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CURSO:

ORGANIZACIN DOCUMENTAL

Leccin 3

Conceptos operativos
Bsicos

1. FUNDAMENTOS
CONCEPTOS BASICOS
CONCEPTO DE ARCHIVO. NIVELES
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
EL EXPEDIENTE.
FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACION:
LOS PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

2. CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL

FUNDAMENTOS
CONCEPTOS BASICOS
PROGRAMA DE
GESTION
DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la


planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin
AGN

Datos que poseen significado

NTC ISO 9000

Informacin y su medio de soporte

NTC ISO 9000

INFORMACION
DOCUMENTO

DOCUMENTO DE
ARCHIVO

REGISTRO

Registro de Informacin producida o recibida por una entidad publica


o privada en razn de sus actividades o funciones. NTC ISO 15489-1

Documento que presenta resultados obtenidos


evidencia de actividades desempeadas .

o proporcionada
NTC ISO 9000

FUNDAMENTOS
CONCEPTOS BASICOS
QUE ES UN ARCHIVO?

FUNDAMENTOS
CONCEPTOS BASICOS
QUE ES UN ARCHIVO?

FUNDAMENTOS
CONCEPTOS BASICOS

ARCHIVO: Conjunto de
documentos, sea cual
fuere su fecha, forma
y soporte material,
acumulados en un
proceso natural por
una persona o entidad
publica o privada, en
el transcurso de su
Organizados
y
gestin.
conservados para
servir como testimonio
e informacin a la
persona o institucin
que los produce y a
los ciudadanos, o

CICLO VITAL DOCUMENTAL


TRANSFERENCIA
PRIMARIA
ARCHIVO DE GESTIN

TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
ARCHIVO CENTRAL

rene la documentacin
en
trmite, en busca de solucin a
asuntos iniciados,
la cual oes de
Ellos Archivo
de Gestin
sometida
continua
Oficina
es aaquel
en utilizacin
donde se y
consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras que las
soliciten.

ARCHIVO HISTORICO
Unidad administrativa donde se
agrupan

documentos

transferidos trasladados por los


distintos archivos de gestin de
la entidad, una vez finalizado su
tramite,

que

siguen

siendo

vigentes y objeto de consulta


por las propias oficinas y los
particulares en general.

Es aquel al que se transfieren


desde el archivo central los
documentos de archivo de
conservacin permanente.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

VALORES DE LOS DOCUMENTOS

1.Valor Administrativo: trmite o asunto que motiv


su creacin.
VALORES
PRIMARIOS
2.ValorJurdico:deriva derechos u obligaciones.
3.Valor Legal: Sirven de testimonio ante la ley.
4.Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro o Hacienda Pblica.
5.Valor Contable: registros de ingresos y egresos.
6.Valor Tcnico: utilidad de la informacin especfica de una funcin.

VALORES SECUNDARIOS

HISTORICOS
CIENTIFICOS
CULTURALES
1.Sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de
cualquier actividad de la administracin.
2.Sirven como fuente primaria para la historia.
3.Como testimonio de la memoria colectiva.
4.Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los cre
y los utiliza.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Fondo Documental

Seccin Documental

Subseccin Documental

Serie Documental
Compleja
Simple

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa , en el ejercicio
de sus funciones, las cuales, segn su jerarqua ilustrada en el organigrama,
originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales.

Agrupaciones Documentales

Estructura Orgnica

Fondo Documental

Entidad

Secciones Documentales

Dependencias Mayor jerarqua

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO
Totalidad de la documentacin producida y recibida por una institucin o
persona en el desarrollo de sus funciones o Actividades.

