LOGSTICA EMPRESARIAL:

INVENTRIO &
AUDITORIA
DE ESTOQUES

Ms. Jos Rodrigues Junior

Por que a gesto de estoques to importante?

Conflito Estoques

Por que a gesto de estoques to importante?

FORNECEDORES
DOS
FORNECEDORES

Ca
FORNECEDORES

de
ia

EMPRESA

de

Su
pr

im
en
to
s

CONSUMIDOR

RUPTUR
A

CONSUMIDOR
DO CONSUMIDOR

Por que a gesto de estoques to importante?

Atender s demandas de forma constante
Continuidade das operaes
Economia nas operaes

Quais so os princpios da gesto de estoques?

Previso da Demanda
Monitoramento do sistema
Qualidade de Armazm

VOC SABIA QUE...

Fontes: Instituo Provar/Fia, KPMG, ABSO e Association Certified Fraud Examiners

77% das empresas sofrem

fraudes de at um milho de
reais por ano?
Dois bilhes e duzentos milhes
de reais so furtados todo ano
por funcionrios do comrcio?
Quatrocentos e vinte e oito
reais o prejuzo mdio por
ocorrncia de furtos internos?

VOC SABIA QUE...

Fontes: Instituo Provar/Fia, KPMG, ABSO e Association Certified Fraud Examiners

As empresas que possuem at

100
(cem)
funcionrios
registram perda mdia QUATRO
vezes maior que as grandes
empresas?
Que pelo menos 5% dos
funcionrios
furtariam
a
empresa em que trabalham se
enxergassem
qualquer

VOC SABIA QUE...

Fontes: Instituo Provar/Fia, KPMG, ABSO e Association Certified Fraud Examiners

Em pesquisa realizada pela

empresa de Auditoria KPMG com
500 altos executivos de grandes
empresas
do
Brasil,
62%
responderam que a empresa
que representavam cometeria
algum ato de corrupo...
90% dos profissionais s vo
agir corretamente se souberem

O que pode ser feito para evitar

fraudes
ou
desvios
internos
relacionado ao estoque?

Para um controle efetivo, indispensvel que se adque,

constantemente, o seu estoque fsico real com os controles

Ter dados mais corretos sobre a realidade do seu estoque

para as decises de compra e disponibilidade de vendas

O controle do inventrio contribui para identificar desvios,

furtos, produtos prximos data de vencimento, quando for o
caso, e outras questes que podem te poupar grande perda
de dinheiro.

O ideal estabelecer um processo, bem como datas para a

contabilizao do estoque e validao junto ao seu controle.

Aconselha-se o uso de softwares de gesto.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

I - RESPONSABILIDADES
A diretoria designar um encarregado de inventrio,
que ser responsvel pelos inventrios fsicos e um
controller de inventrio que observar todo o
levantamento do inventrio e far os testes de
contagem fsica que achar necessrios.
Independentemente das designaes acima, os
auditores apontaro seus representantes, que
observaro os procedimentos do levantamento e
faro testes das contagens.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

II PREPARAO PARA O INVENTRIO

a) CODIFICAO DO MATERIAL

Todos os materiais em estoque devem ser codificados com

bastante antecedncia da data do levantamento do
inventrio.

A codificao deve constituir-se somente de algarismos,

levando-se em considerao a diviso dos materiais, de
acordo com os registros contbeis.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

II PREPARAO PARA O INVENTRIO

b) DISPOSIO DOS ITENS NA EMPRESA

O trabalho de tomada de inventrio pode ser grandemente

facilitado se os estoques e os produtos em processo forem
ordenados antes do incio da contagem.

Sempre que um artigo for estocado em dois ou trs

lugares diferentes, tal situao deve ser aclarada antes do
incio da contagem.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

II PREPARAO PARA O INVENTRIO

c) DIVISO DO LOCAL EM REAS

O encarregado do inventrio deve estudar cuidadosamente a

fbrica e elaborar um plano dividindo-a previamente em
reas, para a tomada de inventrio.

Sempre que possvel, divises fsicas como paredes, edifcios

independentes, balces, etc., devem ser usados para dividir
as reas.

Quando no existirem divises fsicas, as reas devem ser

selecionadas de acordo com alas ou prateleiras.

Uma vez dividido em reas todo o espao da fbrica, tais

reas podem ser identificadas por letras (A, B, C. etc.), e as

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

II PREPARAO PARA O INVENTRIO

d) MATERIAL A SER DESTRUDO OU DESCONSIDERADO

Todo o material a ser destrudo receber esse tratamento sob

a superviso do encarregado do inventrio, antes da data da
tomada do inventrio, a fim de no se correr o risco de o
considerar.

