PENGADAAN DAN PENYIMPANAN

OBAT DI RUMAH SAKIT

Sinta Ratna Dewi, S.Farm, M.Si Apt

Sistem pengadaan
Pengadaan merupakan rangkaian proses sejak
dari penerimaan daftar perencanaan, membuat
rencana pembelian, memilih pemasok, negosiasi
harga, menentukan kapan membeli,menulis
surat pesanan, dan menyerahkan surat pesanan
kepada pemasok.

 Merupakan kegiatan merealisasikan kebutuhan yg

telah direncanakan dan disetujui melalui :
1.Pembelian
2.Produksi/pembuatan sediaan farmasi
3.Sumbangan/hibah
Pengadaan dapat dilakukan secara :
Tahunan
Tribulan
Bulanan
Mingguan
Cito

 Jumlah pengadaan ditentukan:

1.Minimum dan maksimum stok
2.Stok rata-rata
3.Stok penyangga( buffer stok)
4.Re-ordering level
5.Economic Order Quantity
6.Lead time
7.Waktu ED

Kendala dalam pengadaan

Keterbatasan dana obat
Obat yang datang tidak sesuai permintaan
Barang yang diterima rusak atau Expired Date
(ED) sudah dekat
Kondisi gudang kurang memenuhi syarat
Pencatatan pelaporan kurang baik
Pengelolaan stok yang kurang baik.

4 metode proses pengadaan dan

pembelian obat
1)Tender Terbuka (Open tender)
Open tender adalah berlaku untuk semua
rekanan yang terdaftar sesuai dg kriteria yg
ditentukan. Penentuan harga lebih
mnguntungkan. Untuk pelaksanaanya
memerlukan staf yang kuat, waktu yang lama.

 2)Tender terbatas (Restricted Tender)

Sering disebut lelang tertutup. Hanya dilakukan
pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan
memiliki riwayat jejak yang baik .untuk harga
masih dapat dikendalikan, tenaga dan beban kerja
lebih ringan bila dibandingkan dengan lelang
terbuka.

 3) Pembelian langsung (Direct procurement)

Metode yang paling mudah dan sederhana tetapi
cenderung lebih mahal. Ciri metode ini
melakukan pembelanjaan sesuai dengan
kebutuhan langsung dengan pemasok,
Pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia.
Harga tertentu relatif agak lebih mahal.

4) Pembelian dengan tawar menawar (Competitive

Negotiation)
Pembeli membuat persetujuan dengan pihak
pemasok dan membayar dengan harga termurah.
Ciri metode ini relatif sederhana dan waktu lebih
pendek, pengelola obat dapat menawarkan secara
rinci kepada pemasok, sering digunakan untuk
kontrak pengadaan obat jangka panjang.

PENERIMAAN BARANG
Kesesuaian dengan faktur
Nama barang
Jumlah barang
Tanggal kadaluwarsa
No batch
Sertifikat yang diperlukan untuk bahan kimia
maupun alat kesehatan
Tanggal jatuh tempo
Fisik barang
Setelah dilakukan pemeriksaan, dilakukan
pencatatan pada kartu stock

PENYIMPANAN OBAT
Penyimpanan obat di rumah sakit :
Gudang sentral
Depo-depo farmasi
Bangsal-bangsal Emergency Kit

 Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan

dengan cara menempatkan obat-obatan yang
diterima pada tempat yang dinilai aman.
Tujuan penyimpanan obat-obatan (Dirjen POM,
1990) adalah untuk :
- memelihara mutu obat
- menghindari penggunaan yang tidak bertanggung
jawab
- menjaga kelangsungan persediaan
- memudahkan pencarian dan pengawasan.

 TEMPAT PENYIMPANAN
1. Ruang Penyimpanan Biasa.
Ruang ini menyimpan sebagian besar persediaan
obat di gudang farmasi, seperti misalnya cairan,
tablet, kapsul, obat suntik dan lain-lain. Ruang ini
harus harus bertemperatur kira-kira 25o C.
2. Ruang Penyimpanan Bertemperatur Dingin.
Rumah sakit yang besar harus memiliki tempat
pendingin yang dapat digerakkan untuk
menyimpan semua obat yang membutuhkan
pendinginan teratur, misalnya obat-obat termolabil
(pada suhu 2 8o C). Setidaknya berupa kulkas
atau refrigerator, dan bila perlu untuk menyimpan
pada suhu dibawah 0o C (freezer).