CLASES

FONDO

FONDO ABIERTO

Municipalidad de San Juan de


Lurigancho

FONDO CERRADO

Fondo Banco Central Hipotecario


Fondo Banco Huanero
Fondo Banco de Materiales

FONDO MIXTO

Presidencia de la Repblica
Ministerio de Hacienda
Ministerio del Trabajo y
Seguridad Social

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
En la estructura
documentos.

archivstica,

SECCION
SECCIN

unidad

administrativa

productora

SUB SECCIN
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

DIVISIN
ADMINISTRATIVA
YFINANCIERA

UNIDAD DE TESORERIA
UNIDAD DE CONTABILIDAD
UNIDAD DE PLANIFICACIN
UNIDAD PRESUPUESTO

de

SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL


Conjunto de unidades
documentales
de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas..
SERIE
ACTAS

SUBSERIES
1.ActasdeJuntaDirectiva
2.ActasdeComisindePersonal
3.ActasdeComitdeArchivo

CONTRATOS

1.ContratosdeArrendamiento
2.ContratosdeConsultora
3.ContratosdeCompraventa
4.ContratosdePrestacindeServicios

PROYECTOS

1.ProyectodeSaneamientoBsico
2.ProyectosdeIntercambioCultural
3.ProyectosdeDesarrolloMunicipal

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple, que rene todas las caractersticas necesarias
para ser considerada como documento.

TIPOS DOCUMENTALES
-Factura
-Resolucin
-Acuerdo
-Circular
-Memorando
-Pliza
-Acta de Inicio

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
TIPO DOCUMENTAL
Son la expresin de las actividades
tanto personales como administrativas,
reflejadas en un determinado
soporte (papel, cinta magntica,
acetato, entre otros.) y con los mismos
caracteres internos especficos
para cada uno, los cuales determinan su
contenido.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Tipo documental.
unidad simple o
compuesta.
la unidad menor indivisible

Es
de una serie
documental, que puede ser simple o compuesta.
SIMPLE.- Formado por un tipo documental cuyo contenido
mantiene una unidad de informacin: El oficio, la carta, el
informe, la solicitud, el memorando, recibo, etc.
COMPUESTA.- (EXPEDIENTE) Formado por dos o ms
tipos documentales que se sustentan, cuyo contenido
mantienen una unidad de informacin: El legajo de
personal, el expediente, la historia clnica, etc.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Competencias

Tareas

Normas de procedimiento

Tipos documentales
Soporte

Expedientes

Si tomamos como referencia el Manual de documentos


administrativos (M Luisa Conde, 1995) podemos clasificar a los
documentos administrativos en cinco bloques

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
DOCUMENTOS DE DECISIN
(contienen una declaracin de
voluntad de un rgano
administrativo sobre materias
de su competencia)
DOCUMENTOS DE
TRANSMISIN
(comunican la existencia
de hechos o actos a otras
personas, rganos o
entidades)
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
(contienen una declaracin de
conocimiento de un rgano
administrativo, cuya finalidad es la
acreditacin de actos, hechos o
efectos)

RESOLUCIONES
ACUERDOS

COMUNICACIONES
NOTIFICACIONES
PUBLICACIONES

ACTAS
CERTIFICADOS
CERTIFICACIONES ACTO
PRESUNTO

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
DOCUMENTOS DE JUICIO
(contienen una declaracin de juicio de un
rgano administrativo, persona o entidad
pblica o privada, sobre las cuestiones de
hecho o de derecho que sean objeto de un
procedimiento administrativo)
DOCUMENTOS DE LOS
CIUDADANOS
(el instrumento por el que el
ciudadano se relaciona con la
actividad de las
Administraciones Pblicas)

INFORMES

SOLICITUDES
DENUNCIAS
RECURSOS

Los anlisis de tipos documentales (en sus caracteres externos y


estructurales) es fundamental para racionalizar la gestin de
expedientes por parte de la administracin y, por ende, para el
tratamiento de las series

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

2 de junio de 1979, Sevilla


Acta de constitucin de la
Junta de Andaluca

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

26 de junio de 1979, Granada


Certificado del acuerdo tomado en
el Pleno de la Junta de Andaluca
celebrado en Granada el 23 de junio

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Fondo

Seccin

Series

Expedientes

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Los expedientes.

El trmino expediente administrativo procede del verbo latino


expedire = el que resuelve, de ah que est encaminado a
resolver un determinado asunto o materia.

Se trata del documento principal de la Administracin, dicho de


otro modo, constituye la piedra angula de la actuacin
administrativa.

Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como:

el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de


antecedente y fundamentos a la resolucin administrativa, as como las
diligencias encaminadas a ejecutarla.

Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica un expediente es:

una unidad documental formada por un conjunto de documentos


generado, orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la
resolucin de un mismo asunto.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Los expedientes.
Cmo se forman los expedientes?:

1.

Mediante la agregacin sucesiva


de cuantos documentos, pruebas,
dictmenes, decretos, acuerdos,
notificaciones y dems
diligencias que deban
integrarlos, y sus hojas tiles
sern rubricadas y foliadas por
Partes del los
expediente:
funcionarios encargados de
su tramitacin.

Los documentos: que se producen e insertan de manera sucesiva, como eslabones


de una misma cadena, en el transcurso de la tramitacin.

Estn unidos por la relacin causa efecto, de ah que deban ser ordenados
de acuerdo a este ritmo.
Desde el punto de vista de su tradicin y de su contenido, podemos
diferenciar distintos tipos de documentos dentro de un expediente:

Por su tradicin: documentos originales ( en principio no elaborados


en la oficina, sino recibidos desde el exterior u otra oficina, aunque no
siempre), documentos no originales (suelen corresponder a la oficina
tramitante y se conservan a efectos de referencia) y documentos
marginales (tales como diligencias, notas, documentos de ayuda a la
tramitacin,...)

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Los expedientes.

2.

La carpetilla o guarda exterior: contiene y agrupa los documentos.


Puede soportar informaciones como:

3.
4.

Por su contenido: documentos esenciales (informes,


dictmenes, resoluciones,... que recogen la informacin ms
cualificada del procedimiento administrativo), documentos
de enlace (oficios de remisin, notas internas, ... Cuya
finalidad es servir de nexo y dejar constancia de los trmites
realizados)

Nombre de la oficina que lo ha tramitado.


Fecha de iniciacin y finalizacin.
Resumen del asunto.
Nmero de documentos.
Dgitos del cuadro de clasificacin con la denominacin de serie.
Signatura de la instalacin.

El extracto o resumen: sintetiza el contenido.


La relacin de contenido: breve descripcin de cada documento con su
fecha y nmero de orden. As conocemos fcilmente la tramitacin
seguida y localizamos los documentos ms importantes.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Los expedientes.
TRAMITACIN

INICIACIN

De OFICIO: por necesidades


internas de la oficina, mediante
acuerdo, peticin razonada o por
denuncia.
Por SOLICITUD de persona
interesada: cuando la accin es
emprendida desde afuera,
mediante solicitud razonada.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Los expedientes.
TRAMITACIN
Los interesados en
cualquier momento del
PROCEDIMIENTO procedimiento van
producciendo y recibiendo
documentacin hasta que
finalize el hecho.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Los expedientes.
TRAMITACIN
Por RESOLUCIN: mediante desicin
motivada del rgano que le compete. En
ningn caso el silencio administrativo
finaliza un expediente.

FINALIZACIN

Por DESISITIMIENTO: del interesado en


el caso de que el haya iniciado el
expediente con una solicitud.
Por RENUNCIA: todo interesado puede
renunciar sus derechos cuando no est
prohibido por la Ley.
Por CADUCIDAD: algunos procedimientos
tienen trminos de vencimiento que
cierran el expediente.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Los expedientes.
TRAMITACIN

EJECUCIN

La ejecucin de los
actos es inmediata y
cuenta con plazos
definidos segn el tipo
de procedimiento.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Los expedientes.
TRAMITACIN
Procedimientos prcticos.
Cmo se ordena un
expediente?:
Siguiendo el orden de las diligencias que se han seguido durante su

tramitacin; por tanto, figurar en primer lugar el documento que le ha


dado origen y posteriormente se irn aadiendo los documentos segn el
orden en el que se vayan produciendo (casi siempre en orden
cronolgico).

Para facilitar la consulta de los expedientes y evitar su desordenacin, o


en caso contrario reintegrarlo con rapidez, conviene que el personal
encargado de la tramitacin numere los documentos y elabora una
relacin de contenido (en las carpetillas o guardas de expedientes).