No caso de existir material que no deva ser contado na

tomada de inventrio, como por exemplo material
pertencente a terceiros mas temporariamente sob a custdia
da companhia, tal material deve ser colocado num lugar
visvel e devidamente identificado.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

II PREPARAO PARA O INVENTRIO

e) SUSPENSO DA MOVIMENTO DE MATERIAIS

Em nenhuma circunstncia poder ser removido qualquer

material do depsito, ou trazido para o depsito, bem como
qualquer produto em processo ser transferido de uma seo
para outra, durante a tomada de inventrio.

Somente as pessoas autorizadas pelo encarregado do

inventrio tero acesso fbrica at que a tomada de
inventrio esteja completa.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

II PREPARAO PARA O INVENTRIO

f)

DESIGNAO DO PESSOAL

Os funcionrios disponveis para a tomada de inventrio

devem ser divididos em equipes de duas pessoas para a
primeira contagem e segunda contagem, sendo que para a
segunda contagem, no poder ser a mesma equipe que
participou da primeira contagem do estoque a ser
inventariado.

Para cada grupo deve ser designada uma rea ou reas, e tal
rea ou reas, colocada sob sua responsabilidade.

Instrues especficas devem ser dadas antes da data da

tomada de inventrio, a fim de que no haja lugar a dvidas
quanto aos mtodos, deveres ou a maneira pela qual o

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

II PREPARAO PARA O INVENTRIO

g)

APURAO DE SALDOS

Os Saldos (em fichas ou outro sistema de controle) de

estoque devero estar devidamente atualizadas, data da
tomada de inventrio.

Caso o controle de estoque seja manual, o encarregado de

estoque aplicar o carimbo Inventrio em todas as fichas.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

II PREPARAO PARA O INVENTRIO

h)
VERIFICAO DOS LTIMOS MOVIMENTOS DE
ESTOQUE

O encarregado e o controller do inventrio devem anotar as

ltimas entradas e ltimas sadas fsicas. Devem tambm,
verificar que estes movimentos tenham sido lanados nas
fichas ou no sistema de controle de estoque.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

II PREPARAO PARA O INVENTRIO

i)

FICHAS DE INVENTRIO

Sero preparadas fichas de inventrio. A quantidade a ser

impressa ser determinada pela experincia obtida dos
inventrios anteriores. Deve ser dada a mxima ateno a
este assunto, para que estas fichas estejam prontas e
totalmente entregues pela tipografia e com grande
antecedncia a data da tomada anual do inventrio.

Recomenda-se que as fichas de contagem sejam numeradas

e tenham identificao clara de 1, 2 ou 3 contagem.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

II PREPARAO PARA O INVENTRIO

i)

LISTAS DE INVENTRIO

As listas de grupo de inventrio fsico devem ser elaboradas

para receber as anotaes bem antes da data da tomada de
inventrio.

Logo que seja suspenso todo o movimento de materiais, o

encarregado das fichas de estoque deve lanar os saldos das
fichas de estoque nas listas de grupo de inventrio fsico.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

III MTODO DE CONTAGEM E LISTAGEM DO

INVENTRIO FSICO

Cada grupo procedera contagem de todos os materiais em

sua rea, no omitindo item algum

Os grupos devem ser alertados para no considerar os

materiais fora de sua rea, exceto nos casos em que houver
instrues para a contagem de determinados materiais que
adentrem reas adjacentes.

Os grupos responsveis pela primeira e segunda contagem

no podem iniciar o trabalhos ao mesmo tempo e devem
realizar as contagens na mesma sequncia em suas reas.

Cada grupo contar e registrar as quantidades e outras

informaes necessrias na ficha de inventrio, identificando

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

III MTODO DE CONTAGEM E LISTAGEM DO

INVENTRIO FSICO

No que diz respeito aos itens cdigo e descrio, deve-se ter

o mximo cuidado em registrar tal informao corretamente.

No item de unidades, indicar (peas, Kg, etc.).

As pessoas encarregadas da contagem e verificao, devero

rubricar a respectiva ficha de contagem.

Qualquer clculo necessrio contagem do estoque, deve

ser feito no verso da ficha de cada item, a fim de poder ser
conferido mais tarde, se necessrio. Se o mesmo item estiver
localizado em dois ou mais lugares separados, deve ser feita
uma anotao separada para cada lote.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

III MTODO DE CONTAGEM E LISTAGEM DO

INVENTRIO FSICO

Aps cada contagem ( 1a ou 2a ), a ficha deve ser entregue

ao CONTROLLER, que ficar responsvel pelo confronto, entre
primeira e segunda contagem, quando se determinar a
necessidade ou no da terceira contagem.