3. Ruang Penyimpanan Narkotika.

Sesuai dengan Undang-undang yang berlaku,
narkotika harus disimpan di almari narkotika.
Selain itu, dalam ruang terpisah dari almari ini juga
dapat disimpan psikotropika
4. Ruang Penyimpanan Bahan Berbahaya.
Ruang ini harus memenuhi standar yang
ditentukan Bagian Pemadam Kebakaran. Ruang ini
harus memiliki perlengkapan pemadam kebakaran.
Ruang ini harus menghadap keluar bangunan.
Ruang ini dapat dipakai pula untuk menyimpan
bahan berbahaya, seperti bahan korosif, radiatif,
toksik, dan bahan berbahaya lain.

Sistem PENYIMPANAN
Tujuan:
Menyimpan obat yang bermutu baik dan siap
didistribusikan
Menampung obat rusak
SYARAT
1. Aman
2. Memenuhi syarat farmasetis
3. Tertib administrasi

Beberapa hal yang perlu diperhatikan

1. Struktur fisik gudang
2. Design gudang
3. Organisasi pengelola gudang
4. Prosedur pengeluaran
5. Efisiensi kerja gudang
6. Penyimpanan dan kontrol stock
7. Keperluan untuk tiap unit pelayanan
kesehatan
8. Penangan khusus untuk barang yang
membutuhkan perhatian stabilitas

STRUKTUR FISIK
1. Jalur distribusi obat
Penetapan jalur distribusi obat
Jumlah dan penyebaran distribusi
Waktu yang diperlukan
Jumlah dan kapasitas penyimpanan
2. Seleksi lokasi dan letak
Gudang berada diantara daerah distribusi
Fasilitas listrik, air, jaringan telekomunikasi,
ukuran memadai dan daerah aman

Design
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Design ditata, sehingga memudahkan

pemindahan
Sirkulasi udara baik
Lantai mudah dibersihkan
Obat ditempatkan di rak obat ditata sesuai
sumber
dana, sesuai bentuk sediaan, sesuai
abjad, atau efek farmakologi
Ada tempat penyimpanan khusus, freezer,
ruangan
pendingin, almari es, almari
narkotika
Penyimpanan khusus untuk bahan yang mudah
terbakar, tempat terpisah , ventilasi baik dan
dilapisi bahan tahan api
Alarm asap, ada pemadam kebakaran, penjaga
malam

Sarana / peralatan penyimpan

 Peralatan Penyimpanan (KepMenkes RI No. 1197 Tahun

2004).
a. Peralatan Penyimpanan Kondisi Umum
lemari/rak yang rapi dan terlindung dari debu, kelembaban
dan cahaya yang berlebihan. Lantai dilengkapi dengan palet
b. Peralatan Penyimpanan Kondisi Khusus :
Lemari pendingin dan AC untuk obat yang termolabil.
Fasilitas peralatan penyimpanan dingin harus divalidasi
secara berkala
c. Lemari penyimpanan khusus untuk narkotika dan
psikotropika
d. Peralatan untuk penyimpanan obat, penanganan dan
pembuangan limbah sitotoksik dan obat berbahaya harus
dibuat secara khusus untuk menjamin keamanan petugas,
pasien dan pengunjung.

Penataan gudang secara baik

Saling melempar tanggung jawab

POTENSI MEDICATION ERRORR

Penyimpanan obat berpotensi menimbulkan
medication error
Pisahkan obat yang termasuk High Alert
Pisahkan obat yang termasuk sitostatika
Beri tanda khusus
Hati-hati obat dengan nama yang sama, dengan
bentuk kemasan yang sama, obat sama dengan
kekuatan/strength berbeda

Penyimpanan obat high alert pada

tempat terpisah

 Struktur organisasi
Diperlukan pengaturan tugas yang jelas serta
siapa yang bertanggung jawab pada tiap
tahapan
Pengeluaran barang
Sistem FIFO (First in First out)
Sistem FEFO (First Expired First Out)
Administratif
Peningkatan efisiensi
Suasana kerja : kebersihan ruangan, ventilasi
Petunjuk pelaksanaan alur kerja
Supervisi

 Kontrol penyimpanan
Stock opname setiap 3 atau 6 bulan sekali
Memantau stock dengan kartu stock
Pengelolaan obat yang memerlukan suhu
tertentu

Studi kasus :
Salah satu RS xyz tidak mempunyai dasar
perencanaan kebutuhan obat yang pasti.
Pengadaan di lakukan berdasarkan pemakaian
rata-rata obat mingguan dan seringkali rs tdk
bisa memenuhi kebutuhan obat shingga trjadi
stock out atau pembelian obat diluar. Sebagai
Apt apa yg anda lakukan dan yg anda bs berikan
ke rs ketika manajeman di dalam rs belum
terlaksana dg baik, baik dari seleksi obat dan
perencanaanx..