Ventajas de realizar esta labor:

Mediante el nmero de orden, la localizacin del documento se resuelve


rpidamente sin necesidad de revolver todos los papeles.
Nos sirve de gua para saber el punto de la tramitacin en que se encuentra
cada asunto.
En caso de utilizacin negligente, podemos devolverlo a su orden original de
forma simple y mecnica.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Los expedientes.
PRECAUCIONES
No dejar documentos sueltos o aislados
Evitar la multiplicidad y dispersin de los expedientes. A veces se abren nuevos expedientes, sin comprobar
antes si ya existen.
No extraer documentos originales de los expedientes en tramitacin. En ese caso se deben realizar fotocopias y
devolverlos a su lugar.
No extraer documentos originales de los expedientes cerrados para constituir nuevos expedientes. En ese caso
se deben utilizar fotocopias.
Conservar los documentos respetando el orden natural. Si stos contienen subexpedientes, se deben conservar
en carpetillas identificados por medio de un ttulo y sus documentos asimismo ordenados cronolgicamente.
Grapar cada oficio con su respuesta. La grapa hace menos dao que el clip.
Agrupar el documento ppal con los que le acompaan
Identificar cada expediente en la carpetilla.
Si llegara a ser extrado un documento debe dejarse constancia de ello con una hoja en el expediente en el
lugar del faltante, con fecha, razn del prestamo y nombre de los responsables.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Conservacin
de
los
documentos dentro del fondo
documental al que pertenecen.
Los documentos producidos
por una institucin, organismo,
dependencia
no
deben
mezclarse con los de otros.
Un lugar para cada cosa,
cada cosa en su lugar.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Principio de procedencia
En el proceso de clasificacin, la procedencia (productor) permite identificar los
creadores de documentos, que pueden ser:

Institucionales (fondos documentales) que estn referidos a la totalidad de los


documentos producidos por una entidad.

Administrativos (secciones y subsecciones documentales ) donde la procedencia


est dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o
secciones, en que estn organizadas las instituciones, de acuerdo con la
estructura orgnica.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Principio de procedencia
Aplicacin del Principio de Procedencia

El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad


ms pequea que cumpla funciones definidas y determinadas, sobre la cual tenga
una responsabilidad directa.
Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.
Reconstruir la organizacin jerrquica de la entidad productora

El siguiente
ejemplo
ilustra lay aplicacin
delcorrespondientes
principio de procedencia
el Archivo
Precisar
funciones
actividades
a cadaendependencia.
Municipal de Lima:

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Principio de procedencia
Aplicacin del Principio de Procedencia

Archivo Municipal de LIMA

Nivel Central
Productor

Procedencia
Fondo

Productor

Fondo

Alcalda

Alcalda Municipal
de Lima

FOMUR
Fomur
Nivel Descentralizado

Concejo Municipal

Concejo Municipal
de Lima

RELIMA

Personera
Municipal

Personera
Municipal de
Lima

Hospital de la
Solidaridad

Relima

Hospital Venancio
Diaz Municipalidad
de Lima

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Principio de procedencia
Aplicacin del Principio de Procedencia

En la estructura orgnica de este municipio la Secretara de Hacienda es la


encargada de administrar, conservar, incrementar y actualizar el patrimonio
municipal y lo que hace es captar recursos econmicos y administrarlos para
devolverlos a la comunidad a travs de la inversin de obras de infraestructura y
en la prestacin de servicios, contando con el apoyo de las reas de: Impuestos,
Presupuestos, Contabilidad y Tesorera todas dirigidas por el Secretario de
Hacienda.
En este orden de ideas, los documentos generados en la Secretara de Hacienda,
por procedencia, conformarn una seccin documental, en la que se integrarn
los documentos producidos en desarrollo de las funciones anteriormente descritas.
As mismo, esta Secretara delega algunas funciones en reas de trabajo:
Impuestos, Presupuestos, Contabilidad y Tesorera.
Los documentos que
testimonian el cumplimiento de esas funciones delegadas, conformarn las
subsecciones documentales correspondientes.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Principio de procedencia
Aplicacin del Principio de Procedencia
Procedencia

Municipio de Lima
Secretara de Hacienda
Impuestos
Presupuestos
Contabilidad
Tesorera

Agrupaciones Documentales

Fondo Alcalda Municipal de Lima


Seccin documental
Subseccin documental
Subseccin documental
Subseccin documental
Subseccin documental