Durante a contagem, o encarregado e o controller do

inventrio devero circular pelas vrias reas, para verificar a
contagem efetuada pelos grupos e confirmar, no ato, os
resultados das contagens.

muito importante que este procedimento seja levado a

efeito de uma maneira completa e que comece
imediatamente aps o incio da contagem.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

III MTODO DE CONTAGEM E LISTAGEM DO

INVENTRIO FSICO

Neste tipo de tomada de inventrio extremamente

importante que a primeira contagem esteja correta.

Vale salientar que os bons resultados dependero

grandemente da superviso e estrito controle exercido pelas
partes designadas para esse fim.

Quando a contagem do inventrio estiver completada e

verificada, o encarregado e o controller do inventrio
inspecionaro toda a fbrica, a fim de se certificarem de que
todo o estoque foi contado. Identificando as marcaes
(carimbo ou adesivo) das duas contagens realizadas.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

IV VERIFICAO DE DIFERENAS
Quando forem apuradas diferenas entre a primeira e segunda
contagem, o encarregado de inventrio dever investig-las
imediatamente, da seguinte maneira:

Deve ser preenchida uma ficha de recontagem de estoque

para cada item a ser investigado, mencionando-se o cdigo,
a descrio e todos os nmeros originais da ficha de
contagem e da respectiva rea.

A ficha de recontagem de estoque deve ser entregue a um

grupo de contadores com instrues para que recontem todo
o item.

Quaisquer
irregularidades
imediatamente.

devem

ser

acusadas

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

IV VERIFICAO DE DIFERENAS

importante que os contadores no saibam o saldo da ficha

de estoque nem o resultado da primeira e Segunda contagem
do item que lhes for designado.

Se ainda assim no houver coincidncia com nenhuma

contagem anterior, devem ser feitas tantas contagens
adicionais quantas forem necessrias para se chegar a uma
coincidncia de duas contagens, quaisquer que sejam.

Quando for determinado o resultado realmente correto, pelo

procedimento acima, o encarregado do inventrio dever
elaborar o resultado mencionado em uma listagem de
inventrio fsico com as quantidades contadas.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

IV VERIFICAO DE DIFERENAS

A ficha de recontagem ser aprovada e visada pelo

encarregado e pelo controller do inventrio.

Quando todas as contagens tiverem sido verificadas,

listagem do inventrio, j com as eventuais correes, dever
ser usada pelo como base para o lanamento dos totais do
inventrio nos sistemas de controle, apurando a diferena
fsicaXcontbil.

PROCEDIMENTOS
INVENTRIO

PARA

REALIZAO

DE

V RELATRIO E APROVAO FINAL

O encarregado
mencionando:

do

inventrio

providenciar

um

relatrio

Todas as diferenas encontradas Fsico X Contbil, em

quantidades e volumes.

As ocorrncias, facilidades e dificuldades

durante o processo de inventrio.

Uma explicao da razo da diferena to detalhada quanto

possvel.

As fichas da contagem sero

permanente da companhia.

arquivadas

encontradas

no

arquivo

Dinmica: A CARRUAGEM
Personagens:

Cocheiro
Rodas
Passageiro Magro
Passageira
Menininho Choro
Bancos
Portas
Molas
Cavalos
Carruagem = Todos

Histria

Dinmica: A CARRUAGEM

A viagem estava atrasada porque os cocheiros estavam

consertando a roda dianteira da carruagem.
O atraso deixava os passageiros cada vez mais irritados. O
passageiro magro andava de um lado para o outro, enquanto a
passageira acalmava o menininho choro.
Quando a carruagem ficou pronta, os cocheiros apressaram-se.
O passageiro magro acalmou-se e at sorriu para o menininho
choro que agora, todo feliz, fazia ranger com seus pulos, as
molas dos bancos da carruagem.
A carruagem iniciou a viagem puxada pelos cavalos enquanto
que a passageira sorria para o passageiro magro.
Mas, de repente, os cavalos tropearam, os bancos inclinaramse, as portas se abriram e os cavalos se assustaram, obrigando
a carruagem a parar para consertar as molas do assento e a
roda que havia se soltado novamente da carruagem.

HAVER UMA AUDITORIA NA

EMPRESA
Estou Perdido!!!!
L vem o Dedo-duro
Se ele encontrar algo
errado, estou demitido
Este cara est a fim
de me ferrar!!!

Ms. Jos Rodrigues Junior