga
Berdasarkan
Alasan

SCHEDULE PURCHASING
(PEMBELIAN TERJADWAL)
Dilakukan dengan selang waktu tertentu (mingguan,
bulanan, tiap 3 bulan ataupun 6 bulan).
Pembelian dilakukan dengan jumlah yang cukup
sampai dengan pembelian berikutnya ditambah
stok yang dibutuhkan selama waktu yang sedang
berjalan.

PERPETUAL PURCHASING
(PEMBELIAN TERUS MENERUS)
Dilakukan terus menerus untuk setiap item
bila sudah mencapai nilai minimal.
Keuntungan utama: dapat mengatasi dengan
cepat bila terjadi perubahan pemakaian tibatiba

INDIKATOR PENGADAAN OBAT

Merupakan alat ukur kuantitatif yang dapat digunakan untuk


monitoring, evaluasi, dan mengubah atau meningkatkan
mutu pengadaan obat di farmasi rumah sakit.

Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat


dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu
yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.
Frekuensi

FREKUENSI PENGADAAN TIAP ITEM


OBAT
Frekuensi pengadaan digolongkan menjadi
kategori, yaitu:
a. Frekuensi Tinggi (>24)
b. Frekuensi Sedang (12-24)
c. Frekuensi Rendah (<12)
. Frekuensi
sedang dan tinggi menunjukkan
kemampuan IFRS yang cepat tanggap dalam
merespon
perubahan
kebutuhan
obat
dan
disesuaikan dengan pembelian obat.
. Pengadaan obat berulang perputaran obat cepat
(fast moving)
. Perputaran obat lambat (slow moving) merugikan
RS

FREKUENSI KESALAHAN FAKTUR


a.

b.

Adanya ketidakcocokan jenis obat, jumlah


obat dalam suatu item atau jenis obat
terhadap surat pesanan yang sesuai
Cara menganalisis kesalahan faktur yaitu
dengan mengambil secara acak sejumlah
faktur pembelian dalam setahun, kemudian
masing-masing faktur tersebut dicocokkan
dengan surat pesanan.

PENYEBAB KESALAHAN FAKTUR


Tidak

FREKUENSI TERTUNDANYA
PEMBAYARAN

Menunjukkan manajemen keuangan pihak Rumah Sakit yang


kurang baik sehingga dapat mempengaruhi kepercayaan
pihak pemasok kepada Rumah Sakit

Hal ini dapat mengakibatkan:


a.

Ketidaklancaran

suplai

obat

dikemudian

hari

menggaggu kelancaran dalam pelayanan pasien


b.

Keluhan seperti pengembalian obat kadaluwarsa tidak


segera di tanggapi

SOLUSI
Menjaga

METODE PENGADAAN OBAT

METODE PENGADAAN

Tender Terbuka
Berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan kri

METODE PENGADAAN
Negosiasi
Negosiasi
/ Tawar
/ tawarMenawar
menawar, yaitu dilakukan pendekatan dengan
Negosiasi
Negosiasi
/ Tawar
/ tawarMenawar
menawar, yaitu dilakukan pendekatan dengan

METODE PRODUKSI
Dilaksanakan berdasarkan prinsip bahwa suatu
obat akan berharga lebih murah jika diproduksi
sendiri
Metode ini juga dilakukan apabila obat tersebut
tidak tersedia di pasaran atau memiliki formula
khusus RS, biasanya ditujukan utk anakanak/manula
Contoh: pengadaan salin untuk pelarutan infus,
pembuatan iodine untuk luka, resep racikan
dalam bentuk sediaan atau ukuran dosis
tertentu.

Kriteria obat yang diproduksi di RS


a. Sediaan farmasi dengan formula khusus
b. Sediaan farmasi dengan harga murah
c. Sediaan farmasi dengan kemasan yang
lebih kecil
d. Sediaan farmasi yang tidak tersedia di
pasaran
e. Sediaan nutrisi parenteral
f. Rekonstruksi sediaan obat kanker

REFERENSI
Siregar, Charles J.P, Lia Amalia. (2003). Farmasi Rumah Sakit
Teori dan Penerapan. Jakarta: EGC
Kementerian Kesehatan. (2008). Pedoman Teknis Pengadaan
Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan untuk Pelayanan
Kesehatan Dasar. Jakarta: Kementerian Kesehatan
Harahap, S.M. (2011).
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/22118/4/Ch
apter%20II
.pdf. Diakses pada 24 September 2015 pukul 23.00
Mellen, R.C. Pelayanan Instalasi Farmasi Rumah Sakit.
[Internet]. 2013. [cited 2015 September 24]. Available from:
ADLN Perpustakaan Universitas Airlangga
http://adln.lib.unair.ac.id/files/disk1/511/gdlhub-gdl-s1-2013
-mellenreni-25521-14.-bab--a.pdf

Pancaningrum, Dyah Ayu. 2008. Gambaran Perencanaan


Pengadaan Obat-obatan Di Instalasi Farmasi RSU Zahirah
Jakarta Tahun 2008. Program Sarjana Fakultas Kesehatan
Masyarakat. Depok: Universitas Indonesia.