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Principio de Procedencia
Aplicacin del Principio de Procedencia
Ventajas de la aplicacin del Principio de Procedencia

Sirve para proteger la integridad de las


agrupaciones documentales.
Permite ubicar correctamente el documento en el
Fondo que le corresponde de acuerdo con la
actividad o funcin que lo genera.
Se aplica a todas las tareas relacionadas con el
quehacer archivstico.
En definitiva, el respeto a la procedencia es un mtodo que
proporciona una base segura tanto para el trabajo de
clasificacin como para la descripcin de los fondos

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Ordenacin interna de un
fondo documental manteniendo
la estructura que tuvo durante
el servicio activo.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Mantener
la
unidad
y
dependencia del fondo, su
integridad y el carcter seriado
de sus documentos, el tramite
documental.

10 / 08 / 2000
09 / 08 / 2000
02 / 08 / 2000
29 / 07 / 2000

En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los


documentos ya que son producidos en una relacin causa-efecto.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Principio del Orden Original


Aplicacin del Principio Del Orden Original
Se aplica a partir del conocimiento de los
procedimientos administrativos que
determinan el orden en que los
documentos se producen para el desarrollo
de un trmite.

Restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos atendiendo la


secuencia en que se generaron en cumplimiento del trmite administrativo.
Se logra si se conoce:
Funciones
Participacin en los diferentes trmites administrativos.

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Principio del Orden Original


Aplicacin del Principio Del Orden Original
El orden original

Unidades Documentales

(secuencia administrativa
de produccin)

(se plasman las actividades adelantadas en


la resolucin de un asunto, que por funcin
le es asignado a una dependencia
para el logro de los objetivos para los que fue
creada).

Para que el principio de orden original


cumpla su cometido debe:

Preservar las interrelaciones documentales que le


son inherentes
Estatus de cada documento

Lugar que ocupe en un trmite determinado

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Principio del Orden Original


Aplicacin del Principio Del Orden Original
Ejemplo:

Si partimos del ejemplo anterior, el rea de presupuestos tiene como propsito:


dirigir y controlar el manejo presupuestal del municipio, de acuerdo con las
instrucciones de la Direccin General de Presupuesto Pblico Nacional, la
Direccin General del Tesoro Nacional y la Contadura General de la Nacin.
Para lograr su propsito el rea de presupuestos tiene asignadas funciones, una
de ellas es efectuar las modificaciones al presupuesto anual, para ello, cumple con
los trmites establecidos en el Manual de Procedimientos. Dichos procedimientos
sealan los documentos necesarios para la gestin administrativa e indican el
orden en que deben agruparse segn su produccin. La reunin de estos
documentos da como resultado:
Unidad

Documental

Modificacin
Presupuestal.

Esta unidad documental est conformada por los siguientes documentos:

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Principio del Orden Original


Aplicacin del Principio Del Orden Original

Copia de acuerdo de modificacin presupuestal

Al agrupar los documentos de acuerdo con el trmite, se est respetando el


principio archivstico de orden original, preservando la ordenacin fsica de
los documentos
producidos en
dicho trmite.
Justificacin
econmica

ModificadoCertificado
en diferentes
ocasiones, la reunin
presupuestal
estas unidades documentales da como resultado:
La Serie Documental
Modificaciones Presupustales.

de

todas

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Principio de Procedencia
Aplicacin del Principio Del Orden Original
En resumen tenemos:

Archivo Municipal de Lima


Alcalda Municipal de Lima
Fondo Documental:

Seccin Documental:

Secretara de Hacienda

Presupuestos

Subseccin Documental:

Copia de Acuerdo de
modificacin presupuestal
Justificacin Econmica
Modificaciones

Tipos
Serie Documental
Documentales

FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS

Principio de Procedencia
Aplicacin del Principio Del Orden Original
En conclusin es posible afirmar que:

El Principio de Procedencia permite saber quien produce los


documentos (las divisiones administrativas) y porque razones lo
hace (por asignacin de funciones),

El Principio de Orden Original permite saber cules son los pasos a


seguir en tal produccin (los procedimientos) para determinar con qu
documento se inicia y cules le siguen a ste, hasta finalizar.